IDEAM - Resolución 0444 de 2021

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

“Por el cual se modifica el Comité de manejo de bienes del del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM y se deroga la resolución 2797 de 2018”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGIA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES – IDEAM –

En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el numeral 8 del artículo 5 del Decreto 291 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, faculta a la administración Pública, para asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como para diseñar, adoptar, interpretar y aplicar las medidas y mecanismos que les permitan el control, racionalización, buen uso y destinación de los mismo.

Que De acuerdo a lo establecido el Decreto 291 de 2004 en su numeral 8 , son fu nciones de la Dirección General: Dictar las disposiciones que regulan los procedimientos y trámites administrativos internos.

Que se expidió a resolución 2797 de l 09 de noviembre de 2018, por medio de la cual se adoptó el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales.

Que el 11 de diciembre se expidió la resolución 3094, por medio de la cual se suprimen, crean y reorganizan los Grupos de Trabajo Interno de la Secretaria General, creando el Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios.

Que el 11 de diciembre se expidió la resolución 3094, por medio de la cual se suprimen, crean y reorganizan los Grupos de Trabajo Interno de la Secretaria General, creando el Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios.

Que a partir de la expedición de la resolución 2797 de l 09 de noviembre de 2018, se han venido realizando cambios en los procedimientos del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios como lo son, la implementación del procedimiento de recepción y registro de bienes de almacén, el procedimiento de gestión, registro y reporte de donaciones nacionales e internacionales; así mismo está en proceso la actualización de l proceso de inventario, fortaleciendo los controles y responsables de acuerdo con la guía de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública; por lo que se hace necesario alinear los procedimientos, formatos con la resolución 2797 del 09 de noviembre de 2018.

Que con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad que permitan la vigilancia del Control Fiscal, señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la ley 1474 de 2011, sobre la aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la función pública, se requiere que la entidad cuente con un comité que la asesore en lo relacionado con el manejo de los bienes a su

cargo.INSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

cargo.INSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

“Por el cual se modifica el Comité de manejo de bienes del del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM y se deroga la resolución 2797 de 2018”

Que, a fin de precisar el alcance de las funciones asignadas al Comité, se hace necesario realizar la presente modificación y, con el propósito de garantizar la unidad de materia evitando la dispersión de reglamentos Institucionales se compilarán todos los aspectos de la resolución 2797 de 2018 y las modificaciones identificadas en el presente acto administrativo.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. CREACIÓN : Crear el Comité de manejo de bienes del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, como un organismo asesor de la entidad para la organización, preservación y control de los inventarios.

ARTÍCULO 2. CONFORMACIÓN: El Comité de manejo de bienes del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales estará conformado por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos: • Secretario (a) General, quien actuará como Presidente. • Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. • Coordinador (a) del Grupo de Servicios Administrativos. • Coordinador (a) del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios, quien además actuará como secretario técnico del comité. • Coordinador (a) del Grupo de Contabilidad.

• Coordinador (a) del Grupo de Servicios Administrativos. • Coordinador (a) del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios, quien además actuará como secretario técnico del comité. • Coordinador (a) del Grupo de Contabilidad.

Parágrafo No. 1. La participación de los integrantes de este comité es indelegable.

Parágrafo No. 2. Concurrirá sólo con derecho a voz y por su condición jerárquica, el jefe de la Oficina de Control interno o su delegado.

Parágrafo No. 3. Asistirán a sus sesiones los funcionarios que para cada caso concreto determine el Comité, con el objeto de que rindan concepto sobre la viabilidad o no, del tema en estudio, estos tendrán derecho a voz.

ARTÍCULO 3. FUNCIONES DEL COMITÉ: Asesorar y recomendar con fundamento en los estudios técnicos, la baja de los bienes del IDEAM que, por desgaste, deterioro, o que por su obsolescencia requiera un mantenimiento que resulte antieconómico para el Instituto, o que no sean útiles para el servicio al cual se haya destinado, o no sean susceptibles de reparación o adaptación.

1. Emitir recomendación sobre el destino de los bienes dados de baja.

2. Asesorar y emitir recomendación sobre la enajenación, arrendamiento y entrega a cualquier título de bienes muebles o inmuebles de su propiedad.INSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

“Por el cual se modifica el Comité de manejo de bienes del del Instituto de Hidrología, Meteorología y

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

“Por el cual se modifica el Comité de manejo de bienes del del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM y se deroga la resolución 2797 de 2018”

3. Emitir recomendación sobre el recibo y entrega a tít ulo de comodato de bienes muebles o inmuebles a la entidad.

4. Emitir recomendación sobre la destrucción de bienes obsoletos e inservibles cuando no fuere posible efectuar la venta por el sistema de martillo, o que presenten, avería, rotura, o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta.

5. Emitir recomendación al representante legal sobre la destrucción y/o retiros de bienes intangibles, (licencias, y/o software), previa determinación técnica de su obsolescencia por parte del jefe de la oficina de informática o quien haga sus veces.

6. Emitir recomendación sobre favorabilidad o desfavorabilidad, a la Dirección General del Instituto, para el recibo o rechazo de las donaciones de entes Nacionales o Internacionales.

7. Las demás relacionadas con la asesoría para la administración de los bienes que le sea solicitada.

Cuando se autorice la enajenación de bienes muebles e inmuebles se dará cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, Sección 2 enajenación de Bienes del Estado o las normas especiales que sean aplicables.

ARTÍCULO 4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ: El Coordinador (a) del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios será el secretario técnico del comité de manejo de bienes, quien tendrá las siguientes funciones:

ARTÍCULO 4. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ: El Coordinador (a) del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios será el secretario técnico del comité de manejo de bienes, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar, por solicitud del presidente del comité o de oficio en caso de identificar la necesidad de adopt ar decisiones sobre los bienes de la entidad, a los miembros permanentes y a los funcionarios que deban asistir para analizar los casos que requieran estudio y aprobación.

2. Elaborar las actas de cada sesión del comité.

3. Elaborar los proyectos de acto adminis trativo mediante el cual se ejecuten las decisiones adoptadas por el comité para la firma del representante Legal.

4. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

5. Archivar y custodiar los documentos, estudios técnicos y soportes de las autorizaciones efectuadas por los comités relacionados con la baja, enajenación, arrendamientos, o entrega a cualquier título de los bienes muebles e inmuebles sometidos a consideración del comité.

6. Preparar un informe de gestión sobre la ejecución y cumplimiento de las autorizaciones dadas por el comité. Este informe deberá darse a conocer a los miembros integrantes, una vez al año o cuando este sea requerido por el presidente del Comité.

7. Las demás que sean asignadas por el comité.

ARTÍCULO 5. SESIONES Y VOTACIÓN: El Comité de Manejo de Bienes del IDEAM se reunirá cada tres (3) meses de manera ordinaria y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con la to talidad de los miembros permanentes y decidirá con la mayoría simple de los miembros.

(3) meses de manera ordinaria y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. Sesionará con la to talidad de los miembros permanentes y decidirá con la mayoría simple de los miembros.

ARTÍCULO 6. CONVOCATORIA: El secretario del comité, por solicitud del presidente o de oficio en caso de identificar la necesidad de adoptar decisiones sobre los bienes de la entidad, enviaráINSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES - IDEAM

RESOLUCIÓN No. 0444 de 25 de mayo 2021

“Por el cual se modifica el Comité de manejo de bienes del del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM y se deroga la resolución 2797 de 2018”

invitación a los miembros permanentes y los funcionarios que deban asistir. Así mismo, preparará la información que el comité requiera para la toma de decisiones.

ARTÍCULO 7. DECISIONES DEL COMITÉ: Las decisiones proferidas por el comité constarán en el acta de la sesión respectiva y se adoptarán mediante acto administrativo suscrito por el Representante Legal o quien este delegue, en el que ordena la ejecución de la decisión proferida por el comité y le será comunicado a los Grupos de Contabilidad y Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios.

ARTÍCULO 8. ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS : El Coordinador del Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios, dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición de la presente resolución deberá actualizar los procedimientos con el fin de garantizar el registro, custodia y control de los bienes institucionales conforme a la normatividad vigente.

Manejo y Control de Almacén e Inventarios, dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición de la presente resolución deberá actualizar los procedimientos con el fin de garantizar el registro, custodia y control de los bienes institucionales conforme a la normatividad vigente.

ARTICULO 9. VIGENCIA Y DEROGATORIAS: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 2797 del 09 de noviembre de 2018 del IDEAM.

PÚBLIQUESE Y CUMPLASE,

Dada en Bogotá D.C. a los 25 de mayo 2021

YOLANDA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

Directora General Nombre Cargo Firma Proyectó Cesar Augusto Tovar Contratista Secretaria General Revisó José Alberto Chaparro Coordinadora Grupo de Manejo y Control de Almacén e Inventarios Revisó Sandra Milena San Juan Acero Coordinadora Grupo de Contabilidad Revisó Azeneth Florez Gutiérrez Coordinadora Grupo de Servicios Administrativos Revisó Gilberto Antonio Ramos Jefe Oficina Asesora Jurídica Revisó Gilberto Galvis Bautista Secretario General Radicado 20212070000353 Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas vigentes y por lo tanto bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma de la Directora General del IDEAM.

Firmado digitalmente por: GONZALEZ HERNANDEZ YOLANDA Fecha y hora: 26.05.2021

14:52:16