IDEAM - A-GD-M003 Manual Radicación de Comunicaciones Oficiales Salida
Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
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Detalles
- Título
- IDEAM - A-GD-M003 Manual Radicación de Comunicaciones Oficiales Salida
- Autor
- Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales
- Categoría
- Infralegal
- Área del derecho
- Ambiental
- Año
- —
R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S S A U N A ( - 1 ) M A N U A L D E R A D I C A C I Ó N D E S A L I D A ( - 1 ) E N E L S I S T E M A D E G E S T I O N D O C U M E N T A L - O R F E O J U N I O D E 2 0 1 7 R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S
S A U N A ( - 1 )
C o n t e n i d o 1 . 0 B J E T I V O 2 . A L C A N C E 3 e N O R M A T l v I D A D a e e & & o & e & e g e i e e v & q 8 n p i q p v p p i p e p e e e « v i n i v i i a & « & a e e e B + T e T B . 4 . D E F I N I C I O N E S A R C H I V I S T I C A S . . . . 5 . T E R M I N O S D E L S I S T E M A D E G E S T I Ó N D O C U M E N T A L - O R F E O . . . .
6 . D E S A R R O L L O . . . . . . . . . . . . . . 6 . 1 R a d i c a c i ó n d e c o m u n i c a c i ó n o f i c i a l d e s a l i d a j - l ) : 6 . 2 G e n e r a c i ó n d e R a d i c a d o P a d r e 6 . 2 . 1 P a s o s p a r a a n e x a r p l a n t i l l a e n e l r a d í c a d o g e n e r a d o . 6 . 2 . 2 P a s o s p a r a a s i g n a r r a d i c a c i ó n y c o m b i n a r p l a n t i l l a .
6 . 2 . 2 . 1 P a s o s p a r a a n e x a r s o p o r t e s . . . . . 6 . 2 . 3 P a s o s p a r a e n v i a r o f i c i o p a r a V o . B o d e l J e f e . 6 . 2 . 3 . 1 P a s o s p o r p a r t e d e l J e f e d e l a d e p e n d e n c i a . . . . . 6 . 2 . 3 . 2 M a r c a r r a d i c a d o c o m o i m p r e s o ( f u n c i o n a r i o ) . . .
6 . 2 . 4 P a s o s a s e g u i r p o r p a r t e d e l a o f i c i n a p r o d u c t o r a ( i n c l u i r r a d i c a d o ) 6 . 2 . 5 A r c h i v a r r a d i c a d o u n a v e z f i n a l i c e e l t r Æ m i t e C o n d i c i o n e s G e n e r a l e s . 3 3 3 3 5 7 7 7 9 1 0 1 1 1 3 1 3 1 4 1 5 1 6 1 6
/ \ / R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S
S A M O A ( - 1 ) 1 . O B J E T I V O E s t a b l e c e r l o s p a s o s q u e s e d e b e n r e a l i z a r p a r a l a g e n e r a c i ó n y r a d i c a c i ó n d e u n a c o m u n i c a c i ó n o f i c i a l d e s a l i d a , y a s e a p o r i n i c i a t i v a d e l I D E A M o e n r e s p u e s t a a u n a s o l i c i t u d
p r e s e n t a d a a l I n s t i t u t o p o r p a r t e d e u n u s u a r i o e x t e r n o . É s t a s e i d e n t i f i c a e n e l s i s t e m a c o n e l N o . j l ) c o m o R a d i c a d o d e S a l i d a . 2 . A L C A N C E D e s d e e l m o m e n t o q u e s u r g e l a n e c e s i d a d d e p r o y e c t a r c o m u n i c a c i ó n o f i c i a l p o r i n i c i a t i v a
d e l I D E A M o d e s d e e l m o m e n t o q u e e s a s i g n a d a u n a s o l i c i t u d o p e t i c i ó n d e u s u a r i o e x t e r n o y f i n a l i z a c o n e n v í o d e l l o r i g i n a l a l d e s t i n a t a r i o y l a c o p i a a l e x p e d i e n t e v i r t u a l y f í s i c o c o r r e s p o n d i e n t e , d e a c u e r d o c o n l a a p l i c a c i ó n d e l a T R D .
3 . N O R M A T I V I D A D V e r n o r m a g r a m a d e l p r o c e s o G e s t i ó n D o c u m e n t a l 4 . D E F I N I C I O N E S A R C H I V I S T I C A S e e ' + e A c e r v o d o c u m e n t a l : C o n j u n t o d e d o c u m e n t o s d e u n a r c h i v o , c o n s e r v a d o s p o r s u v a l o r
s u s t a n t i v o , h i s t ó r i c o o c u l t u r a l . A d m i n i s t r a c i ó n d e a r c h i v o s : C o n j u n t o d e e s t r a t e g i a s o r g a n i z a c i o n a l e s d i r i g i d a s a l a p l a n e a c i ó n , d i r e c c i ó n y c o n t r o l d e l o s r e c u r s o s f í s i c o s , t Ø c n i c o s , t e c n o l ó g i c o s , f i n a n c i e r o s y
d e l t a l e n t o h u m a n o , p a r a e l e f i c i e n t e f u n c i o n a m i e n t o d e l o s a r c h i v o s . A l m a c e n a m i e n t o d e d o c u m e n t o s : A c c i ó n d e g u a r d a r s i s t e m Æ t i c a m e n t e d o c u m e n t o s d e a r c h i v o e n e s p a c i o s , m o b i l i a r i o y u n i d a d e s d e c o n s e r v a c i ó n a p r o p i a d a s .
A r c h i v o p œ b l i c o : C o n j u n t o d e d o c u m e n t o s p e r t e n e c i e n t e s a e n t i d a d e s o f i c i a l e s y a q u e l l o s q u e s e d e r i v a n d e l a p r e s t a c i ó n d e u n s e r v i c i o p œ b l i c o p o r e n t i d a d e s p r i v a d a s .
A r c h i v o C e n t r a l : E n e l q u e s e a g r u p a n d o c u m e n t o s t r a n s f e r i d o s p o r l o s d i s t i n t o s a r c h i v o s d e g e s t i ó n d e l a e n t i d a d r e s p e c t i v a , c u y a c o n s u l t a n o e s t a n f r e c u e n t e p e r o q u e s i g u e n
t e n i e n d o v i g e n c i a y s o n o b j e t o d e c o n s u l t a p o r l a s p r o p i a s o f i c i n a s y p a r t i c u l a r e s e n g e n e r a l . L i t e r a l b ) d e l a r t í c u l o 2 3 d e l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 . A r c h i v o d e G e s t i ó n C e n t r a l i z a d o ( a d m i n i s t r a t i v o d e l I n s t i t u t o ) : C o m p r e n d e t o d a l a
d o c u m e n t a c i ó n q u e e s s o m e t i d a a c o n t i n u a u t i l i z a c i ó n y c o n s u l t a a d m i n i s t r a t i v a p o r l a s d e p e n d e n c i a s u o t r a s q u e l a s o l i c i t e n . S u c i r c u l a c i ó n o t r Æ m i t e s e r e a l i z a p a r a d a r r e s p u e s t a
o s o l u c i ó n a l o s a s u n t o s i n i c i a d o s . E s t a d o c u m e n t a c i ó n n o e s t a r Æ d i s p o n i b l e f í s i c a m e n t e e n l a s o f i c i n a s A r c h i v o E l e c t r ó n i c o : E s e l c o n j u n t o d e d o c u m e n t o s e l e c t r ó n i c o s , p r o d u c i d o s y t r a t a d o s
a r c h i v í s t i c a m e n t e , s i g u i e n d o l a e s t r u c t u r a o r g Æ n i c o - f u n c i o n a l d e l p r o d u c t o r , a c u m u l a d o s e n u n p r o c e s o n a t u r a l p o r u n a p e r s o n a o i n s t i t u c i ó n p œ b l i c a o p r i v a d a , e n e l t r a n s c u r s o d e s u
g e s t i ó n . A c u e r d o 6 0 d e 2 0 0 ] . . A r c h i v o T o t a l : c o n c e p t o q u e h a c e r e f e r e n c i a a l p r o c e s o i n t e g r a l d e l o s d o c u m e n t o s e n s u c i c l o v i t a l . C i c l o V i t a l d e l D o c u m e n t o : e t a p a s s u c e s i v a s p o r l a s q u e a t r a v i e s a n l o s d o c u m e n t o s d e s d e
s u p r o d u c c i ó n o r e c e p c i ó n e n l a o f i c i n a ( a r c h i v o d e g e s t i ó n ) y s u c o n s e r v a c i ó n t e m p o r a l ' + e + R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S S A M O A ( - 1 ) j a r c h i v o c e n t r a l ) , h a s t a s u e l i m i n a c i ó n o i n t e g r a c i ó n a u n a r c h i v o p e r m a n e n t e ( a r c h i v o
h i s t ó r i c o ) . C ó d i g o : I d e n t i f i c a c i ó n n u m Ø r i c a o a l f a n u m Ø r i c a q u e s e a s i g n a t a n t o a l a s u n i d a d e s p r o d u c t o r a s d e d o c u m e n t o s y a l a s s e r i e s y s u b s e r i e s r e s p e c t i v a s y q u e d e b e r e s p o n d e r a l s i s t e m a d e c l a s i f i c a c i ó n d o c u m e n t a l e s t a b l e c i d o e n i a e n t i d a d .
C o m u n i c a c i o n e s O f i c i a l e s : S o n t o d a s a q u e l l a s r e c i b i d a s o p r o d u c i d a s e n d e s a r r o l l o d e l a s f u n c i o n e s a s i g n a d a s l e g a l m e n t e a u n a e n t i d a d , i n d e p e n d i e n t e m e n t e d e l m e d i o u t i l i z a d o .
C o n s u l t a d e D o c u m e n t o s : A c c e s o a u n d o c u m e n t o o g r u p o d e d o c u m e n t o s c o n e l f i n d e c o n o c e r l a i n f o r m a c i ó n q u e c o n t i e n e n . C l a s i f i c a c i ó n D o c u m e n t a l : P r o c e s o a r c h i v í s t i c o m e d i a n t e e l c u a l s e i d e n t i f i c a n y e s t a b l e c e n
l a s s e r i e s q u e c o m p o n e n c a d a a g r u p a c i ó n d o c u m e n t a l ( f o n d o , s e c c i ó n y s u b s e c c i ó n ) , d e a c u e r d o c o n l a e s t r u c t u r a o r g Æ n i c o - f u n c i o n a l d e l a e n t i d a d " D e p u r a c i ó n : O p e r a c i ó n , d a d a e n l a f a s e d e o r g a n i z a c i ó n d e d o c u m e n t o s , p o r l a c u a l s e
r e t i r a n a q u e l l o s q u e n o t i e n e n v a l o r e s p r i m a r i o s n i s e c u n d a r i o s , p a r a s u p o s t e r i o r e l i m i n a c i ó n . D i g i t a l i z a c i ó n : T Ø c n i c a q u e p e r m i t e l a r e p r o d u c c i ó n d e i n f o r m a c i ó n q u e s e e n c u e n t r a d e
m a n e r a a n Æ l o g a e n d i f e r e n t e s s o p o r t e s c o m o ( p a p e l , v í d e o , s o n i d o , c i n e , m i c r o f i l m e y o t r o s l e n o t r a , q u e s ó l o p u e d e s e r l e í d a o i n t e r p r e t a d a p o r c o m p u t a d o r . D i s p o s i c i ó n F i n a l d e l o s D o c u m e n t o s : D e c i s i ó n r e s u l t a n t e d e l a v a l o r a c i ó n h e c h a e n
c u a l q u i e r e t a p a d e l c i c l o v i t a l d e l d o c u m e n t o , r e g i s t r a d a e n l a s T a b l a s d e R e t e n c i ó n y / o T a b l a s d e V a l o r a c i ó n , c o n m i r a s a s u c o n s e r v a c i ó n , s e l e c c i ó n y / o r e p r o d u c c i ó n . D i s t r i b u c i ó n d e D o c u m e n t o s : A c t i v i d a d e s t e n d i e n t e s a g a r a n t i z a r q u e l o s d o c u m e n t o s
l l e g u e n a s u d e s t i n a t a r i o a t r a v Ø s d e l S i s t e m a d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l O r f e o ( i m Æ g e n e s v i r t u a l e s ) . G e s t i ó n D o c u m e n t a l : C o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s a d m i n i s t r a t i v a s y t Ø c n i c a s t e n d i e n t e s a l a
p l a n i f i c a c i ó n , m a n e j o y o r g a n i z a c i ó n d e l a d o c u m e n t a c i ó n p r o d u c i d a y r e c i b i d a p o r l a s e n t i d a d e s , d e s d e s u o r i g e n h a s t a s u d e s t i n o f i n a l c o n e l o b j e t o d e f a c i l i t a r s u u t i l i z a c i ó n y
c o n s e r v a c i o n . O r d e n a c i ó n D o c u m e n t a l : U b i c a c i ó n f í s i c a d e l o s d o c u m e n t o s d e n t r o d e l a s r e s p e c t i v a s s e r i e s e n e l o r d e n p r e v i a m e n t e a c o r d a d o . O r g a n i z a c i ó n D o c u m e n t a l : C o n j u n t o d e a c c i o n e s o r i e n t a d a s a l a c l a s i f i c a c i ó n , o r d e n a c i ó n y
d e s c r i p c i ó n d e l o s d o c u m e n t o s d e u n a i n s t i t u c i ó n , c o m o p a r t e i n t e g r a l d e l o s p r o c e s o s a r c h i v í s t i c o s P r o d u c c i ó n D o c u m e n t a l : G e n e r a c i ó n d e d o c u m e n t o s d e l a s i n s t i t u c i o n e s e n c u m p l i m i e n t o
d e s u s f u n c i o n e s . R a d i c a c i ó n d e C o m u n i c a c i o n e s O f i c i a l e s : E s e l p r o c e d i m i e n t o p o r m e d i o d e l c u a l , l a s e n t i d a d e s a s i g n a n u n n œ m e r o c o n s e c u t i v o , a l a s c o m u n i c a c i o n e s r e c i b i d a s o p r o d u c i d a s ,
d e j a n d o c o n s t a n c i a d e l a f e c h a y h o r a d e r e c i b o o d e e n v í o , c o n e l p r o p ó s i t o d e o f i c i a l i z a r s u t r Æ m i t e y c u m p l i r c o n l o s t Ø r m i n o s d e v e n c i m i e n t o q u e e s t a b l e z c a l a L e y . E s t o s t Ø r m i n o s ,
s e e m p i e z a n a c o n t a r a p a r t i r d e l d í a s i g u i e n t e d e r a d í c a d o e l d o c u m e n t o . R e c e p c i ó n d e D o c u m e n t o s : C o n j u n t o d e o p e r a c i o n e s d e v e r i f i c a c i ó n y c o n t r o l q u e u n a i n s t i t u c i ó n d e b e r e a l i z a r p a r a l a a d m i s i ó n d e l o s d o c u m e n t o s q u e s o n r e m i t i d a s p o r u n a
p e r s o n a n a t u r a l o j u r í d i c a . R e t e n c i ó n d o c u m e n t a l : P l a z o q u e l o s d o c u m e n t o s d e b e n p e r m a n e c e r e n e l a r c h i v o d e g e s t i ó n Q e n e l a r c h i v o c e n t r a l , t a l c o m o s e c o n s i g n a e n l a t a b l a d e r e t e n c i ó n d o c u m e n t a l .
' + ' ' e e ' ' 8 ) + + e e ) + e R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S S A L I D A ( - 1 ) e S e r i e d o c u m e n t a l : C o n j u n t o d e u n i d a d e s d o c u m e n t a l e s d e e s t r u c t u r a y c o n t e n i d o h o m o g Ø n e o s , e m a n a d a s d e u n m i s m o ó r g a n o o s u j e t o p r o d u c t o r c o m o c o n s e c u e n c i a d e l
e j e r c i c i o d e s u s f u n c i o n e s e s p e c í f i c a s . E j e m p l o s : h i s t o r i a s l a b o r a l e s , c o n t r a t o s , a c t a s e i n f o r m e s , e n t r e o t r o s . S e l e c c i ó n D o c u m e n t a l : A c t i v i d a d d e l a d i s p o s i c i ó n f i n a l s e æ a l a d a e n l a s t a b l a s d e r e t e n c i ó n
o d e v a l o r a c i ó n d o c u m e n t a l y r e a l i z a d a e n e l a r c h i v o c e n t r a l , c o n e l f i n d e e s c o g e r u n a m u e s t r a d e d o c u m e n t o s d e c a r Æ c t e r r e p r e s e n t a t i v o , p a r a s u c o n s e r v a c i ó n p e r m a n e n t e S t i c k e r : P i e z a i m p r e s a e n p a p e l a u t o a d h e s i v o e n s u c a r a o e n s u r e v e r s o .
S o p o r t e D o c u m e n t a l : M e d i o s e n l o s c u a l e s s e c o n t i e n e l a i n f o r m a c i ó n , s e g œ n l o s m a t e r i a l e s e m p l e a d o s . A d e m Æ s d e l o s a r c h i v o s e n p a p e l e x i s t e n l o s a r c h i v o s a u d i o v i s u a l e s , f o t o g r Æ f i c o s , f í l m i c o s , i n f o r m Æ t i c o s , o r a l e s y s o n o r o s .
S u b s e r i e : C o n j u n t o d e u n i d a d e s d o c u m e n t a l e s q u e f o r m a n p a r t e d e u n a s e r i e , i d e n t i f i c a d a s d e f o r m a s e p a r a d a d e Ø s t a p o r s u c o n t e n i d o y s u s c a r a c t e r í s t i c a s e s p e c í f i c a s . E j e m p l o s :
C o n t r a t o s d e p r e s t a c i ó n d e s e r v i c i o s , C o n t r a t o s d e a r r e n d a m i e n t o , A c t a s d e c o m i t Ø , A c t a s d e R e u n i ó n , A c t a s d e a s a m b l e a s , e n t r e o t r o s . T a b l a d e r e t e n c i ó n d o c u m e n t a l : L i s t a d o d e s e r i e s y / o s u b s e r i e s d o c u m e n t a l e s , c o n s u s
c o r r e s p o n d i e n t e s t i p o s d o c u m e n t a l e s , a l a s c u a l e s s e a s i g n a e l t i e m p o d e p e r m a n e n c i a e n c a d a e t a p a d e l c i c l o v i t a l d e l o s d o c u m e n t o s y e l d e s t i n o f i n a l d e l o s m i s m o s .
T i p o d o c u m e n t a l : U n i d a d d o c u m e n t a l s i m p l e o r i g i n a d a e n u n a a c t i v i d a d a d m i n i s t r a t i v a , c o n d i a g r a m a c i ó n , f o r m a t o y c o n t e n i d o d i s t i n t i v o s q u e s i r v e n c o m o e l e m e n t o s p a r a c l a s i f i c a d a , d e s c r i b i r l a y a s i g n a r l e c a t e g o r í a d i p l o m Æ t i c a .
T r a n s f e r e n c i a P r i m a r i a : T r a s l a d o d e l o s d o c u m e n t o s d e l a r c h i v o d e g e s t i ó n a l a r c h i v o c e n t r a l , t e n i e n d o e n c u e n t a l a s T a b l a s d e R e t e n c i ó n D o c u m e n t a l d e l I n s t i t u t o . U n i d a d d e C o n s e r v a c i ó n : C u e r p o q u e c o n t i e n e u n c o n j u n t o d e d o c u m e n t o s d e t a l f o r m a
q u e g a r a n t i c e s u p r e s e r v a c i ó n e i d e n t i f i c a c i ó n . P u e d e n s e r u n i d a d e s d e c o n s e r v a c i ó n , e n t r e o t r o s e l e m e n t o s , l a s c a r p e t a s , l a s c a j a s , l o s l i b r o s o t o m o s . ' e 8 e 8 +
e ' 5 . T E R M I N O S D E L S I S T E M A D E G E S T I Ó N D O C U M E N T A L - O R F E O
' e e
' e e A c c i ó n d e A s i g n a r R a d : E s t a a c c i ó n s e h a b i l i t a e n l a v e n t a n a d e d e s c r i p c i ó n d e l d o c u m e n t o ( A t r i b u t o s ) . S i n o a p a r e c e e s t a o p c i ó n , a c t í v e l a a t r a v Ø s d e l a a c c i ó n M o d i f i c a r e n l a s e c c i ó n
d e A t r i b u t o s . U n a v e z u t i l i z a d a l a a c c i ó n " A s i g n a r R a d " , s u n o m b r e c a m b i a p o r " R e g e n e r a r " A c c i ó n d e B o r r a r : P e r m i t e b o r r a r e l d o c u m e n t o a n e x a d o . E s t a a c c i ó n s ó l o e s p e r m i t i d a u n a
s o l a v e z a n t e s d e a s i g n a r e l n œ m e r o r a d i c a d o y a p l i c a p a r a e l u s u a r i o q u e t e n g a e l r a d i c a d o e n a l g u n a d e s u s c a r p e t a s . A c c i ó n M o d i f i c a r : U b i c a d a e n l a p a r t e d e r e c h a d e l a p a n t a l l a , p e r m i t e v o l v e r a l a v e n t a n a d e
d e s c r i p c i ó n d e l d o c u m e n t o . S e u t i l i z a c u a n d o a l g u n o d e l o s d a t o s m e n c i o n a d o s a n t e r i o r m e n t e n o c o i n c i d e c o n l o r e q u e r i d o o e l d o c u m e n t o a n e x a d o e s e r r ó n e o ; e s t a o p c i ó n s o l o l e p e r m i t e s o b r e s c r i b i r l a i n f o r m a c i ó n i n g r e s a d a h a s t a e l m o m e n t o .
A r c h i v a r : A c c i ó n r e a l i z a d a a t r a v Ø s d e l S i s t e m a d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l O r f e o , p o r l a p e r s o n a q u e t i e n e a s i g n a d o e n s u u s u a r i o u n r a d i c a d o d e e n t r a d a , m e m o r a n d o , s a l i d a o c u a l q u i e r
d o c u m e n t o q u e t i e n e n œ m e r o d e r a d i c a d o y e l c u a l h a t e r m i n a d o e l t r Æ m i t e i n s t i t u c i o n a l . B o t ó n A r c h i v a r : E s t a o p c i ó n p e r m i t e a r c h i v a r u n a v e z h a y a f i n a l i z a d o e l t r Æ m i t e i n s t i t u c i o n a l d e l r a d i c a d o g e n e r a d o e n e l a p l i c a t i v o . e
e e R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S
S A L I D A ( - 1 )
e e ' e ' + e B o t ó n D e s t i n a t a r i o : E s l a o p c i ó n p a r a d i r e c c i o n a r a u t o m Æ t i c a m e n t e l o s m e m o r a n d o s a l o s d e s t i n a t a r i o s q u e s e s e l e c c i o n a r o n e n e l m o m e n t o d e l a r a d i c a c i ó n .
B o t ó n D e v o l v e r : E s l a o p c i ó n q u e t i e n e e l u s u a r i o d e p o d e r d e v o l v e r e l r a d i c a d o a l u s u a r i o a n t e r i o r q u e l o t e n í a a s i g n a d o , n o e s p o s i b l e d e v o l v e r l o a u n u s u a r i o d i f e r e n t e a l q u e l o p n v i r \
p n v i r \ B o t ó n E x p e d i e n t e : E s t a f u n c i o n a l i d a d p e r m i t e a l u s u a r i o a g r u p a r v a r i o s r a d i c a d o s q u e s e e n c u e n t r e n r e g i s t r a d o s e n e l s i s t e m a y a s o c i a d o s e n u n a s o l a c a r p e t a d e n o m i n a d a .
B o t ó n F í s i c o : E s l a o p c i ó n d e p o d e r s o l i c i t a r l o s d o c u m e n t o s f í s i c o s a l g r u p o d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l y C e n t r o D o c u m e n t a c i ó n - A r c h i v o d e g e s t i ó n C e n t r a l i z a d o . B o t ó n I n f o r m a r : E s l a o p c i ó n q u e t i e n e e l s i s t e m a d e i n f o r m a r r a d i c a d o s a d i f e r e n t e s
u s u a r i o s y d i f e r e n t e s d e p e n d e n c i a s . B o t ó n M o v e r a : E s l a o p c i ó n q u e t i e n e e l u s u a r i o d e m o v e r e l r a d i c a d o e n t r e s u s d i f e r e n t e s b a n d e j a s ( S a l i d a , M e m o s ; D e v u e l t o s , C a r p e t a s P e r s o n a l e s l .
B o t ó n R e a s i g n a r : E s l a o p c i ó n q u e t i e n e e l J e f e , S u b d i r e c t o r o C o o r d i n a d o r d e d e p e n d e n c i a d e t r a m i t a r e l r a d i c a d o a o t r o u s u a r i o d e l a d e p e n d e n c i a p a r a s u t r Æ m i t e r e s p e c t i v o , e n o t r o
c a s o e l f u n c i o n a r i o s o l o p o d r Æ r e a s i g n a r a o t r o f u n c i o n a r i o d e l a m i s m a d e p e n d e n c i a . E l f u n c i o n a r i o n o p o d r Æ r e a s i g n a r a o t r a d e p e n d e n c i a d i f e r e n t e B o t ó n T i p i f i c a r : c o n l a a s i g n a c i ó n d e l a T a b l a d e R e t e n c i ó n D o c u m e n t a l , y c o n s i s t e e n
i d e n t i f i c a r : l a S e r i e , S u b s e r i e y T i p o D o c u m e n t a l a r e g i s t r a r . B o t ó n V o . B o : A t r a v Ø s d e e s t e b o t ó n , s e e n v í a e l p r o y e c t o d e r a d i c a d o q u e e l a b o r ó e l u s u a r i o p a r a q u e s e a r e v i s a d o p o r e l J e f e , S u b d i r e c t o r o C o o r d i n a d o r d e l a D e p e n d e n c i a .
C r e a r : E s l a o p c i ó n q u e p e r m i t e r e a l i z a r l a c r e a c i ó n d e u n n u e v o e x p e d i e n t e . ( S e d e b e t e n e r e n c u e n t a q u e l a o p c i ó n " C r e a r " s o l a m e n t e s e r Æ v i s t a p a r a l o s u s u a r i o s q u e c u e n t e n c o n e s t e
p e r m i s o e s p e c i a l . D e s a r c h i v o : A c c i ó n r e a l i z a d a p o r l a p e r s o n a a u t o r i z a d a p a r a q u e a t r a v Ø s d e l S i s t e m a d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l O r f e o , e x t r a i g a d e l a " d e p e n d e n c i a d e s a l i d a " e l r a d i c a d o q u e f u e
a r c h i v a d o y l o p a s e a l a B a n d e j a d e E n t r a d a d e l J e f e d e D e p e n d e n c i a q u e d e s a r c h i v ó . D e s t i n a t a r i o : P e r s o n a a q u i e n s e l e d i r i g e u n a c o m u n i c a c i ó n . D e v o l u c i ó n : P r o c e s o q u e r e a l i z a e l G r u p o d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l y C e n t r o d e
D o c u m e n t a c i ó n o q u i e n h a g a s u s v e c e s e n l a s ` r e a s O p e r a t i v a s , e n e l m o m e n t o q u e u n d o c u m e n t o n o h a s i d o e n t r e g a d o a s u d e s t i n a t a r i o p o r p a r t e d e l a e m p r e s a d e c o r r e o a r g u m e n t a n d o l o s m o t i v o s d e d e v o l u c i ó n t a l e s c o m o , d i r e c c i ó n i n c o r r e c t a , c a m b i o d e
d o m i c i l i o , e t c . D i g n a t a r i o : C o r r e s p o n d e a l a p e r s o n a q u e f i r m a e l d o c u m e n t o ( p a r a e l c a s o d e e m p r e s a s E x c l u i r D e : E s l a o p c i ó n p a r a e x c l u i r u n r a d i c a d o e n u n e x p e d i e n t e q u e y a s e e n c u e n t r a
c r e a d o e n e l s i s t e m a . E x p e d i e n t e : E s l a o p c i ó n d e p o d e r i n c l u i r v a r i o s r a d i c a d o s a u t o m Æ t i c a m e n t e d e s d e l a s b a n d e j a s d e l o s u s u a r i o s . H i s t o r i a d e l E x p e d i e n t e : p o r m e d i o d e e s t a o p c i ó n s e p u e d e c o n o c e r e n o r d e n c r o n o l ó g i c o
l a s d i f e r e n t e s t r a n s a c c i o n e s q u e s e h a n r e a l i z a d o c o n e l e x p e d i e n t e . I n c l u i r E n : E s l a o p c i ó n p a r a i n c l u i r u n r a d i c a d o e n u n e x p e d i e n t e q u e y a s e e n c u e n t r a c r e a d o
e n e i s i s t e m a . M e d i o d e R e c e p c i ó n : E s l a f o r m a e n l a q u e i n g r e s a e l d o c u m e n t o a I D E A M . P u e d e s e r : C o r r e o , f a x , M a i l , P e r s o n a l , T e l e f ó n i c o , e n t r e o t r o s . , ? + e e e ' e . ) ' e '
+ ' e R A D I C A C I Ó N D E C O M U N I C A C I O N E S O F I C I A L E S
S A M O A ( - 1 )
e e N o m b r e d e l e x p e d i e n t e : S e t r a t a d e l n œ m e r o d e e x p e d i e n t e q u e s e c o m p o n e i n i c i a l m e n t e d e 1 6 d í g i t o s y f i n a l i z a e n l a l e t r a " E " R a d i c a c i ó n d e D o c u m e n t o c o m o A n e x o : S e s e l e c c i o n a c u a n d o a l r e a l i z a r l a v e r i f i c a c i ó n
p r e v i a , y a e x i s t e n d a t o s e n l a e n t i d a d y e l d o c u m e n t o a r a d i c a r p e r t e n e c e a l m i s m o e x p e d i e n t e . E n e l s i s t e m a s e c r e a u n v í n c u l o q u e i n d i c a q u e e l d o c u m e n t o s e r Æ a n e x o d e
R a d i c a c i ó n d e D o c u m e n t o c o m o A s o c i a d o : S e s e l e c c i o n a p a r a e l c a s o d e l o s d o c u m e n t o s q u e l l e g a n c o n u n a c a r t a d e r e m i s i ó n i n d i c a n d o v a r i o s e x p e d i e n t e s . R a d i c a c i ó n d e D o c u m e n t o c o m o N u e v o : S e s e l e c c i o n a c u a n d o e l d o c u m e n t o a r a d i c a r n o
t i e n e n i n g œ n a n t e c e d e n t e e n l a E n t i d a d . R e m i t e n t e : P e r s o n a q u e r e m i t e , e n v í a u n p a q u e t e , s o b r e , d o c u m e n t o v í a c o r r e o . R e s p o n s a b l e : u s u a r i o r e s p o n s a b l e d e l e x p e d i e n t e s e c o l o c a l a p e r s o n a r e s p o n s a b l e d e l a
a p e r t u r a d e l e x p e d i e n t e , œ n i c a m e n t e l a s p e r s o n a s p e r t e n e c i e n t e s a l a d e p e n d e n c i a . S G D O r f e o : S i s t e m a d e G e s t i ó n D o c u m e n t a l O r f e o . T i p i f i c a r : A j u s t a r v a r i a s c o s a s s e m e j a n t e s a u n t i p o o n o r m a c o m œ n . D i c c i o n a r i o R e a l
A c a d e m i a d e l a L e n g u a E s p a æ o l a . I d e n t i f i c a r e l r a d i c a d o c o n f o r m e a l a s s e r i e s , s u b s e r i e s y t i p o d o c u m e n t a l d e l a T a b l a d e R e t e n c i ó n D o c u m e n t a l d e l a D e p e n d e n c i a . o t r o e + ' e e e E . 6 . D E S A R R O L L O 6 . 1 R a d i c a c i ó n d e c o m u n i c a c i ó n o f i c i a l d e s a l i d a ( - 1 )
C o m u n i c a c i ó n E x t e r n a p r o d u c i d a p o r l a s d e p e n d e n
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