IDEAM - A-GJ-M001 Manual de Contratación del Ideam V8

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO DE

HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

Bogotá D.C., noviembre de 2018

OFICINA ASESORA JURÍDICAMANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 2 de 33

CONTENIDO

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES 4 1.1 OBJETIVO: 4 1.2 CAMPO DE APLICACIÓN: 4 1.3 NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO: 4 1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE: 4 1.5 DEFINICIONES: 4

CAPÍTULO II. RESPONSABLES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL 6 2.1 COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y PARA CONTRATAR: 6

2.2 DELEGACIÓN PARA CONTRATAR: 6 2.3 COMITÉ DE CONTRATACIÓN: 6 2.3.1 Integración: 6 2.3.2 funciones del comité de contratación: 6 2.3.3 sesiones y funcionamiento: 7 2.3.4 Funciones del presidente del comité: 8 2.3.5 Funciones de la secretaria técnica del comité. 8 2.3.6 Documentos para análisis y aprobación 8 2.3.7 Dependencia que solicita la contratación: 8

CAPÍTULO III. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL 9 3.1 ETAPA DE PLANEACIÓN: 9 3.2 ETAPA PRE-CONTRACTUAL: 9 3.3 ETAPA CONTRACTUAL: 9

CAPÍTULO III. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL 9 3.1 ETAPA DE PLANEACIÓN: 9 3.2 ETAPA PRE-CONTRACTUAL: 9 3.3 ETAPA CONTRACTUAL: 9 3.4 ETAPA POST-CONTRACTUAL (LIQUIDACIÓN Y CIERRE) (Ver manual de supervisión e interventoría). 10

CAPÍTULO IV. DESARROLLO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL 10

4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL CONTRATO: 10 4.2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: 11 4.3 ESTUDIOS PREVIOS: 11 4.3.1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación: 11 4.3.2 Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar: 12 4.3.3. Fundamentos jurídicos de selección del contratista: 12 4.3.4 Análisis que soporta el valor estimado del contrato: 13 4.3.5 Justificación de los factores de selección: 14 4.3.6 Estimación, tipificación y distribución de riesgos: 14 4.3.7 Análisis que sustenta la exigencia de garantías: 14 4.3.8 Certificado de disponibilidad presupuestal: 14

4.4. ANÁLISIS DEL SECTOR: 15

4.5. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS DE MÍNIMA CUANTÍA: 15

4.6 ANÁLISIS DE LA SOLICITUD DE CONTRATACIÓN: 15

CAPÍTULO V. MODALIDADES DE SELECCIÓN 16 5.1. LICITACIÓN PÚBLICA: 16

5.2. SELECCIÓN ABREVIADA: 19MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

CAPÍTULO V. MODALIDADES DE SELECCIÓN 16 5.1. LICITACIÓN PÚBLICA: 16

5.2. SELECCIÓN ABREVIADA: 19MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 3 de 33

5.2.1. Bienes de características técnicas uniformes y de común utilización: 20 5.2.1.1 Subasta inversa: 20 5.2.2 Selección abreviada de menor cuantía: 23 5.2.3 Contratación de servicios de salud: 23 5.2.4 Selección abreviada por declaración de desierta de la licitación: 24 5.2.5 Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios: 24 5.3. CONCURSO DE MÉRITOS: 24 5.4 25 5.5. CONTRATACIÓN DIRECTA: 27 5.5.1 Urgencia manifiesta: 27 5.5.2 Contratos interadministrativos. 28 5.5.3 Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. 28 5.5.4 Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes: 29 5.5.5 Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas: 29 5.5.6 Arrendamiento y adquisición de inmuebles: 29 5.6 CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: 31 5.7 CONVENIOS: 31 5.7.1 Convenios con organismos internacionales: 31 5.7.2 Convenios de apoyo: 31

5.6 CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN: 31 5.7 CONVENIOS: 31 5.7.1 Convenios con organismos internacionales: 31 5.7.2 Convenios de apoyo: 31 5.7.3 Convenios de asociación entre entidades públicas: 31 5.7.4 Convenios interadministrativos: 31

CAPÍTULO VI. ETAPA CONTRACTUAL 32

ELABORACIÓN, SUSCRIPCIÓN Y CONTENIDO DEL CONTRATO 32 6.1 Elaboración: 32 6.2 Perfeccionamiento: 33 6.3 Los requisitos de ejecución: 33

CAPÍTULO VII. LINEAMIENTOS Y GUÍAS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE 33

CAPITULO VIII. DISPOSICIONES FINALES 33

DOCUMENTOS DEL SGC RELACIONADOS 34

HISTORIAL DE CAMBIOS 34MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 4 de 33

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES

1.1 OBJETIVO:

El presente manual establece las directrices, políticas, lineamientos y reglas básicas que deben cumplir las diferentes depen dencias del IDEAM, en todos los procesos de contratación que se adelanten con recursos del P resupuesto General de la Nación y recursos propios, atendiendo los principios establecidos por las normas vigentes en materia de contratación estatal, con el fin de facilitar, agilizar y garantizar la transparencia en la contratación de los bienes, servicios y obras requeridos por el Instituto.

1.2 CAMPO DE APLICACIÓN:

la transparencia en la contratación de los bienes, servicios y obras requeridos por el Instituto.

1.2 CAMPO DE APLICACIÓN:

Las disposiciones del presente manual se aplicarán a la contratación efectuada por el IDEAM, con recurso del Presupuesto Gene ral de la Nación y recursos propios, con excepción de la contratación que se realice con recursos de la banca multilateral y con or ganismos internacionales.

1.3 NATURALEZA JURÍDICA Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO:

Según el artículo 17 de la Ley 99 de 1993, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM es un establecimiento público de carácter nacional adscrito al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, con autonomía administrativa, personería jur ídica y patrimonio independiente.

1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE:

Atendiendo a su naturaleza, objeto y funciones, el marco general de las contrataciones del IDEAM está integrado principalmente por las siguientes normas o aquellas que las, compilen, modifiquen, complementen o sustituyan:

➢ Constitución Política. ➢ Decreto 1076 de 2015 (Decreto Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible. ➢ Decreto 291 de 2004. (Estructura del IDEAM) ➢ Ley 80 de 1993 (Estatuto de Contratación Pública) ➢ Ley 1150 de 2007. ➢ Ley 1882 de 2018. ➢ Decreto 1082 de 2015 (Decreto Reglamentario del Sector Planeación) ➢ Normas especiales del sector ciencia y tecnología. ➢ Normas presupuestales del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

➢ Ley 1882 de 2018. ➢ Decreto 1082 de 2015 (Decreto Reglamentario del Sector Planeación) ➢ Normas especiales del sector ciencia y tecnología. ➢ Normas presupuestales del Estatuto Orgánico del Presupuesto. ➢ Decreto 1068 de 2015 (Decreto Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público) ➢ Ley anual de desagregación de presupuesto. ➢ Normas de control fiscal, de conformidad con lo establecido en el artículo 267 de la Constitución Política. ➢ Ley 1474 de 2011. ➢ Estatuto Tributario ➢ El Decreto – Ley 19 de 2012 y demás normas sobre trámites, procedimientos y las regulaciones administrativas. ➢ Guías y manuales emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente. ➢ Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. ➢ Demás normas aplicables y aquellas que las reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.

1.5 DEFINICIONES:

Para efectos de este Manual, se deberán tener en cuenta las definiciones establecidas en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, y los términos que a continuación se relacionan, los cuales tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se designe otra cosa:

Análisis o estudio de mercado: Es el trámite que consiste en el sondeo no vinculante para el IDEAM, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación en el mercado (características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma

Análisis o estudio de mercado: Es el trámite que consiste en el sondeo no vinculante para el IDEAM, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación en el mercado (características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.).

Anticipo: Son lo s dineros que entrega el IDEAM al contratista para que sean invertidos por éste y destinados al cubrimiento de los costos iníciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del contrato. Estos recursos serán siempre del IDEAM y serán garantizados por el contratista, además éste deberá presentar un plan para su utilización y amortización con los pagos posteriores que se facturen durante la ejecución del contrato. Todo lo anterior, de conformidad co n las condiciones que se establezcan en los estudios previos, pliego de condiciones o en el contrato, en la Ley y el decreto reglamentario vigente.MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 5 de 33

Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del contratista, en la medid a en que se vayan amortizando.

Audiencia pública: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos, audiencia de precalificación y adjudicación de un proceso de selección.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el Coordinador de Presupuesto del Instituto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos durante la vigencia fiscal correspondiente.

sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos durante la vigencia fiscal correspondiente.

Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (s) se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.

Estudios previos: Es el documento que contiene las condiciones técnicas, jurídicas y financieras que soportan la necesidad y el alcance del objeto que la entidad pretende contratar.

Dependencia solicitante: Es el área que solicita al Director General o su delegado la contratación de un bien, obra o servicio, constituyéndose como el usuario interno que da inicio a la etapa de planeación dentro del proceso contractual.

Modalidad de selección: Es el procedimiento contractual mediante el cual el IDEAM procederá a escogerá los contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía y contratación directa).

Ordenar el gasto: Es la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobadolimitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto -, se decide la oportunidad de contratar y comprometer los recursos.

Pago anticipado: Es el reconocimiento por parte del IDEAM, de su obligación de cancelar parte del valor convenido antes de que haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista, siendo estos dineros de exclusivo dominio del contratista.

Perfeccionamiento: Los contratos s e perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Sin embargo, se tendrán en cuenta las reglas establecidas por la Ley y el present e manual para

Perfeccionamiento: Los contratos s e perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Sin embargo, se tendrán en cuenta las reglas establecidas por la Ley y el present e manual para aquellos contratos que no excedan el 10% de la menor cuantía.

Plazo de ejecución : Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

Pliego de condiciones : Es el documento que contiene el conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos, así como las condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva del ofrecimiento más favorable para la entidad en los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos.

Proponente: Es la persona natural o jurídica, consorcio, unión temporal, promesa de sociedad futura y/o sociedad con objeto único, que presenta un ofrecimiento para participar en un determinado proceso de selección.

Propuesta: Se entiende por tal aquella oferta con carácter irrevocable, presentado conforme con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones, debidamente suscrita por quien goza de la representación legal del proponente.

Registro presupuestal: Es la operación mediante la cual se materializa presupuestalmente el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el beneficiario, el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar.

Riesgo: Todas aquellas c ircunstancias que, de presentarse durante el desarrollo y la ejecución del contrato pueden alterar el equilibrio

y el plazo de las prestaciones a que haya lugar.

Riesgo: Todas aquellas c ircunstancias que, de presentarse durante el desarrollo y la ejecución del contrato pueden alterar el equilibrio financiero, jurídico y/o técnico del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantific able por un profesional de la actividad en condiciones normales. Por el contrario, es imprevisible cuando su ocurrencia de genera por razones extrañas a la dinámica del objeto contratado.

CAPÍTULO II. RESPONSABLES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL

2.1 COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y PARA CONTRATAR:

De conformidad con lo previsto en el numeral 2° del artículo 5° del Decreto 291 de 2004, por el cual se modifica la estructur a del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM y se dictan otras disposiciones, la competencia para la celebración de los contratos y dirigir todos los procesos relacionados con esta actividad, radica principalmente en la Dirección General de la entidad.MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 6 de 33

2.2 DELEGACIÓN PARA CONTRATAR:

En virtud del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el Director General del IDEAM, mediante la Resolución N ° 1033 del 29 de abril de 2011 delegó en el Secretario General del Instituto la competencia para adelantar los trámites y suscribir todos los actos precontractuales hasta la adjudicación de los procesos de selección desarrollados por el IDEAM. Entend ido como

la Resolución N ° 1033 del 29 de abril de 2011 delegó en el Secretario General del Instituto la competencia para adelantar los trámites y suscribir todos los actos precontractuales hasta la adjudicación de los procesos de selección desarrollados por el IDEAM. Entend ido como actos precontractuales delegados al Secretario General todos los actos proferidos antes de la celebración del contrato, es to es hasta la elaboración y suscripción del acto administrativo de adjudicación inclusive y que sean susceptibles de firma por parte de la Dirección General del Instituto.

Sumado a lo anterior, recientemente mediante la Resolución 2329 de 26 de septiembre de 2018 delegó la ordenación del gasto en su integridad en el Despacho de la Secretaría General del Instituto.

No obstante, lo anterior, en cualquier momento la Dirección General puede asumir la competencia o delegar en otro funcionario.

2.3 COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

El IDEAM contará con un comité de contratación como instancia de evaluación de los asuntos que se sometan a su revisión. 2.3.1 Integración:

El comité de contratación estará integrado por:

Miembros Permanentes con voto:

1. El Secretario General, quien actuará como presidente.

2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien actuará como secretario técnico.

3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

4. El Coordinador de Presupuesto.

5. El Coordinador del Grupo de Contabilidad

Miembros Invitados:

Asistirá como invitado, con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno. De igual manera podrá asistir por in vitación del

5. El Coordinador del Grupo de Contabilidad

Miembros Invitados:

Asistirá como invitado, con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno. De igual manera podrá asistir por in vitación del Secretario Técnico del Comité, con voz pero sin voto, a la sesión del Comité de Contratación, el Subdirector o Jefe de l área respectiva que haya solicitado la contratación del bien, servicio u obra.

Así mismo, en los eventos en que se someta a decisión del Comité de Contratación la adquisición solicitada por la Oficina de Informática de elementos determinados como “intangibles”, se convocará como invitado con voz al Jefe de la Oficina Asesora de Informática o quien haga sus veces y el Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos o quien asuma las funciones de manejo de inventarios de la entidad. Lo anterior a fin de determinar el manejo contable que deberá imprimirse a la recepción del elemento.

Los miembros del Comité podrán delegar su condición para la asistencia a las sesiones del mismo. Sin perjuicio de que el Comi té de Contratación decida abstenerse de sesionar sin la presencia del Jefe o Subdirector convocado.

El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los temas y asuntos a tratar, a otros servidores públicos del Instituto o de otras entidades o contratistas que tengan relación con los procesos de selección o cuando a su juicio el concepto de estos es necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto. 2.3.2 funciones del comité de contratación:

Son funciones del Comité de Contratación:

1. Revisar y aprobar todos los procesos de selección sin importar la modalidad y cuantía.

2.3.2 funciones del comité de contratación:

Son funciones del Comité de Contratación:

1. Revisar y aprobar todos los procesos de selección sin importar la modalidad y cuantía.

2. Examinar temas en materia precontractual, contractual y post contractual cuando algún miembro del Comité de Contratación o la Dirección General, estimen necesario la asesoría del Comité.

3. Formular las políticas, criterios y estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el ordenamiento jurídico vigente y procedimiento interno de contratación.

4. Aprobar las adiciones de los contratos.

5. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones.

Se exceptúan de conocimiento del Comité de contratación:

1. Convenios y contratos interadministrativos sin cuantía.

2. Prórrogas, cesiones o modificaciones sin cuantía.MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 7 de 33

En todo caso, a juicio el presidente del comité de contratación, podrán someterse a consideración del Comité aquellos asuntos que lo amerite, de lo cual se dejará constancia en la correspondiente acta. 2.3.3 sesiones y funcionamiento:

Sesiones ordinarias

Los miembros de comité se reunirán de manera ordinaria siempre que se presenten casos que deban discutirse.

Convocatoria y deliberación de reuniones ordinarias y extraordinarias.

En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones el

Convocatoria y deliberación de reuniones ordinarias y extraordinarias.

En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones el comité podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los miembros del comité.

Quorum

El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros con derecho a voto.

Requerirá el voto unánime de los miembros presentes con derecho a voto, para adoptar decisiones válidas. Razón por la cual en los casos en que se generen salvamentos de voto o voto negativo se deberán exponer por parte del miembro del Comité, las razones de su decisión y someter nuevamente el tema hasta obtener una decisión del caso.

Desarrollo de las sesiones

El día de la sesión se hará lectura del orden del día por parte del Secretario(a) Técnico del Comité, y los casos sometidos a consideración del comité serán expuestos por el interesado o responsable del mismo absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, al t érmino de su intervención l os miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.

Excepcionalmente se podrá surtir la sesión del Comité de Contratación de manera no pre sencial, para tal efecto la Secretaría Técnica del Comité enviará a todos los miembros del Comité, el asunto o asuntos que requieran de una aprobación antes de la reunión ordinaria que se adelanta, para este caso se requerirá del voto de la mayoría simple de los miembros del Comité.

Actas del comité:

adelanta, para este caso se requerirá del voto de la mayoría simple de los miembros del Comité.

Actas del comité:

De las sesiones del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia en acta la cual contendrá las decisiones o determinacione s adoptadas por el Comité , los asistentes y los votos emitidos en cada caso. El acta deberá ser suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité.

Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos e interesados, y reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica y harán part e integral de las mismas, los insumos con las observaciones del Comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio.

La Secretaría Técnica elevará actas de las sesiones no presenciales, en las cuales constará la fecha en la que se envió e l asunto a someter a evaluación y aprobación, la fecha en la que dieron respuesta los miembros del Comité y el sentido del voto de cada uno. 2.3.4 Funciones del presidente del comité:

Son funciones del Presidente del Comité de Contratación:

1. Presidir las sesiones que realice el Comité.

2. Suscribir, junto al Secretario Técnico, las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación.

2.3.5 Funciones de la secretaría técnica del comité.

Son funciones del Secretario del Comité de Contratación:

1. Remitir a los miembros del Comité, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión.

2. Citar a los miembros del Comité cuando las necesidades del servicio así lo requieran, a sesiones extraordinarias, anexando el

1. Remitir a los miembros del Comité, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión.

2. Citar a los miembros del Comité cuando las necesidades del servicio así lo requieran, a sesiones extraordinarias, anexando el correspondiente orden del día, indicando el lugar, fecha y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar.MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 8 de 33

3. Elaborar las actas en cada sesión del Comité, las cuales se numerarán anualmente, consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.

4. Tener la custodia y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité.

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

6. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de planeación y gestión contractual.

7. Elaborar y comunicar las circulares e instructivos que determine el Comité de Contratación.

2.3.6 Documentos para análisis y aprobación

Para los asuntos y/o casos que se pretendan poner a consideración del Comité, el área interesada en la contratación d eberá radicar en la Oficina Asesora Jurídica los documentos conforme a los procedimientos adoptados por el Instituto en materia contractual.

Los documentos para análisis y aprobación en sesiones extraordinarias serán presentados antes de la celebración de la sesión y dentro del término que estime conveniente la Secretaría Técnica, de conformidad con la urgencia y necesidad del asunto a tratar.

Los documentos para análisis y aprobación en sesiones extraordinarias serán presentados antes de la celebración de la sesión y dentro del término que estime conveniente la Secretaría Técnica, de conformidad con la urgencia y necesidad del asunto a tratar. 2.3.7 Dependencia que solicita la contratación:

La dependencia solicitante de la contratación tiene a cargo la definición de necesidades, requerimientos y especificaciones técnicas que deben regir el proceso de selección del contratista, la evaluación de criterios técnicos y económicos de selección, así como las condiciones de ejecución del contrato. Por lo tanto, esta información es de su absoluta responsabilidad, la cual se encuentra en cabeza del Secretario General, Subdirector, Jefe, Asesor o Coordinador y cualquier otra denominación que se dé a quien dirige o se encuentra a la cabeza de una dependencia o grupo de la Entidad. Así mismo cuando dos o más grupos o dependencias hagan parte de una misma solicitud de contratación, el estudio previo y demás documentos deben ser suscritos por todos los solicitantes.

El liderazgo del proceso de selección estará a cargo d e la dependencia solicitante de la contratación, lo cual se define en el estudio previo. El líder es el encargado de impulsar el proceso desde la etapa de planeación de la contratación y en la etapa pre-contractual, conforme a las actividades que se describen en este manual para el área solicitante. La actividad del líder se soporta en la colaboración que las demás áreas participantes en la contratación deben prestar de acuerdo con los temas técnicos, jurídicos, financieros y/o económicos, segú n las competencias funcionales. El líder es el encargado de coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias involucradas, para que cuente con la información que se produce durante las etapas de planeación y precontractua l

competencias funcionales. El líder es el encargado de coordinar las actividades y hacer el seguimiento que corresponda a cada una de las dependencias involucradas, para que cuente con la información que se produce durante las etapas de planeación y precontractua l respectivas y pueda dar cuenta del estado del proceso de selección.

CAPÍTULO III. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

Para la selección de cualquier contratista, se deberán aplicar los principios contenidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, y los postulados que rigen la función administrativa.

3.1 ETAPA DE PLANEACIÓN:

En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la Entidad y, por tanto, se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios y documentos previos, las autorizaciones que el contrato demande , la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratista, la tipificación, distribución y asignación de riesgos previsibles en la contratación, y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratis ta, la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato, sin importar la modalidad que resulte aplicable.

El agotamiento de esta etapa implica para el área solicitante la necesidad de verificar que el objeto que se pretende contratar se encuentra dentro del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad y junto con la Oficina Asesora de Planeación verificar que el objeto del contrato que se pretende suscribir genera un aporte a una de las metas del PAA de la entidad.

3.2 ETAPA PRE-CONTRACTUAL:

dentro del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad y junto con la Oficina Asesora de Planeación verificar que el objeto del contrato que se pretende suscribir genera un aporte a una de las metas del PAA de la entidad.

3.2 ETAPA PRE-CONTRACTUAL:

Esta etapa comprende los trámites que debe adelantar la administración dependiendo de la tipología contractual, el valor que el estudio de mercado arroja para el bien o servicio a adquirir y/o las condiciones técnicas del mismo, para lo cual la normatividad vigente ha establecido las siguientes modalidades de selección: (i) Licitación pública, (ii) selección abreviada, (iii) concurso de méritos, (iv) mí nima cuantía y (v) contratación directa.

En las tres primeras modalidades de selección la etapa precontractual culmi na con la adjudicación del contrato, en tanto que en la contratación directa culmina con la celebración del contrato.MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: A-GJ-M001

Versión: 08

Fecha: 26/11/2018

Página 9 de 33

En la contratación de mínima cuantía la etapa precontractual culmina con la "comunicación de la aceptación de la oferta", conforme con lo establecido por el decreto reglamentario.

3.3 ETAPA CONTRACTUAL:

Es el período comprendido entre la suscripción y el vencimiento del plazo de ejecución del contrato, al que se le llama igual mente, "etapa de ejecución del contrato".

Dentro del plazo pactado deben llevarse a cabo las actuaciones necesarias tendientes a llevar a fin el cumplimiento del objeto contractual de manera satisfactoria.

Dentro de esta etapa pueden presentarse situaciones que generan la necesidad de realizar modificaciones al acuerdo contractuales, tales

Dentro del plazo pactado deben llevarse a cabo las actuaciones necesarias tendientes a llevar a fin el cumplimiento del objeto contractual de manera satisfactoria.

Dentro de esta etapa pueden presentarse situaciones que generan la necesidad de realizar modificaciones al acue