ICFES - Circular 18 de 2015

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Título: ICFES - Circular 18 de 2015
Autor: ICFES
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Educación
Año: 2015

Gov.co Logo Icfes Logo SLRDC ¿Qué buscas? Menú principal Inicio Transparencia y Acceso a la información Pública Atención y servicios a la ciudadanía Participa Nuestra entidad Evaluaciones Otros links Inicio Transparencia y Acceso a la información Pública Atención y servicios a la ciudadanía Participa Nuestra entidad Evaluaciones Otros links  Inicio Documento  Inicio Documento Circular 18 de 2015 ICFES Ocultar anotaciones  Buscar  Índice  CIRCULAR 18 DE 2015 <Fuente: Archivo interno entidad emisora> MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL PARA: SUBDIRECTORES DE AREA, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE GRUPO DE: SECRETARIA GENERAL ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION DE ESTUDIOS DE MERCADO La Secretaria General en ejercicio de sus facultades legales y en virtud de las funciones establecidas en la Resolucion 231 de 2015, presenta los lineamiéntos para la elaboración de estudios de mercado, actividad que juntocon el Plan Anual de Adquisiciones y la elaboracion de esludios previos comprende la etapa de planeación de la contratación que se adelante en el ICFES. Para ello se tomaron en lo pertinente las recomendaciones que al respecto profirio la Procuraduria General de la Nacion, en sus cartillas "Recomendaciones para la elaboracion de Estudios Previos" y como ejercer control sobre la gestion contractual del Estado".

1. ASPECTOS GENERALES. Con el objeto de establecer de manera real el monto del presupuesto estimado

para la contratacion, debera efectuarse un analisis de los precios ofrecidos por el mercado, para lo cual deberahacer un estudio de la oferta y de la demanda del objeto a contratar, esta debe tener en cuenta los aspectos generales del bien, obra o servicio que sean relevantes en el proceso de contratacion y que muestren el comportamiento del sector. Para ellos se verificaran los siguientes aspectos: ECONOMICO INTERNACIONAL TECNICO REGULATORIO Los productos, agentes,gremios y asociacionesque componen y/oparticipan en el sector Acuerdos comerciales(1) Estado de innovacion ydesarrollo tecnico.Los cambios tecnologicosdan lugar a nuevosproductos y oportunidadesde mercado Normatividad vigenteaplicable al objeto delproceso de contratacion Las cifras totales de ventasdel sector, las perspectivasde crecimiento, inversion yventas del mercado Comportamiento delmercado Condiciones tecnicas ytecnologicas del objeto delproceso contractual Regulacion aplicable almercaso del bien, obra oservicio como a losproveedores, precios,compradores Modificaciones en lasformas de adquisicion ycambios en los ciclos deproduccion Fluctuacion de preciosinternacionales de losbienes o servicios, y dematerias primas e insumos Especificaciones decalidad de los bienes oservicios En el entorno ambiental,se ioncluyen los recursosnaturales que afectan a laactividades del sector encuestion Fluctuaciones en valor dematerias primas y costosde produccion Informacion deimportacion y exportaciondel bien o servicio Amplitud de la oferta debienes tecnicos . Inflacion, devaluacion yvariacion del SMMLV,tasas de cambio y otrosindices economicos

Impacto de tasas decambio Especificaciones decalidad y tiempos deentrega Regulacion tributaria,cambios normativos enesas materias y susimpactos en el sector Variacion en la asignaciondel presupuesto de laentidad . . . 1.1 ANALISIS DE LA DEMANDA. La cantidad de bienes o servicios que se esta dispuesto a adquirir a un precio determinado. Seconsideran las condiciones historicas en las cuales el ICFES ha adquirido el bien o servicio y la forma como lo han llevado a cabo otras entodades estatales o privadas, que hayan adquirido el mismo tipo de bienes, obras o servicios. buscando determinar entre otros aspectos. HISTORICO DE COMPRAS O ADQUISICIONES DE OTRAS ENTIDADES Se podran considerar los procesos contractuales de Entidades, especialmente en aspectos como el suministro de los bienes oo servicios por parte de los proveedores, las condiciones de volumen, cantidad y calidad, especificaciones tecnicas, requisitos habilitantes, forma de entrega, mnodalidad de pago, para el efecto. Para ellos se debera consultar el SECOP. Del mismo modo podran consultarse la manera en que los proveedores del bion o servicio lo han suministrado a empresas del sector privado en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables. Una herramienta util es el internet. Para el analisis de la demanda se tendran en cuenta los siguientes datos minimos con el fin de hacer el analisis de las adquisiciones previas de la Entidad, o los historicos de compras o adquisiciones otras Entidades:

Contratante ICFESContrato No. . Proceso de seleccion . Modalidad de seleccion Convocatoria publica, excepciones o contratacion directa Objeto del contrato Debe describirse ek objeto del contrato y su alcance Valor del contrato Se indicara el valor por el cual se suscribio el contrato Forma de pago Debe indicarse si hubo lugar a anticipo, pago anticipado y su respectivoporcentaje del valor del contrato; asi como los demas pagos indicando elmomento de pago (acta de inicio, mensual, a la firma del acta de recio final.Etc) Plazo del contrato El plazo para la ejecucion del contrato Cantidad de bienes, obra oservicios Seseñalara la cantidad de bienes, obras o servivios contratados Oferentes que participaron en elproceso de seleccion - contratistaSe hara el listado de los oferentes que concurrieron a la convocatoria oinvitacion Condiciones de experenciaminimas exigidas al oferenteSe estipularan los requerimientos de experiencia solicitadas a los interesadosen participar en el proceso de seleccion Aspectos avaluables de la ofertaSe indicaran los factores evaluados, el puntaje maximo por cada uno deellos y la forma de asignarlos Garantias exigidas Se indicara el tipo de garania exigida. Conforme al objeto contractual 1.2 ANALISIS DE LA OFERTA. Aqui se deben identificar los proveedores en el mercado nacional del bien, obra o servicio y a quienes han participado como oferentes y contratistas en proceso de contratacion con entidades estatales. Para la identificacion de los proveedores pueden utilizarce la base de datos del SIREM (Sistema de informacion y Risgo Empresarial) administrado por la Superintendencia de Sociedades, el SECOP. Camaras de Comercio,

agremiaciones o cualquier otros sistema de informacion empresarial o sectorial disponible en el mercado. Este analisis busca obtener la informacion financiera del sector y de alguno de sus miembros en particular para establecer los requisitos habilitantes para lo cual es necesario dejar en constancia de las consultas realizadas y de los precios que lo soportan. La comunicacion previa y directa con los posibles proveedores, mediante la solicitus de cotizaciones de los bines, obras y servicios requeridos por las Entidades de vital importancia, para este efecto se podran visitas a los proveedores a traves de las cuales se podra obtener un mayor conocimiento de los productos y servicios que ofertan. El area que requiere de la contratacion debera remitir en el formato establecido para el efecto la informacion basica del bien o servicio a cotizar de modo que los cotizantes puedan hacer la proyeccion del valor del contrato, indicando entre otros, los gastos que debe asumir el contratista (constitucion de garantia unica, impustos, transporte, estampillas, etc.) y la forma de pago propuesta para la ejecucion del contrato. Para el eanalisis de las condiciones tecnicas y costos, el reponsable de adelantar el estudio debe solicitar contizaciones a proveedores que cuenten con condiciones similares de mercado (capacidad economica, tecnica y de experiencia), con el fin de obtener un precio comparable, de cuyo analisis se establecera las mejores condiciones desde el punto de vista tecnico, economico y logistico para la satisfaccion de la nesecidad de la Entidad. Para establecer el presupuesto ofcial no sera necesario que todos aquellos a quienes se les solicito

cotizacion la presenten. Las solicitudes podran efectuarse via correo electronico, de forma presencial o via telefonica. Para lo anterior las solicitudes de cotizacion que se realicen en el ICFES deben contener como minimo la informacion relacionada en el siguiente formato: FORMATO SOLICITUD DE COTIZACIONADVERTENCIA La cotizacion solicitada servirá de base para la elboracion de un estudiodemercadeo y por tanto no constituye en si misma una oferta yconsecuentemente No obliga a las partes OBJETO Describa el objeto de contratacion y su alcance VALIDEZ DE LA COTIZACIONDefina el plaxo en el cual debera estar vigente la cotizacion ESPECIFICACIONES TECNICASeñale lñas especificaciones tecnicas del bion o servicio a contratar, talescomo:- Caracteristicas tecnicasCantiodadesCalidaesServicios conexosPersonal tecnicoEtapas de ejecucion del contrato CONDICIONES DECONTRATACION PLAZO Informe cual es el plazo de ejecucion del contrato quese suscriba OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Describa las obligaciones derivadas del contrato asuscribir (Garantia tecnica del bien o servicio) FORMA DE PAGO Indique la forma de pago del contrato que se suscriba,precisando expresamente el tiempo de tramite delpago, los requisios previos al mismo y que todos estansujetos a disponiblidad del PAC.Realice la siguienteadvertencia.La modalidad de pago aqui señalada se haestablecido de acuerdo con un esudio previo de lascondiciones del mercado; si usted como cotizanteencuentra pertinente que esta se varie, indiquelo,justificando su solicitud.

GARANTIA UNICA Señale los amparos que debe contener la garantiaunica, su vigencia y cuantia VALOR OFRECIDO Indique el valor del presupuesto oficial para la contratacion Informeexpresamente:"Quien cotiza debera tener en cuenta todos gastos en los que incurra por lasuscripcion, legalizacion, y ejecucion del contrato tales como pago deimpuestos y contribuciones, constitucion garantia unica, transporte,operarios, etc." RANGO DE PRODUCCION DELA EMPRESA Solicite a los cotizantes que señalen:- Tiempo de existecia del proponenteCalidad de MipymeExperiencia general que tieneExperiencia Especifica en la actividad objeto de contratacionregimen tributario PLAZO PARA PRESENTARCOTIZACION Plazo con que cuestan los interesados para presentar la contizacionrespectiva, asi como el lugar dende se deben radicar su cotizacion o loscorreos electronicos y fax habilitados para remitirla FIRMA Firma o Visto bueno del funcionario que solicita la cotizacion De acuerdo con el mercado del bien, obra o servicio, para establecer el valor del presupuesto oficial se podran utilizar varias metodologias de analisis de precios. Se pueden por ejemplo verificar los precios obtenidos en procesos de seleccion anteriores o el porcentaje de descuento real entre las cotizaciones iniciales y los valores ofrecidos en la convocatoria. Una vez obtenidas la cotizaciones, el responsable debera elaborar un analisis comparativo de las mismas, que plasmara en un informe en el que conste la existencia o no del mercado real de contratacion, la aceptacion de las condiciones de pago ofrecidas por la Entidad y el precio promedio del bion o servicio y la metodologia y formula

para fijar el presupuesto oficial de la contratacion.En las carpetas de los contratos deberan reposartanto la solicitud de cotizacion, como las cotizaciones presentadas por los interesados y el respectivo informe comparativo. Para establecer el presupuesto oficial se deben tener en cuenta que los precios cotizados no presentan entre ellos variaciones en porcentajes importantes, del promedio de todos los valores obtenidos. Aquellas cotizaciones que no cumplan con las exigencias efectuadas por la Entidad tampoco sera tenidas en cuenta. Se podran solicitar aclaraciones a los cotizantes para evidenciar las fluctuaciones de los precios indicados Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar no se requiera de la solicitus de cotizaciones sino de la consulta de bases de datos, el responsable debera dejar constancia en la carpeta respectiva, de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos cunsultadas seben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar. Al momento de establecer el presupuesto oficial deben contemplarse los plazos de ejecucion y liquidacion del contrato y la necesidad de contar con aprovacion para el compromiso de vigencias futuras, para lo cual debe seguir el procedimiento definido por el ICFES. En el evento en que del estudio del mercado se evidencie que no existe pluralidad de aferentes para satisfacer la necesidad, se podra verificar si existe una casual de contratacion directa de acuerdo con la normatividad vigente.

MARIA SOFIA ARAGO ARANGO

Secretario General Logo de Avance Jurídico Compilación Jurídica del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación - Icfes

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