IDEAM - Resolución 119 de 2024

Código: A-GD F031 - V4 - 17/08/2023

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INSTITUTO DE HIDROLOGÍA METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES – IDEAM RESOLUCIÓN N.° 119 del 01 de febrero de 2024

“Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental actualizada del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM y de adoptan otras determianciones”

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES – IDEAMEn ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 291 de 2.004, artículo 5, y

C O N S I D E R A N D O:

Que la Constitución Política en su artículo 209, consagró que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones (…) La administración pú blica, en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

Que la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se expidió la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, en su artículo 4 estableció los principios generales que rigen la función archivística, entre los cuales se encuentra el de los fines de los archivos, que señala que el objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable

los cuales se encuentra el de los fines de los archivos, que señala que el objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la histo ria y el de la responsabilidad, que indica que los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Que la precitada Ley, en sus artículos 11 y 12 señaló la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control, así como la responsabilidad de la Administración Pública, de la adecuada gestión documental y la administración de los archivos.

Que, a su vez, en el artículo 21 indicó que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cua l se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, señaló que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Que el artículo 17 de la misma Ley prescribió que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar entre otras cosas, que estos: a) se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.

sujetos obligados deben asegurar entre otras cosas, que estos: a) se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Que el Decreto 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, señaló en su artículo 44 que se entenderá el Programa de Gestión Documental el plan elaborado por ca da sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización,Código: A-GD F031 - V4 - 17/08/2023

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“Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental actualizada del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM y de adoptan otras determianciones” conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final con fines de conservación permanente o eliminación.

Que el Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura” en sus artículo 2.8.2.5.10, contempla que todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, co mo parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y en su artículo 2.8.2.5.12., hace referencia a la obligatoriedad que tienen las entidades del Estado de publicar en la página web, el Programa de Gestión Documental.

Institucional y del Plan de Acción Anual y en su artículo 2.8.2.5.12., hace referencia a la obligatoriedad que tienen las entidades del Estado de publicar en la página web, el Programa de Gestión Documental.

Que el artículo 2.8.2.1.16. del citado Decreto, también encargó al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la función de aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad, así como la de aprobar el programa de gestión de documentos de la entidad.

Que el artículo 2.8.2.5.6. ibídem, contempló que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, la cual debe estar constituida por un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las ent idades públicas; Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte; Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación; P rograma de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad; La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

Que en cumplimiento de lo expuesto, el IDEAM a través de la Secretaría General, mediante Resolución 802 del 18 de septiembre de 2020, formuló y aprobó la política de gestión documental para el IDEAM, sin embargo, debido a la dinámica de desarrollo ins titucional acorde con los planes de gobierno y desarrollo nacionales, es necesario ajustar la política de gestión documental del IDEAM, de modo que atienda a la modernización de los sistemas de gestión documental y a las directrices establecidas en los instrumentos

nacionales, es necesario ajustar la política de gestión documental del IDEAM, de modo que atienda a la modernización de los sistemas de gestión documental y a las directrices establecidas en los instrumentos archivísticos puestos en práctica e en la entidad.

Que la política de gestión documental del IDEAM, actualizada, tiene como propósito “formular, implementar y controlar el Sistema de Gestión Documental como eje transversal que apoya al desarrol lo de los objetivos institucionales que realizan las áreas administrativas y técnicas del Instituto, las cuales se materializan en documentos físicos, digitales y electrónicos, que deben ser organizados, conservados y puestos al servicio de la administraci ón y del ciudadano, en condiciones de autenticidad, integridad, idoneidad, inalterabilidad, fiabilidad, seguridad, disponibilidad, conservación y preservación a largo plazo, garantizando que la historia documentada del IDEAM perdure en el tiempo para el co nocimiento de las futuras generaciones, mediante la puesta en práctica de los postulados de la normatividad archivística, armonizando de manera cuidadosa los sistemas de gestión integrado de calidad y de gestión documental con los demás sistemas administra tivos y técnicos del Instituto“

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1º. Adoptar la política de gestión documental actualizada y aprobada en Comité Institucional de Gestión y Desempeño llevado a cabo el 16 de noviembre de 2023, así: “El Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM, comprometido con el logro de los propósitos impulsados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, contemplados en el Plan de Desarrollo Nacional, que promueve la promoción

Estudios Ambientales - IDEAM, comprometido con el logro de los propósitos impulsados por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, contemplados en el Plan de Desarrollo Nacional, que promueve la promoción y el desarrollo económico, social y ambiental a partir de los pilares fundamentales como propiciar el ordenamiento ambiental alrededor del agua, la generación de la seguridad humana y justicia social, garantía del derecho humano a la alimentación y la tra nsformación productiva mediante la internacionalización y la acción climática, tiene como política de gestión documental, formular, implementar y controlar el Sistema deCódigo: A-GD F031 - V4 - 17/08/2023

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“Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental actualizada del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales – IDEAM y de adoptan otras determianciones” Gestión Documental físicos y electrónicos, como eje transversal para el desarrollo ins titucional propendiendo por la organización, conservación y preservación de los documentos y de la información para la generación de datos y conocimiento alrededor del agua y el medio ambiente en general, de modo que haya disponibilidad de documentos técnicamente organizados, garantizando que la historia documentada del IDEAM perdure en el tiempo para el conocimiento de las generaciones presentes y futuras”. Artículo 2º. Lo dispuesto en la Política de Gestión Documental adoptada por la presente resolución, es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios AmbientalesIDEAM.

Artículo 2º. Lo dispuesto en la Política de Gestión Documental adoptada por la presente resolución, es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios AmbientalesIDEAM. Artículo 3º. Ordenar al Coordinador de Grupo de Gestión Documental y Centro de Documentación, para que elaboré las herramientas técnicas y con el apoyo de las dependencias pertinentes del Instituto se desarrollen las estrategias para la difusión, implementación, seguimiento y cumplimiento de la presente Política de Gestión Documental.

Artículo 4º. Derogar la Resolución 802 del 18 de septiembre de 2020, por la cual se adoptó la Política de Gestión Documental del Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales - IDEAM”.

Artículo 5º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D. C., a los 01 días del mes de febrero de 2024.

GHISLIANE ECHEVERRY PRIETO

Directora General

Nombre Cargo Firma

Proyectó Hernán Parada Coordinador GGD Revisó Gilberto Antonio Ramos Suárez Jefe Oficina Asesora Jurídica Revisó Juan Fernando Acosta Mirkow Secretario General Expediente 2023XXXX Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas vigentes y por lo tanto bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma de la Directora General del IDEAM.