IDEAM - A-GF-M001 Manual de Políticas Contables V3

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

Código: A-GF-M001

Versión: 03

Fecha: 1/09/2021

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MANUAL DE POLÍTICAS

CONTABLES

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y

ESTUDIOS AMBIENTALESMANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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1. INTRODUCCIÓN ................................ ................................ ................................ ............................ 9

2. ALCANCE ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 9

3. MARCO LEGAL ................................ ................................ ................................ ............................. 10 3.1. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ......................... 10 3.2. NORMATIVIDAD APLICABLE ................................ ................................ ................................ ...... 11

4. MARCO CONCEPTUAL ................................ ................................ ................................ .................. 13 4.1. PROCESO CONTABLE ................................ ................................ ................................ ................. 13 4.1.1.RECONOCIMIENTO ............................................................................................................................... 13 4.1.2. MEDICIÓN INICIAL ............................................................................................................................... 13 4.1.3. MEDICIÓN POSTERIOR ........................................................................................................................ 14 4.1.4. REVELACIÓN ........................................................................................................................................ 14 4.2. CONTABILIDAD CENTRALIZADA ................................ ................................ ................................ . 15 4.3. RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE ................................ ................................ ....... 15 4.4. RESPONSABILIDAD EN LA CONTINUIDAD DEL PROCESO CONTABLE (CAMBIOS EN EL REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS ÁREAS) ................................ ....... 16 4.5. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE ................................ ................................ ............ 16

REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS ÁREAS) ................................ ....... 16 4.5. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE ................................ ................................ ............ 16 4.6. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................ ................................ ............ 17 4.6.1.LA COMUNIDAD Y LOS CIUDADANOS .................................................................................................. 17 4.6.2.LOS ORGANISMOS DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL .......... 17 4.6.3.LAS PROPIAS ENTIDADES Y SUS GESTORES .......................................................................................... 17 4.6.4.LAS AGENCIAS QUE EFECTÚAN DONACIONES A ENTES DE GOBIERNO ................................................ 18 4.6.5. LOS ÓRGANOS DE REPRESENTACIÓN POLÍTICA .................................................................................. 18 4.6.6.LOS ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO .......................................................................................... 18 4.6.7.LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ........................................................................................... 18 4.7. GENERACIÓN CONTABLE POR PROCESOS ................................ ................................ ................... 18 4.8.CONTROLES ................................ ................................ ................................ ................................ .. 19 4.8.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS .......................................................................................................... 19 4.8.2.CONTROLES OPERATIVOS .................................................................................................................... 20 4.9. SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE ................................ ................................ .............................. 22 4.10. LIBROS DE CONTABILIDAD ................................ ................................ ................................ .......... 23 4.10.1. LIBROS PRINCIPALES .......................................................................................................................... 24 4.10.2.LIBROS AUXILIARES ............................................................................................................................ 25 4.11.COMPROBANTES DE CONTABILIDAD ................................ ................................ ........................... 25 4.12.SOPORTE DE CONTABILIDAD ................................ ................................ ................................ ....... 26MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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4.11.COMPROBANTES DE CONTABILIDAD ................................ ................................ ........................... 25 4.12.SOPORTE DE CONTABILIDAD ................................ ................................ ................................ ....... 26MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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4.13. PROHIBICIONES RELACIONADAS CON LOS DOCUMENTOS CONTABLES ................................ ......... 27 4.14. TÉRMINOS DE CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD 27 4.15.OBJETIVO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................ ................................ ............... 28 4.16. PRINCIPIOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................ ......................... 29 4.17. PRINCIPIOS DE RECONOCIMIENTO ................................ ................................ .............................. 30 4.18. CRITERIOS DE MEDICIÓN ................................ ................................ ................................ ............ 31 4.19. MATERIALIDAD ................................ ................................ ................................ .......................... 33 4.20.ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ................................ .... 33

5. POLÍTICA CONTABLE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ................................ .................. 34 5.1. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ .... 34 5.2. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ ................... 34 5.3. FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ ................... 35 5.4. CONJUNTO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ .... 35 5.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ....................... 36 5.5.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ............................................................................ 36 5.5.2. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ................................................................................................... 36

5.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ....................... 36 5.5.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ............................................................................ 36 5.5.2. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ................................................................................................... 36 5.5.3. ESTADO DE RESULTADOS ................................................................................................................. 40 5.5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO .......................................................................................... 41 5.5.5. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ........................................................................................................ 42 5.5.6. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................. 45

6. POLITICA CONTABLE CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES, POLÍTICAS, CORRECCIÓN DE ERRORES Y HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO CONTABLE. ................................ .................. 47 6.1. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ .... 47 6.2. POLITICAS CONTABLES ................................ ................................ ................................ .............. 47 6.3. CAMBIOS EN UNA ESTIMACIÓN CONTABLE ................................ ................................ ................ 50 6.4. CORRECCIÓN DE ERRORES ................................ ................................ ................................ ......... 51 6.5. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE ................................ ............................ 52 6.5.1. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE QUE IMPLICAN AJUSTE .......................... 53 6.5.2. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE QUE NO IMPLICAN AJUSTE ....................... 53 6.5.3. REVELACIONES .................................................................................................................................... 54

7. POLÍTICA CONTABLE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ................................ ...................... 54 7.1. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ . 54 7.2. ALCANCE ................................ ................................ ................................ ................................ .. 55MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

7. POLÍTICA CONTABLE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ................................ ...................... 54 7.1. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ . 54 7.2. ALCANCE ................................ ................................ ................................ ................................ .. 55MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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7.3. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................... 55 7.3.1 MEDICIÓN INICIAL ............................................................................................................................... 56 7.3.2. MEDICIÓN POSTERIOR ........................................................................................................................ 56 7.4. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ......................... 56 7.5. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ..................... 57

8. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR COBRAR ................................ ................................ ................ 57 8.1. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ . 57 8.2. ALCANCE ................................ ................................ ................................ ................................ .. 57 8.3. RESPONSABLES ................................ ................................ ................................ ......................... 57 8.4. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................... 58 8.4.1. CUENTAS POR COBRAR POR PRESTACION DE SERVICIOS A CARGO DEL INSTITUTO ........................ 59 8.4.2. OTRAS CUENTAS POR COBRAR ......................................................................................................... 59 8.4.3. DEMAS CUENTAS POR COBRAR QUE NO HAN SIDO CANCELADAS POR CONCEPTOS DIFERENTES A LOS MENCIONADOS ANTERIORMENTE. ........................................................................................................ 61 8.5. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ......................... 62 8.6. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................... 62 8.7. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .............. 62

LOS MENCIONADOS ANTERIORMENTE. ........................................................................................................ 61 8.5. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ......................... 62 8.6. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................... 62 8.7. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .............. 62 8.8. EVALUACIÓN E INDICIOS DE DETERIORO, CUENTAS DE DIFICIL RECAUDO O CASTIGO DE CUENTAS POR COBRAR................................ ................................ ................................ ................................ ...... 63 8.9. DETERIORO ................................ ................................ ................................ .............................. 64 8.9.1. DETERIORO INDIVIDUAL .................................................................................................................. 64 8.10. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................... 65 8.11. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 66

9. POLÍTICA CONTABLE INVENTARIOS ................................ ................................ .............................. 66 9.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ................................ ................................ ................................ ......... 66 9.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................... 66 9.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................... 67 9.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .............. 68 9.5. RECONOCIMIENTO EN EL RESULTADO ................................ ................................ ....................... 68 9.6. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ..................... 68 9.7. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ......................... 69

10. POLÍTICA CONTABLE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ................................ .............................. 69 10.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ........ 69MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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10.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................. 69 10.3. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ....................... 72

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10.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................. 69 10.3. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ....................... 72 10.4. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................. 73 10.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ ............ 74 10.6. DEPRECIACIÓN ................................ ................................ ................................ ....................... 74 10.7. VIDA ÚTIL ................................ ................................ ................................ ............................... 75 10.8. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................... 79 10.9. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 80

11. POLITICA CONTABLE BIENES DE USO PÚBLICO ................................ ................................ ............ 81 11.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ........... 81 11.2. RECONOCIMIENTO................................ ................................ ................................ ..................... 81 11.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ ..................... 82 11.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ ............... 83 11.5. RECLASIFICACIONES ................................ ................................ ................................ ................... 85 11.6. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ...................... 85 11.7. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ .......................... 86

12. POLÍTICA CONTABLE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES ................................ ............................ 87 12.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ........ 87 12.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................. 87 12.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................. 89 12.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ ............ 89 12.5. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................... 90 12.6. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 91

12.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................. 89 12.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ ............ 89 12.5. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................... 90 12.6. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 91

13. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS INTANGIBLES ................................ ................................ ............... 91 13.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ........ 91 13.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................. 92 13.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .................. 95 13.3.1. ACTIVOS INTANGIBLES ADQUIRIDOS ............................................................................................. 96 13.3.2. ACTIVOS INTANGIBLES GENERADOS INTERNAMENTE ................................................................... 97 13.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ ............ 97 13.5. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................... 99 13.6. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ....................... 99MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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14. POLÍTICA CONTABLE ARRENDAMIENTOS ................................ ................................ .................. 100 14.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 100 14.2. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ..................... 101 14.2.1. ARRENDAMIENTO OPERATIVO .................................................................................................... 102 14.2.2. TRANSACCIONES DE VENTA CON ARRENDAMIENTO POSTERIOR ................................................ 104

15. POLÍTICA CONTABLE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO 105 15.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 105

15. POLÍTICA CONTABLE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO 105 15.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 105 15.2. PERIODICIDAD EN LA COMPROBACIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR................................ ........ 106 15.3. INDICIOS DE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS ................................ ............................. 107 15.3.1. FUENTES EXTERNAS DE INFORMACIÓN ....................................................................................... 107 15.3.2. FUENTES INTERNAS DE INFORMACIÓN ........................................................................................... 107 15.4. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR ................................ .................. 108 15.5. MEDICIÓN DEL VALOR DEL SERVICIO RECUPERABLE ................................ ............................... 108 15.5.1. VALOR DE MERCADO MENOS LOS COSTOS DE DISPOSICIÓN ....................................................... 109 15.5.2. COSTO DE REPOSICIÓN ................................................................................................................ 109 15.6. REVERSIÓN DE LAS PÉRDIDAS POR DETERIORO DEL VALOR ................................ ..................... 110 15.6.1. INDICIOS DE REVERSIÓN DE LAS PÉRDIDAS POR DETERIORO DEL VALOR .................................... 110 15.6.2. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA REVERSIÓN DEL DETERIORO .......................................... 111 15.7. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ........................ 112

16. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS DIFERIDOS ................................ ................................ ................. 112 16.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 112 16.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................ 112 16.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ ................ 113 16.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .......... 113 16.5. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ..................... 113

16.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................ 112 16.3. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ ................ 113 16.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .......... 113 16.5. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ..................... 113

17. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR PAGAR ................................ ................................ .............. 113 17.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 113 17.2. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ ................ 114 17.3. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ..................... 114 17.4. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ ................ 114 17.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .......... 114MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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17.6. BAJA EN CUENTAS ................................ ................................ ................................ ................. 115 17.7. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ..................... 115

18. POLÍTICA CONTABLE BENEFICIO A EMPLEADOS ................................ ................................ ........ 115 18.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 116 18.2. ALCANCE ................................ ................................ ................................ .............................. 116 18.3. DEFINICIÓN ................................ ................................ ................................ .......................... 116 18.4. CLASIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ..................... 116 18.4.1. BENEFICIOS A CORTO PLAZO ........................................................................................................ 117 18.4.1.1. RECONOCIMIENTO ......................................................................................................................... 117 18.4.1.2. MEDICIÓN .................................................................................................................................... 118 18.4.1.3. REVELACIONES .............................................................................................................................. 118 18.4.2. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A LARGO PLAZO ......................................................................... 118

18.4.1.2. MEDICIÓN .................................................................................................................................... 118 18.4.1.3. REVELACIONES .............................................................................................................................. 118 18.4.2. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A LARGO PLAZO ......................................................................... 118 18.4.2.1. RECONOCIMIENTO ......................................................................................................................... 119 18.4.2.2. MEDICIÓN .................................................................................................................................... 119 18.4.2.3. PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 120 18.4.2.4. REVELACIONES .............................................................................................................................. 120 18.4.3. BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL O CONTRACTUAL ................................ 120 18.4.3.1. RECONOCIMIENTO ......................................................................................................................... 121 18.4.3.2. MEDICIÓN .................................................................................................................................... 121 18.4.3.3. REVELACIONES .............................................................................................................................. 121

19. POLÍTICA CONTABLE PROVISIONES................................ ................................ ........................... 122 19.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA................................ ................................ ................................ ...... 122 19.2. RECONO