IDEAM - Circular 011 de 2025

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES –

IDEAM

CIRCULAR No. 011 DE 2025

Para: Servidoras y s ervidores públicos , contratistas y demás colaboradores del Instituto de Hidrología, Meteorología y estudios ambientales IDEAM.

De: Secretaría General Asunto: Lineamientos para la promoción del orden, aseo y prevención del ruido para la generación de espacios de trabajo saludables en el IDEAM.

Fecha: 20 de febrero de 2025

Cordial Saludo: El Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM, comprometido por garantizar mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevención de accidentes y enfermedades, así como mantener una sana convivencia y promover un ambiente seguro y saludable , señala en la presente circular los compromisos que se tienen como marco de referencia y que se deben asumir como servidores públicos, contratistas y demás partes interesadas de la entidad en atención a lo dispuesto en el numeral 22 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, el artículo 38, numeral 221 para el caso de los servidores públicos ; y en las cláusulas generales y específicas para el caso de los colaboradores vinculados por contrato.

Por consiguiente, el uso adecuado en términos de orden y limpieza de los puestos de trabajo y los demás espacios de trabajo, así como los baños, cafeterías y demás espacios comunes , al igual que un manejo apropiado del ruido , favorece la concentración para realizar tareas que requieren atención y enfoque, la construcción de un ambiente de trabajo más cómodo, equilibrado y que ayude a la prevención del

espacios comunes , al igual que un manejo apropiado del ruido , favorece la concentración para realizar tareas que requieren atención y enfoque, la construcción de un ambiente de trabajo más cómodo, equilibrado y que ayude a la prevención del estrés, lo cual puede verse reflejado en bienestar de todas y todos. De este modo, es necesario impartir las siguientes medidas de obligatorio cumplimiento, orientadas a la generación de espacios de trabajo con una sana convivencia con el fin de evitar los efectos adversos en la salud física y mental de los servidores públicos, contratistas y demás partes interesadas del Instituto. En el caso de la sede central de Bogotá por la arquitectura de sus oficinas, al ser abiertas, implica que debemos hacer un esfuerzo adicional para evitar el ruido

1 “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”Lineamientos y responsabilidades para la promoción del orden y aseo: ✓ Cada persona debe ser responsable de mantener su propio espacio de trabajo limpio y ordenado. Esto incluye mantener el escritorio, la computadora y otros equipos organizados y libres de documentos, objetos y equipos que no sean requeridos para el desarrollo de sus funciones o actividades contractuales . Mantener un puesto organizado, también es salud mental.

✓ Evitar el exceso de elementos visuales sobre el escritorio, la acumulación desordenada de objetos, entre otros, con el fin de prevenir la fatiga visual, n o traer elementos personales diferentes a los estrictamente necesarios para el desarrollo de sus funciones o actividades contractuales (tales como elementos decorativos, velas, humidificadores con aroma, entre otros).

traer elementos personales diferentes a los estrictamente necesarios para el desarrollo de sus funciones o actividades contractuales (tales como elementos decorativos, velas, humidificadores con aroma, entre otros).

✓ Al identificar posibles condiciones inseguras con relación al cableado o la inadecuada instalación del puesto de trabajo , estas deben ser reportadas a través del Buzón del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo https://forms.office.com/r/xNXMYmCSCM para tomar las medidas pertinentes.

✓ Los colaboradores deben respetar los espacios comunes, como la cafetería, baños, las áreas de descanso y salas de reunión, manteniéndolos limpios y ordenados para el uso de todos.

✓ Se recuerda que el área de cafetería está dispuesta para el consumo de alimentos y así evitar realizarlo en las salas de reuniones , por lo cual n o se deben consumir alimentos en el horario destinado para almorzar en las zonas comunes o lugares no dispuestos para ello.

Se prohíbe mantener electrodomésticos en el puesto de trabajo, tales como cafeteras, calentadores, hornos microondas, plancha para el cabello, entre otros ya que se podría generar una sobrecarga en el sistema eléctrico de la s sedes, además de que en caso de que se provoque un accidente o daño se debe determinar la responsabilidad por parte de las aseguradoras.

✓ Se deben practicar buenos hábitos de higiene antes y después de usar el baño, esto incluye tirar de la cadena correctamente, no dejar papeles higiénicos fuera de su lugar, usar los productos disponibles de manera adecuada (como papel higiénico, toallas de papel y jabón) y evitar arrojar en los inodoros cualquier

esto incluye tirar de la cadena correctamente, no dejar papeles higiénicos fuera de su lugar, usar los productos disponibles de manera adecuada (como papel higiénico, toallas de papel y jabón) y evitar arrojar en los inodoros cualquier material que pueda obstruir las cañerías.✓ Los residuos se deben clasificar de acuerdo con el código de colores establecido en los puntos ecológicos. Lineamientos y responsabilidades prevención del ruido: ✓ Modere el tono de su voz.

✓ Mantenga en un volumen moderado el timbre del celular y el teléfono fijo de la oficina.

✓ Se deben usar las salas de reunión o áreas en donde no se genere interrupción a l as demás que se encuentren en el lugar , para que realicen llamadas telefónicas o videoconferencias.

✓ Es obligatorio hacer uso de los audífonos disponibles en la entidad, para las reuniones virtuales, escuchar música o las demás actividades que lo requieran, evitando la contaminación auditiva y facilitando la concentración de los compañeros del área.

✓ En caso de que se realicen actividades autónomas de socialización, integración o pausas activas en los grupos, están deben desarrollarse en los espacios como salas de reunión, auditorios o áreas donde no se genere interrupción a l as demás que se encuentren en el lugar, para lo cual se deberá cumplir lo indicado por el Grupo de Servicios Administrativos para su reserva. En virtud del contenido de la presente circular, por medio del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG - SST, con el apoyo del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST de la entidad y aliados externos, se

En virtud del contenido de la presente circular, por medio del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG - SST, con el apoyo del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST de la entidad y aliados externos, se desarrollarán actividades encaminadas a la promoción de conductas que sirvan como base para la consolidación de un ambiente de trabajo más saludable, como actividades de sensibilización y jornadas en la estrategia de orden y aseo e inspecciones de orden y aseo en puestos de trabajo, cafeterías y otros espacios al interior de cada sede. Tal como se ha señalado con anterioridad, es de máxima importancia dar cumplimiento a las medidas mencionadas, asumiendo desde lo individual y lo colectivo una postura proactiva y responsable para generar espacios más armoniosos y agradables. Dado en Bogotá, D.C. a los, 20 días del mes de febrero del año 2025.JUAN FERNANDO ACOSTA MIRKOW Secretario General

ALEXIS TIGREROS ORTIZ

Presidente del COPASST

Nombre Cargo Firma Proyectó Dayana Moreno Profesional Universitario GADTHSST

Proyectó Luisa Vanegas Contratista GADTH - SST Revisó Yareth Josefina Rodríguez Zuleta Profesional especializado GADTH

Aprobó Angela María Betín Coordinadora GADTH Aprobó Gilberto Antonio Ramos Suarez Jefe Oficina Asesora Jurídica

Radicado Expediente Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas vigentes y por lo tanto bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma y comunicación y publicación

Radicado Expediente Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas vigentes y por lo tanto bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma y comunicación y publicación

Código: GD-F002-V01-19/07/2024