ICFES - Acuerdo 25 de 2014

Gov.co Logo Icfes Logo SLRDC ¿Qué buscas? Menú principal Inicio Transparencia y Acceso a la información Pública Atención y servicios a la ciudadanía Participa Nuestra entidad Evaluaciones Otros links Inicio Transparencia y Acceso a la información Pública Atención y servicios a la ciudadanía Participa Nuestra entidad Evaluaciones Otros links  Inicio Documento  Inicio Documento Acuerdo 25 de 2014 ICFES Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  ACUERDO 25 DE 2014 (18 julio) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES Por el cual se adopta un procedimiento alternativo para realizar dos procesos de selección de contratistas, considerando el alto impacto de los contratos a celebrar en los proectos y planes del ICFES en el cumplimiento de sus funciones. LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN, En ejercicio de las atribuciones legales que le confieren la ley 1324 de 2009, el Decreto 5014 de 2009 y el Acuerdo 014 de 2011 y CONSIDERANDO:Que la Ley 1324 de 2009 dispuso la transformación del ICFES de establecimiento público descentralizado en Empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio,

vinculada al Ministerio de Educación Nacional. Que mediante el Decreto 5014 del 28 de diciembre de 2009, se modificó la estructura del instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación atribuyéndole a su Junta Directiva, entre otras, las siguientes facultades: "3. Expedir conforme o la ley y a los estatutos del Instituto colombiano para la Evaluación de la. EducaciónICFES., los actos administrativos que se requiero para el cumplimiento de sus funciones, y que no se hayan confiado en los estatutos al Director o a otros funcionarios de la entidad; 4. Expedir un manual de contratación (...). Que a partir de los calendarios escolares establecidos por el MEN y las secretarias de educación, para los establecimientos educativos se fijó para el 22 de octubre de 2014 la aplicación de la prueba Saber 32, 59 y 91' (Censal y Control), de forma tal que no afecte o interfiera con las actividades académicas de los instituciones, cuya ejecución en todas sus etapas ha sido asignada al ICFES, Que las necesidades de orden técnico y logístico definidas por el ICFES y que han sido el resultado del acopio de criterios técnicos y experiencias de las aplicaciones desarrolladas desde el año 2009, han permitido establecer los estándares y protocolos para la aplicación de dicha prueba, que entre otros demandan la contratación de los servicios de i) organización, administración y ejecución de la logística de aplicación de pruebas y ii) de distribución y recolección, empaque y desempaque, almacenamiento y custodia, y destrucción de material de examen; empaque y distribución, recolección y almacenamiento del material de apoyo (kits) de aplicación para

aplicación de la prueba Saber 3°, 5° y 9° (Censal y Control) que según ya se indicó ejecutará el ICFES en el mes de octubre de 2014. Que así mismo, la Dirección de Producción y Operaciones del ICFES ha señalado mediante documento técnico que soporta el presente Acuerdo que las acciones de implementación de los dispositivos logísticos y técnicos necesarios para la aplicación de la prueba, que a su vez tienen que ser coordinados con los contratistas que prestarán los servicios en comento, deben iniciar el 19 de agosto de 2014, con la entrega de los instrumentos y archivos magnéticos para la impresión de los materiales de prueba y apoyo con el impresor seleccionado para tal fin, obligación que tiene el ICFES en el marco de la Fase I contratada por el Ministerio de Educación Nacional en el primer semestre de 2014; como complemento interrelacionado se requiere adelantar en forma simultánea con este proceso de impresión, la entrega al operador logístico de distribución y por otra parte iniciar las acciones en las entidades territoriales para selección, capacitación y vinculación del personal que aplicará dicha prueba y trabajará coordinadamente con las secretadas de educación en el operativo de campo, a instancias de llevar a cabo todas las actividades preliminares a la prueba con el margen de tiempo necesario para evitar inconvenientes logísticos u operativos que perjudiquen la óptima aplicación de la misma y así cumplir a cabalidad con los compromisos adquiridos con el Ministerio de Educación Nacional. Que las necesidades así formuladas exigen contar con los dos contratos para la prestación de los servicios

señalados debidamente perfeccionados y dispuestos para su ejecución a más tardar el 19 de agosto de 2014, pues de otra manera quedara el ICFES desprovisto de los recursos necesarios dentro del término oportuno para aplicar la prueba en cumplimiento de los compromisos legales y contractuales de resorte del ICFES relacionados con la prueba Saber 39, $Q y 9 (Censal y Control). Que de otra parte, es necesario advertir que la celebración de los contratos en comento dependen a su vez de la celebración del respectivo convenio con el Ministerio de Educación Nacional y de la correspondiente apropiación de recursos, pues no es jurídicamente viable iniciar un proceso de contratación sin el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, cuya expedición procede si y sólo si se cuenta con los recursos, circunstancia que explica el hecho de que a la fecha no se hayan adelantado los correspondientes procesos de selección, lo cual ha llevado a la Entidad a considerar la aplicación de la figura de "excepción" prevista en el Manual de Contratación.Que visto desde la perspectiva del régimen contractual del ICFES, dada la cuantía de los procesos de selección que deben ser celebrados, el procedimiento de selección llamado a ser agotado es la Convocatoria Pública, reglamentado en el artículo 12 del Manual de Contratación del ICFES adoptado mediante Acuerdo 014 de 2011 y modificado mediante Acuerdo 016 de 2012, como quiera que las otras dos modalidades contempladas en dicho manual, a saber la selección directa y las causales de excepción, no proceden por cuenta de la cuantía del

negocio a celebrar y de sus características técnicas y jurídicas, de tal suerte no pueden ser aplicadas al proceso de selección que nos ocupa. Que la modalidad de Convocatoria Pública tiene un tiempo estimado de desarrollo de 33 días hábiles para llegar a la celebración y perfeccionamiento del contrato, en consecuencia, la fecha estimada para contar con los respectivos contratos se proyecta para la primera semana de septiembre de 2014, lo cual torna inviable la selección de los contratistas mediante dicha modalidad, corno quiera que según la necesidad formulada por el área técnica, la fecha máxima en que es necesario contar con el contrato perfeccionado y dispuesto para ejecución es el 19 de agosto de 2014. A fecha de expedición del presente Acuerdo ya no es viable, desde la perspectiva técnica, adelantar una selección por convocatoria pública con el plazo señalado Que el Manual de Contratación del ICFES adoptado mediante Acuerdo 014 de 2011, establece en su artículo 15 como norma general das tipos de procedimiento para llevar a cabo la contratación en el Instituto, a saber, de una parte el Procedimiento de CONVOCATORIA PÚBLICA y por la otra, el procedimiento de SELECCIÓN DIRECTA, sin perjuicio de los cuales, el parágrafo de [a mencionada disposición señala en relación con las facultades de la Junta Directiva en materia contractual lo que sigue: "Parágrafo Primero.. Sin perjuicio de las reglas antes indicadas, la Junta Directiva de la entidad podrá por razones justificadas una vez analizado el caso,

autorizar la aplicación de un procedimiento de selección diferente a los que con base en la cuantía se disponen en este Manual": (subrayas fuera del texto de la normal). En concordancia con el precepto mencionado, el Artículo 18 del acuerdo 014, modificado mediante Acuerdo 016 de 2012, dispone:”. El ICFES podrá prescindir de los procedimientos de Convocatoria Pública y Selección Directo antes descritas y contratar Sin haber solicitado previamente varias ofertas, en los siguientes cosos: (...) c. Cuando la Junto Efectivo decida que no se requerirán varias ofertas, o considere necesario aplicar otro modalidad de selección diferente a las previstas en este Manual, en los siguientes casos:(...) Por el impacto de lo contratación en los proyectos y planes del ICFES en el cumplimiento de sus fondones. Esta decisión tendrá como principio fundamental la selección objetiva, y los principios establecidos en el artículo 3 del presente Manual de Contratación". (Subraya en el texto original del Acuerdo, negrilla del presente texto). Que con fundamento en las anteriores consideraciones, la Junta Directiva del ICFES estima que las condiciones descritas ameritan la definición de un procedimiento especial, atendiendo el alto impacto que tienen los servicios que se van a contratar en el cumplimiento de los planes y funciones institucionales del ICFES, configurándose las circunstancias previstas en el parágrafo primero del artículo 15 en concordancia con las señaladas en el literal c. del artículo 18 del Manual de Contratación del ICFES. Así mismo, encuentra la Junta que es viable adoptar e[ procedimiento especial planteado por el ICFES, d cual

tiene fundamento jurídico en la licitación comercial normada en el artículo 860 del Código de Comercio Colombiano, lo que su vez atendiendo el régimen especial de la entidad que le permite contratar bajo el régimen privado' y por cuanto en el procedimiento especial que se adoptará se observa la aplicación de los postulados de los principios generales de la contratación estatal, en particular los de transparencia, publicidad y selección objetiva, en la medida en que el procedimiento planteado por el ICFES, es similar al previsto en los Acuerdos 014 de 2011 y 016 de 2012, pero reduce los términos de cada una de las etapas. En virtud de las consideraciones precedentes, la Junta Directiva del ICFES ACUERDA: PRIMERO. Adoptar el procedimiento de selección por-Licitación previsto en la Legislación Comercial, que se establece en este acuerdo, para efectos de seleccionar las ofertas más favorables a fin de contratar los siguientes servicios:i) "contratar los servicios de organización, administración y ejecución de la logística para aplicación de la prueba ICFES 3° 5° y 9o". ii) "contratar los servidos de distribución y recolección, empaque y desempaque, almacenamiento y custodia y destrucción de material de examen; y distribución, recolección y almacenamiento del material de apoyo (kits, 1 de aplicación para lo prueba ICFES 3° 5° y 9°. SEGUNDO. PROCEDIMIENTO. El procedimiento para realizar los procesos de selección a los que se refiere el presente Acuerdo, se surtirá agotando las siguientes etapas:

No. ETAPA 1. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES DuraciónNo.Días(hábiles) Publicación Estudios Previos y de Mercado Publicación requisición y proyecto de pliego de condiciones. 4 Audiencia preliminar. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones

DESCRIPCIÓN - PROCEDIMIENTO

1. El ICFES publicará en su página yveb o en el medio que considere pertinente durante un terminornákinlo de cuatro (4) dias hábiles el proyecto de pliego de condiciones, junto con la requisición ydocumentos que sirvieron de fundamento para la elaboración do los mismos, termino durante el cuallos inle(esados podrán presentar observaciones o aclaraciones al mismo.Con el fin de asegura lacomprensión del pliego de condiciones definitivo, así como lo participación de la mayor cantidad deproponentes, el ICFES analizará todas las observaciones presentadas, más no adquiere obligaciónalguna de pronunciarse acerca cada una de ellas.La publicación del proyecto de pliego decondiciones no obliga al ICFES al adelantar el proceso de selección ni a la celebración de ningúnacta juridico en particular.

No. ETAPA 2. PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES YOBSERVACIONES DuraciónNo.Días(hábiles)

Publicación aviso de convocatoria pública Publicación acto de apertura 3 Publicación pliego de condiciones definitivo Observacionas al pliego de condiciones definitivo Respuesta observaciones y publicación de adeudas 2

2. DESCRIPCIÓN - PROCEDIMIENTO El ICFES publicara en su página web o en el medio que considere adecuado, durante un Término de tres (3)días hábiles, el pliego de condiciones definitiva acompañado del correspondiente aviso de convocatoria ydel acto administrativo de apertura del proceso; durante dicho termino, los interesados podrán presentarobservaciones o aclaraciones al mismo. El pliego de condiciones debe contener el cronograma detallado delproceso de selección, aplicando los términos establecidos en el présenle procedimiento.Si cano producto delas observaciones o por decisión unilateral del ICFES el pliego debe ser modificado, tal modificación seefectuara mediante adenda que debe ser publicada por lo menos un (1) día hábil antes del cierre de leconvocatoria. Así mismo, las respuestas a las observaciones efectuadas por los proponentes deben serpublicadas por lo menos un (1) día hábil antes del cierre del proceso.

No. ETAPA 3. CIERRE DEL PROCESO DuraciónNo.Días(hábiles) Cierre del Proceso 1

3. DESCRIPCIÓN – PROCEDIMIENTO En la fecha hora y lugar señaladas en el pliego de condiciones se efectuará la diligencia de cierre de laconvocatoria y apertura de sobres_ e le que podrán asistir las personas naturales que presenten propuestas,los representantes legales de las personas jurídicas que presenten propuestas o sus apoderados.Laspropuestas radicadas pasadas la fecha y hora señalada para el cierre de la convocatoria serán devueltas a susremitentes sin ser abiertas; no Se permitirá la participación ce Je diligencia de cierre de la convocatoria depersonas naturales o jurídicas cuyas propuestas hayan sido devueltas por ser radicadasextemporáneamente.La diligencia de cierro y apertura de sobres tendrá corno objeto la verificación delICFES y de los inter osados del número de propuestas presentadas dentro de la oportunidad establecida parael efecto, del valor Copal de cada una de ellas, de le cantidad de folios que constituye cada temo presentadoy el registro de las observaciones que frente a le diligencia celebrada tengan los interesados, sin que ello seaencendido como oportunidad para ampliar, mejorar o modificar propuestas, retirarle o agregarledocumentos, efectuar observaciones al pliego de condiciones o para la recepción de solicitudes distintas e lapropuesta misma.

No. ETAPA 4. EVALUACIÓN E INFORME PRELIMINAR DuraciónNo.Días(hábiles) Etapa de revisión devaluación de propuestas, soícitud de aclaraciones de alertas por partedel ICFES. 3

DESCRIPCION - PROCEDIMIENTO

4. El Comité de Evaluación designado por el ordenador del gasto dispondrá de un término máximo de 3días día hábil inmediatamente siguiente e le fecha de cierre de la convocatoria inclusive, paraefectuar la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes técnicos, jurídicos yfinancieros, ros requisitos de la oferta y los calificables.Durante esta misma etapa y hasta un día hábilantes de la fecha señalada para:a adjudicación, los miembros del Comité Evaluada podrán solicitarlas aclaraciones que consideran pertinentes y procedentes, sin que ello implique lora, modificación osubsanación de la oferta o de los requisitos calificables ofrecidos en la propuesta.Durante el términoseñalado paca la evaluación el Comité debe rendir informe escrito (informe preliminar) al DirectorGeneral con los resultados consolidados de la evaluación, y acompañado de las evaluacionesefectuadas por cada uno de los equipos evaluadores (técnico, financiero y jurídico).

No. ETAPA 5. OBSERVACIONES ALINFORME PRELIMINAR Y REVISIÓN DEPROPUESTAS DuraciónNo.Días(hábiles)

Publicación del informe preliminar de revisión de condiciones do habilitación yevaluación. 2 Revisión de ofertas por parle de ros oferentes, recepción de observaciones del informe y de las ofertas

DESCRIPCIÓN – PROCEDIMIENTO

5. El día hábil inmediatamente siguiente a la finalización del término señalado para le evaluación ydurante un término de dos (2) días hábiles, el ICFES publicará el informe preliminar de evaluaciónen el sitio web dispuesto para las publicaciones del proceso.Durante dicho término los oferentespodrán consultar todas las ciertas y documentos del proceso, presentar sus observaciones frente alinforme y a las propuestas de los demás oferentes.

No. ETAPA 6. OBSERVACIONES AL INFORME PRELIMINAR Y REVISIÓN DEPROPUESTAS DuraciónNo.Días(hábiles) Publicación de las observaciones de Los propuestas realizadas por los oferentes.2 Respuesta a observaciones por parle de los proponentes observados

6. DESCRIPCIÓN – PROCEDIMIENTO Vencido el termino señalado para la Etapa 5, a partir del día hábil inmediatamente siguiente y por terminode dos (2} días hábiles el ICFES publicará las observaciones presentadas Frente al informe preliminar y 23las ofertas.Durante el termino señalado para la presente etapa, los oferentes podrán responder e lasobservaciones hechas frente a sus ofertas.

No. ETAPA 7. RESPUESTA A OBSERVACIONES E INFORME DEFINITIVODuraciónNo.Días(hábiles)

Publicación de respuesta a observaciones al informe preliminar y a las propuestas y delInforme de evaluación definitivo. 1

7. DESCRIPCIÓN – PROCEDIMIENTO Vencido el término para la etapa 6, el día hábil inmediatamente siguiente el ICFES publicara las respuestasa las observaciones presentadas frente al informe preliminar y a las ofertas y él informe de evaluación finalde evaluación rendido por el Comité Evaluador al Ordenador del Gasto, una vez valoradas lasobservaciones hechas frente al informe preliminar y a las propuestas; así mismo, presentará al Ordenadordel Gasto las recomendaciones de orden de elegibilidad, adjudicación y demás pertinentes a electos datornar la decisión más favorable al ICFES en los términos señalados por la Ley.

No. ETAPA 8. ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DuraciónNo.Días(hábiles)

ADJUDICACIÓN

NOTIFICACIÓN 2

ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

8. DESCRIPCIÓN – PROCEDIMIENTO Vencido el término señalado para la Etapa 7, al día hábil inmediatamente siguiente, el ICFES mediante actoadministrativo motivado adjudicará el contrato. Dentro de los 2 días hábiles Inmediatamente siguientes alvencimiento del término señalado para la Etapa 7. El ICFES notificará en los términos del CPAGA Ley1437 de 2011 al adjudicatario: dentro del mismo término, el adjudicatario deberá disponer lo necesaria parael perfeccionamiento del contrato y allegar documentación necesaria pare cumplir los requisitos deejecución

TOTAL DÍAS HÁBILES 20

PARAGRAFO 1o. Sin perjuicio del eficiente y adecuado agotamiento del procedimiento señalado, el ICFE5 se reserva la facultad de ampliar el término de cualquiera de las etapas, en caso de que ello sea necesario por cuenta de las exigencias del desarrollo del proceso. Tal ampliación obrará mediante adeuda que será publicada en el sitio web dispuesto por el ICFES para las publicaciones del proceso, para efectos de conocimiento de los interesados. PARAGRAFO 2o. En los aspectos no reglamentados en el presente procedimiento se aplicará subsidiariamente lo dispuesto en el manual de Contratación del ICFES. PARAGRAFO 3o. El procedimiento de selección aprobado mediante el presente acto administrativo podrá ser aplicado una vez sea celebrado el convenio entre el Ministerio de Educación Nacional y el ICFES y apropiados los correspondientes recursos, antes de lo cual solo podrá agotarse la 'ETAPA 1 – PROYECTO DE PLIEGO DE

CONDICIONES".

PARAGRAFO 4o. En caso de que el convenio entre el Ministerio de Educación Nacional y el ICFES no se celebre o los recursos no sean girados dentro del término necesario para adelantar oportunamente el proceso de selección, el ICFES desistirá de adelantar el procedimiento autorizado mediante el presente acto administrativo y procederá a explorar otras alternativas viables para contratar los servicios requeridos. TERCERO. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y aplica exclusivamente para los procedimientos de selección detallados en el mismo. Dado en Bogotá D.C. a

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

PATRICIA DEL PILAR MARTINEZ BARRIOS

Presidente

CARLOS JAVIER RODRÍGUEZ ORDOÑEZ

Secretario Logo de Avance Jurídico Compilación Jurídica del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - Icfes

ISBN : [978-958-11-1124-4] Última actualización: Control de versionesCréditos y reserva de derechos de autor Icfes - DRA © 2024

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