ICFES - Circular 2 de 2015

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1. Condiciones Generales.a) Los gastos de viaje y transporte se reconocerán y pagarán a los contratistas en cuyo contrato se haya estipulado que el ICFES asumirá los costos necesarios y requeridos en caso de desplazamiento al interior o exterior del pais en cumplimiento de su objeto contractual. b) Cuando el contratista deba desplazarse para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos

internacionales o de entidades privadas, y el respectivo gobierno, organismo o entidad sufrague tales gastos, el ICFES no efectuará reconocimiento alguno a favor del contratista, por concepto de gastos de viaje y transporte. c) El pago de gastos de viaje y transporte para los contratistas será ordenado de acuerdo con el formato reconocimiento de gastos de viaje y pasajes código: G1.2,F02. No podrá autorizarse el pago de gastos de viaje y transporte sin que medie la solicitud por el sistema SEVEN ERP. d) Las solicitudes de viaje se deben generar minimo con cinco (5) días hábiles de antelación al inicio del mismo. Si por necesidades del servicio se hace necesario modificar las condiciones de solicitud del viaje, la nueva solicitud con modificación deberá ser tramitada a más tardar con tres (3) dias hábiles de anticipación al inicio del mismo, Si por necesidades del servicio y durante el desarrollo del viaje se hace necesario ampliado, la solicitud deberá ser tramitada a más tardar con dos (2) días hábiles de antelación al vencimiento del plazo inicialmente fijado.

2. Términos de Liquidación de los Gastos de Viaje

I. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar al cual se desplaza el contratista, se reconocerá el cincuenta (50%) del valor fijado.

H. Para determinar el valor del reconocimiento de gastos de viaje y transporte se tendrá en cuenta el valor mensual estipulado en el contrato, de acuerdo con la siguiente escala Escala de valores para reconocimiento de gastos de viaje y transporte:

VIAJES EN EL INTERIOR DEL PAÍS

PAGO MENSUAL DEL CONTRATO INTERIOR DEL PAIS MUNICIPIOS ALEDAÑOS A

BOGOTA

Desde Hasta VALOR DIARIO MÁXIMO A RECONOCER EN PESOS 0 $ 5.908.619 --$ 200.262 $ 100.130 $ 5.908.620 $ 8.292.799 $ 243.562 $ 121.781 $ 8.292.800 > $8.292.801 $ 324.748 $ 162.374 Se contemplaran como municipios aledaños a Bogotá los siguientes Municipios Aledaños a Bogotá Nombre Provincias Chocontá Macheta Manta Sesquilé Suesca Almeidas Almeidas Almeidas Almeidas AlmeidasTibirita Villapinzón La Vega Gachalá Gacheta Gama Guasca Guatavita Junin La Calera Ubalá Cáqueza Chipaque Choachi Fómeque Fosca Guayabetal Gutiérrez Quetame Ubaque Cajicá Cogua Chia Gachancipá Nemocón Sopó Tabio Tenjo Tocancipá Zipaquirá Bojacá Cota El Rosal Facatativá Funza Madrid Mosquera Subachoque Zipacón Sibaté Soacha Almeidas Almeidas Gualiva Guavio Guavio Guavio Guavio Guavio Guavio Guavio Guavio Oriente Oriente Oriente Oriente

Oriente Oriente Oriente Oriente Oriente Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Centro Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Sabana Occidente Soacha Soacha

VIAJES AL EXTERIOR DE PAIS

VALOR DEL CONTRATO CENTRO AMÉRICA, EL

CARIBE Y

SURAMÉRICA,

EXCEPTO CHILE Y

BRASIL, PUERTO RICO USACANADAMEXICOCHILEBRASILAFRICA

EUROPA,

ASIA,

OCEANIAY

PUERTO

RICO

Desde Hasta VALOR MÁXIMO DIARIO A

RECONOCER EN DOLARES ESTADOUNIDENSES 0 $ 5.908.619 180 265 218 $ 5.908.620 $ 8.292.799 191 276 350 $ 8.292-800 > $8.292.801 213 287 371

III. El ICFES reconocerá los gastos de viaje y de desplazamiento en los que incurran los asesores internacionales que actualmente realizan apoyo a las actividades misionales del Instituto y que deban viajar a Colombia en

desarrollo del contrato, de la siguiente manera:

CONCEPTO VALOR DIARIO A RECONOCER EN PESOS Alojamiento $ 362 810

Alimentación $ 103 660 Transporte $ 103.660

IV. Al momento del pago se aplicará retención en la fuente de acuerdo con la norrnatividad vigente.

V. Cuando el contratista sea persona jurídica se asumirá lo siguiente: Cuando la persona tenga nivel profesional dentro de la firma, se tomaran los valores de gastos de viaje y transporte de acuerdo con el primer nivel de pago correspondiente al rango de O a $5.908.619, y si la persona tiene cargo de presidente, vicepresidente o gerente de la firma contratista se aplicará el segundo nivel de pago correspondiente al rango de $ 5.908.620 a $8.292.799, esto aplicará para los desplazamientos en el interior o exterior del pais. La consignación del valor de gastos de viaje y transporte se realizará a la misma cuenta bancaria del contratista a la que se realizan los pagos de sus honorarios.

VI. Para los desplazamientos al exterior, a los contratistas se les podrá suministrar pasaje aéreos. marítimos o terrestres solo en clase económica, excepto en los caso en que por temporada o disponibilidad de cupos sólo exista en otras escalas tarifarias.

VII. Cuando los desplazamientos entre las ciudades deban realizarse por vía terrestre, fluvial o marítima, el ICFES, reconocerá el valor que corresponda a estos servicios, así como el pago de los impuestos o tasas, de acuerdo con las tarifas de servicio público de transporte intermunicipal vigentes.

El contratista debe asumir los costos adicionales por cambio de los medios de transporte o de las rutas determinadas por el ICFES. salvo aquellos casos extraordinarios e imprevistos debidamente justificados.

3. Términos de Cancelación y/o Legalización a) En caso de cancelación del desplazamiento. ésta debe estar debidamente justificada mediante comunicación o

correo electrónico por el jefe del área solicitante ante el funcionario competente antes de iniciarse el desplazamiento o si se presenta el caso en que no se utilizan la totalidad de días pagados el contratista está en la obligación de informar y reintegrar el valor de los gastos de viaje y transporte recibidos o la parte proporcional según sea el caso, en caso contrario, el contratista quedará sujeto a las responsabilidades civiles y fiscales a que haya lugar.b) Para la legalización, el contratista deberá entregar dentro de los cinco (5) días posteriores a la finalización del viaje, evidencia del cumplimiento del objeto del viaje o certificado de asistencia, además deberá entregar los pasabordos (si aplica) de los tiquetes aéreos en la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales. c) En caso de viajes al exterior, el contratista deberá presentar adicionalmente a los documentos anteriormente nombrados, un informe de actividades del viaje realizado. Para el trámite de un nuevo desplazamiento y reconocimiento de gastos, será requisito indispensable haber legalizado el anterior desplazamiento. Dada en Bogotá, D.C., a los

XIMENA DUENAS HERRERA

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