ICFES - Circular 3 de 2018

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Asunto: Fechas de recepción cuentas de cobro De manera atenta y con el ánimo de prestar un mejor servicio a partir del mes de febrero, la radicación de las facturas de los contratistas de prestación de servicios de apoyo a la gestión, tendrá el siguiente orden para su recepción: - Primer día: Se recibirán las facturas de Dirección de Tecnología y sus subdireccionesSegundo día: Se recibirán las facturas de la Dirección de Producción y Operaciones y sus subdirecciones - Tercer día: Se recibirán las facturas de la Dirección de evaluación y sus subdirecciones y la oficina de proyectos

de investigación - Cuarto día: Se recibirán las facturas de la Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Oficina de Planeación, Oficina de Comunicaciones y Mercadeo, Subdirecciones de Abastecimiento y Servicios Generales, Financiera y Contable, Talento Humano, Atención al Ciudadano y Secretaría General. De manera excepcional, atendiendo a la prioridad que se debe dar a la gestión contractual, el mes de enero que estaba programado para ser recibido durante las fechas del 23 al 26 de enero de 2018, se limitará a los días 25 y 26 de enero. En esta oportunidad la documentación correspondiente a este trámite, podrá ser entregada a la funcionaría Yurani Vanegas y adicionalmente será habilitado un punto de recepción en la ventanilla de Atención al Ciudadano, así: - Primer día: Se recibirán las facturas de Dirección de Tecnología y sus subdirecciones, Dirección de evaluación y sus subdirecciones y la oficina de proyectos de investigación - Segundo día: Se recibirán las facturas de la Dirección de Producción y Operaciones y sus subdirecciones, la Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno, Oficina de Planeación, Oficina de Comunicaciones y Mercadeo, Subdirecciones de Abastecimiento y Servicios Generales, Financiera y Contable, Talento Humano, Atención al Ciudadano y Secretaría General Es importante recordar que la documentación que debe estar anexa en cada cuenta de cobro es la siguiente: - Certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción Formato G3.2.F03. Este documento debe contener

información del mes actual y deberá estar firmado por el supervisor del contrato, sin tachaduras o enmendaduras. - Informe de ejecución contractual debidamente suscrito por el contratista y su supervisor, el cual debe estar anexo en la copia para el expediente contractual. - Factura o documento equivalente con número de cuenta bancaria, con información correspondiente al mes que se está cobrando. - Certificado de aportes seguridad social persona natural (planilla) con los aportes del mes actual. - Carta de solicitud disminuciones en la base de la retención en la fuente, diligenciada correctamente, con la fecha y el mes correspondiente, únicamente relacionando el beneficio que aplica para cada caso y certificando que la planilla de aportes a seguridad social y ARL, fue descargada directamente de la página web para todos los casos. - Documentación completa que soporte lo declarado en la carta tributaria. El contratista que no anexe la documentación completa o que no la diligencie correctamente, le será devuelta. Tanto la cuenta de cobro como los anexos deberán presentarse en original y copia, de manera que la copia sea archivada en el expediente contractual. Atentamente,

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO

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