IDEAM - Resolución 2903 de 2017

RESOLUCIONN? 2 903 06 DIC 2017

Por medio de !a cual se reestructura el Comité Técnico de Sostenibilidad Contables delinstituto de hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales — IDEAM y se deroga laResolución N° 2439 del 28 de octubre de 2016. EL DIRECTOR GENERAL DEL IDEAM En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en elartículo 5” del Decreto 291 de 2004, y CONSIDERANDO: Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de lasentidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientosde Control Interno. Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todoservidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente deAuditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen ocomplementen. Que el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, actualizó el Modelo Estándar de ControlInterno (MECI), con ello se implementan controles a la producción de información financierabajo características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el marcoconceptual el Régimen de Contabilidad Pública. Que mediante la Resolución N 193 del 05 de mayo de 2016, expedida por la ContaduriaGeneral de la Nación, se incorporó en los procedimientos transversales del Régimen deContabilidad Publica el procedimiento para la evaluación de! control interno contable, paragarantizar la producción de información financiera que cumpla con las caracteristicasfundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcosconceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de ContabilidadPública.

Que el numeral 3.2.2 del Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable,incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución N° 193 de 2016,establece dentro de las herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad dela información financiera: “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionalesy la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades,estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidadde la información financiera de manera que se genere información con las característicasfundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser dediversa indole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o laimplementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices,instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manerapermanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.” Que el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), mediante laResolución N 2439 del 28 de octubre de 2016, expedida por el Director General, creó elComité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Instituto de Hidrología,Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), Calle 25D No. 96B—70 Bogotá D.C. PBX (571) 3527160Fax Server 3075621 - 3527160 Opc.2 e TODOS POR UNLinea Naciona! 018000110012 - Pronóstico y Alertas (571) 3527180 £ NUEVO PAÍSSede Puente Aranda. Calle 12 No 428 - 44 Bogotá DC PBX. 2681070 2. at :Que teniendo en cuenta el proceso de mejora continua, se hace necesario derogar laResolución 2439 del 28 de octubre de 2016, con el fin de reestructurar el Comité Técnicode Sostenibilidad del Sistema Contable del Instituto.

Que en mérito de lo anterior, RESUELVE: Artículo 1°. El Comité se denominará: Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, quecomo instancia asesora financiera tendrá las siguientes funciones:

1. Determinar las acciones que deben implementarse, con el fin de depurar lainformación contable y financiera, cuando esta sea necesario, y aprobar losprocedimientos que se establezcan para el efecto, así como el registro de los ajustescontables correspondientes de conformidad con el Régimen de Contabilidad Públicavigente.2. Asesorar a las áreas de gestión en el diseño e implementación de losprocedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de laNación, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos decontrol y verificación de las actividades propias del proceso contable y financiero,de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla conlas características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata elRégimen de Contabilidad Pública.3. Establecer los controles que se deban implementar para las áreas responsables,para mejorar la calidad de la información contable y financiera.4. Determinar las acciones administrativas a seguir para evitar que la informacióncontable y financiera revele situaciones, tales como: + Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienesu obligaciones para la Entidad.+ Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible realizarlosmediante la jurisdicción coactiva.+ Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobroO pargo, por cuanto opera una causal relacionada con su extinción, según seael caso.+ Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a travésde los cuales se pueda adelantar los procedimientos pertinentes para adelantarsu cobro o pago.+ Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación aalguna persona por la pérdida de los bienes y derechos que representan.

5. Formular directrices, políticas y estrategias que garanticen la revelación ypresentación de la información contable, razonable, oportuna, relevante ycomprensible.6. Proponer la incorporación mediante acto administrativo expedido por la Direcciónde la Entidad, de las decisiones acordadas por el Comité, cuando ello resulteprocedente.7. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza.Parágrafo. Responsabilidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades yautonomía que caracteriza el ejercicio profesional de la Contaduria Pública. Asi mismo, ennada sustituye, ni reemplaza las funciones asignadas o acciones que cada una de áreas uoficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales

aCalle 250 No. 96B - 70 Bogotá D.C PBX (671) 3527160Fax Server: 3075621 - 3527160 Opc.2nene Pena tating ss Alaring (ETA ARITARN TODOS POR UNE NUEVO PAÍSsusceptibles de constituirse en hechos contables, deben adelantar, para garantizar que lainformación contable procesadas corresponda a hechos ciertos y verificables. Artículo 2°. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, estará integrado por lossiguientes funcionarios: El Secretario General, quien lo presidirá, o quien haga sus veces.El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o quien haga sus veces.El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, o quien haga sus veces.El Coordinador del Grupo de Contabilidad, o quien haga sus veces.El Coordinador del Grupo de Tesoreria, o quien haga sus veces.El Coordinador del Grupo de Presupuesto, o quien haga sus veces.El Coordinador del Grupo de Servicios Administrativo, o quien haga sus veces.Un Asesor de la Dirección General, o quien haga sus veces.

Parágrafo 1°. La asistencia al Comité es indelegable. Parágrafo 2°. El Jefe de la Oficina de Control interno participará en forma permanente enlas sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con derecho a voz, pero no avoto. De conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 199 y el Modelo Estándar de Contro!Interno (MECI), la oficina de Control Interno evaluará la implementación y desarrollo del“Modelo Estándar de Sostenibilidad de Sistema Contable”, asi como los acuerdos ycompromisos contraídos por los responsables de las áreas financieras, en los planes desostenibilidad contable en forma separada, independiente y objetiva. Parágrafo 3°. Cuando el Comité lo estime necesario, para el cumplimiento de susfunciones, podrá invitar a sus reuniones a funcionarios, con derecho a voz, pero sin voto,para que emitan sus conceptos técnicos o profesionales, en relación con asuntos queconsideren. Artículo 3°. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable realizará sesiones ordinariassemestrales y extraordinarias cuando se estime necesario, previa citación a sus integrantes,bien sea por escrito, por medios electrónicos o a través del sistema de gestión documentalde la Entidad. De las sesiones llevadas a cabo por el Comité, se levantarán actas, las cuales seránaprobadas y suscritas por sus miembros.

Artículo 4°. Quorum. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Instituto deHidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), sesionará válidamente con latotalidad de sus miembros y sus decisiones serán tomadas por unanimidad. Artículo 5°. Actas de las reuniones. Las recomendaciones, decisiones y demás actuacionesdel Comité deberán constar por escrito, en actas numeradas en forma consecutiva, lascuales serán aprobadas y suscritas por los miembros, en un término no superior a diez (10)días hábiles siguientes al envio por parte de la Secretaria Técnica del Comité. Parágrafo. Los estudios técnicos que se deben elaborar para la presentación al Comité,los cuales soportan las recomendaciones y decisiones del Comité, deberán estarpreviamente revisados y analizados por el área financiera y aquellas áreas u oficinasgeneradoras de los hechos financieros, económicos, sociales o ambientales que se hayanconvertido en hechos contables y que estén sujetos a depuración, saneamiento,recomendación o decisión. Los mismos deben estar debidamente suscritos por losfuncionarios que los elaboraron. Los estudios técnicos y las evidencias que soporten las Se» Calle 25D No. 968 - 70 Bogotá 0.C. PBX (571) 3527160Fax Server: 3075621 - 3527160 Opc.2 TODOS POR UNLinea Nacional 018000110012 - Pronóstico y Alertas (571) 3527180 % ; NUEVO PAÍSSede Puente Aranda: Calle 12 No 428 - 44 Bogotá D.C. PBX: 2681070 NSrecomendaciones y decisiones, se anexarán al acta correspondiente y serán parte integralde la misma.

Artículo 6°. La Secretaria Técnica del Comité de Sostenibilidad Contable en el Instituto,estará a cargo del Coordinador del Grupo de Contabilidad, y tendrá las siguientes funciones:

1. Preparar el orden del día y presentar al Comité los temasa tratar.Convocar a las reuniones ordinarias del Comité. Esta invitación será por escrito, pormedios electrónicos o a través del sistema de gestión documental de la Entidad, yen ella se debe suministrar a los miembros los documentos e información necesaria,para el análisis y adecuada intervención.3. Convocar a las reuniones extraordinarias a su criterio o por instrucción delPresidente del Comité.Proyectar los informes que deba presentar al Comité.5. Elaborar y custodiar el archivo de las actas de las reuniones, así como recopilar lasnormas vigentes o que se expidan para la depuración de la información contable, lasostenibilidad de los sistemas, procedimientos y demás documentos que haganparte del proceso.6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.7. Hacer seguimiento a las tareas o actividades que se deriven del Comité y presentara quien preside el Comité un informe del mismo.8. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaria Artículo 7°. Las actuaciones administrativas que se adelanten con motivo de las decisionesadoptadas por el Comité, requerirán para formalizar la respectiva contabilización, de lossiguientes requisitos:

1. Copia del acta del Comité en la cual constan las decisiones de registro o depuración.2. Documentos soportes idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollode los estudios técnicos adelantados.3. Los demás soportes que a juicio del Secretario del Comité, se considerenpertinentes para justificar los registros contables correspondientes.

Artículo 8°, La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga laResolución N° 2439 del 28 de octubre de 2016.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a lo "05 DIC 2017 OMAR FRANCO TORRES”Director General NOMBRE CARGO iProyecto — | Aisleth Quintero Gnecco Asesora - Contratista Secretaria General DIFEa Sandra Milena Sanjuán Acero Coordinadora del Grupo de ContabilidadRevisd Gilberto Ramos Suarez Jete Oficina JuridicaAprobó Adriana Portillo Trujillo Secretaria General . -Los amba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposicipngs legates yiotécnicas vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firma del Director General del IDEAM. 201 200003743

• 7160Calle 250 No. 968-70 Bogotá D.C. PBX (871) 3527161 TODOS PORUN Fax Server: 3075621= 3527160 Oped se ex7ay 3697180 E El Nuevo pais