ICBF - Resolución 7302 de 2015

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Índice RESOLUCIÓN 7302 DE 2015

(septiembre 22) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF Por la cual se establece la obligación de mantener actualizado el sistema de información de bienes, hoy SEVEN ERP. LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas en las Leyes 75 de1968 y 7 de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 987 de 2012, y CONSIDERANDO a Que según el artículo 39 de la Ley 7 de 1979, el patrimonio del ICBF está constituido, entre otros, por los

bienes muebles e inmuebles que se incorporaron en virtud de la Ley 75 de 1968, los adquiridos en ejercicio de actividades como persona jurídica independiente, los recibidos por donación y legado y los obtenidos por efecto de las vocaciones hereditarias, bienes vacantes y mostrencos conforme lo dispuesto por el artículo 66 de la Ley 75 de 1968. Que el numeral 1 del artículo 12 del Decreto 987 de 2012, estableció como función de la Dirección Administrativa, proponer a la Secretaría General la definición y desarrollo de las políticas sobre la administración de bienes y servicios administrativos del Instituto y llevar el registro único y el control de los bienes inmuebles del Instituto. Que los numerales 5 y 7 del artículo 12 del citado Decreto, señalan igualmente que es competencia de la Dirección Administrativa planear, coordinar y hacer seguimiento a los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales y físicos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, garantizando su adecuado funcionamiento, así como la de coordinar los trámites de adquisición, construcción, conservación, mejoras, restauración y administración de los inmuebles al servicio del Instituto. Que el artículo 18 de la Resolución No. 60 de 2013, mediante la cual se estructuraron los grupos internos de trabajo de las Dependencias de la Sede de la Dirección General del ICBF, estableció que la Dirección Administrativa dentro de su organización interna contará con 5 grupos de trabajo, uno de ellos denominado Grupo de Gestión de Bienes. Que el Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa, de acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la mencionada Resolución, tiene como función, entre otras, la de prestar apoyo a la Dirección

administrativa en la toma de decisiones para la administración, gestión y control de bienes del ICBF, así como en los procesos de asesoría, control y seguimiento administrativo del manejo de bienes del ICBF. Que de conformidad con los numerales 2 y 3 del artículo mencionado, el Grupo de Gestión de Bienes debe llevar el registro único y el control de los bienes del Instituto realizando el seguimiento a la veracidad de la información contenida en la base de datos, e igualmente asesorar y asistir a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Dirección General, en la gestión, control, saneamiento y comercialización de los bienes del ICBF. Que para el cumplimiento de las funciones mencionadas, la Dirección Administrativa actualmente cuenta con el sistema de información SEVEN ERP mediante el cual se han implementado los módulos de inventarios, activos fijos, inmuebles y vehículos en todas las Regionales del país, desde el año 2009, con el fin de garantizar la concentración y veracidad de a información relacionada con los bienes adjudicados al ICBF. Que la Guía de Gestión de Bienes expedida para orientar y aclarar asuntos relacionados con la gestión administrativa, indica como uno de sus objetivos específicos, el de mantener un sistema de información de bienes actualizado, ágil, claro, oportuno, veraz y confiable. Así mismo, establece que "Los almacenistas deben mantener los registros de ingresos en el sistema de información debidamente actualizado para que el Grupo de Gestión de Bienes de la Sede de la Dirección General, disponga de la información oportuna para la toma de decisiones y reporte mensualmente al corredor de Seguros los datos correspondientes para garantizar que los

bienes queden amparados." Al respecto, los procedimientos diseñados para el ingreso de bienes muebles e inmuebles a los activos de la Entidad, señalan que con base en los documentos soporte se adelantará el ingreso en el sistema de información, lo cual permitirá contar con inventarios debidamente actualizados. Que en diferentes comunicaciones, el Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa, reiteró a los Coordinadores Administrativos y Almacenistas de las Regionales del ICBF, la obligación de registrar y cargar los documentos que acreditan la propiedad de los bienes a favor del ICBF, en el módulo de inmuebles del sistema de información administrativa utilizado actualmente para este fin, y la responsabilidad de mantener actualizada la información en el sistema, por cuanto dicha herramienta constituye la fuente de información sobre el estado y características de los bienes adjudicados al ICBF, y por lo tanto los datos allí consultados deben ser actualizados periódicamente y revestir de veracidad y completitud. Que la Contraloría General de la República, para la vigencia 2014, realizó Auditoria Regular y Especial en algunas Dependencias de la Dirección General y Direcciones Regionales del ICBF, y como producto de las inspecciones realizadas por el ente de control a determinados inmuebles adjudicados al ICBF, se evidenciaron inconsistencias entre los datos reportados en la matriz única de información consolidada por el Instituto durante la auditoria, respecto de la realidad de ocupación de los predios, lo cual motivó la apertura del hallazgo administrativo AEF2014-CGR-DVHBVM-052. Que en virtud de lo expuesto, es necesario establecer la obligación de mantener actualizada la información en el sistema de información administrativa, hoy SEVEN-ERP, ya que esta es la herramienta de consulta sobre el

estado de los bienes, y debe reflejar la realidad de los activos de la Entidad, lo cual permitirá garantizar su efectiva administración y aseguramiento. Que por lo anteriormente expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar a los Coordinadores Administrativos de las Direcciones Regionales ICBF, adelantar la actualización de la información contenida en el sistema de gestión administrativa, hoy SEVEN-ERP, antes del 30 de noviembre del año 2015, incorporando la totalidad de los bienes bajo responsabilidad de la Regional y actualizando su estado, según el cronograma remitido por el Grupo de Gestión de Bienes de la Dirección Administrativa. Ir al inicio ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenar a la Dirección Administrativa y a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, realizar los ajustes correspondientes en la Guía de Gestión de Bienes y los demás procedimientos que guarden relación directa con el registro y control de la información, con la finalidad de regularizar la actualización permanente de los registros que deben reposar en el Sistema de Información de Bienes SEVEN - ERP. ARTÍCULO TERCERO. Ordenar a los Directores Regionales del ICBF, la ejecución de las acciones necesarias, que propendan porque la información relacionada con el estado de los bienes muebles e inmuebles que ingresan al patrimonio del Instituto, sea actualizada tal y como lo establece la Guía de Gestión de Bienes, ejerciendo adecuado control y seguimiento respecto a esta actividad. PARÁGRAFO. Para efectos de mantener actualizado permanentemente el sistema de información de bienes, hoy SEVEN-ERP, el Director Regional se apoyará en los Coordinadores de los Grupos Administrativos de cada

regional. Ir al inicio ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 22 SEPT. 2015 CRISTINA PLAZAS MICHELSEN Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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