ICBF - Resolución 6684 de 2013

RESOLUCIÓN 6684 DE 2013

(agosto 15) Diario Oficial No. 48.910 de 11 de septiembre de 2013

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS DIRECCIÓN GENERAL Por la cual se actualizan los informes que las Direcciones Regionales deben enviar a la Dirección General, se define un mecanismo para su remisión y se deroga una resolución. Resumen de Notas de Vigencia NOTAS DE VIGENCIA: - Modificada por la Resolución 5546 de 5 de agosto de 2015, 'por la cual se modifica la Resolución 6684 de 2013'. LA SUBDIRECTORA GENERAL ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 de 2012 y CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. Que el ICBF implementó un Sistema de Gestión de la Calidad orientado a mejorar la prestación de los servicios a la ciudadanía, para dar cumplimiento a lo dispuesto por las Leyes 87 de 1993 y 872 de 2003 y a los Decretos Reglamentarios número 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de

Reglamentarios número 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública , los cuales fueron expedidos por el Gobierno Nacional. Que mediante el Decreto número 4155 de 2011 y de conformidad con lo establecido en el inciso 2o del artículo 170 de la Ley 1448 de 2011, se transformó el establecimiento público Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social) en Departamento Administrativo, el cual se denominará Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, como organismo principal de la administración pública del Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación. Que mediante Decreto número 4156 de 2011, se determinó la adscripción del ICBF al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS). Que mediante Decreto número 987 de 2012, por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias , se estableció en el numeral 13 del artículo 42 como función de las Direcciones Regionales, además de las contenidas en los Decretos 2388 de 1979, y 1137 de 1999 y, en los estatutos del Instituto entre otras, la de Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo. Que mediante la Resolución número 4094 de 2010, se establecen los informes que las Direcciones Regionales deben

enviar a la Dirección General, se define un mecanismo para su remisión y se derogan unas resoluciones. Que para el cumplimento de las funciones de la Dirección General, además de las señaladas en la Ley 7 ª de 1979, el Acuerdo 102 de 1979 aprobado por el Decreto 334 de 1980, artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que las adicionen o modifiquen, se requiere de manera periódica la información que debe ser reportada por las Direcciones Regionales. Que para mejorar el flujo y oportunidad de la información que las Direcciones Regionales reportan a la Dirección General, se requiere determinar y actualizar cuáles son los informes que estas deben reportar, su periodicidad, destino y fecha de envío, y en consecuencia, se debe derogar la Resolución número 4094 de 2010.Que para alcanzar estos propósitos es necesario definir las responsabilidades frente a la organización y el flujo de información. Que en mérito de lo anterior, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adoptar los formatos en los cuales las Direcciones Regionales reportarán sus informes a la Dirección General. PARÁGRAFO. Para el diligenciamiento de los formatos se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones: El nombre de los formatos está conformado por los siguientes campos que permiten su identificación, dando cuenta de la dependencia que solicita, fecha de reporte, periodicidad y grupo de la Dirección Regional que reporta, así: Consecutivo Formato por proceso Proceso Periodicidad versión 2 Letras 2 Dígitos

1 o 2 Letras Versión v 2 Dígitos

Ejemplo: F01.PA03.A Versión 1.0

Consecutivo Formato por Proceso Proceso Periodicidad Versión F01 PA01 A Versión 1.0

Se lee como: Formato 1 del proceso Gestión Humana, periodicidad de entrega anual. Versión 1.0 (Plan de Bienestar social y estímulos).

Periodicidad : Anual

Semestral Cuatrimestral Trimestral Bimestral Mensual Quincenal Semanal Diario Permanente Eventual A SM C T B M Q SE D P E La siguiente tabla relaciona los códigos que identifican los procesos del ICBF y que hacen parte del código dado a los formatos que encontrará relacionados en el artículo segundo de la presente resolución: Código del Proceso Nombre del Proceso PM04 Coordinación y Articulación del SNBF PA02 Gestión Financiera PA03 Gestión Administrativa PA04 Gestión Jurídico Administrativa PEV02 Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno ARTÍCULO 2o. Los informes que las Direcciones Regionales deben reportar a la Dirección General que no se encuentren establecidos en los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión son los siguientes: <Formatos tachados eliminados por el artículo 1 de la Resolución 5546 de 2015> PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Grupo de TesoreríaF19.PA02.SE Proyección de pagos semanales Versión 1.0 2 días hábiles después de cada

mes

F20.PA02.M

Arqueo Caja Fuerte Versión 1.0 4 primeros días hábiles F21.PA02.B Control de cuentas bancarias Versión 1.0 7 primeros días hábiles F22.PA02.SE Solicitud de efectivo Versión 1.0 Jueves de cada semana F23.PA02.D Relación de consignación y traslados al nivel nacional Versión 1.0 Todos los días hábiles antes de las 5: p. m. Grupo de Contabilidad

F25.PA02.T

Conciliación Interáreas Versión 1.0 5 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte establecida PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA F01.PA03.M Informe de servicios públicos Versión 1.0 5 primeros días de cada mes F03.PA03.T Reporte trimestral de responsabilidades en proceso Versión 1.0 10 primeros días del mes siguiente F08.PA03.M Informe propiedad planta y equipo Versión 1.0 10 primeros días del mes siguiente F10.PA03.B Cuadro de control de saneamiento Versión 1.0 10 primeros días del mes siguiente

PROCESO GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

Oficina Asesora Jurídica F04.PA04. Estado de tutelas Versión 1.0 5 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero F05.PA04.T Relación de denuncias hereditarias, bienes mostrencos y vocacionales hereditarias Versión 1.0

5 primeros días hábiles de abril, julio, octubre y enero

PROCESO COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

F01.PM04.T

Formato de Cofinanciación Versión 1.0 5 primeros días trimestre siguiente

F02.PM04.T

Consejos para la Política Social. Versión 1.0 5 primeros días trimestre siguiente

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Oficina de Control Interno F01.PEV02.M Plan de mejoramiento Versión 1.0 5 primeros días de cada mes Notas de Vigencia - Formatos eliminados por el artículo 1 de la Resolución 5546 de 5 de agosto de 2015, 'por la cual se modifica la Resolución 6684 de 2013'. PARÁGRAFO 1o. Los formatos establecidos en el presente artículo se encuentran ubicados en la Intranet, sitio desde donde se podrá consultar, copiar o imprimir. La ruta para su ubicación es: -- Intranet/Macroprocesos/Valija PARÁGRAFO 2o. Los informes a los que hace referencia la presente resolución deben reportarse en los modelos establecidos y no pueden ser modificados por las Direcciones Regionales.ARTÍCULO 3o. Los requerimientos de información distintos de los establecidos en la presente resolución deben ser autorizados por la Secretaría General o Subdirección General del ICBF. Las Direcciones Regionales que reciban solicitudes sin esta autorización, no están obligadas a responderlas. ARTÍCULO 4o. Los informes o reportes generados por los sistemas de información, los que correspondan a formas únicas tales como hojas de vida, declaración juramentada de bienes u otros definidos por disposiciones legales, se continuarán reportando en la forma y fechas establecidas.

ARTÍCULO 4o. Los informes o reportes generados por los sistemas de información, los que correspondan a formas únicas tales como hojas de vida, declaración juramentada de bienes u otros definidos por disposiciones legales, se continuarán reportando en la forma y fechas establecidas. ARTÍCULO 5o. Las Direcciones Regionales procederán de la siguiente manera para la organización y envío de su información a la Dirección General:

1. Cada Coordinador de Grupo, de acuerdo con la periodicidad establecida, presentará a la Dirección Regional los informes correspondientes en las fechas y formatos definidos.

2. El Director Regional, directamente o por intermedio del Grupo de Planeación y Sistemas o de quien haga sus veces, efectuará las validaciones que considere pertinentes para garantizar la calidad de la información que va a ser enviada.

3. Efectuada la validación, el Director Regional remitirá los informes al Grupo, Subdirección, Oficina o Dirección solicitante. De acuerdo con las opciones tecnológicas disponibles, los informes podrán ser remitidos por correo electrónico o medio magnético.

4. El Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, trimestralmente efectuará un análisis del cumplimiento regional en el reporte de informes y lo presentará al Comité Estratégico Regional.

ARTÍCULO 6o. La dependencia de la Dirección General que reciba los informes establecidos por la presente resolución procederá a:

1. Efectuar la revisión de los informes para determinar si se ajustan o no a los formatos establecidos y evaluar la consistencia de la información.

2. Retroalimentar a las Direcciones Regionales, acusando recibo de los informes y formulando las observaciones que

considere pertinentes.

3. En caso de que esta información soporte el cálculo de un indicador de Gestión, se debe reportar a la Subdirección de

Monitoreo y Evaluación. ARTÍCULO 7o. Las modificaciones o ajustes a lo establecido por la presente resolución, deben ser solicitadas a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión. ARTÍCULO 8o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 4094 de 2010 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Publíquese, comuníquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C. a los 15 de agosto de 2013. La Subdirectora General encargada de las funciones del Despacho de la Dirección General,

ADRIANA MARIA GONZÁLEZ MAXCYCLAK.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Derecho del Bienestar Familiar

ISBN 978-958-98873-3-2

Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)