IDEAM - E-SGI-Pl005 Política de Planeación Institucional

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E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional

E-SGI-PI005

Política de Planeación Institucional

14 diciembre 20232

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional Contenido

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 2 OBJETIVO..................................................................................................................................................... 3 ALCANCE ..................................................................................................................................................... 3 DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 3 DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA ..................................................................................................................... 4

ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................................................................ 5

DIAGNOSTICO / AUTODIAGNÓSTICO .......................................................................................................... 5

IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................................................... 6 SEGUIMIENTO ............................................................................................................................................. 7 EVALUACIÓN ............................................................................................................................................... 8 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 8 CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 8

INTRODUCCIÓN3

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional El Modelo integrado de Planeación y Gestión – MIPG – es el marco de referencia diseñado por el Gobierno Nacional para que las entidades públicas planeen, ejecuten y hagan seguimiento a su gestión de cara a la ciudadanía. Bajo este concepto, MIPG tiene como propósito mejorar la capacidad del Estado en su relación con la ciudadanía, incrementando su confianza en las entidades y en los servidores públicos, logrando mejores niveles de gobernabilidad y legitimidad del aparato público y generando resultados con valores a partir de una mejor coordinación interinstitucional, compromiso del servidor

en su relación con la ciudadanía, incrementando su confianza en las entidades y en los servidores públicos, logrando mejores niveles de gobernabilidad y legitimidad del aparato público y generando resultados con valores a partir de una mejor coordinación interinstitucional, compromiso del servidor público, mayor presencia en el territorio y mejor aprovechamiento y difusión de información confiable y oportuna, y de esta manera permitir que las organizaciones, cumplan con los objetivos par a las cuales fueron creadas y enfoquen toda su actividad en la producción de resultados que garanticen los derechos y resuelvan las necesidades de los ciudadanos.

Por medio de esta política, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM, teniendo claro su rol, lo que debe hacer, para quién y para qué lo hace, identifica las necesidades de sus partes interesadas y enfoca sus esfuerzos por satisfacerlas, por medio de lineamientos estratégicos y presupuestales claros y enfocados en dar cumplimiento a las metas fijadas en el Plan Nacional de Desarrollo – PND.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 6 de diciembre de 2023.

OBJETIVO Definir los lineamientos generales para la planeación institucional del IDEAM con el fin de fortalecer los mecanismos y las actividades relacionadas con la ejecución, evaluación y seguimiento de los procesos.

ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos establecidos en la entidad en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

DEFINICIONES • Direccionamiento estratégico: Conjunto de instrucciones, pautas o criterios establecidos por la

Planeación y Gestión – MIPG.

DEFINICIONES • Direccionamiento estratégico: Conjunto de instrucciones, pautas o criterios establecidos por la Alta Dirección para el logro de los objetivos y metas de la Entidad. • Estrategia: Pautas generales que orientan la posterior planificación operativa, surgidas dentro de y tendientes a un proceso acorde al marco conceptual del desarrollo, tendientes a acercarnos a la Propósito central, que permitan el máximo grado de cumplimiento del pr opósito central dentro de un contexto posible. • Gestión Estratégica: Permite realizar un modelo del desempeño global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la planificación estratégica con todo el Sistema Integrado de Gestión, a la vez responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e implementación de estrategias encaminadas al fortalecimiento de la gestión institucional. • Meta: Se puede entender como la expresión de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo.4

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional • Plan de acción: Es un instrumento o una herramienta que nos permite organizarnos, prever, ejecutar, evaluar y corregir las acciones que como integrantes de un área debemos desarrollar para dar cumplimiento a las responsabilidades asumidas y cumplir las funciones encomendadas. • Plan Estratégico: Facilitan el cumplimiento del Propósito central y del objetivo retador, mediante la implementación de políticas, objetivos, proyectos y planes que serán desarrollados en determinado periodo. • Plan de Desarrollo: Lineamientos rectores para los cuales se fijan los grandes objetivos y las

la implementación de políticas, objetivos, proyectos y planes que serán desarrollados en determinado periodo. • Plan de Desarrollo: Lineamientos rectores para los cuales se fijan los grandes objetivos y las prioridades que permiten enfrentar y superar los problemas y demandas sociales, políticas y económicas. Además, es el instrumento flexible para hacer coherentes las acciones del se ctor público, crear el marco que induzca y concerté la acción social o privada y coordine la acción intergubernamental. Este puede ser según su jurisdicción, municipal, estatal o nacional. • Políticas: Son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.

Marco Normativo

Leyes • Ley 152 de 1994 por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Decretos • Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. • Decreto 612 de 2018 por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado. DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA Esta política se enmarca dentro la política pública sectorial, cuya entidad Líder a nivel nacional es el Departamento Nacional de Planeación.

El IDEAM considera que la planeación institucional es fundamental para el desarrollo de su misionalidad, puesto que en ella se presentan las directrices para la ejecución satisfactoria de las actividades de cada uno de los procesos. Por medio de un adecua do diagnóstico de capacidades internas y de su entorno,

puesto que en ella se presentan las directrices para la ejecución satisfactoria de las actividades de cada uno de los procesos. Por medio de un adecua do diagnóstico de capacidades internas y de su entorno, puede formular los planes estratégicos, establecer un adecuado modelo de medición y generar lineamientos, teniendo en cuenta la asignación presupuestal y elementos orientadores como:

• Reflexionar sobre la razón de ser de la entidad, el objeto para el cual fue creada, la generación de valor público, sus capacidades internas y externas para atender las necesidades y expectativas de sus grupos de interés y las metas que se deben alcanzar. • Atender los lineamientos previstos en las normas para la formulación de los planes5

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional estratégicos y formular los objetivos estratégicos, que se constituyen en los logros que la entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo. • Formular los planes de acción anual, teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. • Atender las recomendaciones para la formulación de los indicadores.

ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para la Planeación Institucional del IDEAM establece los roles y responsables de la siguiente manera:

Tabla 1 Roles y Responsabilidades de la Política de Planeación Institucional del IDEAM Línea Instancia y/ Dependencia Estratégica Comité Institucional de Gestión y Desempeño Implementación Oficina Asesora de Planeación Líderes de Procesos y Áreas Operativas Seguimiento Oficina Asesora de Planeación Control y Evaluación Oficina de Control Interno Fuente: propia

DIAGNOSTICO / AUTODIAGNÓSTICO

Líderes de Procesos y Áreas Operativas Seguimiento Oficina Asesora de Planeación Control y Evaluación Oficina de Control Interno Fuente: propia DIAGNOSTICO / AUTODIAGNÓSTICO Como parte del proceso de medición del Índice de Desempeño Institucional – IDI del 2022, esta política presentó un resultado de 89 puntos, lo que indica que se deben realizar acciones específicas respecto a la planeación, seguimiento y evaluación institucional. Por ello se llevó a cabo el ejercicio de autodiagnóstico de la política y se aplicó la herramienta definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, obteniéndose el siguiente resultado:6

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional Ilustración 1 Resultados Política para la Planeación Institucional del IDEAM Fuente: propia Con base en el resultado obtenido, la entidad priorizará las siguientes acciones para garantizar que este resultado se mejore en la medición del IDI de 2023:

1. Documentar PEI, contexto interno y externo, partes interesadas.

2. Actualización objetivos estratégicos

3. Actualización de procedimientos

4. Implementar tablero de indicadores institucionales

5. Formulación de política institucional.

IMPLEMENTACIÓN a) Formulación del Plan Estratégico Institucional - PEI: Este plan es la carta de navegación del IDEAM e incluye los componentes de su direccionamiento estratégico. Estos componentes están alineados con el marco del Plan Nacional de Desarrollo - PND y se definen para un período de cuatro años. Para la formulación del PEI, se toma en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la

con el marco del Plan Nacional de Desarrollo - PND y se definen para un período de cuatro años. Para la formulación del PEI, se toma en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, en el que se establece que debe especificar en él, los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión, además de las acciones y estrategias a través de las cuales la entidad facilitará y promoverá la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en los términos señalados en el artículo 2 de la Ley 1757 de 2015 y se deberá alinear a los Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS, así mismo, incluye tanto los aspectos relacionados con el componente misional como con los relacionados con los planes de que trata el Decreto 612 de 2018:

• Plan Institucional de Archivos PINAR
• Plan Anual de Adquisiciones
• Plan Anual de Vacantes.

Autodiagnóstico Política Planeación Institucional 62,2 65,3 49,8 74,1 Calidad de la Planeación Contexto Estratégico Liderazgo Estratégico. Componente 58,3 69,2 52,6 34,5 74,1 25,0 97,5 40,0 Conocimiento de la organización Diagnóstico de capacidades y entornos

Formulación de planes Identificación de los grupos de valor y sus necesidades Liderazgo Estratégico Planeación Participativa Programación presupuestal Toma de decisiones basada en evidencias Categoría por Componente7

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional • Plan de Previsión de Recursos Humanos

• Plan Estratégico de Recursos Humanos
• Plan Institucional de Capacitación • Plan de Incentivos Institucionales • Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo • Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano • Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI • Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información • Plan de Seguridad y Privacidad de la Información.

Los anteriores planes deben contener los siguientes criterios:

• Objetivos
• Estrategias
• Proyectos
• Metas
• Acciones
• Productos
• Responsables
• Cronogramas

b) Formulación del Plan Operativo Anual de Inversión – POAI: Por medio de este instrumento de gestión, el IDEAM operativiza los objetivos y metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y en el Plan Estratégico Institucional para cada vigencia, alineándolos a los recursos presupuestales asignados a los proyectos de inversión y proyectados en el Marco de Gasto a Mediano Plazo – MGMP .

c) Formulación de los Planes de Acción Anuales: Tomando como base el primer nivel de la a planeación estratégica (el PEI) se generan los planes de acción de cada una de las dependencias de la entidad. Estos planes son el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan el

estratégica (el PEI) se generan los planes de acción de cada una de las dependencias de la entidad. Estos planes son el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan el seguimiento a los productos y actividades previstas por un período de tiempo determinado.

d) Formulación de Indicadores: Desde el ejercicio de planeación se deben definir los indiciadores y el mecanismo a través de los cuales se hará el seguimiento y evaluación a su cumplimiento. La formulación de indicadores es el proceso de definir y establecer medidas cuantitativas y cualitativas que se utilizan para evaluar el desempeño de la gestión de la entidad.

SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resultados” del MIPG, incluye el Plan de Acción y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IDEAM.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.8

E-SGI-PI-005 Política de Planeación Institucional Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados. El proceso de Gestión de la Planeación y del SGI, desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro

de la Planeación y del SGI, desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

EVALUACIÓN La evaluación está a cargo del proceso de Evaluación y Mejoramiento Continuo, quienes en el IDEAM se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7: Control Interno. El objetivo de esta evaluación es el de proporcio nar información sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferente s mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión

Integrado:

• Cumplimiento de la normatividad legal • Cumplimiento de los planes • Seguimiento a Indicadores • Seguimiento a Riesgos • Acciones correctivas y de mejora

BIBLIOGRAFÍA • Lineamientos de la Política de Planeación Institucional DAFP

• Política de Articulación de MIPG – SGI IDEAM V1

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción 01 11/12/2023 Creación del documento

Elaboró Revisó Aprobó Equipo SGI Oficina Asesora de Planeación Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Jefe de la Oficina Asesora de Planeación