IDEAM - A-GF-M001 Manual de Políticas Contables

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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MANUAL DE POLÍTICAS

CONTABLES PARA LA

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Resolución 2904 del 05/12/17

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y

ESTUDIOS AMBIENTALESMANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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Contenido INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................... 4 ALCANCE .................................................................................................................................................................. 5

CAPITULO I - INSTITUTO DE HIDROLOGÍA Y METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES ...................................... 6

MARCO LEGAL ....................................................................................................................................................... 6 CLASIFICACIÓN ......................................................................................................................................................... 7

CAPITULO II - PRINCIPIOS GENERALES DE LA INFORMACION FINANCIERA........................................................... 8

CAPITULO III - PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .................................................................................13

POLÍTICA CONTABLE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .........................................................................13

CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES, POLÍTICAS Y CORRECCIÓN DE ERRORES ......................................21

POLÍTICA CONTABLE HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE ...................................................24

CAPITULO IV - ACTIVOS ..........................................................................................................................................26

POLÍTICA CONTABLE HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE ...................................................24

CAPITULO IV - ACTIVOS ..........................................................................................................................................26

1. POLÍTICA CONTABLE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ................................ .............. 26

2. POLÍTICA CONTABLE INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ................................ ................. 27

3. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR COBRAR ................................ ................................ ........... 35

4. POLÍTICA CONTABLE INVENTARIOS ................................ ................................ .......................... 37

5. POLÍTICA CONTABLE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ................................ ......................... 40

6. POLITICA CONTABLE BIENES DE USO PÚBLICO ................................ ................................ ........ 47

7. POLÍTICA CONTABLE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES ................................ ...................... 52

8. POLÍTICA CONTABLE PROPIEDADES DE INVERSIÓN ................................ ................................ . 55

9. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS INTANGIBLES ................................ ................................ ............ 59

10. POLÍTICA CONTABLE ARRENDAMIENTOS ................................ ................................ ................. 65

11. POLÍTICA CONTABLE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS ................................ .............. 70

12. POLÍTICA CONTABLE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO ................................ ................................ ................................ ................................ .............. 79

13. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS DIFERIDOS ................................ ................................ ................ 84

CAPITULO V - PASIVOS ...........................................................................................................................................86

1. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR PAGAR ................................ ................................ ............. 86

2. POLÍTICA CONTABLE BENEFICIOS A EMPLEADOS ................................ ................................ .... 88

3. POLÍTICA CONTABLE PROVISIONES ................................ ................................ .......................... 92

1. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR PAGAR ................................ ................................ ............. 86

2. POLÍTICA CONTABLE BENEFICIOS A EMPLEADOS ................................ ................................ .... 88

3. POLÍTICA CONTABLE PROVISIONES ................................ ................................ .......................... 92

CAPITULO VI - ACTIVO Y PASIVOS CONTINGENTES ................................................................................................97MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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1. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS CONTINGENTES ................................ ................................ ........ 97

2. POLÍTICA CONTABLE PASIVOS CONTINGENTES ................................ ................................ ........ 98

CAPITULO VII - INGRESOS .......................................................................................................................................99

1. POLÍTICA CONTABLE INGRESOS DE TRANSACCIONES SIN ................................ ........................ 99

2. POLÍTICA CONTABLE INGRESOS DE TRANSACCIONES CON ................................ ................... 103

CAPITULO VIII - OTRAS NORMAS .........................................................................................................................106

1. POLÍTICA CONTABLE VARIACIONES EN LAS TASAS DE CAMBIO DE ................................ ...................... 106

CAPÍTULO IX - GLOSARIO DE TÉRMINOS ..............................................................................................................108 CAPÍTULO X - RECOMENDACIONES GENERALES ..................................................................................................119MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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INTRODUCCIÓN

Las presentes políticas contables establecen los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos

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INTRODUCCIÓN

Las presentes políticas contables establecen los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos adoptados por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM para la preparación y presentación de información financiera de propósito general de la entidad. Dichas políticas se establecieron en concordancia con la Ley No. 1314 de 2009, y dando aplicabilidad a la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación para las entidades que conforman el sector público colombiano, en este caso para las entidades de Gobierno, de acuerdo a la clasificación otorgada al IDEAM, es decir, de acuerdo a la Resolución 533 de Octubre de 2015 y sus modificaciones, por las cuales se incorporan, al Régimen de Contabilidad Pública, los marcos normativos para las empresas de propiedad estatal y para las Entidades de Gobierno.

Los estados, informes y reportes contables producidos por el IDEAM deben proporcionar información (financiera y no financiera) acerca de los hechos financieros, económicos, sociales o ambientales relacionados con las distintas entidades contables públicas.

El presente manual rige a partir del mes de enero de 2018, según Resolució n Interna N° 2904 del 05/12/17 del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM y en concordancia con la resolución 533 de 2015y demás normas complementarias expedid as por la Contaduría General de la NaciónMANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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ALCANCE

Este manual de políticas contables adoptado por el IDEAM será aplicado de manera uniforme para transacciones, hechos económicos y operaciones realizadas por la entidad en el desarrollo de su objeto misional. Con el fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios identificados en el marco normativo para las Entidades de Gobierno.

Por tanto, las políticas determinadas estructuran las normas que regulan el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos financieros, económicos, sociales o ambientales de modo que se obtenga un reporte integrado de información financiera que le sirva a la entidad y a los usuarios de dicha información a una correcta rendición de cuentas, toma de decisiones y control.

Por otro lado, la entidad debe alinear sus procesos y procedim ientos a estas políticas, para darle aplicabilidad a las normas adoptadas en este documento, de acuerdo a la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación. Y en concordancia con las Resoluciones 525 de 2016 Normas de Proceso Contable y Sistema Documental Contable y 193 de 2016 de Control Interno Contable.MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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CAPITULO I - INSTITUTO DE HIDROLOGÍA Y METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS

AMBIENTALES

MARCO LEGAL

El IDEAM es una institución pública de apoyo técnico y científico al Sistema Nacional Ambiental, que tiene la función de ser el nodo central del Sistema de Información Ambiental, en el que se obtiene, procesa y analiza la información ambiental necesaria para que las autoridades ambientales competentes formulen las políticas y adopten las regulaciones en el nivel nacional y regional. Con la Ley 99 de 1993, que conformó el Sistema Nacional Ambiental (Sina) y creó el Ministerio del Medio Ambiente como su ente rector. Con esta ley se buscó dar gestión ambiental en Colombia en una dimensión siste mática, descentralizada, participativa, multiétnica y pluricultural. Dentro de este marco se creó el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), cuya función principal es ser el ente científico y técnico encargado de hacer el leva ntamiento de la información ambiental y el seguimiento al estado de los recursos naturales que constituyen el patrimonio ambiental del país.

El Instituto de Hidrología, Meteorología y estudios ambientales tiene como objetivos fortalecer la capacidad, admi nistrativa y financiera del Instituto, para cumplir de manera efectiva con los objetivos previstos en la Ley 99/93, los Decretos 1277/94 - 291 de 2004 y demás normas

relacionadas.MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

objetivos previstos en la Ley 99/93, los Decretos 1277/94 - 291 de 2004 y demás normas

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CLASIFICACIÓN

Según la Resolución 533 de octubre de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación, IDEAM pertenece a las Entidades de Gobierno, y debe aplicar el marco normativo para las Entidades de Gobierno el cual está conformado por: el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Nomas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; los Procedimientos Contables, las Guías de Aplicación, el Catalogo General de Cuentas y la Doctrina Contable Pública.

Contexto Jurídico Bajo Nuevo Marco de Regulación.

Ley 1314 de 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su e xpedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Resolución 533 del 08 de octubre de 2015 y sus modificaciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, por lo cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. Instructivo 002 del 08 de octubre de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación.

marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. Instructivo 002 del 08 de octubre de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación. Resolución 620 del 26 de noviembre de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación, por lo cual se incorpora el Catalogo General de Cuentas al marco normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 113 del 04 de abril de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación, por lo cual se incorpora la norma de impuesto a las ganancias y se modifica la norma de acuerdos de concesión desde la perspectiva de la entidad concedente, en las normas para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos del marco normativo para entidades de gobierno del Régimen de Contabilidad Pública. Resolución 693 del 06 de diciembre de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se modifica el cronograma de aplicación del marco normativo para Entidades de Gobierno incorporada al Régimen de Contabilidad Pública mediante la resolución 533 de

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CAPITULO II - PRINCIPIOS GENERALES DE LA INFORMACION FINANCIERA

OBJETIVO DE LA POLÍTICA Establecer los principios sobre los cuales se desarrolla las políticas contables para la preparación de la información financiera de IDEAM. RESPONSABLE Director General.

NORMA REFERENTE

OBJETIVO DE LA POLÍTICA Establecer los principios sobre los cuales se desarrolla las políticas contables para la preparación de la información financiera de IDEAM. RESPONSABLE Director General.

NORMA REFERENTE

Marco conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera de las entidades de gobierno. Anexo Resolución 533 de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación (CGN). Resolución 525 de septiembre de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación.

1. Proceso contable El proceso contable para IDEAM está diseñado por etapas, las cuales le permiten registrar los hechos económicos conforme a las políticas contables descritas en este documento y de acuerdo a los pronunciamientos de la Contaduría General de la Nación (en adelante CGN). Las etapas y subetapas del proceso contable de IDEAM son las siguientes: Reconocimiento: Etapa en la cual IDEAM decide si incorpora en el estado de situación financiera o el estado de resultado, un hecho económico teniendo en cuenta la definición de cada elemento de los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, gastos, ingresos, costos). • Identificación: Subetapa en la que IDEAM selecciona aquellos hechos económicos que no son susceptibles de reconocimiento. • Clasificación: Subetapa en la cual IDEAM según las características del hecho económico define donde se deben registrar. • Medición inicial: Subetapa en la cual IDEAM mide por primera vez el hecho económico de acuerdo a la clasificación que realizo. • Registro: Subetapa en la cual se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos en los respectivos libros utilizando el catálogo general de cuenta emitido por la

CGN.

acuerdo a la clasificación que realizo. • Registro: Subetapa en la cual se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos en los respectivos libros utilizando el catálogo general de cuenta emitido por la CGN.

Medición posterior: Es la etapa en la cual se actualizan los saldos en libros de acuer do a la política

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• Registro de ajustes contables: Subetapa en la cual IDEAM registra los asientos contables en los libros sobre los ajustes a los elementos de los estados financieros.

Revelación: etapa en la cual IDEAM sintetiza y presenta la información financiera, los resultados de la actividad y la capacidad de presentación o generación de flujos de recursos, en estados financieros. Incluye la presentación de notas explicativas. • Presentación de estados financieros: Es la subetapa en la que IDEAM estructura los estados financieros de acuerdo a su política contable. • Presentación de notas a los estados financieros: Es la subetapa en la que IDEAM integra información cuantitativa y cualitativa que explica los hechos económicos presentados en los estados financieros.

2. Objetivo de la información financiera La información financiera que elaborará IDEAM debe ser útil, a partir de la satisfacción de las necesidades de sus usuarios.

La información financiera es útil a los gestores públicos para suministrar información, a los destinatarios de los servicios y a quienes proveen los recursos, sobre el uso y gestión de estos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad de IDEAM.

La información financiera es útil a los gestores públicos para suministrar información, a los destinatarios de los servicios y a quienes proveen los recursos, sobre el uso y gestión de estos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad de IDEAM. La información financiera es útil al IDEAM que la produce para la gestión eficiente de sus recursos y a los usuarios externos, para la definición de la política pública, la asignación de recursos y el otorgamiento de financiación. La información financiera es útil para el ejerci cio del control en dos niveles: interno y externo. A nivel interno, el control se ejerce mediante el sistema de control interno y a nivel externo, a través de diferentes instancias tales como la ciudadanía, las corporaciones públicas, el Ministerio Público y los órganos de control, inspección y vigilancia. Para cumplir estos objetivos, la información financiera deberá tener las siguientes características: • Relevancia: La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos. • Representación fiel: Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error significativo. • Verificabilidad: La verificabilidad ayuda a asegurar a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos ec onómicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente completo, sobre la fidelidad de la representación deMANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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una descripción particular. Para ser verificable, la información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de posibles valores y probabilidades relacionadas. • Oportunidad: La oportunidad significa tener, a tiempo, información disponible para los usuarios con el fin de que pueda influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identi ficar y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior. • Comprensibilidad: La comprensibilidad significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma clara y concisa. • Comparabilidad Esta carac terística les permite a los usuarios identificar y comprender similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La información es más útil si puede compararse con información de la misma entidad de periodos anteriores y con información similar de otras entidades.

3. Principios • Devengo: IDEAM reconocerá los hechos económicos en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y

• Devengo: IDEAM reconocerá los hechos económicos en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo. • Esencia sobre forma: Las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos. • Asociación: El reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se incurre para producir tales ingresos. • Uniformidad: Los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se aplican a los elemento s de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, IDEAM debe revelar los impactos de dichos cambios, de acuerdo con lo establecido en las Normas. • No compensación: No se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos casos en que, de forma excepcional, así se regule.MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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• Periodo contable: El periodo contable de IDEAM es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, presenta estados financieros intermedios trimestrales e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la ejecución de un cierre. • Unidad monetaria: IDEAM presenta sus estados financieros en pesos colombianos.

4. Principios de reconocimiento IDEAM reconocerá un ACTIVO en sus estados financieros cuando este represente un recurso controlado, producto de sucesos pasados de los cuales espera ob tener beneficios económicos o potenciales de servicios futuros.

IDEAM reconocerá un PASIVO cuando sea una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, IDEAM deberá desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio. IDEAM reconocerá un INGRESO cuando éste represente un incremento en los beneficios económicos o potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, se presentan en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con el incremento del capital fiscal. IDEAM reconocerá un GASTO cuando éste represente un decremento en los beneficios económicos o potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, bien en forma de salidas o

incremento del capital fiscal. IDEAM reconocerá un GASTO cuando éste represente un decremento en los beneficios económicos o potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos. IDEAM reconocerá un costo cuando éste represente un decremento en los beneficios económicos o potenciales de servicio producidos a lo largo del perio do contable, que están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.

5. Criterios de medición Para el reconocimiento y medición de los elementos de los estados financieros de IDEAM, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de medición: • Costo: El costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados o al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de s u adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para IDEAM.MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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• Costo reexpresado: El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera,

activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente. Cuando se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el valor de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. • Costo amortizado: El costo amortizado corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para IDEAM. • Costo de reposición: El costo de reposición corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición es un valor de entrada observable y específico para IDEAM. • Valor de mercado: El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mu tua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para IDEAM. • Valor neto de realización: El valor neto de realización es el valor que IDEAM puede obtener por la venta de los activos menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta. • Valor en uso: El valor en uso equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría IDEAM por su disposición al final de la

necesarios para llevar a cabo su venta. • Valor en uso: El valor en uso equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría IDEAM por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un valor de salida no observable y específico para IDEAM.MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES PARA LA

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CAPITULO III - PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

POLÍTICA CONTABLE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO DE LA POLÍTICA Establecer los lineamientos para la preparación de estados financieros emitidos por IDEAM con base a sus políticas contables.

RESPONSABLE

Director General.

NORMA REFERENTE Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de las entidades de gobierno. Anexo Resolución 533 de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación (CGN). Capítulo VI. Normas para la Presentación de Estados Financieros y Revelaciones. Numeral 1. Presentación de Estados Financieros.

Conjunto completo de estados financieros Los estados financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condicione s de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Su objetivo es suministrar información que sea útil a una

Los estados financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condicione s de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Su objetivo es suministrar información que sea útil a una amplia variedad de usua