IDEAM - E-SGI-Pl006 Política de Seguimiento Y Evaluación del Desempeño Institucional

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E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional

E-SGI-PI006

Política de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional 14 diciembre 20232

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Contenido

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3 OBJETIVO..................................................................................................................................................... 3 ALCANCE ..................................................................................................................................................... 3 DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 3 DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA ..................................................................................................................... 4

ROLES Y RESPONSABILIDADES ................................................................................................................ 5

DIAGNOSTICO / AUTODIAGNÓSTICO .......................................................................................................... 5

IMPLEMENTACIÓN ...................................................................................................................................... 6 SEGUIMIENTO ............................................................................................................................................. 8 EVALUACIÓN ............................................................................................................................................... 8 BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 8 CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 93

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional INTRODUCCIÓN El Modelo integrado de Planeación y Gestión – MIPG – es el marco de referencia diseñado por el Gobierno Nacional para que las entidades públicas planeen, ejecuten y hagan seguimiento a su gestión de cara a la ciudadanía. Bajo este concepto, MIPG tiene como propósito mejorar la capacidad del Estado en su relación con la ciudadanía, incrementando su confianza en las entidades y en los servidores

de cara a la ciudadanía. Bajo este concepto, MIPG tiene como propósito mejorar la capacidad del Estado en su relación con la ciudadanía, incrementando su confianza en las entidades y en los servidores públicos, logrando mejores niveles de gobernabilidad y legitimidad del aparato público y generando resultados con v alores a partir de una mejor coordinación interinstitucional, compromiso del servidor público, mayor presencia en el territorio y mejor aprovechamiento y difusión de información confiable y oportuna, y de esta manera permitir que las organizaciones, cumpla n con los objetivos para las cuales fueron creadas y enfoquen toda su actividad en la producción de resultados que garanticen los derechos y resuelvan las necesidades de los ciudadanos.

Esta política le permite al IDEAM conocer permanentemente los avances de los resultados de la gestión, además de poder determinar si estos corresponden a las metas previstas conforme a lo planeado.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG busca que la evaluación de resultados se aprecie en dos momentos: a través del seguimiento a la gestión institucional, y en la evaluación propiamente de los resultados obtenidos. Para hacer el seguimiento y las evaluaciones se exige que la entidad cuente con indicadores para monitorear y medir el desempeño.

Estos indicadores son diseñados en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y normas que orientan la gestión, y en los productos, resultados e impactos derivados de ésta en los grupos de valor.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 6 de diciembre de 2023.

OBJETIVO

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 6 de diciembre de 2023.

OBJETIVO Hacer seguimiento y evaluar los resultados para conocer permanentemente los avances de la gestión institucional, mediante las herramientas establecidas para verificar el cumplimiento de la planeación de la gestión.

ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos establecidos en la entidad en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

DEFINICIONES • Desempeño: Medida en la que la gestión de una entidad logra sus resultados finales en el cumplimiento de su misión y en términos de eficiencia, eficacia, calidad y cumplimiento normativo. • Efectividad: Es el grado en el que los resultados deseados se alcanzan a través de los productos.4

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional • Eficacia: Es el grado de cumplimiento de las metas y objetivos a nivel de productos y resultados. • Eficiencia: Hace referencia al uso óptimo de recursos en una actividad productiva. Es la máxima cantidad de un producto específico que un nivel dado de costo en insumos puede generar o alternativamente, es el mínimo costo en insumos que se requiere para generar una c antidad dada de un producto específico. Es decir, la eficiencia compara la productividad observada con una productividad esperada. • Evaluación: Apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa o política en curso o concluido, en relación con su diseño, su puesta en práctica y sus resultados. El objetivo es

una productividad esperada. • Evaluación: Apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa o política en curso o concluido, en relación con su diseño, su puesta en práctica y sus resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos, así como la eficiencia, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad para el desarrollo. • Indicador: Variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con una intervención o ayudar a evaluar los resultados de un organismo de desarrollo. • Seguimiento: Es la manera de evaluar en forma independiente y objetiva los planes, proyectos y programas, promoviendo una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación en la Institución, a fin de alcanzar la mejora continua en los procesos.

Marco Normativo

Leyes • Ley 152 de 1994 por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo • Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno CONPES • Conpes 3294 del 28 de junio 2004, Renovación de la Administración Pública: Gestión por Resultados y reforma del sistema nacional de evaluación. Decretos • Decreto 1082 de 2015, “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional” • Decreto 2623 de 2009, Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Resoluciones • Resolución 063 de 1994, del Departamento Nacional de Planeación-DNP, “Por el cual se organiza el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados y se establecen algunos procedimientos”

DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA5

Resoluciones • Resolución 063 de 1994, del Departamento Nacional de Planeación-DNP, “Por el cual se organiza el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados y se establecen algunos procedimientos”

DESCRIPCIÓN DE LA POLÍTICA5

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional El IDEAM a través de esta Política busca promover la comprensión de la evaluación de resultados en dos (2) momentos: a través del seguimiento a la gestión institucional y en la evaluación propiamente de los resultados obtenidos.

Para el seguimiento y la evaluación se exige contar con indicadores que permitan monitorear y medir el desempeño de la entidad. Estos indicadores se diseñan en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación en el Plan de Estratégico Institucional, para cada vigencia y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y normas que orientan la g estión, y en los productos, resultados e impactos derivados de ésta.

El seguimiento al desempeño institucional se cimienta sobre la ruta que trazan los objetivos estratégicos y el cumplimiento de sus estrategias, los cuales tiene la función esencial de orientar, o en su defecto reorientar, las necesidades del IDEAM de acuer do con los resultados arrojados en los ejercicios de seguimiento y evaluación a los indicadores planteados en los planes de acción, seguimiento a riesgos, plan de desarrollo y plan estratégico.

Para dar cumplimiento a lo anterior, a continuación, se presentan los lineamientos para la correcta implementación de la política:

• Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. • Evaluación de indicadores y metas de gobierno.

Para dar cumplimiento a lo anterior, a continuación, se presentan los lineamientos para la correcta implementación de la política:

• Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. • Evaluación de indicadores y metas de gobierno.

ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional del IDEAM define los roles y responsables así:

Tabla 1 Roles y Responsabilidades Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Línea Instancia y/ Dependencia Estratégica Comité Institucional de Gestión y Desempeño Implementación Oficina Asesora de Planeación Líderes de Procesos y Áreas Operativas Seguimiento Oficina Asesora de Planeación Control y Evaluación Oficina de Control Interno Fuente: propia 2023

DIAGNOSTICO / AUTODIAGNÓSTICO Como parte del proceso de medición del Índice de Desempeño Institucional – IDI del 2022, esta política presentó un resultado de 69,3 puntos, lo que indica que se deben realizar acciones específicas respecto al seguimiento y evaluación institucional.6

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Por ello se llevó a cabo el ejercicio de autodiagnóstico de la política, y se aplicó la herramienta definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, obteniéndose el siguiente resultado:

Fuente: propia 2023

Con base en el resultado obtenido, la entidad priorizará las siguientes acciones para garantizar que este resultado se mejore en la medición del IDI de 2023:

1. Implementar tablero de indicadores institucionales

2. Formulación de política institucional.

Con base en el resultado obtenido, la entidad priorizará las siguientes acciones para garantizar que este resultado se mejore en la medición del IDI de 2023:

1. Implementar tablero de indicadores institucionales

2. Formulación de política institucional.

3. Documentar contexto interno y externo, partes interesadas.

IMPLEMENTACIÓN

Esta Política tiene como finalidad promover la comprensión de la Evaluación de Resultados en dos momentos: a través del seguimiento a la gestión institucional, y en la evaluación propiamente de los resultados obtenidos.

Tanto el seguimiento como la evaluación exigen contar con indicadores para monitorear y medir el desempeño de las instituciones. Estos indicadores se diseñan en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y normas que orientan la gestión, y en los productos, resultados e impactos derivados de ésta.

Ilustración 1 Resultados Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional 2023 60,9 Seguimiento y evaluación del desempeño institucional Componente 31,0 55,7 72,1 78,4 Calidad de la evaluación Diseño del proceso de evaluación Efectividad de la evaluación Utilidad de la Información Categorías por Componente Autodiagnóstico Política Seguimiento y Evaluación Desempeño Institucional 60,97

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Es de gran importancia resaltar que el seguimiento y desempeño institucional se cimienta sobre la ruta

Institucional 60,97

E-SGI-PI-006 Política Institucional de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional Es de gran importancia resaltar que el seguimiento y desempeño institucional se cimienta sobre la ruta que trazan los objetivos institucionales del IDEAM, los cuales tiene la función esencial de orientar, o en su defecto reorientar, las necesidades de la e ntidad de acuerdo con los resultados arrojados en los ejercicios de seguimiento y evaluación a los indicadores planteados en los planes de acción, plan de desarrollo y plan estratégico. Teniendo en cuenta lo anterior, a continuación, se presentan los lineamientos para la correcta implementación de la política:

• Definir un área o servidor responsable del diseño, implementación y comunicación de los mecanismos de seguimiento y evaluación: Si bien es cierto que la Oficina Asesora de Planeación suele ser responsable y competente para liderar estos ejercicios, no se exime de responsabilidad en el seguimiento y evaluación de los resultados institucionales a los servidores públicos que tienen a su cargo cada plan, programa, proyecto o estrategia objeto de seguimiento y evaluación. Así mismo, son ellos quienes deben estab lecer oportunamente las acciones de corrección o prevención de riesgos, si aplica, y registrar o suministrar los datos en los diferentes sistemas de información de que dispone la Entidad para tal fin. • Revisar y actualizar los indicadores y demás mecanismos de seguimiento y evaluación establecidos: Es preciso tener en cuenta que, si bien desde la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación se diseñan los indicadores, antes de su aplicación no sobra validar que éstos brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance, para el caso de los

Estratégico y Planeación se diseñan los indicadores, antes de su aplicación no sobra validar que éstos brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance, para el caso de los indicadores de seguimiento, o el logro de los objetivos y resultados esperados. • Evaluar el logro de los resultados: Para ello, se debe aplicar los indicadores definidos de acuerdo con las decisiones que la entidad haya asumido y las disposiciones establecidas en las normas y lineamientos de política frente a las maneras, plazos y grupos de valor a quienes decide entreg ar la información del seguimiento y evaluación. • Evaluar la gestión del riesgo : Cuando se detecten desviaciones en los avances de gestión e indicadores, o posibilidad de materialización de un riesgo, es indispensable que el responsable establezca las acciones de mejora de manera inmediata. La utilidad de este ejercicio es apoyar la toma de decisiones para lograr mejores resultados, gestionar con mayor eficacia y eficiencia los recursos y facilitar la rendición de cuentas a los ciudadanos e informes a los organismos de control. • Evaluar la percepción de las partes interesadas: La institución debe evaluar la percepción ciudadana frente a la satisfacción de sus necesidades y expectativas, a los productos y servicios prestados y, en general, a la gestión de la institución. Usualmente se utilizan encuestas de satisfacción de ciudadanos que permiten recoger información de primera mano, tanto de su percepción sobre los niveles de satisfacción como de sus propias expectativas y necesidades. • Adelantar un ejercicio de autodiagnóstico: Resulta útil que la entidad lleve a cabo permanentemente ejercicios de autodiagnóstico para conocer el avance en cada una de las dimensiones de MIPG. A través de la aplicación de esta herramienta, se podrá determinar el estado

permanentemente ejercicios de autodiagnóstico para conocer el avance en cada una de las dimensiones de MIPG. A través de la aplicación de esta herramienta, se podrá determinar el estado de avance de la gestión, sus fortalezas y debilidades y, lo más importante, tomar medidas de acción encaminadas a la mejora continua para alcanzar la excelencia. • Documentar los resultados de los ejercicios de seguimiento y evaluación: La documentación de los resultados permite a la entidad:

1. Contar con la información básica para mejorar o reorientar su gestión.

2. Implementar estrategias que permitan fortalecer aquellos aspectos de la gestión que presenten debilidades.8

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3. Identificar y subsanar las posibles causas de las fallas, dar recomendaciones y priorizar requerimientos a través de planes de mejoramiento.

4. Contar con una línea base para los siguientes ejercicios de Direccionamiento Estratégico y

Planeación.

5. Disponer del insumo primordial para la elaboración de los informes de gestión que se suministran a los organismos de control y para la rendición de cuentas, entre otros.

SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resultados” del MIPG, incluye el Plan de Acción y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IDEAM.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.

Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados. El proceso de Gestión de la Planeación y del SGI, desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

EVALUACIÓN La evaluación está a cargo del proceso de Evaluación y Mejoramiento Continuo, quienes en el IDEAM se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7: Control Interno. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar información sobre la efecti vidad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferente s mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión

Integrado:

• Cumplimiento de la normatividad legal • Cumplimiento de los planes • Seguimiento a Indicadores • Seguimiento a Riesgos • Acciones correctivas y de mejora

Integrado:

• Cumplimiento de la normatividad legal • Cumplimiento de los planes • Seguimiento a Indicadores • Seguimiento a Riesgos • Acciones correctivas y de mejora

BIBLIOGRAFÍA • Lineamientos de la Política de Política Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional9

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• Política de Articulación de MIPG – SGI IDEAM V1

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción 01 11/12/2023 Creación del documento

Elaboró Revisó Aprobó Equipo SGI Oficina Asesora de Planeación Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Jefe de la Oficina Asesora de Planeación