IDEAM - GF-M001 Manual de políticas contables

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

Código: GF-M001

Versión: 05

Fecha: 25/06/2025

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MANUAL DE POLÍTICAS

CONTABLES

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y

ESTUDIOS AMBIENTALESMANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 9

2. ALCANCE ............................................................................................................................................ 9

3. MARCO LEGAL .................................................................................................................................. 10 3.1. CLASIFICACIÓN .............................................................................................................................. 10 3.2. NORMATIVIDAD APLICABLE .......................................................................................................... 10

4. MARCO CONCEPTUAL....................................................................................................................... 12 4.1. PROCESO CONTABLE...................................................................................................................... 12 4.1.1. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .......................... 12 4.1.2. MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .......................... 13 4.1.3. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .................... 13 4.1.4. REVELACIÓN ................................ ................................ ................................ ................................ ... 14 4.2. CONTABILIDAD CENTRALIZADA ..................................................................................................... 14 4.3. RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE .......................................................................... 15 4.4. RESPONSABILIDAD EN LA CONTINUIDAD DEL PROCESO CONTABLE (CAMBIOS EN EL REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS ÁREAS) ......................................... 15 4.5. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE ............................................................................... 16 4.6. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................................................... 16

REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS ÁREAS) ......................................... 15 4.5. CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CONTABLE ............................................................................... 16 4.6. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................................................... 16 4.6.1. LA COMUNIDAD Y LOS CIUDADANOS................................ ................................ ............................... 16 4.6.2. LOS ORGANISMOS DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL .......... 16 4.6.3. LAS PROPIAS ENTIDADES Y SUS GESTORES ................................ ................................ ....................... 17 4.6.4. LAS AGENCIAS QUE EFECTÚAN DONACIONES A ENTES DE GOBIERNO ................................ ............... 17 4.6.5. LOS ÓRGANOS DE REPRESENTACIÓN POLÍTICA ................................ ................................ ................ 17 4.6.6. LOS ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO ................................ ................................ ....................... 17 4.6.7. LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ................................ ................................ ........................ 17 4.7. GENERACIÓN CONTABLE POR PROCESOS ...................................................................................... 18 4.8. CONTROLES ....................................................................................................................................... 18 4.8.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS ................................ ................................ ................................ ...... 18 4.8.2. CONTROLES OPERATIVOS ................................ ................................ ................................ ................ 19 4.9. SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE .................................................................................................. 21 4.10. LIBROS DE CONTABILIDAD .............................................................................................................. 22 4.10.1. LIBROS PRINCIPALES ................................ ................................ ................................ ..................... 23 4.10.2. LIBROS AUXILIARES................................ ................................ ................................ ........................ 23 4.11. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD ............................................................................................... 24 4.12. SOPORTE DE CONTABILIDAD............................................................................................................ 24MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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4.11. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD ............................................................................................... 24 4.12. SOPORTE DE CONTABILIDAD............................................................................................................ 24MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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4.13. PROHIBICIONES RELACIONADAS CON LOS DOCUMENTOS CONTABLES ........................................... 25 4 14. TÉRMINOS DE CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD 25 4.15. OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ................................................................................. 26 4.16. PRINCIPIOS GENERALES DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................................ 27 4.17. PRINCIPIOS DE RECONOCIMIENTO .................................................................................................. 28 4.18. CRITERIOS DE MEDICIÓN................................................................................................................. 29 4.19. MATERIALIDAD ............................................................................................................................... 30 4.20. ACTUALIZACIÓN Y APROBACIÓN DEL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ...................................... 30

5. POLÍTICA CONTABLE PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .................................................... 31 5.1. OBJETIVO.......................................................................................................................................... 31 5.2. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ...................................................................................... 31 5.3. FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................................... 31 5.4. CONJUNTO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................... 32 5.5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ......................................................... 32 5.5.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ .......... 32 5.5.2. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ................................ ................................ ................................ 33

5.5.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ .......... 32 5.5.2. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ................................ ................................ ................................ 33 5.5.3. ESTADO DE RESULTADOS ................................ ................................ ................................ ............. 36 5.5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ................................ ................................ ....................... 37 5.5.5. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO................................ ................................ ................................ ..... 38 5.5.6. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ................................ ................................ .............................. 40

6. POLITICA CONTABLE CAMBIOS EN LAS ESTIMACIONES CONTABLES, POLÍTICAS, CORRECCIÓN DE ERRORES Y HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO CONTABLE ...................................................... 42 6.1. OBJETIVO.......................................................................................................................................... 42 6.2. POLITICAS CONTABLES .................................................................................................................. 42 6.3. CAMBIOS EN UNA ESTIMACIÓN CONTABLE ................................................................................... 44 6.4. CORRECCIÓN DE ERRORES ............................................................................................................. 46 6.5. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE ............................................................... 47 6.5.1. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE QUE IMPLICAN AJUSTE .......................... 47 6.5.2. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERIODO CONTABLE QUE NO IMPLICAN AJUSTE ........................ 48 6.5.3. REVELACIONES ................................ ................................ ................................ ............................... 48

7. POLÍTICA CONTABLE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO......................................................... 48 7.1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 49 7.2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 49MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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7.1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 49 7.2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 49MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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Página: 4 de 139 7.3. RECONOCIMIENTO ........................................................................................................................ 49 7.3.1 MEDICIÓN INICIAL ................................ ................................ ................................ .......................... 50 7.3.2. MEDICIÓN POSTERIOR ................................ ................................ ................................ .................... 50 7.4. REVELACIONES .............................................................................................................................. 50 7.5. BAJA EN CUENTAS ......................................................................................................................... 51

8. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR COBRAR ................................................................................... 51 8.1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 51 8.2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 51 8.3. RESPONSABLES .............................................................................................................................. 51 8.4. RECONOCIMIENTO ........................................................................................................................ 53 8.4.1. CUENTAS POR COBRAR POR PRESTACION DE SERVICIOS A CARGO DEL INSTITUTO ........................ 53 8.4.2. OTRAS CUENTAS POR COBRAR ................................ ................................ ................................ ..... 53 8.4.3. DEMAS CUENTAS POR COBRAR QUE NO HAN SIDO CANCELADAS POR CONCEPTOS DIFERENTES A LOS MENCIONADOS ANTERIORMENTE. ................................ ................................ ................................ .... 55 8.5. CLASIFICACIÓN .............................................................................................................................. 56 8.6. MEDICIÓN INICIAL ......................................................................................................................... 56 8.7. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................... 56 8.8. EVALUACIÓN E INDICIOS DE DETERIORO, CUENTAS DE DIFICIL RECAUDO O CASTIGO DE CUENTAS POR COBRAR ........................................................................................................................................... 56 8.9. DETERIORO.................................................................................................................................... 57

8.8. EVALUACIÓN E INDICIOS DE DETERIORO, CUENTAS DE DIFICIL RECAUDO O CASTIGO DE CUENTAS POR COBRAR ........................................................................................................................................... 56 8.9. DETERIORO.................................................................................................................................... 57 8.9.1. DETERIORO INDIVIDUAL ................................ ................................ ................................ .............. 58 8.10. BAJA EN CUENTAS........................................................................................................................ 59 8.11. REVELACIONES ............................................................................................................................ 59

9. POLÍTICA CONTABLE INVENTARIOS ................................................................................................. 59 9.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA .............................................................................................................. 60 9.2. RECONOCIMIENTO ........................................................................................................................ 60 9.3. MEDICIÓN INICIAL ......................................................................................................................... 60 9.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................... 61 9.5. RECONOCIMIENTO EN EL RESULTADO ........................................................................................... 61 9.6. BAJA EN CUENTAS ......................................................................................................................... 61 9.7. REVELACIONES .............................................................................................................................. 62

10. POLÍTICA CONTABLE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ................................................................ 62 10.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 62MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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10.2. RECONOCIMIENTO ...................................................................................................................... 62 10.3. CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................ 64 10.4. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 65 10.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 66 10.6. DEPRECIACIÓN............................................................................................................................. 67 10.7. VIDA ÚTIL..................................................................................................................................... 67 10.8. BAJA EN CUENTAS........................................................................................................................ 69

10.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 66 10.6. DEPRECIACIÓN............................................................................................................................. 67 10.7. VIDA ÚTIL..................................................................................................................................... 67 10.8. BAJA EN CUENTAS........................................................................................................................ 69 10.9. REVELACIONES ............................................................................................................................ 69

11. POLITICA CONTABLE BIENES DE USO PÚBLICO ............................................................................... 70 11.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................... 70 11.2. RECONOCIMIENTO.......................................................................................................................... 71 11.3. MEDICIÓN INICIAL .......................................................................................................................... 72 11.4. MEDICIÓN POSTERIOR .................................................................................................................... 73 11.5. RECLASIFICACIONES ........................................................................................................................ 74 11.6. BAJA EN CUENTAS ........................................................................................................................... 74 11.7. REVELACIONES................................................................................................................................ 75

12. POLÍTICA CONTABLE BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES .............................................................. 76 12.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 76 12.2. RECONOCIMIENTO ...................................................................................................................... 76 12.3. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 77 12.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 78 12.5. BAJA EN CUENTAS........................................................................................................................ 78 12.6. REVELACIONES ............................................................................................................................ 79

13. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS INTANGIBLES .................................................................................. 79 13.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 79 13.2. RECONOCIMIENTO ...................................................................................................................... 80 13.3. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 83 13.3.1. ACTIVOS INTANGIBLES ADQUIRIDOS ................................ ................................ .......................... 83 13.3.2. ACTIVOS INTANGIBLES GENERADOS INTERNAMENTE ................................ ................................ . 84

13.3. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 83 13.3.1. ACTIVOS INTANGIBLES ADQUIRIDOS ................................ ................................ .......................... 83 13.3.2. ACTIVOS INTANGIBLES GENERADOS INTERNAMENTE ................................ ................................ . 84 13.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 85 13.5. BAJA EN CUENTAS........................................................................................................................ 86 13.6. REVELACIONES ............................................................................................................................ 86MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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14. POLÍTICA CONTABLE ARRENDAMIENTOS........................................................................................ 87 14.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 87 14.2. CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................ 88 14.2.1. ARRENDAMIENTO OPERATIVO ................................ ................................ ................................ .. 88 14.2.2. TRANSACCIONES DE VENTA CON ARRENDAMIENTO POSTERIOR ................................ ................ 90

15. POLÍTICA CONTABLE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS NO GENERADORES DE EFECTIVO 91 15.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 91 15.2. PERIODICIDAD EN LA COMPROBACIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR ............................................ 92 15.3. INDICIOS DE DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS.................................................................. 92 15.3.1. FUENTES EXTERNAS DE INFORMACIÓN ................................ ................................ ...................... 93 15.3.2. FUENTES INTERNAS DE INFORMACIÓN ................................ ................................ .......................... 93 15.4. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR....................................................... 93 15.5. MEDICIÓN DEL VALOR DEL SERVICIO RECUPERABLE .................................................................... 94

15.4. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DETERIORO DEL VALOR....................................................... 93 15.5. MEDICIÓN DEL VALOR DEL SERVICIO RECUPERABLE .................................................................... 94 15.5.1. VALOR DE MERCADO MENOS LOS COSTOS DE DISPOSICIÓN ................................ ....................... 94 15.5.2. COSTO DE REPOSICIÓN ................................ ................................ ................................ .............. 95 15.6. REVERSIÓN DE LAS PÉRDIDAS POR DETERIORO DEL VALOR ......................................................... 95 15.6.1. INDICIOS DE REVERSIÓN DE LAS PÉRDIDAS POR DETERIORO DEL VALOR ................................ ..... 96 15.6.2. RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA REVERSIÓN DEL DETERIORO................................ ............ 96 15.7. REVELACIONES................................................................................................................................ 97

16. POLÍTICA CONTABLE ACTIVOS DIFERIDOS....................................................................................... 97 16.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 97 16.2. RECONOCIMIENTO ...................................................................................................................... 98 16.3. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 98 16.4. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 98 16.5. REVELACIONES ............................................................................................................................ 98

17. POLÍTICA CONTABLE CUENTAS POR PAGAR ................................................................................... 98 17.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ............................................................................................................ 99 17.2. RECONOCIMIENTO ...................................................................................................................... 99 17.3. CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................ 99 17.4. MEDICIÓN INICIAL ....................................................................................................................... 99 17.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 99MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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17.5. MEDICIÓN POSTERIOR ................................................................................................................. 99MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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17.6. BAJA EN CUENTAS...................................................................................................................... 100 17.7. REVELACIONES .......................................................................................................................... 100

18. POLÍTICA CONTABLE BENEFICIO A EMPLEADOS ........................................................................... 100 18.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA .......................................................................................................... 100 18.2. ALCANCE.................................................................................................................................... 101 18.3. DEFINICIÓN................................................................................................................................ 101 18.4. CLASIFICACIÓN .......................................................................................................................... 101 18.4.1. BENEFICIOS A CORTO PLAZO ................................ ................................ ................................ .... 101 18.4.1.1. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................... 101 18.4.1.2. MEDICIÓN .......................................................................................................................................................................... 102 18.4.1.3. REVELACIONES................................................................................................................................................................... 103 18.4.2. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS A LARGO PLAZO ................................ ................................ ....... 103 18.4.2.1. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................... 103 18.4.2.2. MEDICIÓN .......................................................................................................................................................................... 104 18.4.2.3. PRESENTACIÓN .................................................................................................................................................................. 104 18.4.2.4. REVELACIONES................................................................................................................................................................... 104 18.4.3. BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL O CONTRACTUAL ............................... 105 18.4.3.1. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................... 105 18.4.3.2. MEDICIÓN .......................................................................................................................................................................... 105 18.4.3.3. REVELACIONES................................................................................................................................................................... 106

18.4.3.1. RECONOCIMIENTO ................................ ................................ ................................ .................... 105 18.4.3.2. MEDICIÓN .......................................................................................................................................................................... 105 18.4.3.3. REVELACIONES................................................................................................................................................................... 106

19. POLÍTICA CONTABLE PROVISIONES............................................................................................... 106 19.1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA ..............................................................................