ICFES - Resolución 316 de 2022

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Que el numeral 1 del artículo 9o ibídem establece que las entidades deberán prever mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Que el numeral 1.7 del artículo 14 de la Resolución número 002646 de 2008, del Ministerio de Protección Social, hoy Ministerio de Trabajo, dispuso que una de las medidas preventivas de acoso laboral era conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral. Que el Ministerio del Trabajo a través de la Resolución número 00000652 del 30 de abril de 2012, modificada por la Resolución número 0001356 de 2012, estableció las reglas para la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y privadas. Que, para dar cumplimiento a las normas del Ministerio del Trabajo mencionadas anteriormente relacionadas con el funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral, el Icfes expidió la Resolución número 000790 de 2017 del Icfes, en la cual se unificaron los criterios procedimentales internos y se implementaron los mecanismos de prevención de las conductas que constituyen acoso laboral dentro del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). Que es necesario modificar varios aspectos inherentes a la elección y conformación del comité, las inhabilidades e incompatibilidades de los integrantes del mismo, las medidas de prevención sobre el acoso laboral y el

procedimiento para estudiar las quejas presentadas al comité, lo anterior con el propósito de garantizar la operatividad del mismo. Que, en virtud de lo anterior, se establece la necesidad de expedir un nuevo procedimiento para la elección, conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia, el cual dejará sin efecto los parámetros establecidos en la Resolución número 000790 de 2017, con miras a promover la convivencia pacífica y armónica de los servidores públicos y a prevenir el riesgo psicosocial que pueda afectar la salud y productividad en los lugares de trabajo. En mérito de lo anterior, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. OBJETO. Adoptar un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo, dirigido a prevenir o superar conductas de posible acoso laboral, así como reestructurar la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral se conforma como una medida preventiva del acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo. ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplican a todos los servidores públicos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). Se excluyen de su ámbito las relaciones derivadas por contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o que se encuentren regidas por cualquier otra modalidad en la que no exista una relación de

subordinación laboral. ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS RECTORES. Las relaciones que se desarrollan en el entorno laboral del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) se sujetarán a los valores y principios de solidaridad, diálogo, convivencia y buen trato, a partir del respeto por la diferencia y el reconocimiento de la dignidad y derechos del otro.ARTÍCULO 4o. SUJETOS, MODALIDADES Y CONDUCTAS. Se entiende por sujeto activo o autor de acoso laboral, el servidor público que incurre en la conducta de acoso; mientras que es sujeto pasivo o víctima, el servidor sobre el cual se ejerce el acoso. El acoso laboral puede provenir de quien se desempeñe como superior jerárquico o tenga la calidad de jefe de una dependencia Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), un compañero de trabajo o un subalterno. Serán partícipes del acoso laboral las personas naturales que como empleadoras promuevan, induzcan o favorezcan el acoso laboral en cualquiera de sus modalidades, en los términos de la Ley 1010 de 2006 o las normas que la modifiquen o reemplacen. ARTÍCULO 5o. MODALIDADES DE ACOSO LABORAL. De acuerdo con el artículo 2o de la Ley 1010 del 2006, se considera acoso laboral toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un servidor del Instituto, por parte de un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno,

encaminada a intimidar, infundir miedo, terror o angustia, causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir la renuncia al mismo. El acoso laboral puede darse, entre otras, bajo las siguientes modalidades generales: a) Maltrato laboral: Todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad física o sexual y los bienes de quien se desempeñe como servidor público; toda expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de trabajo de tipo laboral o todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien participe en una relación de trabajo de tipo laboral. b) Persecución laboral: Toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del servidor público, mediante la descalificación, la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivación laboral. c) Discriminación laboral: Todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social o que carezca de toda razonabilidad desde el punto de vista laboral. d) Entorpecimiento laboral: Toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor o hacerla más gravosa o retardarla con perjuicio para el trabajador o empleado. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o inutilización de los insumos, documentos o instrumentos para la

labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos. ARTÍCULO 6o. CONDUCTAS QUE CONSTITUYEN ACOSO LABORAL. De acuerdo con el artículo 7o de la Ley 1010 de 2006, se presumirá que hay acoso laboral si se acredita la ocurrencia repetida y pública de cualquiera de las siguientes conductas: a) Los actos de agresión física, independientemente de sus consecuencias. b) Las expresiones injuriosas o ultrajantes sobre la persona, con utilización de palabras soeces o con alusión a la raza, el género, el origen familiar o nacional, la preferencia política o el estatus social. c) Los comentarios hostiles y humillantes de descalificación profesional, expresados en presencia de los compañeros de trabajo. d) Las injustificadas amenazas de despido, expresadas en presencia de los compañeros de trabajo. e) Las múltiples quejas disciplinarias de cualquiera de los sujetos activos del acoso, cuya temeridad quede demostrada por el resultado de los respectivos procesos disciplinarios. f) La descalificación humillante respecto a las propuestas u opiniones de trabajo, en presencia de los compañeros de trabajo.g) Las burlas sobre la apariencia física o la forma de vestir, formuladas en público. h) La alusión pública a hechos pertenecientes a la intimidad de la persona. i) La imposición de deberes ostensiblemente extraños a las obligaciones laborales, las exigencias abiertamente desproporcionadas sobre el cumplimiento de la labor encomendada y el brusco cambio del lugar de trabajo o de

la labor contratada, sin ningún fundamento objetivo referente a la necesidad técnica del instituto. j) La exigencia de laborar en horarios excesivos respecto a la jornada laboral contratada o legalmente establecida, los cambios sorpresivos del turno laboral y la exigencia permanente de laborar en dominicales y días festivos sin ningún fundamento objetivo en las necesidades del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, o en forma discriminatoria respecto a los demás empleados. k) El trato notoriamente discriminatorio respecto a los demás empleados, en cuanto al otorgamiento de derechos y prerrogativas laborales, y la imposición de deberes laborales. l) La negativa a suministrar materiales e información absolutamente indispensables para el cumplimiento de la labor. m) La negativa claramente injustificada a otorgar permisos, licencias por enfermedad, licencias ordinarias y vacaciones, cuando se dan las condiciones legales, reglamentarias o convencionales para pedirlos. n) El envío de anónimos, llamadas telefónicas y mensajes virtuales con contenido injurioso, ofensivo o intimidatorio, o el sometimiento a una situación de aislamiento social. o) Las demás conductas que a juicio del Comité de Convivencia Laboral constituyan un presunto acoso laboral, por su capacidad de ofender la dignidad humana, la vida e integridad física, la libertad sexual y demás derechos fundamentales. ARTÍCULO 7o. CONDUCTAS QUE NO CONSTITUYEN ACOSO LABORAL. De acuerdo con el artículo 8o de la Ley 1010 de 2006, no constituyen acoso laboral bajo ninguna de sus modalidades:

a) Los actos respetuosos destinados a ejercer la potestad disciplinaria que legalmente corresponde a los superiores jerárquicos sobre sus subalternos. b) La formulación de exigencias razonables de fidelidad laboral o lealtad institucional. c) La formulación de circulares, oficios o memorandos, encaminados a solicitar exigencias técnicas o mejorar la eficiencia laboral y la evaluación laboral de subalternos conforme a indicadores objetivos y generales de rendimiento. d) La solicitud de cumplir deberes extras de colaboración con el instituto, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles en la operación de la misma. e) Las actuaciones administrativas o gestiones encaminadas a dar por terminada la relación legal y reglamentaria, con base en una causa legal o una justa causa que se determine la finalización de la relación legal y reglamentaria con base en una causa contemplada en la legislación sobre función pública. f) La solicitud de cumplir los deberes de la persona y el ciudadano, de que trata el artículo 95 de la Constitución, a saber: respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios, obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas, respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales, defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica, participar en la vida política, cívica y comunitaria del país, propender al logro y mantenimiento de la paz, colaborar para el buen funcionamiento de la administración de justicia, proteger losrecursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano y contribuir al

financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad. g) La exigencia de cumplir las obligaciones y deberes constitucionales, legales, así como las normas internas del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). ARTÍCULO 8o. COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. El Comité de Convivencia Laboral actuará como instancia de prevención y corrección de situaciones en las que pueda existir acoso laboral. El Comité de Convivencia Laboral conocerá de las quejas en las cuales el sujeto activo del presunto acoso esté vinculado al Icfes. ARTÍCULO 9o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ. De acuerdo con el artículo 3o de la Resolución número 652 de 2012 del Ministerio del Trabajo, modificado por el artículo 1o de la Resolución número 1356 de 2012, el Comité de Convivencia Laboral estará integrado por: a) Dos (2) representantes del empleador y sus respectivos suplentes, designados por este mismo. b) Dos (2) representantes de los servidores públicos de la entidad, y sus respectivos suplentes, los cuales serán elegidos por votación directa de los mismos, previa convocatoria y divulgación del procedimiento de elección realizada por los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal del Instituto; dicha elección se realizará en el mes anterior al vencimiento del respectivo período. Los integrantes del comité preferiblemente contarán con competencias actitudinales y comportamentales, tales como: respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y

ética; así mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos. El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con servidores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los seis (6) meses anteriores a su conformación. PARÁGRAFO 1o. La designación de los representantes de los servidores públicos de la entidad será ampliamente divulgada por el Subdirector de Talento Humano o quien haga sus veces a los servidores públicos del Icfes, por los diferentes medios de comunicación de la entidad. PARÁGRAFO 2o. Cuando en la conducta denunciada se encuentre involucrado alguno de los servidores públicos designados como miembros del comité o en caso de ausencia temporal que supere los cinco (5) días hábiles, se procederá de la siguiente manera: Si se trata de los representantes designados por el empleador, actuarán para este caso, los servidores públicos que hayan sido designados como suplentes de estos; y si se trata de los representantes de los servidores públicos, actuarán para ese caso los empleados públicos que, como consecuencia de los resultados de la votación, fueron designados como suplentes de los primeros. En el evento en que no se cuente con un candidato en votación para representar a los servidores de la entidad, se procederá a citar a uno de los representantes de los empleados ante la Comisión de Personal. PARÁGRAFO 3o. Cuando alguno de los servidores públicos designados como miembros del comité se ausente definitivamente del Icfes, se procederá de la siguiente manera: Si se trata de los representantes designados por el

empleador, actuarán para este caso los servidores públicos que hayan sido designados como suplentes de estos; si se trata de los representantes de los servidores públicos, actuarán para ese caso los empleados públicos que como consecuencia de los resultados de la votación fueron designados como suplentes de los primeros. En el evento en que no se cuente con un candidato participante en la votación para representar a los servidores de la entidad que permita la sustitución del ausente, se procederá a convocar a nuevas votaciones por el tiempo que reste para concluir el periodo. PARÁGRAFO 4o. En cualquier momento, cuando lo considere conveniente, el director de la entidad podrá cambiar los representantes designados por él ante el Comité de Convivencia Laboral.PARÁGRAFO 5o. En el evento en que no se presenten candidatos en las elecciones para el representante de servidores ante el Comité de Convivencia, se convocará a votaciones nuevamente dentro de los quince (15) días siguientes y se dará aplicación al artículo 16 del presente acto administrativo. ARTÍCULO 10. PERÍODO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. De acuerdo con el artículo 5o de la Resolución número 652 de 2012 del Ministerio del Trabajo, el periodo de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años, a partir de la conformación, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o designación.

ARTÍCULO 11. CRITERIOS GENERALES DEL PROCESO DE ELECCIÓN. En la elección de los

representantes ante el Comité de Convivencia Laboral se garantizará la transparencia e imparcialidad y se procurarán los mecanismos idóneos para la participación de los servidores públicos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). ARTÍCULO 12. CANDIDATOS. Podrá ser candidato a representante ante el Comité de Convivencia Laboral, todo funcionarlo público, que se encuentre vinculado al Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). PARÁGRAFO 1o. No será elegible como representante quien se encuentre en alguna de las siguientes situaciones: a) En los últimos seis (6) meses, haber presentado queja por presunto acoso laboral o haber sido acusado de esa conducta. En esta última situación, siempre que a juicio del Comité de Convivencia Laboral que conoció la queja, los hechos en efecto pudieran constituir acoso laboral. b) Encontrarse en suspensión del cargo, por sanción disciplinaria. PARÁGRAFO 2o. Los representantes ante el Comité de Convivencia Laboral podrán reelegirse indefinidamente, por uno o varios períodos del comité. ARTÍCULO 13. ELECTORES. Podrán elegir a sus representantes ante el Comité de Convivencia Laboral, los servidores públicos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), de planta y provisionales. ARTÍCULO 14. SISTEMA DE VOTACIÓN. Las elecciones se realizarán mediante votación directa y secreta, en una sola vuelta. Se elegirá por cada representante principal un suplente.

ARTÍCULO 15. INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS. La solicitud de inscripción de toda candidatura deberá hacerse ante la Subdirección de Talento Humano, dependencia que verificará el cumplimiento de requisitos para la postulación. ARTÍCULO 16. CANDIDATURAS CONSTITUIDAS EN FORMA SUBSIDIARIA. Cuando no se presenten candidatos como representantes de los funcionarios ante el Comité de Convivencia Laboral, la elección respectiva se realizará habilitando como candidatos a todos los servidores públicos, habilitados para ser representantes, de acuerdo con lo dispuesto en esta resolución. Lo anterior con el fin de garantizar la representación y la íntegra conformación del Comité de Convivencia Laboral, y teniendo en cuenta que a los servidores públicos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes), les corresponde contribuir en su buena marcha y preservación de un ambiente laboral sano. PARÁGRAFO 1o. El listado de los servidores habilitados para ser representantes ante el Comité de Convivencia Laboral, será elaborado por la Subdirección de Talento Humano. ARTÍCULO 17. DIFUSIÓN. La Subdirección de Talento Humano, garantizará la divulgación del proceso de inscripción a la elección, en igualdad de condiciones, utilizando medios electrónicos.PARÁGRAFO. Cada una de las actividades a las que se refiere este artículo se realizará dentro del plazo que se señale en el cronograma que convoque el proceso, el cual será reglado a través de resolución que así lo indique. ARTÍCULO 18. INFORMACIÓN DE LOS CANDIDATOS. El aplicativo de votación presentará la siguiente

información de los candidatos, que se hubieren inscrito voluntariamente: - Nombres y apellidos completos. - Número de identificación. - Área. - Fotografía tipo documento. ARTÍCULO 19. VOTO. Siempre que un elector marque alguna de las opciones de voto, bien sea escogiendo un candidato o votando en blanco, y lo confirme, su voto será contabilizado. ARTÍCULO 20. APERTURA DE VOTACIONES. A las 8:00 a. m., hora legal del país, se hará la apertura de votaciones bien sea virtualmente o en la Subdirección de Talento Humano, mediante la suscripción de un acta en la cual se dejará constancia del estado inicial de la base de datos y de cualquier otra situación que se considere necesaria. ARTÍCULO 21. CIERRE DEFINITIVO DE VOTACIONES. A las 4:00 p. m., hora legal del país, se hará el cierre definitivo de votaciones en reunión virtual o en la Subdirección de Talento Humano, mediante un acta, en la cual se dejará constancia del estado final de la base de datos y de cualquier otra circunstancia que se considere necesaria, cerrada la jornada nadie podrá votar. ARTÍCULO 22. ESCRUTINIO GENERAL. Cerradas las votaciones, los jurados de votación efectuarán el escrutinio de los votos y comunicarán los resultados de las votaciones a los candidatos, a su vez, deberán dejar constancia de los resultados en el acta de escrutinio suscrita por los mismos. Contra los resultados del escrutinio,

procederá únicamente el recurso de reposición, el cual podrá ser interpuesto por cualquiera de los candidatos, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se efectuó el escrutinio y se deberá resolver dentro de los dos (2) días hábiles por parte de los jurados de votación, término que será improrrogable. PARÁGRAFO. En caso de empate se definirá quién asumirá la representación por sorteo, de este se dejará constancia en el acta de escrutinio. ARTÍCULO 23. VOTO EN BLANCO. Los votos en blanco se registrarán de manera independiente de los obtenidos por los candidatos y solo se utilizarán con fines estadísticos. En caso de que el número de votos en blanco supere al de los candidatos, no tendrá incidencia alguna en los resultados obtenidos y no obliga a repetir el proceso de elección para esta representación. PARÁGRAFO. La baja participación no constituye causal de nulidad del proceso electoral. ARTÍCULO 24. DECLARACIÓN DE ELECCIÓN. Serán reconocidos como representantes de los servidores ante el Comité de Convivencia Laboral, los dos (2) candidatos que obtengan la mayoría de votos y como sus suplentes quienes obtengan la tercera y cuarta votación, quienes en su orden reemplazarán a los principales. La declaración de elección de ganadores se formalizará mediante resolución expedida por la Dirección General y con ella se pondrá fin a todo el proceso. Esa resolución se comunicará a quienes hubieren sido elegidos y se publicará en página web, entendiéndose con ello comunicada a todos los interesados.

ARTÍCULO 25. CALENDARIO DE ELECCIONES. La Subdirección de Talento Humano expedirá mediante resolución el calendario de elecciones de los representantes del Comité de Convivencia Laboral, en cada período. PARÁGRAFO. En el caso de que a la fecha se dé una vacante en alguna de las representaciones, la misma se suplirá excepcionalmente por la última persona que ocupó la respectiva representación, hasta el inicio del nuevoperiodo. ARTÍCULO 26. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. De acuerdo con el artículo 6o de la Resolución número 652 de 2012 del Ministerio del Trabajo, serán funciones del Comité de Convivencia Laboral las siguientes: a) Recibir, analizar y dar trámite a las quejas presentadas por presunto acoso laboral, resguardando la confidencialidad del asunto. b) Determinar si la queja amerita el trámite correctivo de mediación, por tratarse de un evento de posible acoso laboral, o si debe ser trasladada a otra dependencia del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes). c) Escuchar activamente a las partes, tanto en forma individual como en la reunión de mediación. d) Crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas en el posible acoso, donde pueda darse una comunicación asertiva y respetuosa. e) Actuar como mediadores en los asuntos de posible acoso laboral, promoviendo compromisos entre las partes, encaminados a construir, renovar y promover la convivencia laboral y la solución efectiva de sus controversias. f) Velar porque los acuerdos de convivencia a los que lleguen las partes respeten plenamente sus derechos

laborales, así como su dignidad, intimidad, honra y salud mental. g) Recomendar a los directivos del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) que considere pertinente, adoptar medidas tendientes a proteger a la víctima del presunto acoso laboral y hacer seguimiento a esa intervención. h) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento. i) Luego de determinar que el caso puede constituir acoso laboral, remitirlo a la Procuraduría General de la Nación cuando las partes no hubieren llegado a un acuerdo de convivencia o habiéndose producido el pacto no se cumplió, cuando la conducta persista o, finalmente, cuando el sujeto activo de la misma se ausente en dos ocasiones al ser citado al Comité de Convivencia Laboral, sin una justificación amparada en una fuerza mayor o caso fortuito y presentada oportunamente. j) Elaborar informes trimestrales sobre su gestión, incluyendo estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones. Los comités de sede presentarán esos informes a los directivos o las autoridades de control que los requieran. k) Recomendar a las instancias que corresponda, la adopción de las medidas preventivas y correctivas que se estimaren pertinentes, para prevenir o disminuir la ocurrencia de conductas de acoso laboral. l) Presentar ante las directivas, propuestas de formulación y actualización de políticas, programas y planes de acción en materia de convivencia laboral, encaminados a prevenir el acoso laboral en el Instituto Colombiano

para la Evaluación de la Educación (Icfes). m) Adicionalmente, a la Subdirección de Talento Humano le corresponderá orientar y coordinarla ejecución de las políticas relacionadas con la prevención y corrección del acoso laboral. n) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación.ARTÍCULO 27. PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. De acuerdo con el artículo 7o de la Resolución número 652 de 2012, el Comité de Convivencia Laboral deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un presidente, quien tendrá las siguientes funciones: a) Convocar a los miembros del comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. c) Tramitar ante la administración de la entidad, las recomendaciones aprobadas en el comité. d) Gestionar ante la alta dirección de la entidad, los recursos requeridos para el funcionamiento del comité. ARTÍCULO 28. SECRETARÍA DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. De acuerdo con el artículo 8o de la Resolución número 652 de 2012, el Secretario del Comité de Convivencia Laboral tendrá las siguientes funciones: a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan

constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. b) Enviar por medio físico o electrónico, a los miembros del comité, la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. e) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. f) Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del comité. g) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el comité a las diferentes dependencias de la entidad. h) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. i) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad. ARTÍCULO 29. REUNIONES. De acuerdo con el artículo 9o de la Resolución número 652 de 2012 modificado por el artículo 3o de la Resolución número 1356 de 2012, El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses, sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y

extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes. PARÁGRAFO. El Comité de Convivencia Laboral podrá sesionar con la mitad, más uno, de sus integrantes y sus decisiones se adoptarán por mayoría absoluta, aun cuando debe procurarse el debate que derive en una decisión consensuada. ARTÍCULO 30. CONFLICTO DE INTERESES E IMPEDIMENTOS. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), y la guía para la identificación y declaración de conflicto de intereses adoptada por el Instituto, en lo que resulte aplicableun integrante del Comité de Convivencia Laboral se encuentra impedido o en conflicto de intereses para conocer de una queja