ICBF - Resolución 898 de 2025

RESOLUCIÓN 0898 DE 2025

Fecha de Expedición: 5 de marzo de 2025

Fecha de entrada en vigencia: 5 de marzo de 2025

Estado de la vigencia: Vigente.

Fecha de publicación en Diario Oficial: N/A

Número del Diario Oficial: N/A

RESOLUCIÓN 0898 DE 2025

(5 de marzo)

“Por la cual se delega una facultad y se dictan normas internas para la constitución, manejo y funcionamiento de las cajas menores de las Direcciones Regionales de Bogotá y Cundinamarca, la Dirección Administrativa y la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia De La Fuente de Lleras, para la vigencia del 2025"

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (ICBF) "CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS"

En uso de sus facultades legales y estatutarias, y en especial de las que le confieren los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, el literal b) del artículo 28 de la Ley 7 de 1979, los artículos 9, 10, y 78 de la Ley 489 de 1998, los artículos 2.8.5.2. y 2.8.5.3 del Decreto 1068 de 2015 y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que el parágrafo del artículo 9 y el artículo 10 de la Ley 489 de 1998, establecen lo referente a la facultad de los representantes legales de las entidades descentralizadas de delegar sus funciones, siempre que medie un acto administrativo escrito que así lo disponga, que verse sobre funciones susceptibles de ser delegadas por mandato legal y que recaiga en cabeza de empleados públicos de los niveles directivo y asesor, vinculados al organismo correspondiente.

Que el artículo 11 de la Ley 489 de 1998 indica que "( ... ) no podrán transferirse mediante delegación: 1. La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley. 2. Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de delegación. 3. Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son susceptibles de delegación".

Que el Consejo de Estado, mediante sentencia 00314 de 2016, señaló sobre este aspecto que: "Es necesario recordar que la delegación es una medida en virtud de la cual, el titular de una competencia o función administrativa, previamente autorizado por el legislador, decide radicaría temporal y discrecionalmente en cabeza de otra autoridad, usualmente subordinada, debiendo quedar en claro que las competencias o funciones susceptibles de delegación, son solo aquellas de las cuales es titular la autoridad delegante".

Que por su parte la Corte Constitucional, mediante sentencia C-372 de 2002, precisó:

"( ... ) Hay funciones cuyo ejercicio es indelegable, sea porque hay restricción expresa sobre la materia o porque la naturaleza de la función no admite la delegación. También resulta improcedente la delegación para el ejercicio de la actividad o la competencia de la integridad de la investidura presidencial o cuando la delegación supone transferir aquellas atribuciones que atañen con el señalamiento de las grandes directrices, orientaciones y la fijación de políticas generales que corresponden como jefe superior de la entidad estatal 'pues, lo que realmente debe ser objeto de delegación, son las funciones de mera ejecución, instrumentales u operativas".

Que, al tenor de lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 y en atención al principio de autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) cuenta con la capacidad para ordenar el gasto, en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección del presupuesto general de la Nación. Dicha facultad se encuentra en cabeza del Director General, quien podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo o asesor.

Que a través del Decreto 1523 de 2024, fue decretado el presupuesto de rentas y recursos de capital y el presupuesto de gastos para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025.

Que de acuerdo con el artículo 18 del Decreto 1523 de 2024 y el artículo 16 del Decreto 1621 de 2024 "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2025, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos", la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación se regirá por el Decreto 1068 de 2015, así como las que lo modifiquen o adicionen.

Que la constitución, manejo y funcionamiento de las cajas menores se realizará conforme a lo establecido en los artículos 2.8.5.1. y ss. del Decreto 1068 de 2015.

En particular, el artículo 2.8.5.2 señala que: "Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal".

Que, al unísono, el artículo 2.8.5.3 de la referida norma dispone que: "E) Representante Legal, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas".

Que en cumplimiento de lo establecido en el "Procedimiento Justificación, Constitución, Ejecución, Reembolso, Arqueo, Cierre y Legalización Definitiva de la Caja Menor" (P19.GF) la Dirección Administrativa y Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Direccion General y las Regionales de Bogotá y Cundinamarca, presentaron la justificación técnica y económica de apertura de caja menor para la vigencia 2025 ante la Dirección Financiera del ICBF, por lo cual, para esta vigencia, se constituirán cuatro (4) cajas menores.

Que, en consecuencia, resulta procedente delegar en la Secretaria General y en el Director Regional de Cundinamarca del ICBF, la facultad de constituir y realizar apertura de cajas menores en sus respectivas sedes administrativas y centros zonales para la vigencia 2025, con el fin de facilitar su ejecución y operación, así como reglamentar su funcionamiento y manejo.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1o. Delegación. Delegar en la Secretaría General y en los Directores Regionales de Bogotá y Cundinamarca del ICBF, la facultad para constituir y realizar la apertura de las Cajas Menores en sus respectivas sedes administrativas, para la vigencia 2025, así como el reconocimiento de dicho gasto.

ARTÍCULO 2o. Constitución. La Dirección Administrativa y la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General y las Direcciones Regionales de Bogotá y Cundinamarca del ICBF, a través de sus Directores Regionales, y Secretaria General, respectivamente, según la "Justificación Técnica y Económica de Apertura de Caja Menor - Vigencia 2025", constituirán por medio de resolución y, de acuerdo con sus necesidades, las correspondientes cajas menores, con base en lo dispuesto en el presente acto administrativo y lo señalado en el Titulo 5 de la Parte 8a del Decreto 1068 de 2015. Asimismo, designarán mediante resolución a los servidores públicos responsables del manejo de la caja menor "cuentadantes", quienes deberán contar con la idoneidad técnica para el manejo de los recursos públicos.

En el acto administrativo de constitución de caja menor, se especificara la cuantía fijada por cada rubro presupuestal, el responsable, el número de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que ampara las cajas menores, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.

PARÁGRAFO 1o. Para la constitución de las cajas menores, se deberá expedir previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal en el SIIF Nación, que contendrá cada uno de los rubros presupuestales que se van a afectar.

PARÁGRAFO 2o. Copia de la resolución de constitución de las cajas menores, deberá ser enviada a los Grupos de Tesorería, Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, así como a la Oficina de Control Interno de Gestión.

ARTÍCULO 3o. Registro. La constitución de las cajas menores y las operaciones financieras que se deriven de su manejo, deben ser registradas en el Modulo de Gestión Caja Menor del SIIF Nación, previa expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Esto incluye los procesos relacionados con el ingreso de apertura y reembolso, egresos, pagos, reintegros, solicitudes de reembolso, legalización y cierre presupuestal, una vez sea expedida la Resolución de constitución de Cajas Menores por parte de la Secretaria General o el Director Regional, según sea el caso.

PARÁGRAFO. El registro en el SIIF Nación estará a cargo de los servidores públicos o quienes hagan sus veces en las Direcciones Regionales, a quienes se les ha asignado el perfil de Gestión Presupuesto Gastos, de Pagador Regional, de Gestión Contable y de Cuentadante, este último designado mediante resolución para el manejo de la caja menor y quien debe estar creado como usuario ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, con el perfil Gestión Caja Menor.

ARTÍCULO 4o. - Cuantía de las cajas menores. En atención a las "Justificaciones Técnicas y Económicas de Apertura de Caja Menor - Vigencia 2025", las cuantías de las cajas menores aprobadas para el ICBF - Vigencia 2025, son las siguientes:

| | | | | | --- | --- | --- | --- | | No. | DEPENDENCIA | NOMBRE CAJA MENOR | VALOR APROBADO | | 1 | DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA (SDG) | DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA | $ 9.616.000 | | | TOTAL DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA | | $ 9.616.000 | | 2 | OFICINA ASESORA JURIDICA (5DG) | OFICINA ASESORA JURÍDICA | $ 5.512.040 | | | TOTAL OFICINA ASESORA JURÍDICA | | $ 5.512.040 | | 3 | BOGOTA | GRUPO JURIDICO | $ 500.000 | | | TOTAL BOGOTA | | $ 500.000 | | 4 | CUNDINAMARCA | REGIONAL CUNDINAMARCA | $ 3.012.000 | | | TOTAL CUNDINAMARCA | | $ 3.012.000 | | | TOTAL | | $ 18.640.040 |

PARÁGRAFO 1o. El monto total general correspondiente a la cuantía aprobada para las cajas menores a constituir, que asciende a la suma de DIECIOCHO MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA MIL CUARENTA PESOS M/CTE., ($18.640.040, 00) se ajusta a los rangos contemplados en el artículo 2.8.5.4. del Decreto 1068 de 2015.

PARÁGRAFO 2o. La cuantía máxima de cada una de las cajas menores incluye el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF), de acuerdo con los identificadores presupuestales contenidos en la estructura presupuestal para la vigencia fiscal 2025.

ARTÍCULO 5o. Destinación. Los recursos de las cajas menores deberán ser utilizados para sufragar los gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el carácter de urgente, según lo estipulado en el artículo 2.8.5.5. del Decreto 1068 de 2015 y de conformidad con el clasificador del gasto, en concordancia con los Lineamientos de Programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras vigentes.

PARÁGRAFO 1o. De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 2.8.5.5 del Decreto 1068 de 2015, la Dirección General podrá destinar los recursos de la caja menor autorizada por la presente resolución para los gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, siempre que el Director General asista y autorice el gasto por escrito.

PARÁGRAFO 2o. Para efectuar un gasto y su registro, se debe tener presente el clasificador del gasto, verificando que exista saldo disponible en cada identificador presupuestal para su aprobación y ejecución, establecido en el presupuesto para la vigencia 2025 del ICBF, además soportado en cada certificación de justificación de creación de la caja menor. Asimismo, no se podrán entregar recursos nuevos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO 6o. Póliza de Manejo. Las cajas menores estarán amparadas bajo la Póliza de Seguro de Manejo Global para entidades oficiales contratada por el ICBF con el fin de proteger los recursos del tesoro publico, asignados para el manejo de las cajas menores durante la vigencia 2025.

ARTÍCULO 7o. Prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de las cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando, de conformidad con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y normas que lo reglamenten, deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nomina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en el almacén o en el depósito de la respectiva Direccion Regional o Dirección General.

7. Efectuar gastos de servicios públicos, salvo que se trate de pagos en las Direcciones Regionales, cuya urgencia y razones se encuentren plenamente sustentadas.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos y soportes exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARAGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad en el SIIF Nación.

ARTÍCULO 8o. Manejo del dinero. El manejo del dinero de las cajas menores en las Direcciones Regionales, en la Direccion Administrativa y en la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General se hará a través de una cuenta corriente según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015 y de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el ICBF.

Para la operatividad de una caja menor, el funcionario responsable delegado por resolución debe estar creado ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el Perfil Gestión Caja Menor, siendo el principal autor del manejo y modificación de la clave de ingreso al sistema, quien realizará el registro diario de la información generada.

PARÁGRAFO 1o. El responsable de la caja menor "Cuentadante", sólo podrá mantener en efectivo hasta cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y será responsable de la custodia y disponibilidad de dichos recursos.

PARÁGRAFO 2o. Para el manejo de los recursos en efectivo, el "Cuentadante" deberá expedir un vale provisional a nombre del servidor público al cual se le hizo entrega del dinero, quien deberá firmar con el número de la cédula de ciudadanía, indicando además la fecha y hora de recibo. La legalización del vale provisional se deberá realizar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. El vale provisional deberá reemplazarse por los soportes documentales a que haya lugar, tales como facturas, recibos de pago y los demás que cumplan con los requisitos señalados en las normas vigentes en la materia.

En caso de no ser posible la presentación de los soportes en el tiempo establecido en este parágrafo, el servidor publico responsable del manejo de la caja menor podrá ampliar el plazo de la legalización, dependiendo el caso, el cual no podrá exceder del doble del tiempo inicialmente previsto. En todo caso, no se podrá entregar recursos nuevos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

PARÁGRAFO 3o. El servidor público responsable de la caja menor no podrá ejecutar gastos por un monto superior al disponible en cada item presupuestal, ni hacer unidad de caja en el momento de efectuar el gasto.

ARTÍCULO 9o. Reemplazo temporal del responsable de la caja menor. Cuando el responsable de la Caja Menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el Secretario General, según corresponda, deberá designar como responsable de la caja menor a otro servidor publico con la debida capacitación, mediante resolución y, dejando constancia en acta.

El “Cuentadante" deberá hacer entrega mediante acta y con el respectivo arqueo, los fondos existentes y los documentos que soportan los gastos, los cuales deben ser generados desde el aplicativo SIIF Nación y según lo estipulado en el artículo 2.8.5.9 del Decreto 1068 de 2015.

PARAGRÁFO. Reemplazo temporal del designado del arqueo de la caja menor. Cuando el designado para realizar el arqueo de la caja menor deba ausentarse por vacaciones, licencia o comisión, el Director Regional o el Secretario General, según corresponda, mediante acta deberá designar a otro servidor público con la debida capacitación. El titular deberá entregar cuando se retire y recibir cuando se reintegre, acta con el respectivo arqueo de caja menor.

ARTÍCULO 10o. Pagos por caja menor. Los pagos que se efectúen con cargo a la caja menor deberán estar soportados con la factura correspondiente, totalmente legible, sin enmendaduras, en la que debe constar el número de identificación o NIT del beneficiario, la fecha, el concepto del gasto, el valor unitario, el valor total y demás requisitos exigidos en las normas sobre la materia. Al momento de realizar el pago se deberán aplicar los descuentos de ley del orden nacional, distrital y territorial a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

PARÁGRAFO 1o. La Dirección Regional o el Secretario General, según corresponda, en la resolución de designación del "Cuentadante", deberá señalar el banco, asi como el número y tipo de cuenta en la cual se deben consignar los descuentos efectuados por las retenciones de ley.

PARÁGRAFO 2o. El "Cuentadante" debe realizar las deducciones de impuestos, según corresponda, para la presentación y pago oportuno de las declaraciones a cargo del ICBF. En caso de no efectuar las retenciones correspondientes, estas deberán ser asumidas por el "Cuentadante", Incluyendo intereses de mora y sanciones.

PARÁGRAFO 3o. El servidor público responsable de la pagaduría en las Direcciones Regionales y el Coordinador del Grupo Financiero de la Sede de la Dirección General, según corresponda, deberá incluir estos valores en la Declaración de Retención en la Fuente para ser girados a la DIAN, de acuerdo con el calendario establecido para cada vigencia fiscal.

ARTÍCULO 11o. Reembolsos. Los reembolsos se deben hacer mensualmente en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo Identificador presupuestal o cuando se haya consumido más del setenta por ciento (70%) del valor reportado en los identificadores presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales, con el fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

PARÁGRAFO 1o. Para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por identificadores presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución de caja menor, incluyendo el Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF) del mes, para lo cual se debe anexar el extracto bancario del mes correspondiente.

2. Que se registre la solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

3. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el numero del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado a la caja menor, según el caso.

6. Que se haya expedido la Resolución de Reconocimiento del Gasto, en atención a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado a la caja menor, según el caso.

6. Que se haya expedido la Resolución de Reconocimiento del Gasto, en atención a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

PARÁGRAFO 2o. El servidor público que no efectué los reembolsos según lo estipulado en el ARTICULO 11 del presente acto administrativo incurrirá en las faltas y sanciones disciplinarias establecidas en la legislación para este tipo de conductas.

ARTÍCULO 12o. Legalización por cambio de responsable. En el evento en que se realice el cambio del "Cuentadante", el titular deberá hacer una legalización definitiva, reintegrando en las cuentas recaudadoras del Grupo Financiero Sede de la Direccion General o Regionales - Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la caja menor y los gastos efectuados según los soportes.

PARÁGRAFO: El Secretario General o la Dirección Regional, según corresponda, modificara la Resolución de constitución de la caja menor designando al nuevo responsable, como lo estipula el articulo 2.8.5.15 del Decreto 1068 de 2015.

ARTÍCULO 13o. Legalización definitiva al finalizar la vigencia. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.8.5.13 del Decreto 1068 de 2015, la legalización y cierre de las cajas menores constituidas en el ICBF durante la presente vigencia fiscal, se hará según cronograma establecido previamente por parte de la Dirección Financiera y en todo caso hasta antes del 29 de diciembre de 2024. En dicha fecha se deberán legalizar y cerrar la totalidad de los gastos efectuados, reintegrando en las cuentas recaudadoras Regionales – Otros Ingresos, el efectivo disponible resultante de la diferencia entre el valor total de la caja menor y los gastos efectuados, de acuerdo con los soportes. Para la Sede de la Direccion General, la consignación se hará en la cuenta del Grupo Financiero de la Dirección General - Otros Ingresos.

PARÁGRAFO. El servidor público responsable de la caja menor en las Direcciones Regionales, en la Dirección Administrativa y en la Oficina Asesora Jurídica de la Sede de la Dirección General, responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y por el manejo del dinero que se encuentre a su cargo.

ARTÍCULO 14o. Resolución de reconocimiento del gasto. La resolución de reconocimiento del gasto de que trata el numeral 6 del ARTÍCULO 11 de la presente resolución, deberá ser expedida por la Secretaria General o Dirección Regional como Ordenador del Gasto, según corresponda, para cada uno de los reembolsos que efectué el cuentadante, reconociendo la totalidad de los gastos efectuados.

ARTÍCULO 15o. Arqueo de las cajas menores. La Secretaría General o la Direccion Regional, según corresponda, designara, mediante Resolución, al responsable o responsables de los arqueos a las cajas menores, garantizando que éstos se realicen una vez cada dos (2) meses. En las Direcciones Regionales, los designados pueden ser el coordinador financiero, el servidor publico que desempeñe las funciones de contador o un profesional del Grupo Financiero. En la Sede de la Dirección General, el designado debe ser el servidor público que desempeñe las funciones de contador en el Grupo Financiero de la Sede de la Direccion General o un profesional de la Sede con conocimiento en el tema financiero. En todas las revisiones se deberá tener en cuenta que la información oficial es la registrada en el SIIF Nación.

La copia de los arqueos realizados en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Direccion General, deberá ser enviada al Grupo de Planeación y Seguimiento Financiero y de Gestión de la Dirección Financiera, asi como a la Oficina de Control Interno de la Sede de la Dirección General, a más tardar al quinto día hábil después de realizado dicho arqueo, con el fin de efectuar su correspondiente control y seguimiento.

PARÁGRAFO 1o. Los servidores públicos responsables del arqueo de la caja menor, deberán informar oportunamente al coordinador Financiero o Administrativo en las Direcciones Regionales y a la Direccion Financiera, las observaciones o inconsistencias detectadas en el manejo de dichas Cajas, con el fin de que sean adelantadas las gestiones pertinentes.

PARAGRAFO 2o. Los servidores públicos de la Direccion Financiera o cualquier otro servidor publico en comisión de servicios y con delegación expresa, en ejercicio de las funciones de acompañamiento, seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Direccion General, podrá practicar arqueos sobre las cajas menores constituidas para la vigencia fiscal 2025.

Lo anterior, sin perjuicio del deber de la Oficina de Control Interno de Gestión de efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan.

ARTÍCULO 16o. Responsabilidad. Los servidores públicos designados para el manejo de las cajas menores serán responsables de la debida aplicación de lo establecido en las normas administrativas y fiscales que rigen su manejo y, en especial, del cumplimiento del Decreto 1068 de 2015, los lineamientos establecidos en la Entidad y lo estipulado en el presente acto administrativo.

ARTÍCULO 17o. - Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su cuentadante la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se deberá saldar la cuenta corriente.

ARTÍCULO 18o. Vigilancia y Control. Además de la vigilancia y control que ejerce la Contraloría General de la República, de conformidad con lo estipulado en el Decreto 1068 de 2015, el control sobre las cajas menores lo deberá ejercer el respectivo ordenador del gasto en cada una de las áreas de la Sede de la Dirección General y en las Direcciones Regionales.

Los cuentadantes deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos de la caja menor, Independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a la Oficina de Control Interno de Gestión.

ARTÍCULO 19o. - Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

DADA EN BOGOTA, D.C A LOS 5 DÍAS DEL MES DE MARZO DE 2025

ASTRID ELIANA CACERES CARDENAS

DIRECTORA GENERAL