ICFES - Resolución 135 de 2016

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Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna. Que la Dirección General del Instituto Colombiano para la Evaluación, advierte la necesidad de adoptar una reglamentación acorde con las normas procesales del Estatuto Tributario Nacional, las modificaciones establecidas en la Ley 1066 de 2006, “por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”; la Ley 1437 de 2011, “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, la Ley 1564 de 2012, “por medio dela cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones” y el Decreto-ley 019 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Que el artículo 9o numeral 9 del Decreto 5014 de 2009, establece dentro de las funciones de la Dirección General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, la de “celebrar los contratos, ordenar los gastos y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Empresa, con arreglo a las disposiciones legales y estatutarias”. Que el artículo 25 del Acuerdo 0001 de 2010, por medio del cual se expiden los Estatutos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), establece que la entidad tiene jurisdicción coactiva para hacer exigibles los créditos a su favor de acuerdo con las normas establecidas para las entidades públicas que de

manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado colombiano, en los términos del artículo 5o de la Ley 1066 de 2006 y las normas que lo complementen o modifiquen. Que el régimen para la normalización de cartera pública del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), es el contemplado en la Ley 1066 de 2006 y su Decreto Reglamentario número 4473 de 2006 y demás normas que reglamente, complemente o modifique. Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 18 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, se publicó en la página web de la entidad el texto de proyecto de esta resolución, durante cinco (5) días calendario, recibiéndose sugerencias y opiniones que fueron analizadas por la entidad incorporando las que se encontraron procedentes, al texto de esta resolución. En mérito de lo expuesto, la Dirección General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. Adoptar la Reglamentación interna del Recaudo de Cartera del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, a través del proceso Administrativo de Cobro Coactivo de la Entidad en los términos del procedimiento descrito en el Estatuto Tributario, como lo ordena el artículo 5o de la Ley 1066 de 2006 y artículos 1o y 6o del Decreto número 4473 del 15 de diciembre de 2006, y demás normas concordantes.

TÍTULO I.

DISPOSICIONES GENERALES.

CAPÍTULO I.

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN, PRINCIPIOS ORIENTADORES, CAPACIDAD Y

REPRESENTACIÓN, Y COMPETENCIA FUNCIONAL.

ARTÍCULO 2o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El objeto del presente reglamento, es establecer las reglas, procedimientos, condiciones, competencia funcional, etapas del cobro, criterios de clasificación de cartera y demás funciones, así como las actividades necesarias para el desarrollo del proceso de cobro persuasivo y coactivo, que rigen las funciones del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes).ARTÍCULO 3o. NORMATIVIDAD APLICABLE. El Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), para llevar a cabo los procesos de Cobro persuasivo y coactivo, tendrá en cuenta la normatividad señalada en la Ley 1066 de 2006 y su Decreto Reglamentario 4473 de 2006. Igualmente la contemplada en el Estatuto Tributario Nacional, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las reglas del Código General del Proceso, así como sus modificaciones y derogatorias. ARTÍCULO 4o. PRINCIPIOS ORIENTADORES. La gestión de recaudo de cartera a través del procedimiento administrativo de cobro coactivo en el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), se orientará por los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción y se fundamentará en las garantías constitucionales de legalidad, debido proceso y derecho a la defensa.

ARTÍCULO 5o. COMPETENCIA FUNCIONAL. El funcionario competente en el Instituto Colombiano para la Evaluación (Icfes), para adelantar el cobro coactivo será el Jefe la Oficina Jurídica de la Entidad, por delegación expresa de la Dirección General, conforme al artículo 9o del Decreto número 5014 de 2014. ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL EJECUTOR DEL COBRO. En desarrollo de la competencia otorgada al Funcionario Ejecutor, el mismo se encuentra facultado para:

1. Adelantar la dirección del proceso de Cobro Coactivo Administrativo, para lo cual gozarán de las facultades coercitivas que les otorga la ley.

2. Suscribir los requerimientos persuasivos a los deudores de la Entidad, antes de iniciar el proceso coactivo conforme se establece en esta resolución, utilizando el medio más idóneo y eficaz, propendiendo por el pago de los créditos en esta etapa, cuando falte el Secretario de Cobro Coactivo.

3. Avocar conocimiento para librar mandamiento de pago.

4. Decretar las medidas cautelares necesarias para garantizar el recaudo de las obligaciones a favor de la Entidad, aun antes de librarse el mandamiento de pago, y hacerlas efectivas.

5. Suscribir los acuerdos o facilidades de pago, en un plazo y con las garantías idóneas y necesarias, que garanticen el recaudo de las obligaciones entregadas para su cobro, observando los requisitos fijados mediante la presente resolución.

6. Decretar la investigación de bienes de los deudores, a nivel territorial, nacional e internacional, desde el

momento mismo en que se avoca conocimiento del proceso, para que se dicten sobre ellos las medidas cautelares pertinentes.

7. Conformar un equipo de trabajo, en instalaciones idóneas, para desarrollar la Gestión de Cobro Coactivo Administrativo en la Entidad.

8. Adelantar el estudio del título ejecutivo con el fin de determinar si este cumple con los requisitos para ser objeto de cobro mediante proceso administrativo de cobro coactivo.

9. Decretar la prescripción, de oficio o a petición de parte, de las obligaciones de conformidad con lo establecido en el inciso 2o del artículo 817 Estatuto Nacional Tributario.

10. Hacer seguimiento a la vigencia y potencial prescripción de los títulos ejecutivos, con el fin de evitar su configuración.

11. Las demás que en virtud de la calidad de funcionario ejecutor le sean asignadas.

12. Las funciones asignadas al funcionario ejecutor en el presente artículo, podrán ser desarrolladas con personal de apoyo con conocimientos del proceso de la jurisdicción coactiva, cuando a ello hubiere lugar.Los funcionarios investidos de la facultad de adelantar el cobro coactivo administrativo actuarán dentro de la gestión de cobro coactivo como funcionarios ejecutores y las funciones que se asignen en la presente resolución son indelegables.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE COBRO. El Secretario del Cobro Coactivo cumplirá las siguientes funciones: PARÁGRAFO. Las funciones del presente artículo, serán realizadas por el Ejecutor de Cobro a falta del Secretario de Cobro Coactivo.

TÍTULO II.

DE LA CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA, DEL TÍTULO EJECUTIVO, Y DE LAS NOTIFICACIONES.

CAPÍTULO I.

DE LA CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA.

ARTÍCULO 8o. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA. Se establece que la Entidad debe tener una clasificación de la cartera teniendo presente criterios de antigüedad, cuantía, naturaleza y jurídica del deudor.

1. Según la antigüedad: La cartera según su antigüedad desde la fecha de exigibilidad del título ejecutivo, se clasificará en: 1.1. De 0 a 90 días. 1.2. De 91 a 180 días. 1.3. De más de 180 días.

2. Según la cuantía de la obligación: 2.1. Mínima cuantía. Aquellas obligaciones que no sobrepasen el monto de los 40 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 2.2. Menor cuantía. Aquellas obligaciones establecidas en un monto de 41 a 150 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 2.3. Mayor cuantía. Aquellas obligaciones establecidas en un monto superior a 150 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

1. Efectuar los requerimientos persuasivos a los deudores de la Entidad, antes de iniciar el proceso coactivo conforme se establece en esta resolución. A la falta de este serán suscritos por el Funcionario Ejecutor.

2. Suscribir los autos de impulso procesal, en desarrollo del procedimiento de cobro coactivo.

3. Controlar el cumplimiento de los términos del proceso de cobro, en sus diferentes etapas.

4. Suscribir las comunicaciones tendientes a la notificación del deudor dentro del proceso.

5. Suscribir los oficios dirigidos a las diferentes oficinas de registro de bienes, con el objeto de hacer efectivos

los embargos y demás medidas preventivas decretadas en el proceso de cobro.

6. Custodiar los títulos ejecutivos y los correspondientes expedientes de cobro, en archivo destinado para tal fin, debidamente organizado y sistematizado, de conformidad con el sistema de codificación, atendiendo loslineamientos archivísticos propios del proceso administrativo de cobro coactivo establecido al interior de la entidad.

7. Realizar el reparto de cartera a los funcionarios de apoyo al cobro coactivo.

8. Vigilar y dar la información sobre el estado y actuaciones en los procesos a los ejecutados y a sus apoderados.

9. Informar de las novedades al Funcionario Ejecutor, respecto de los informes mensuales de gestión que deben presentar las regionales.

10. Ser el interlocutor inmediato entre los operadores de la jurisdicción y el Funcionario Ejecutor, con el fin de que fluya la información y sea dinámico el desarrollo de cada uno de los procesos.

11. Las demás que le sean asignadas por el Funcionario Ejecutor del cobro.

3. Según la naturaleza jurídica del deudor. Las deudas de acuerdo con este criterio tendrán las siguientes categorías: 3.1. Cartera de personas naturales. 3.2. Cartera de personas jurídicas de derecho privado o asimiladas. 3.3. Cartera de personas jurídicas de derecho público.

CAPÍTULO II.

DEL TÍTULO EJECUTIVO.

ARTÍCULO 9o. TITULO EJECUTIVO. Por título ejecutivo se entiende el documento en el que consta una

obligación consistente en una suma de dinero a favor de la entidad, clara, expresa y actualmente exigible. De conformidad con el artículo 828 del Estatuto Tributario, se harán efectivos por cobro coactivo administrativo los siguientes títulos:

1. Sentencias y demás decisiones jurisdiccionales ejecutoriadas que impongan a favor del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), el pago de una suma líquida de dinero, en los casos previstos en la ley.

2. Créditos originados como consecuencia de las acciones de repetición adelantadas por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes).

3. Cuotas partes pensionales a favor de la entidad que consten en las respectivas resoluciones de pensión de jubilación y a cargo de las entidades concurrentes, de conformidad con lo establecido en la Ley 33 de 1985, la Ley 1066 de 2006 y sus decretos reglamentarios.

4. Titulas ejecutivos girados a favor de la Entidad, de donde emane una obligación clara, expresa y actualmente exigible, que se originen de una garantía propia del proceso de cobro administrativo coactivo.

5. Liquidaciones definitivas de los convenios y contratos que constituyan título ejecutivo.

6. Demás obligaciones en dinero que sean objeto de cobro coactivo administrativo y que consten en títulos ejecutivos, claros, expresos y exigibles a favor del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación

(Icfes). ARTÍCULO 10. TÍTULOS EJECUTIVOS SIMPLES Y COMPLEJOS. Los títulos ejecutivos de acuerdo al

número de documentos que los integran se clasifican en simples y complejos.Título ejecutivo simple: Es aquel en el que la obligación está contenida en un solo documento, ejemplo: pagaré.

Título ejecutivo complejo: Es el que está conformado por varios documentos que constituyen una unidad jurídica, ejemplos: a) Cuando el título lo conforman el acto administrativo inicial que impone una obligación dineraria, junto con los actos administrativos que resuelven los recursos. b) Respecto de una obligación para cuyo cumplimiento se habla otorgado una garantía, el título lo conforman el acto administrativo que declara su incumplimiento y el documento que contiene la garantía. c) Cuando se trate de una sentencia, a ella se unirá el acto administrativo al que se refiera, lo mismo que los actos administrativos que resolvieron los recursos, si los hubiere.

Cuando se trate de sentencias inhibitorias, por no pronunciarse sobre el fondo del asunto, estas no constituyen título ejecutivo; su incorporación al proceso de cobro solo servirá para acreditar la falta de ejecutoria del acto administrativo que sirve de título ejecutivo, durante el tiempo que dure el proceso contencioso administrativo; también servirá para acreditar la afectación del término de prescripción. ARTÍCULO 11. CARACTERÍSTICAS DE LOS TÍTULOS EJECUTIVOS. Los títulos ejecutivos cobrables por jurisdicción coactiva, deben contener las siguientes características:

1. Deben ser documentales.

2. Deben contener una obligación consistente en pagar una suma líquida de dinero.

3. De tratarse de actos administrativos, estos deben encontrarse ejecutoriados para ser exigibles.

4. Deben contener obligaciones claras, expresas y actualmente exigibles.

ARTÍCULO 12. REQUISITOS MÍNIMOS DEL TÍTULO EJECUTIVO. La obligación contenida en el título ejecutivo debe reunir los siguientes requisitos:

1. Que sea clara. Significa que no debe dar lugar a equívocos, es decir, que se encuentre plenamente identificado el deudor, la naturaleza de la obligación, los factores que la determinan.

2. Que sea expresa. Es decir, que en el documento se encuentre plasmada la obligación sin que sea necesario realizar un análisis lógico para inferirla.

3. Que sea actualmente exigible. Que no medie plazo o condición para el pago de la misma, y si se trata de actos administrativos, que se hayan resuelto los recursos interpuestos o que los mismos no se hayan interpuesto en tiempo.

ARTÍCULO 13. EJECUTORIA DE LOS ACTOS. Siendo el título ejecutivo un acto administrativo, este deberá encontrarse ejecutoriado, lo cual, se presenta conforme lo establece el artículo 829 del Estatuto

Tributario:

1. Cuando contra ellos no proceda recurso alguno.

2. Cuando vencido el término para interponer los recursos no se hayan interpuesto o no se presenten en debida forma.

3. Cuando se renuncia expresamente a los recursos o se desista de ellos.

4. Cuando los recursos interpuestos o las acciones de restablecimiento del derecho, se hayan decidido en forma definitiva.PARÁGRAFO 1o. Los actos administrativos que sirven de fundamento al cobro coactivo deberán ser remitidos al Funcionario Ejecutor, con la respectiva constancia de ejecutoria y demás documentos de conformidad con los

lineamientos que fije esta resolución. PARÁGRAFO 2o. No se entiende ejecutoriado un acto administrativo si la notificación no se efectuó con el lleno de las formalidades legales.

CAPÍTULO III.

DE LAS NOTIFICACIONES.

ARTÍCULO 14. NOTIFICACIONES. Con el fin que se surta la notificación personal de las actuaciones judicial es dentro del proceso de cobro coactivo, el Funcionario Ejecutor, deberá citar mediante correo certificado y/o correo electrónico, al ejecutado para que comparezca a notificarse personalmente de la actuación procesal. Dicha citación deberá remitirse a la última dirección que se encuentre reportada por parte del deudor o a la cual se hayan enviado los requerimientos en hechos por la Entidad en la etapa de cobro persuasivo. En todo, el trámite de las notificaciones de las actuaciones procesales debe ceñirse lo reglamentado en el artículo 826 del Estatuto Tributario Nacional. Respecto a la notificación efectuada a las entidades, la norma anteriormente citada señala, que podrá hacerse uso de los diferentes servicios de correo, es decir, a través de la red oficial de correos o cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente. ARTÍCULO 15. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Esta notificación debe surtirse al deudor, previa citación, quien cuenta con diez (10) días hábiles para su presentación. Así mismo, en los términos del artículo 5o de la Ley 962 de 2005, cualquier persona natural o jurídica que

requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en un tercero el acto de notificación mediante poder o autorización el cual no requiere presentación personal, ni el delegado deberá ostentar la calidad de abogado. ARTÍCULO 16. NOTIFICACIÓN POR CORREO. Una vez vencidos los diez (10) días hábiles de que trata el numeral anterior, sin que se haya efectuado la notificación personal al deudor, se procederá a efectuar la notificación por correo, enviando una copia de la actuación administrativa a notificarse. En todo caso se seguirán las normas estipuladas en los artículos 565, 567 y 568 del Estatuto Nacional Tributario. ARTÍCULO 17. NOTIFICACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO. En cualquier etapa del proceso, el deudor podrá manifestar su voluntad de recibir notificaciones a través de su correo electrónico, efecto para el cual deberá mediar una autorización escrita que exprese su decisión de recibir notificaciones por este medio y registrar su dirección de correo en la base de datos dispuesta por la Entidad. De lo anterior se dejará constancia en el expediente. ARTÍCULO 18. NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Este tipo de notificación se surte mediante edicto fijado en lugar público del respectivo despacho del funcionario ejecutor, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia. ARTÍCULO 19. NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE. La notificación por conducta concluyente se entiende surtida cuando, a pesar de que no se hubiere surtido la notificación por las vías señaladas

anteriormente, el deudor por sí mismo o por interpuesta persona que lo representa en debida forma, manifiesta por escrito conocer el contenido de la actuación correspondiente. En este caso, el deudor tomará el proceso en el estado en que se encuentre, sin la posibilidad de revivir términos ya extinguidos en el mismo. Si el deudor interpone excepciones en contra del mandamiento de pago, se considerará notificado de la actuación y se procederá con los trámites subsiguientes.TÍTULO III.

ETAPAS DEL PROCESO.

ARTÍCULO 20. ETAPAS DEL PROCESO. El cobro coactivo administrativo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2o, del Decreto 4473 de 2006, se divide en dos etapas: La de Cobro Persuasivo y la Etapa de Cobro Coactivo.

CAPÍTULO I.

ETAPA DE COBRO PERSUASIVO.

ARTÍCULO 21. ETAPA DE COBRO PERSUASIVO. A través del cobro persuasivo se pretende la recuperación total e inmediata de la cartera, desplegando una política de acercamiento efectiva con el deudor, en aras de evitar el proceso de cobro coactivo. ARTÍCULO 22. ASPECTOS PRELIMINARES DE LA ETAPA PERSUASIVA. El Funcionario Ejecutor del cobro coactivo de la Entidad deberá atender los siguientes aspectos preliminares en la etapa persuasiva del proceso:

1. Estudiar el tipo de acreencia, con el fin de determinar si cuenta con el tiempo suficiente para realizar el cobro

persuasivo o con el que cuenta para interrumpir la prescripción de la acción de cobro, lo que conlleva a que por la premura del tiempo deberá omitir el cobro persuasivo e iniciar el cobro coactivo con la emisión y notificación del mandamiento de pago.

2. Determinar si el deudor es una persona natural o jurídica y si es posible determinar, la actividad que desarrolla el deudor. (Comerciante, industrial, asalariado, etc.).

3. En caso de que dicha información no haya sido aportada, se procederá a verificar internamente con los registros que obren en la Entidad. Si se trata de personas jurídicas además, se consultará a la respectiva Cámara de Comercio.

4. Si el deudor efectúa el pago demostrado este, se dará por terminada la etapa de cobro persuasivo, mediante acto administrativo en que se hará constar el pago de la obligación y se ordenará el archivo de las diligencias.

5. En esta etapa se realizará la primera investigación de bienes, la cual no requerirá acto administrativo que la ordene.

PARÁGRAFO. La etapa de cobro persuasivo no es un requisito de obligatorio cumplimiento para el inicio del procedimiento de cobro coactivo, en los casos en que: i) Falte un (1) año para que se configure la prescripción de la acción de cobro, ii) La entidad deudora se encuentre en disolución y/o liquidación, iii) Cuando el deudor manifieste de manera expresa su renuencia al pago, iv) Cuando se presente reincidencia en el incumplimiento del pago de sus obligaciones.

ARTÍCULO 23. PROCEDIMIENTO. Para efectos de una correcta gestión de cobro persuasivo, se deberán cumplir las siguientes etapas:

1. Vencidos los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha límite con la cual se contaba para el pago de la obligación, se evaluará por el Funcionario Ejecutor o quien haga sus veces los aspectos preliminares enunciados en el artículo anterior, con el fin de determinar si se agota o no la etapa persuasiva en el proceso.

2. De agotarse la etapa persuasiva, el Secretario Ejecutor del cobro o quien haga sus veces, deberá dentro del término señalado en el numeral primero del presente artículo, contactar al deudor a través de correo electrónico o comunicación escrita, con el fin de invitarlo a realizar el pago de la obligación dentro de un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes al recibo del correo electrónico o de la comunicación respectiva.3. En caso de no efectuarse el pago de la deuda, dentro del plazo señalado en el numeral anterior, el Funcionario Ejecutor o quien haga sus veces, deberá remitir un requerimiento escrito al deudor con el fin que efectúe el pago total de la obligación, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes. Dicho requerimiento escrito deberá contener los siguientes puntos: - El objeto del requerimiento. - Las facultades del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), para ejercer las acciones de cobro. - Las consecuencias por el no pago de la obligación que se cobra. - El origen de la obligación, estableciendo el titulo ejecutivo de donde proviene la obligación.

• El monto total de lo adeudado discriminando la suma correspondiente al capital e intereses de la obligación y demás gastos generados indicando su corte. - Los datos de contacto del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes).

4. Una vez vencidos los treinta (30) días hábiles siguientes de que trata el numeral 3 del presente artículo sin que el deudor haya realizado el pago total de la obligación, se enviará un segundo requerimiento en el cual además de los puntos anotados en el primer requerimiento, deberá contener lo siguiente: - Las opciones de las que dispone el deudor para cumplir con su obligación, ya sea el pago total de la obligación o la suscripción de facilidad de pago.

La advertencia que en caso de incumplimiento se continuarán con las acciones de cobro, según corresponda. - Si el deudor no responde a la comunicación o no celebra acuerdo de pago, se proferirá acto administrativo que disponga iniciar la etapa de cobro coactivo y allegar las diligencias adelantadas al expediente respectivo.

CAPÍTULO II.

ETAPA DE COBRO COACTIVO.

ARTÍCULO 24. ETAPA DE COBRO COACTIVO. Cumplida la etapa de cobro persuasivo, sin que el deudor haya realizado el pago de la obligación el Funcionario Ejecutor, deberá dar inicio a la etapa de cobro coactivo, librando el mandamiento de pago y/o decretando las medidas preventivas, dentro de los términos estipulados en la presente resolución. Para el cobro coactivo de las deudas a favor del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes),

deberá seguirse el procedimiento administrativo coactivo que se establece en los artículos 823 y siguientes del Estatuto Tributario Nacional y demás normas a que este estatuto remite, de conformidad con lo indicado en el artículo 5o de la Ley 1066 de 2006 y del Decreto 4473 de 2006. El proceso de cobro administrativo coactivo es de naturaleza netamente administrativa y no judicial; por lo tanto, las decisiones que se tomen dentro del mismo tienen el carácter de actos administrativos, de trámite o definitivos. Los funcionarios encargados de adelantar el proceso son funcionarios administrativos, sujetos a la acción disciplinaria por omisión o retardo en el cumplimiento de sus funciones. Corresponde al Funcionario Ejecutor, de oficio, la iniciación e impulso del proceso, con base en los documentos que reciba y que constituyan título ejecutivo, ya que en este tipo de procesos no se requiere que exista demanda. ARTÍCULO 25. CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE. Para adelantar el proceso coactivo, la Entidad tendrá presente la conformación de un cuaderno principal y un cuaderno de medidas cautelares que constituirán el expediente del proceso de cobro coactivo.El cuaderno principal se formará con la providencia o acto administrativo que cumple con los requisitos legales (claros, expresos, exigibles –debidamente ejecutoriados–) seguido del auto que avoca conocimiento, la resolución de mandamiento de pago, las diligencias para su notificación, los actos administrativos que resuelven los recursos de reposición contra el mandamiento de pago, y demás actos administrativos definitivos, como la

resolución que resuelve las excepciones, los acuerdos de pago, los recibos o listados de constitución de depósitos judiciales por concepto de abonos voluntarios o pago total de la obligación, los que resuelven favorablemente las nulidades, la resolución de seguir adelante la ejecución, las liquidaciones del crédito y de las costas, los autos de archivo y terminación del proceso. El cuaderno de medidas cautelares se conformará por los actos administrativos que las decreten, los oficios mediante los cuales se realicen las investigaciones de bienes, sus respuestas, los recibos o listados de constitución de depósitos judiciales por embargos, diligencia de secuestro, los actos administrativos que ordenen pruebas, los que resuelvan objeciones, el acta de entrega del bien por parte del secuestre, autos que otorgan remanentes o dejan a disposición de autoridad administrativa o judicial los bienes embargados y secuestrados y todas aquellas que se surtan que tengan relación con las medidas cautelares. ARTÍCULO 26. ETAPAS DEL PROCESO. Con el fin de garantizar la correcta ejecución en el proceso coactivo, se deben seguir las siguientes etapas: - Expedición del mandamiento de pago. - Notificación del mandamiento de pago. - Excepciones y trámite contra el mandamiento de pago. - Medidas cautelares. - Orden de ejecución. - Liquidación del crédito y costas. - Terminación del proceso. ARTÍCULO 27. MANDAMIENTO DE PAGO. Es el acto administrativo que marca el inicio del trámite del cobro coactivo. Debe expedirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a vencidos la etapa persuasiva. Es

en la etapa de cobro coactivo donde mediante acto administrativo motivado se debe ordenar el pago de las obligaciones contenidas en el título ejecutivo cuyo cobro se pretende, teniendo en cuenta el cálculo de los intereses que se hayan generado desde la fecha en que se hizo exigible la obligación hasta la fecha en que se haga efectivo el pago. En un solo mandamiento de pago se pueden incorporar varias obligaciones a cargo del deudor, las cuales deben ser individualizadas y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Que se trate de Obligaciones a favor o cuyo cobro corresponda al Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes).

2. Que todas sean susceptibles de cobro coactivo.

El mandamiento de pago deberá notificarse en la forma prevista en el artículo 826 del Estatuto Tributario y demás disposiciones legales que las modifiquen o adicionen. ARTÍCULO 28. MEDIDAS CAUTELARES. El Funcionario Ejecutor del cobro coactivo, previa o simultáneamente con el mandamiento de pago podrá decretar medidas cautelares de embargo y secuestro, sobre los bienes del deudor, reguladas en las disposiciones legales vigentes o en las que las adicionen o modifiquen.ARTÍCULO 29. DEUDOR VINCULANTE. La vinculación del deudor solidario se hará mediante la notificación del mandamiento de pago, el cual deberá librarse determinando individualmente el monto de la obligación del respectivo