ICBF - Resolución 8853 - expide el reglamento interno del comite de defensa judicial y conciliacion del icbf-2021

f; Instituto Colombiano de Bienestar Familiar la BIENESTAR Dirección General FAMILIAR Ü8 5 J , 1 7 NUV 2021 RESOLUCION No. "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF" LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIARCECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS Ene jerdceisc uifsoa culctoandsetsi tuycl ieognaaellneee sss,p elcaicsao ln feernil doass artíc2u8ll iotsbe )dr eal laL e7yd e1 97795,d el aL e4y4 d6e 1 99788,d el aL e4y8 d9e 1 99e8l, Decr1e0t6od9 e2 01y5, CONSIDERANDO: Quee la rtí6c5uB dl eol aL e2y3 d e1 991,1e lc uaals uv efzu aed iciopnoearlad rot í7c5ud el o laL e4y4 d6e 1 992 ,8e stabllaoe bcliióg qaucreie ócnea nel oosr ganidsemD oesr ecPhúob lico denli vceeln tdrela loó sr denteesr rityod reisacleenst raplairezasa tdaobsle ei cnetreu gnr ar ComidteCé o ncilqiuadece ibóener sátc aorn forpmoalrdo fosu nciodnean riivdoeislr ecqtuiev o

sed esigyn,ae dne mássee, s tablepcaereralá llnoa fssu nciqoundeee sb ecruámnp lir. Quel aD irecPtrievsai deNnoc.0i 5ad le 2 00i9n strau lyoósM inistDriorse,c tdoer es DepartamAednmtionsi strSautpievroisn,t enGdeernetnetDsei,sr ,e ctRoerperse,s entantes LegadleeEs n tidaDdeessc entradleiolzr addenanas c ioyn maile mbdreol so Cso mitdées Concildieal cooisró gna niyse mnotsi ddaedoler sd neanc iopnaarelala decueajdeor cdiel cai o concileixatcriaójnuc doimocr ieaqlu idseip troo cediebnim laitdearddie la o c ontencioso administdrela atm iivsomm;aa nersae,ñ aqluóel oisn dicasdoobrrleease ficadceli aa concildieabcísiaeónrrn e miteinud noi sn fobrimmee satl raDa ilr ecdceDi eófne nJsuar íddeilc a EstaddeoMl i nisdteeIlrn itoey rd ieJo urs ticia. Quee lD ecr1e0t6od9 e 2 013 ,5 establlaersce igóld aefs u ncionapmairleaon Csto om itdées Concilsieañcailósanun,i d not egrfaucnicóinpo,en reiso,d diecs iusdsea sdi oyln aersse gplaarsa

laa dopcdieós nu sd ecisiloanfseu sn,c idoenl eass e crettaércínail cara e,nd a ciodnea l informyal cori eólna cicoonlnaa dasoc ciodnere esp etlicolisló anm,a mieengn atroasny l toísa llamamieengn atroascn otfníia n deers e petiEcsiaeóc ntao.d minisetner lan tuimveo1rO aº dle l artí2c.u2l.o4 .3f.a1c.ua2l l.to5óss, e ñalacdoomsi dteéc so ncilpiaarcdaia órnss uep ropio reglamento. Quee lD ecr9e8td7oe 2 014,2d eteremnie nlnó u me1r2ad les ua rtíc6u°,lc oo mfou ncdieló an OficAisneas oJruar ídica: "Atender las dílígencias de carácter extrajudicial, judicial y administrativo en las cuales deba ser parte el Instituto, y mantener actualizada la información sobre el estado de las demandas instauradas contra o por la Entidad". Quel aR esolu7c8id5óe 2nl7 d ee nedreo2 015 ,6r eestreulCc otmuirdtóeDé e fenJsuad iyc ial ConcildiealcI inósnt iCtoultoom bdieaB nioe neFsatmairl eisatra,b lelcoiesel nedmoe ntos, funciyod niessp osiecngi eonneearsta iln eans tufe usn cionamiento.

Quel aR esolu9c9i4ód2ne 2 01d8e siaglnP ór esidyeS netcer eTtéacrnidioec Cloo midteé DefenJsuad iyc iCaoln cildiealIc nisótni etnue tlmo ar,c od el acso mpetelnecgiaayls e s 1 Por medio de la cual se crean mecanismos para descongestionar los Despachos Judiciales y se dictan otras disposiciones. 2 Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia. 3 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho 4 Por medio del cual modificó la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -Cecilia de la Fuente de Lleras 5 Por la cual se reestructura el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). 1 D . ' JCEIFCOlO!rt'.bill Sede de la Dirección General Línea grafuira nacional ICBF Avenida carrera 68 No.64c -75 01 8000 91 808,0

PBX: 437 7630

't) Instituto Colombiano de Bienestar Familiar De la BIENESTAR Dirección General FAMILIAR RESOLUCION No. 88 5 3 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del

Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarICBF" reglamentarias antes señaladas. Que, con el propósito de establecer mecanismos más expeditos en la gestión de la defensa judicial y prevención del daño antijurídico, se suprimieron los Comités de Defensa Judicial y Conciliación de las Direcciones Regionales, quedando como única instancia el Comité de la Dirección General, de acuerdo con los principios de eficacia, eficiencia y efectividad, y lo establecido en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998. Que en virtud de las múltiples funciones que conlleva realizar la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, se requiere que las mismas sean desempeñadas por un funcionario distinto al coordinador del Grupo de Representación Judicial, atendiendo los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad del servicio. Que igualmente se hace necesario ajustar los procedimientos para facilitar la interacción y el flujo de información con las Direcciones Regionales y las áreas misionales y de apoyo. Que el Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en sesión ordinaria, estudió, analizó y aprobó el proyecto de reglamento interno presentado por la Oficina Asesora Jurídica, según consta en el acta el ACTA No 31 del 20 de mayo de 2020. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO.

Adoptar el reglamento interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Inº stituto Colombiano de Bienestar Familiar-lCBF-, de conformidad con lo previsto en el numeral 1O del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO 2. PRINCIPIOS RECTORES.

Los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, atenderán los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, publicidad, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el ° patrimonio público; en concordancia con el artículo 209 de la Constitución Política, el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y el Decreto 1069 de 2015.

ARTÍCULO 3. OBJETO DEL COMITÉ.

El Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF-, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Además, el señalado objeto, redunda en decidir sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, en defensa de los intereses de la entidad; así como la ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------2- - Cct',<

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ARTÍCULO 4. MIEMBROS O INTEGRANTES.

Para todas las sesiones ordinarias y extraordinarias presenciales o virtuales, convocadas por la Secretaría Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF, dicha instancia administrativa estará integrada por:

1. El Director General o su delegado.

2. El Secretario General.

3. El Director Administrativo.

4. El Director Financiero.

5. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien lo presidirá.

Parágrafo 1. Asistentes. Concurrirán con voz, pero sin voto, los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que

represente los intereses del instituto en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. Parágrafo 2. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros o integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión porque se encuentra en cumplimiento de un deber legal o por fuerza mayor o caso fortuito, deberá comunicarlo por escrito o por correo electrónico, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión, o haciendo llegar a la sesión del Comité el escrito antes señalado. Parágrafo 3. Asistencia Delegación. y La asistencia y participación de los integrantes será indelegable, salvo para lo dispuesto en el numeral 1º del presente artículo respecto de lo cual, el Director General del Instituto podrá delegar su asistencia como miembro del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, exclusivamente en el funcionario que ostente el empleo de Subdirector General del ICBF quien actuará en su representación. Parágrafo 4. Delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. El Comité podrá invitar a sus sesiones a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, ºq uien tendrá la facultad de asistir con derecho a voz y voto, conforme lo establece el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016.

ARTÍCULO 5. CONFLICTO DE INTERESES.

Con el fin de garantizar los princ1p1os de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente la estatuidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, la Ley 734 de 2002 y demás normas pertinentes y concordantes. Si alguno de los miembros o integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento establecidas en las normas citadas o las demás que fije la ley, deberá informarlo a la Secretaría Técnica por escrito previamente a la sesión convocada y de ello se dejará constancia en la respectiva acta, evento en el cual no tendrá derecho a voto frente a ese tema en particular y se retirará de la sesión hasta que el Comité decida el asunto sometido a debate y entre tanto el superior jerárquico resuelve el impedimento. 3 Sede de la Dirección Genei-aí Línea gratuita nacioo al fCBF Avenida carrera 68 No.64c -75 01 8000 91 0000

PBX: 437 7630 11 ffi

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar la BIENESTAR Dirección General FAMILIAR 1 7 NOV 2021 RESOLUCNIoO.N "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF"

CAPITU1L1O

FUNCIONAMIDEENLCT OOM ITDÉEC ONCILIACIÓN Además de las funciones contenidas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del ADeRcrTetoÍ 1C0U669L .FdOe U 2N01C5I, eOl NCoEmSité. d e Defensa Judicial y Conciliación tendrá las siguientes funciones:

1. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

2. Fijar las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la conciliación, arbitraje, entre otros.

3. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

4. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

5. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Instituto, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

6. Evaluar los procesos y las conciliaciones que hayan sido en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del llamamiento en garantía, llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia de autorizar que se someta a mediación ante la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado, los conflictos de carácter judicial o extrajudicial, actuales o eventuales con entidades del orden nacional.

8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 1 O. Realizar un estudio semestral de los casos reiterados que generen el daño antijurídico para la entidad.

11. Priorizar las solicitudes de conciliación provenientes de entidades públicas.

12. Formular el Plan de Acción para cada vigencia fiscal y remitirlo a la Dirección de Planeación y Control de Gestión y la Oficina de Control Interno de la entidad.

Conforme con lo dispuesto en el numeral 12 del artículo P6 daerl Dáecgrer1toa.P 9f 8o7od d ee 2rp0e1a2s,r cl oaso pnodceiresl piaraa rco.nc iliar prejudicial, judicial o extrajudicialmente serán conferidos exclusivamente por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. 4 Sede de General Línea gralui!a nacional ICSF Avenida carrera 68 No.64c-75 01 8000 91 8000

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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar la BIENESTAR Dirección General

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RESOLUCION No. ú ó J 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF" Parágrafo 2. Recomendaciones del Comité. Las recomendaciones formuladas por el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF constituirán los parámetros obligatorios, dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado del ICBF. Parágrafo 3. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación podrá determinar las directrices en los procesos penales en los que el Instituto tenga interés.

ARTÍCULO 7. PRESIDENCIA.

Las sesiones del Comité serán presididas por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Cuando el Presidente no participe de la sesión, por razones de inasistencia o impedimento, la Presidencºia la ejercerá quien corresponda según el orden numérico y sucesivo establecido en el artículo 4 de la presente resolución.

ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ.

El Presidente del Comité tendrá a su cargo:

1. Presidir las sesiones del Comité.

2. Suscribir conjuntamente con el Secretario Técnico las actas que se levanten con ocasión de las sesiones del Comité, previa recomendación de los miembros permanentes vía correo electrónico o el medio más expedito.

3. Las demás que sean asignadas por la ley.

ARTÍCULO 9. SESIONES Y VOTACIÓN.

El Comité de Defensa Judicial y Conciliación se reunirá no menos de dos veces al mes, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias así lo exijan y sesionará con la participación de al menos tres (3) de sus miembros permanentes. En todos

los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple. Presentada la petición de conciliación ante .la entidad, el Comité cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la corresponqiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarICBF-, sesionará en el lugar indicado en la citación respectiva realizada por la Secretaría Técnica, el día y hora que se señale en la convocatoria. Las sesiones del Comité solo se podrán suspender por inasistencia justificada de sus miembros, previa a la sesión, por retiro de la sesión, o por haberse admitido causal de impedimento o recusación del algún miembro del Comité por parte del superior jerárquico, de tal suerte que no se configure el cuórum para deliberar y decidir, y que continuará a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia de manera explícita y sucinta en la respectiva acta. s })i 'c • . •·.•· • ü l fiFQ:4fifi:::> <2¡, •.· ••\;;;;fifififi== ·•l;'.;} •• ·.• ?\:, \\;fi!fi::fi2¿';</úl}<:•····

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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar !a BIENESTAR Dirección General FAMILIAR J 5 3 RESOLUCION No. G 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF" Las razones del disenso podrán ser radicadas ante la Secretaría Técnica del Comité dentro de los dos (2) días siguientes a la correspondiente sesión de Comité y que estas serán adjuntadas al acta.

ARTÍCULO 1 CONVOCATORIA.

O. De manera ordinaria, para sesiones presenciales, la Secretaría Técnica del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ICBF con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, adjuntando el respectivo orden del día, mediante citación formal escrita realizada a través del aplicativo E-KOGUI o el sistema que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o la entidad que la reemplace, o por correo electrónico institucional a los miembros del Comité y los asistentes.

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memoria, antecedentes administrativos o conceptos que efectúe el abogado o la abogada a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

Por iniciativa de cualquier miembro del Comité se podrá extender la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración. Parágrafo 1. Las sesiones extraordinarias presenciales, podrán ser convocadas el mismo día de la sesión, a través del aplicativo E-KOGUI o el sistema que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o la entidad que la reemplace, o por escrito que puede ser enviado por correo electrónico, por la Secretaría Técnica, indicando día, hora y lugar de la sesión y el respectivo orden del día. Parágrafo 2. Se podrá convocar a sesiones presenciales reservadas, a solicitud del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de alguno de los miembros del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, cuando el tema a tratar sea de impacto o trascendencia para la entidad.

ARTÍCULO 11. REUNIÓN PREPARATORIA.

Con antelación a la fecha prevista para la realización del Comité, se deberá programar una reunión preparatoria que deberá ser coordinada por la Secretaría Técnica, en la cual participará el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, los abogados y las demás personas que para tales efectos se consideren necesarias según lo previsto en el orden del día, con el fin de llevar preparada la explicación y sustentación de la fichas de estudio e informes que correspondan a los asuntos que se van a tratar, en aras de introducir los ajustes y/o complementaciones, si hay lugar a ellos. De esta reunión se dejará constancia del control de asistencia.

ARTÍCULO 12. DESARROLLO DE LAS SESIONES.

Llegado el día y la hora señalados en la

convocatoria, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación, la Secretaría Técnica informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, las actas de las sesiones anteriores pendientes de aprobación y firma, verificará el cuórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité. Los abogados realizarán una presentación verbal de su concepto escrito al Comité y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen si a ello hubiera lugar. 6 Sede de Dirección General LÍl)e.a gratuita nacional ICBF Avenida carrera 68 No.64c -75 01 8000 91 808-0

PBX: 437 7630 f)) IsntitCuotloo mbdieaB ninoee stFaarmii lar CecilDie!a aF unetdee L laesr DiercciGóenn eral

BIENESTAR FAMILIAR RESOLUCION No. G 8 5 3 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF" Los integrantes del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración, se someterá a votación y se adoptarán las determinaciones que estimen, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los directores, coordinadores jurídicos y los abogados de las regionales, y las dependencias de la entidad. Tras evacuarse los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica Informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo este a levantar la

sesión. ARTÍCULO 13. SESIONES NO PRESENCIALES. El Comité podrá ser convocado a sesionar sin que estén físicamente presentes sus miembros, haciendo uso de los medios tecnológicos disponibles, garantizando la intervención y la deliberación mediante comunicación simultánea o sucesiva; en este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado y en el lapso establecido por la Secretaría Técnica del Comité. La sesión virtual debe seguir el quórum requerido para la aprobación y la mayoría para la decisión, para lo cual deberá observarse lo siguiente: a. La convocatoria del Comité se hará .según lo dispuesto en el artículo 1 Oº de la presente Resolución, se informará el medio tecnológico seleccionado para la sesión convocada y las instrucciones sobre la forma de comprobación del cuórum y la deliberación de sus miembros. b. El medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación deberá permitir la prueba de las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, correos electrónicos o videoconferencia, chat, fax, etc. c. El Secretario Técnico, antes de terminar la hora convocada, puede ampliar el término inicial previsto para la deliberación y votación; también se podrá a solicitud de alguno de los miembros del Comité. d. La votación deberá ser precisa, es decir, se debe indicar si se acoge o no la recomendación del abogado o la abogada, y en caso de apartarse de lo recomendado, el integrante del Comité debe manifestar los argumentos.

e. Los votos recibidos después de vencido el término establecido por la Secretaría Técnica, se considerarán extemporáneos y no se tendrán en cuenta. Parágrafo 1. Instrucciones para las sesiones no presenciales. El Secretario Técnico en el texto de la convocatoria, deberá especificar el procedimiento para llevar a cabo la reunión, estableciendo las instrucciones de la sesión no presencial, en las cuales deberá garantizar la plena intervención de los miembros del Comité, fijando la forma de intervención, la manera de correr traslado de esta a los demás miembros y la forma de pronunciarse al respecto. Parágrafo 2. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de una sesión presencial cuando considere y justifique que un caso amerita o requiere un estudio especial. De suceder tal situación, el asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión ordinaria o extraordinaria presencial. 7 ------fi¡-fifi-fi::-fi----fi".-fifi,fififi" ;.;fi;:,,fi ; -fif''· -i:fi·fi1:: :'.:r¿ fi Jcl:Jfi;fi;»; ''fi±C -fi'fyfifi:,/J;fififi.;; .>iítfi.-fi !;,.fi 1 ::k,fi fi:':fi;:} ·'•ffi'..:,;_'-'.:\,:: o"icsFCOlfi'm bia• ·:· •• • • CI GICBFcc,¡ofi ::l(•:,: .,.,' '. ': ,IJGfib illollc:ill Sede de la Dirección General Línea gratuita nacional ICBF Avenida carrera 68 No.64c -75 01800091 8080

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RESOLUCION No. 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF"

ARTÍCULO 14. SESIONES RESERVADAS.

Se adelantará sesión reservada en los casos en que se analicen el principio oportunidad o preacuerdos, que quiera adelantar el imputado o acusado en los procesos penales en que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF­ haya sido reconocido como víctima. ° A dicha sesión podrá acudir además de las personas relacionadas en el artículo 4 del presente acto administrativo, los asesores que indiquen los miembros del Comité y quienes deberán guardar total reserva sobre lo que se discuta y decida al interior.

ARTÍCULO 15. CASOS OBJETO DE SESIÓN VIRTUAL.

Podrán ser sometidos y decididos en sesiones virtuales aquellos casos recurrentes por tener línea decisional predefinida para la actuación o cuando por circunstancias de urgencia se estime necesaria la realización de una sesión a través de este mecanismo.

CAPITULO 111

LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN ARTÍCULO 16. DESIGNACIÓN. º En cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 9 del artículo

2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015, el Comité designará al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho de la Oficina Asesora Jurídica de la Sede Nacional del ICBF.

ARTÍCULO 17. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA.

Son funciones del Secretario Técnico del Comité, las siguientes:

1. Convocar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI, el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación a sus miembros permanentes y los demás invitados.

2. Certificar la presencia de los miembros del Comité y establecer si hay cuórum deliberatorio y decisorio para llevar adelante la sesión.

3. Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado E-KOGUI o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, el orden del día para cada sesión de comité y las actas de cada sesión del Comité.

4. Archivar y salvaguardar las actas de cada sesión del Comité, los antecedentes y demás soportes documentales de las respectivas solicitudes de conciliación, en el espacio físico asignado para ello.

5. Verificar que el apoderado de la sede Dirección General del ICBF, allegue la ficha técnica en el formato E-kogui o el aplicativo que haga sus veces o determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en las fechas establecidas para la reunión preparatoria

y el Comité, según el caso.

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité; para lo cual, el Coordinador del Grupo Jurídico de la Regional remitirá semestralmente un informe al

8 Sede <le la General Línea gratuila nadc.,ri.al ICBF Avenida carrera 68 No.64c-75 01 8000 91 8000

PBX: 437 7630 ffi

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar la BIEESTNAR Dirección General FAMIILAR 3 v RESOLUCION No. fir,' ,,l'.'."'J 1 7 NOV 2021 "Por la cual se expide el Reglamento Interno del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto Colombiano de Bienestar FamiliarlCBF" Secretario Técnico con las actuaciones adelantadas en los casos sometidos a estudio ante el Comité.

7. Publicar las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios en la página Web del ICBF, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción. Para ello, los apoderados del ICBF, al día siguiente de la suscripción del acuerdo, debe remitir a la Secretaria Técnica copia · del mismo.

8. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a la Dirección General y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

9. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la

decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. 1O . Proyectar y someter a consideración del comité, la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Instituto.

11. Elaborar las certificaciones sobre la posición del Comité frente al caso en concreto.

12. Solicitar a la abogada o el abogado encargado de la ficha técnica o el caso, el aplazamiento de las diligencias prejudiciales, judiciales y administrativas en los casos que se requiera, siempre cuando el Comité así lo solicite en la sesión respectiva.

13. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

Parágrafo. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica informará a la Agencia Nacional de Defensa