IDRD - Resolución 1057 de 2016

11 ALCALDÍA MAYOR 1 DE BOGOTÁ o.e.

[CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE r tltuto DlstrllBI de Recreedón y Deporte "Por la cual se adopta el fistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD". EL DIRECTOR GENERAL DEL r STITUTO DISTRIT AL DE RECREACIÓN Y DEPORTE En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el Artículo 6º del Acuerdo 4 de 1978, el Artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014, el Artículo 19 de la Resolución 05 de 1997, el Artículo 2 de la Resolución 002 de 2005, y el Artículo 1 de la Resolución 602 de 2015 y CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", en el Titulo XI "Conservación de Documentos'.', Artículo 46 establece: "Conservación de Documentos", establece: "Conservación de docµmentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de cofififirvación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos". 1 Que el Decreto 1080 de 201 l "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector CultLra", compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector cultura. Que en literal g) del Artículo, el lrticulo 2.8.2.5.9 ibídem, establece como un proceso de gestión documental, la preserv¡ación a largo plazo como conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su

Que en literal g) del Artículo, el lrticulo 2.8.2.5.9 ibídem, establece como un proceso de gestión documental, la preserv¡ación a largo plazo como conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, indfipendientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. ¡ Que el Artículo 2.8.2.5.1 O ibídem, determina la obligatoriedad del Programa de Gestión Documental - PGD en todas las entidades del Estado. Que el artículo 2.8.2.6.1 ibídem dispone que las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental q\,.le permita, entre otras, "Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación". Que el Artículo 2.8.2.6.3 del miJmo Decreto, señala la preservación de documentos en ambientes electrónicos y establece que las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo podrán estar basadas en procesos .como la migración, la emulación o el refreshing, o cualquier otro procebo de reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro. 1 de 311 ALCALDÍA MAYOR

DE BOGOTÁ o.e. CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

Instituto Olstrltal de Recreación y Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 1 05 7 / ' - "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD".

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 1 05 7 / ' - "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD". Que el Acuerdo No 006 de 2014 "por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Titulo XI " Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000", expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en su Artículo 1 indica: "la implementación del Sistema integrado de Conservación - SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesabilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental". Que en consecuencia de lo anterior y con el fin de asegurar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad de toda la documentación de la entidad, se hace necesario adoptar el Sistema Integrado de Conservación -SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD. Que el Comité Interno de Archivo, mediante Acta No.3 del 30 de septiembre de 2016, aprobó la elaboración del Acto Administrativo de adopción del Sistema Integrado de Conservación -SIC. Que la Oficina Asesora Jurídica dando cumplimiento al procedimiento denominado "Control de legalidad a los Actos Administrativos", en este caso, del Sistema Integrado de

aprobó la elaboración del Acto Administrativo de adopción del Sistema Integrado de Conservación -SIC. Que la Oficina Asesora Jurídica dando cumplimiento al procedimiento denominado "Control de legalidad a los Actos Administrativos", en este caso, del Sistema Integrado de Conservación -SIC del IDRD, mediante radicado No. 20161100491563 del 8 de noviembre de 2016, efectuó el Control de legalidad del presente Acto Administrativo. Que en merito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, aprobado por el Comité Interno de Archivo y contenido en el anexo No.1. ARTICULO SEGUNDO. La implementación y coordinación del Sistema Integrado de Conservación -SIC está a cargo de la Secretaria General, articulado con el equipo interdisciplinario del Área de Archivo y Correspondencia. 2 de 3ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ o.e. pUL TURA, RECREACIÓN Y DEPORTE r stltuto Dlstrltal de Recreación y Deporte "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Distritál de Recreación y Deporte - IDRD". 1 ARTICULO TERCERO. Ordena I la publicación del presente acto administrativo en la página WEB del Instituto, en la Imprenta Distrital y en la sección de Transparencia y Acceso a la Información Pública, , onforme a la "Ley 1712 de 2014". ARTÍCULO CUARTO. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE CÚMPLASE

ARTÍCULO CUARTO. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los ·o 5 01: 20161 . .. - -- ,, . --====:::1;,fi.fififi O MOLANO PÉREZ irector Gener iAprobó: Luz Patricia Camelo Urrego - Secretaria General.: fi Revisó: José Jaiden López Palacio - Coordinador Área Archivo y Correspondencia

Elaboró: Betty Bula Arroyo; Contratista 1 3 de 3 'Si no maneja consecutivo coloque

1 N.A 1

COMITÉ/REUNIÓN: ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1 DO 1 MM 1 AA

1 30 1 9 1 ACTA No. 3

LUGAR: Sala de Juntas Dirección General

NOMBRE

LUZ PATRICIA CAMELO URREGO

LILIANA DIAZ POVEDA

NELLY PATRICIA RAMOS

MARTHA RODRIGUEZ MARTiNEZ

MARIA EMMA RUIZ CASTRO

JOSÉ JAIDEN LÓPEZ PALACIO

LUIS FRANCISCO CANTE CESPEDES

JHON JAIRO HERNÁNDEZ CASTRO

• JAIRO ANTONIO PALACIO P

OLGA LUCIA BOLAÑOS

GUSTAVO ADOLFO REY GARCIA

BETTY BULA ARROYO

ANGELA JIMENA PINILLA

MIGUEL ANGEL RICO RAMIREZ

LEYLA ALARCON MARTINEZ

HORA DE INICIO:

ASISTENTES

CARGO

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECTORA

JEFE JEFE

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

COORDINADOR

JEFE

LEYLA ALARCON MARTINEZ

HORA DE INICIO:

ASISTENTES

CARGO

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECTORA

JEFE JEFE

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

COORDINADOR

JEFE

CONTRATISTAPROFESIONAL

CONTRATISTAPROFESIONAL

CONTRATISTAPROFESIONAL ESPECIALIZADO

CONTRATISTAPROFESIONAL ESPECIALIZADO

CONTRATISTAPROFESIONAL

'CONTRATISTAPROFESIONAL

CONTRATISTA - PROFESIONAL

CONTRATISTATECNOLOGA

ORDEN DEL DÍA

2016

11.00AM HORA FIN: 12:45 PM

DEPENDENCIA

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA ASESORA JURÍDICA

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

SISTEMAS

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

OFICINA CONTROL INTERNO

SECRETARIA GENERAL

OFICINA CONTROL INTERNO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. Llamado a lista y verificación del quórum. 5. Presentación y aprobación del Plan Institucional de Archivos - PINAR.

2. lectura y Aprobación del acta anterior No 2. 6. Presentación y aprobación del Sistema Integrado de Conservación - SIC.

3. Compromisos del Comité anterior. 7. Informe Estadístico del avance de los procesos del Archivo.

4. Presentación de los Cronogramas de Trabajo; Actualización de

Tablas de Retención Documental e Implementación del Programa B. Varios

3. Compromisos del Comité anterior. 7. Informe Estadístico del avance de los procesos del Archivo.

4. Presentación de los Cronogramas de Trabajo; Actualización de Tablas de Retención Documental e Implementación del Programa B. Varios de Gestión Documental -PGD.

TEMAS TRATADOS 1. llamado a lista y verificación del quórum. Siendo las 11 :00 am del día 30 de septiembre de 2016, la Secretaria General da inicio al tercer Comité de Archivo del año, se procede al llamado a lista y verificación del quórum. Se comprobó ta existencia del quórum con la presencia de los siguientes miembros: luz Patricia Camelo Urrego en calidad de Presidente del Comité quien to preside; Liliana Diaz Poveda Subdirectora Administrativa y Financiera, Nelly Patricia Ramos Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, Martha Rodriguéz Martinez Jefe de la oficina Asesora de Planeación, Maria Emma Ruiz Profesional Especializada Encargada del Área de Sistemas, José Jaiden López Palacio Contratista Coordinador del Área de Archivo y Correspondencia y Luis Francisco Cante Jefe de la Oficina de Control Interno. Asistieron como Invitados los profesionales Jairo Antonio Palacio de la Oficina de Control lntemo, Oiga lucia Bolaños de la Oficina Asesora de Planeación, Betty Bula Arroyo, Gustavo Rey, leyla Alarcón, Angela Pinilla y Miguel Angel Rico del Área de Archivo y Correspondencia.

2. Lectura del acta anterior.

Se dio lectura al acta del Comité de Archivo No 2 del dia 28 de junio de 2016, Se observó por parte de la Subdirectora Administrativa y Financiera, que debían

2. Lectura del acta anterior.

Se dio lectura al acta del Comité de Archivo No 2 del dia 28 de junio de 2016, Se observó por parte de la Subdirectora Administrativa y Financiera, que debían cor regir el acta en el item 9 varios, teniendo en cuenta que el Acta dice se programara visita a la Bodega del IDRD ubicada en Puente Aranda, para validar lo referente a las condiciones ambientales y de conservación, y lo que en realidad se validarla serian las condiciones generales de la Bodega, el Secretario Técnico del Comité hace las anotaciones respectivas para proceder con las correcciones, quedando el acta aprobada por unanimidad.

3. Compromisos del Comité Anterior

GESTIÓN DOCUMENTAL - V.2L

• - - --- -~ -fi-¡;Mfifiofi;fi;fi-fiEfi ¿fiMITÉ No 2 • ---;j fi============:c i; =.::.fi:.====::,,;..:,:...;

¡¡ ¡; ::. F :. É "" C "" H '"' A :; L ;; ÍM ...: IT ::: E a; .P ;; A :;;fi_, A :::;:;;,,¡ ==F"" E c; C ::.,H.c; A '=- D , E ==:.:,;,¡ CUMPLIMIENTO 100% TEMA !\ RESPONSABLE 11 SU REALIZACIÓN EJECUCIÓN 1 1 ,, ._ ________________________________________ _j_r ----------fi Subdirección Administrativa 1Programar visita técnica a la Bodega y Financiera I Archivo y 30 del IDRD ubicada en puente aranda. Correspondencia 2· Proyectar acto administrativo de adopción e implementación del Programa Archivo y Correspondencia 20 de Gestión Documental -PGD.

2· Proyectar acto administrativo de adopción e implementación del Programa Archivo y Correspondencia 20 de Gestión Documental -PGD. 3Elaborar el Plan Institucional de Archivos -PINAR y presentarlo en Comité de Archivo Extraordinario en el mes de septiembre o antes. 4Elaborar Memorando necesidades de recurso humano, equipos de computo, Archivo y Correspondencia 30 espacio físico y puestos de trabajo para Archivo y Correspondencia 8 organizar, digitalizar e inventariar los contratos vigencia 2015 y años anteriores. 7 7 7 7 2016 12 7 2016 08 07 2016 22 7 2016 8 7 2016 Se adjuntan fotos de la visita realizada El P.GD, fue adoptado por la 2016 Resolución No 502 del 8 de julio de 2016 2016 El PINAR fue elaborado en el mes de julio, ajustado en agosto y en la Sección de hoy será presentado al Comité de Archivo Se Radico con Memorando No 2016 20162100302933 de fecha 08 de julio de 2016 Punto No. 1 - Visita a la Bodega Puente Aranda - REGISTRO FOTOGRÁFICO - Exterior (estado actual) . 1 Interior (estado actual) El dla 12 de julio de 2016, La Subdirección Administrativa y Financiera con el acompañamiento del Arquitecto y los delegados del Grupo de Gestión Documental, visitaron el espacio físico del IDRD ubicado en Puente Aranda, donde se tiene proyectado la construcción de la Bodega para el Archivo Central de los fondos documentales del IDRD.

visitaron el espacio físico del IDRD ubicado en Puente Aranda, donde se tiene proyectado la construcción de la Bodega para el Archivo Central de los fondos documentales del IDRD. GESTIÓN DOCUMENTAL - V.2Otro de los Compromisos (punto No. 2), era Proyectar el Acto Administrativo de Adopción e Implementación del Programa de Gestión Documental -PGD, este fue adoptado mediante la Resolución No 502 del 8 de Julio de 2016, se encuentra publicada en la página web de le entidad, la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica hizo una observación referente a la Resolución en comento,.inherente al Decreto 103 de 2015, en la medida que se estimó que este estaba derogado y que tal circunstancia se soporta entre otras en la pagina del AGN donde se señala que la norma no esta vigente. Al respecto la Secretaria General argumenta que no comparte la apreciación de la Ora. Ramos porque derogada no significa que no este vigente. Para dilucidar el tema se dará alcance al concepto emitido por el AGN el cual se había solicitado por la Oficina Jurídica para cifiridad normativa. En caso de confirmarse la derogatoria deberá ajustarse el Acto Administrativo que nos ocupa. La implementación y seguimiento al respecto es responsabilidad del Área de Archivo en Coordinación con la Oficina de Control lntemo. Sobre el PINAR (punto No. 3) fue elaborado y el último ajuste se hizo el dla 22 de julio de 2016, y será presentado en este comité y sometido a consideración para aprobación en el ítem No 5.

ACTIVIDADES

1.2. Meusde Tr•bafo, TEMA; Actuallnclón de TRD 2,016 Cronograma Actualización de TRD

aprobación en el ítem No 5.

ACTIVIDADES

1.2. Meusde Tr•bafo, TEMA; Actuallnclón de TRD 2,016 Cronograma Actualización de TRD Se presento el cronograma para actualización de TRD, se explico cada una de las actividades y quedo como compromiso enviar Memorando a las diferentes áreas de la entidad con cronograma adjunto, se resalto la importancia del apoyo de las Áreas en las Mesas de Trabajo, teniendo en cuenta que los servidores públicos fueron capacitados en el tema. Cronograma Implementación del Programa de Gestión Documental

SECRETARJA GENERAL

A.REA DE ARCHIVO Y CORRESPONOENClA

ACTIVIDADES

1.1. -Sensibilización Implementación del PG0 Baboro. Betty Bulll, Leyla Atarcdn, Gusi.vo Rmy

Revi: .o: Jalden L.Opez Altaclo

INSTITUTO 0ISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

PLAN DE TRABAJO

DEPENDENCIAS O ÁREAS

A 02016

,'·NOVIEMBRE7': HORARIO

SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA X Area de A1macen X .-.rea oe ,-.poyo w " l"\r&a de SeMCLOll Genel"II es ]\ Area ce :::.ust-,nas ,._ tJ:fi:;:.fi•fi: :fi::: NOTfi•7:,g;!n:fi• ...,fi=•manofi::::=============================1===fifi ::::t==fi 8:30 -9:30 am .... rea ae uesfi o .-,urnano " .... rUóill de con-.,.,,.,__, A Ar88 00 r-resupuesto X Area ae esorena A

SUBDIRECCloN TECNICA DE CONSTRUCCIONES X

.... rea ae uesfi o .-,urnano " .... rUóill de con-.,.,,.,__, A Ar88 00 r-resupuesto X Area ae esorena A SUBDIRECCloN TECNICA DE CONSTRUCCIONES X tJ:;::;:.fi•[:¡d¡;:.,]1fifi:""fi.:§:n::ltiorlfi•===============================1===fifiX ,:::t==fi 2:30 - 3:30 pm S_U'3:Dlfil;:C,PJ.PN\.J1;$;,N.IPfi'\.Qfififi9UEJfi:fi1-fi$;o;°WJ?/2fifi0)Wj fit1f-':i'-:::=::..::;:::.;.A P;::,:':..,="':::,•it:;.::='!;:::'.;.sª;::;_:..;E::;cfi"':;"=ª""" ... "-----------+--f--+!f::;fi}!; ;,;"I; 8:30 -9:30 am Jaiden López, Betty Bula, Gusta-.o Rey, Leyla Alarcón Se socializo el cronograma implementación del PGD jy quede como compromiso enviar Memorando a las diferentes Áreas de la entidad invitando a las capacitaciones. GESTIÓN DOCUMENTAL - V.25. Presentación y aprobación del Plan Institucional de Archivos - PIN AR. El profesional especializado de archivo hizo la presentación del PINAR, sobre el cual no hubo objeción, pero quedo el compromiso de enviarto al correo de los Miembros del Comité de Archivo para revisión y reportar ajustes en caso de considerarto necesario, se adjunta PINAR en CD.

6. Presentación y aprobación del Sistema Integrado de Conservación -SIC

Miembros del Comité de Archivo para revisión y reportar ajustes en caso de considerarto necesario, se adjunta PINAR en CD.

6. Presentación y aprobación del Sistema Integrado de Conservación -SIC La conservadora del IDRD, hizo la presentación del Sistema Integrado de Conservación al Comité de Archivo, sobre el cual no hubo objeción y quedo aprobado, pero solicitaron el envió de este al correo de los Miembros del Comité. Se adjunta presentación del documento del SIC.

7. Informe estadístico del avance de los procesos de archivo.

Informe Estadístico del avance de los procesos del Archivo. Tercer Trimestre (Julio, Agosto y Septiembre) Ubicación ML No Cajas Observaciones Parqueadero 260 1040 Inventario 100% en .su estado natural Archivo Central No 1 143 572 Inventario 10% en su _estado natural Archivo Central No 2 306 1224 Inventario 35% en su estado natural Total 709 2836 Se presento el informe avance estadístico tercer trimestre del volumen documental de archivos del fondo acumulado del IDRD inventariado en su estado natural.

8. Varios.

COMPROMISOS

TEMA RESPONSABLE FECHA LIMITE PARA

SU REALIZACIÓN

1. Enviar al correo institucional de tos Miembros del Comité de Archivo y Oficina de Control Interno, el Plan Institucional de Archivo -PINAR y el Sistema Integrado de Conservación --SIC, para que en un término de cinco días se ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 30 9 2016 revisen y hagan tas observaciones en caso de considerarto necesario; en caso de No haber observaciones se da por aprobado dichos documentos.

2. Publicación del PINAR y el SIC en ta página web de ta entidad. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 10 10 2016

revisen y hagan tas observaciones en caso de considerarto necesario; en caso de No haber observaciones se da por aprobado dichos documentos.

2. Publicación del PINAR y el SIC en ta página web de ta entidad. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 10 10 2016

3. Elaborar et Acto Administrativo de adopción del Sistema Integrado de ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 10 10 2016 Conservación --SIC.

4. Memorando a tas diferentes Áreas citando a tas Mesas de Trabajo para ta ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 10 10 2016 actualización de las TRD.

4. Memorando a tas diferentes Areas del IDRD, sobre la socialización e ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 20 10 2016 implementación del PGD.

EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA REUNIÓN . ¿Se logró el objetivo? 1 SI xi NO \ Observaciones Se anexa. lista de asistentes y presentaciones efectuadas al comité, documentos que hacen parte integral de la presente acta. Siendo las 11 :10 am, se da por terminado et comité, en constancia firman: PRESIDENTE / DELEGADO / JEFE SECRETARIO (S) Sí en la reunión no se maneja esta delegación coloque N.A. DEPENDENC IA / QUIÉN CONVOCA FIRMA FIRMA n ,// NOMBRE Luz Patricia Camelo Unfi NOMBRE José-fin López,/atacio CARGO Secretaria Generfifi CARGO Contratista encargado,; Coo•,"i ; 1el proceso de gestión de archivo y corresponden a , .. ·' NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA EL ACTA: !José Jaiden López Palacio

GESTIÓN DOCUM ENTAL - V.211 ALCAl,DIA MAYOII

DE BOGOTA o.e.

CULTURA. RECREACION Y DEPORTE

, .. ·' NOMBRE COMPLETO DE QUIÉN ELABORA EL ACTA: !José Jaiden López Palacio

GESTIÓN DOCUM ENTAL - V.211 ALCAl,DIA MAYOII

DE BOGOTA o.e.

CULTURA. RECREACION Y DEPORTE lnS:tihito Oistrital de Recteaciól'I y Deporta MEMOR ANDO Rad icado IDRD No 20 161 _1 0049 15 63 l llllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll 111111111111111111 Bogotá D.C, 08-1120 16 i

PARA: Dra. LUZ PATRICI A CAMELO URRE GO

SE CR ETARIA GENER AL DE: JEFE OFICIN A ASESOR A JU RI DI CA ASU NTO: Control de :legal idad Resolución "Por la cual se implementa el Sistema Integrado dfi Conservación - SIC del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - JORO" .

Con el fin de dar respu efita al correo electrón ico de fecha 28 de octubre de 20 16, suficrito por José Jaiden López Palacio, Coordin ador de Archivo y Corresponden cia , med i l nte el cual remite el proyecto de acto admin istrativo del asu nto, conforme a los fundame ntos lega les en la materia me permito emitir el

Control de Lega lidad : . 1

•

1. FACULTAD PARA EfiPEDIR EL ACTO ADMINISTRATIVO: El Artícu lo 6º del Acuerdb 4 de 19 78 "Por el cual se crea .el Instituto Oistrital para la Recreación y el Deporte)", señala las funciones del Dir ector Gener al a saber:

El Artícu lo 6º del Acuerdb 4 de 19 78 "Por el cual se crea .el Instituto Oistrital para la Recreación y el Deporte)", señala las funciones del Dir ector Gener al a saber: "Artículo 6°.- El birector del Instituto será su representante legal, de libre nombramiento y remoción del Alcalde Mayor de Bogotá y tendrá las siguientes funciones:

1. Dictar los actos, realizar las operaciones y /os contratos que se requieran para el buen funcionamifinto del Instituto, de conformidad con los Acuerdo del Concejo, /as decisiones de la Junta Directiva y las demás disposiciones estatutarias que rigen la Entidad. 1 , 1 (. . .) . .

5. Las demás que le señalen los Acuerdos y los Estatutos y las que refiriéndose a la marcha del Instituto, no estén atribuídas expresamente a otra autoridad. "

(Negr illa fuera del texto orig inal). 1 Calle 63 No. 59A -06

Tel: 660 54 00

www.idrd.go v.co lnfo: Linea 19 5

Código Postal: 1112 21

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.:""""'"-W-IIJn:.,i , soGOTA ME JOR PARA TODOS---------------------------- ----· ·--··· --··- ·· --

ALCAL.Dlll MAYOR

OEBOGOTAD.C.

CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE Instituto DiStntal de Recreación y Deporte El Acuerdo 006 de 2014 "Por med io del cual se desarr ollan los art ículos 46, 47 y

OEBOGOTAD.C.

CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE Instituto DiStntal de Recreación y Deporte El Acuerdo 006 de 2014 "Por med io del cual se desarr ollan los art ículos 46, 47 y 48 del Títu lo XI "Cons ervación de Docu mentos" de la Ley 594 de 2000" , en su Artículo 11 señala: "ARTÍCULO 11. APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓNSIC. El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta d j l respectivo Comité". (Negrilla fuera del texto orig inal). En el mismo sentido, defie adi cionar se como atribución del Di rector Gener al para exped ir el presente acto, ¡'ªs sig uientes di spos iciones: • Reso lu ción 05 de 19 97 "Por medio de la cual se reforman los estatutos del In stituto Distrital parfi la Recreación y el Deporte", en su Artícu lo 19 : ! ' "6. Dictar los actofi y celebrar los contratos que se requieren para el buen funcionamiento de la entidad de conformidad con las normas vigentes". • Reso lución 002 de 2005 "Por la cual se establec e la estructura orgánica del INS TITUTO DIS TRlif AL PARA LA RECRE ACIÓN Y EL DEPOR TE y se determ inan las funciones de sus depende ncias" , en su Artícu lo 2: 1

INS TITUTO DIS TRlif AL PARA LA RECRE ACIÓN Y EL DEPOR TE y se determ inan las funciones de sus depende ncias" , en su Artícu lo 2: 1 "2. Adoptar dentro de su competencia, políticas, planes y programas encaminados al desarrollo de la misión de la entidad. (. . .) 1

8. Dirigir y controla/ las acciones del Instituto en materia de fijación de pollticas, ejecución de prognamas de capacitación, coordinación, procesamiento de la información, promoción, asesoría y divulgación de servicios". • Resoluc ió n 602 de 20 15 "Por la cual se modifica el Manual Espe cífico de Funciones y Comp etencias Laborales para les emp leos den la Plan ta de personal del In stituto Distrital de Recreación y Depor te", en su Artículo 1: "IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES (. . .) 6. Dirigir y controlar las acciones del Instituto en materia de fijación de políticas, ejecución de programas de cápacitación, coordinación, procesamiento de la información, promoción, asesoría y divulgación de servicios". 1

1 1 Así las cosas, el Director Gener al del IDRD, se encuen tra legalme nte facultado Calle 63 No. 59A -06

Tel: 660 54 ÓO

www.idrd.gov.co lnfo: Linea 195

Código Postal: 11 1221 :fi 'aº@•· fi, l$00W1 • ' • 1/ . •· , . .fiz.-s. .. -ril.:t'!i!!l"I

1 : ,

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DE BOGOTÁ O.C.

1 : ,

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DE BOGOTÁ O.C.

CULTURA, R!;CREACION Y DEPORTE Instituto 0istrital de Recreación y Deporte para exped ir el acto ad ] ini strativo objeto de estud io.

2. FUNDAMENTOS LE • ALES El Artículo 209 de la Cofistitución Política dispone: "La función administrativa está al servicio de los interfises generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, r:noralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones." Ig ualm ente que las autoridades adminis trativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplim iento de los fines del Estado.

La Ley 594 de 2000 "Por med io de la cual se di cta la Ley General de Arch ivos y se dictan otras dispo sic iones", en el Título XI "Conservación de Docume ntos", Artículo 46 establece: "Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos". La Ley 17 12 de 20 14 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transpar encia y del Derecho de Acceso a la Información Públ ica Nacional y se dictan otras di sposiciones", regul a el derecho de acceso a la información púb lica, los proced imie ntos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publ icidad de información. El Decreto 10 80 de 201 5 "Por medio del cual se expide el Decreto Único

proced imie ntos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publ icidad de información. El Decreto 10 80 de 201 5 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura", compiló y racionali zó las normas de carácter reglam entario que rigen en el Sector Cu ltura. El Acuerdo No. 006 de 2014 "Por medio del cual se desar rollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Cons ervación de Document os" de la Ley 594 de 2000", exped ido por el Cons ejo Directivo del Archivo Gener al de la Nación Jorge Palacios Preciad o, reglamen ta el SIS TEMA INT EGRADO DE CONSER VACIÓN - SIC. La Reso lu ción 772 de f006 "Por med io de la cual se reglame nta el Comit é de Archivo del Ins tituto Distrital de Recrea ción y Depor te, conforme a las di sposicione s de la Ley 594 de 2000 y se derogan unas resoluciones". 1 i La Resolución 765 de 201 3 "Po r medio de la cual se mod ifica la Resolución No. 772 de 2006 "Por la cual se creó el el comité de Archivo del In stituto Distrital de Recreación y Dep orte". Calle 63 No. 59A -06

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Código Postal: 11 1221 , soGOTA

ME JOR PARA TODOS11 ALCALDIA MAYOR DE.BOGOTÁ o.e.

CULTURA, RECREACIÓN Y OEPQRTE

. 1 lnsliluto Oistntál de RecteaciOII y Deporte

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ME JOR PARA TODOS11 ALCALDIA MAYOR DE.BOGOTÁ o.e.

CULTURA, RECREACIÓN Y OEPQRTE

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3. PROYECTO DE RESOLUCIÓN.

Analizada la normatividad anterior, esta Oficina Asesora realiza las siguientes apreciaciones: • El acto administrativo debe ajustarse a la plantilla de Resoluciones del aplicativo !SOLUC IÓN del IDRD y estar paginado. • Respecto a las fatultades del Direfitor, se recomienda citar únicamente las relacionadas en el puhto No. "1. FACULTAD PARA EXPEDIR EL ACTO ADMIN ISTRATIVO", del presente control de legalidad . 1 3.1 . EPÍGR AFE: Se recomienda el siguiente epígrafe: "Por la cual se adopta. el Sistema Integrado de Conservación - SIC del Instituto Oistrital de Recreación y Oeporle - (ORO" . ' 3.2. PARTE CONSIDERATIVA: Al respecto se realizan 1Js siguientes sugerencias y/o recomendacionesfi 3.2.1. Siempre que sefi1 dique una norma, se debe incluir su epígraffi, ejemplo: Ley 594 de 2000 "Por edio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposicione " . 1 ' ' 3.2.2. Con relación a los considerandos 1, 2,3,4 ,6,7,8, 1 O, se sugiere la siguiente redacción y respecto a los considerandos 5 y 9 se recomienda su correspondiente • 1 aJUSte:

Primer considerando:

redacción y respecto a los considerandos 5 y 9 se recomienda su correspondiente • 1 aJUSte: Primer considerando: Que la Ley 594 de 2000i" Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", en el Título XI "Conservación de Documentos", Artículo 46 estab lece: "Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos".

Segundo Considerando: ; i , Que el Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Unico

1 1 Calle 63 No. 59A -06

Tel: 660 54 00 wWw.idrd.gov.co lnfo: Linea 195

Código Postal: 11 1221 fie® fi..i.,fi ... t 1 " soGOTA ME JOR PARA TODOS11 ALCALDlA MAYOR DE BOGOTÁ o.e. CULTURA. RECREACIÓN Y DEPORTE 1 lnstitú1o Oislrilat de Recread0n y Deporte Reglamentario del Se) r Cultura", compiló y racionali zó las normas de carácter reglamentario que r