IDRD - Resolución 1682 de 2023

______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No.1682 “Por la cual se establece la gratuidad en el costo de la reproducción de la información de carácter público que reposa en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte”

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LA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE En uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 6° del Acuerdo 4 de 1978 “Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte”, el artículo 3° de la Resolución 006 de 2017 "Por la cual se modifica la estructura organizacional y las funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, y se dictan otras disposiciones", y CONSIDERANDO Que la Constitución Política de Colombia, en el artículo 23 y 74 consagra el derecho fundamental de todas las personas a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución y, a su vez establece el derecho de acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. Que la Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, define en su artículo quinto los derechos de las personas ante las autoridades, respecto de lo cual se destacan los numerales 2º “Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.”, y 5(sic) “Salvo reserva legal, obtener información

que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes". Información que conforme a lo previsto en el artículo 53 de la norma en cita, podrá ser consultada, a través de medios electrónicos, para lo cual la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio del cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional” en su artículo 3° desarrolla los principios de transparencia y acceso a la información bajo los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y gratuidad, y en virtud de este último, el acceso a la información pública es gratuito y las entidades no podrán cobrar valores adicionales a los costos asociados a su reproducción, y el inciso segundo del Artículo 26 del mismo cuerpo normativo establece que la “La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante”. Subrayado nuestro. Que la Ley 1755 de 2015, por medio de la cual se reguló el Derecho Fundamental de Petición y a su vez sustituyó el título II referente al Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece en el artículo 13 que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, y a obtener resolución completa y de fondo sobre

la misma, en esa medida pueden solicitar entre otras, la reproducción o copia de documentos, para lo cual y en virtud de lo previsto en el artículo 29 ibídem, el precio de las copias en ningún caso, puede exceder el valor de la reproducción, cuyos costos corren por cuenta del interesado en obtenerla, valor que no puede ser superior al valor comercial de referencia en el mercado. Que el Decreto Nacional 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, en su artículo 2.1.1.3.1.5 prevé que los sujetos obligados de dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública deben: “(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información” y “(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario: (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta”; (b) “Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada (…)” y (c) “Conocer los costos de reproducción (…). “Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No.1682 “Por la cual se establece la gratuidad en el costo de la reproducción de la información de carácter público que reposa en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte”

I D R D repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información”. (Subrayado nuestro). Que el artículo 2.1.1.3.1.6 del Decreto Nacional 1081 de 2015 precisa que los sujetos obligados deben determinar mediante acto administrativo motivado o documento equivalente, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que se encuentren dentro de parámetros del mercado. Dicho acto administrativo debe ser suscrito por un funcionario del nivel directivo y su divulgación debe realizarse en la página web de la entidad, en el enlace de transparencia y acceso a la información pública artículo 2.1.1.2.1.4 Ibídem. Que en tal sentido, para establecer los costos de reproducción de la información, debe tenerse en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos, fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, dispositivos USB, discos compactos (CD), DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública. Subrayado nuestro. Que el Decreto Distrital 472 de 2015 “Por medio del cual se modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se

precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital” estableció las directrices para que los jefes de entidades u organismos distritales (sic), determinen la tabla de valores a cobrar por reproducción de información pública individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, teniendo como referencia los precios del Distrito Capital, a través de un acto administrativo motivado, que debe publicarse en la página web de la entidad u organismo y en la cartelera física para consulta de los interesados. Que a través de la Resolución 133 de 2010 “Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 24 del 21 de febrero de 2008, proferida por la Dirección General del Instituto Distrital de Recreación y Deporte", el IDRD estableció en el artículo 3, que modificó el artículo 33 “VALOR DE LAS COPIAS” de la Resolución N° 024/2008, el valor de las fotocopias de la entidad, previendo su reajuste anual. Así mismo estableció que, la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante circular, informaría anualmente a cada una de las áreas de la entidad, el valor del reajuste de las fotocopias, actividad que ha sido realizada año a año, por dicha dependencia, a través de Memorando. Que el IDRD mediante la Resolución 331 de 2019 “Por la cual se reglamenta el trámite interno de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias presentadas ante el Instituto Distrital de Recreación y Deportes y se dictan otras disposiciones”, definió entre otros aspectos, los medios para la reproducción de documentos en el artículo 5 Numeral 4;

Así como el trámite para el pago de fotocopias, según el caso y las excepciones de dicho cobro. Que mediante la Circular 3 del 27 de marzo de 2019 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda, se emitieron instrucciones respecto al procedimiento de recaudo de conceptos varios en moneda legal para ingresos no tributarios para todas las entidades del distrito. Trámite de recaudo que ha generado dificultades al IDRD para establecer las consignaciones que se realizan a la cuenta bancaria por concepto del pago de fotocopias para la reproducción de la información pública que reposa en la entidad, así como la identificación de los terceros interesados, debido a que no se cuenta con los datos necesarios para la creación en el Sistema de Información Financiera de la Entidad; razón por la cual es necesario dar prevalencia a la reproducción gratuita de la información, a través de medios digitales. Que en consonancia con lo antedicho, el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2020 – 2024 del IDRD, Versión 1 del 18 de septiembre de 2023, conforme a lo dispuesto en la ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No.1682 “Por la cual se establece la gratuidad en el costo de la reproducción de la información de carácter público que reposa en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte” I D R D Directiva Presidencial 04 de 2012, donde se prevé la importancia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en los procesos de gestión de las organizaciones, estableció en el numeral 5.9 la promoción del uso de documentos electrónicos a personal

interno y externo, como estrategia para la utilización de herramientas virtuales en la difusión de documentos, con el fin de sustituir los soportes tradicionales (papel) por herramientas electrónicas y soportes digitales, para coadyuvar en la racionalización y simplificación de trámites. Que por lo anteriormente señalado y en cumplimiento de los principios de economía, celeridad y gratuidad de las actuaciones administrativas y con el fin de optimizar la gestión, racionalizar el uso de insumos y/o elementos requeridos para la reproducción (física) de la información pública que reposa en la Entidad y fortalecer el uso de las herramientas tecnológicas, se requiere que el IDRD ajuste sus procedimientos y/o trámites internos, estableciendo: los medios que serán utilizados por el Instituto para la reproducción de la información pública que no sea reservada, limitada o clasificada por disposición constitucional o legal, el trámite que debe adelantarse para el efecto, y la gratuidad en el costo para la reproducción de la información. Que, en mérito de lo expuesto se, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Establecer los medios y la gratuidad en el costo para la reproducción de la Información pública, que reposa en la entidad. La Información pública que reposa en la Entidad, que no tenga el carácter de reservada y clasificada, indistintamente del número de folios de que se trate, podrá ser reproducida y suministrada; mediante correo electrónico, previa autorización del peticionario o a través de medios magnéticos o electrónicos, entre otros, discos compactos CD, DVDs u otros medios

digitales que permitan su reproducción, captura, distribución e intercambio de información pública, cuyo trámite no tendrá ningún costo y por tanto no generará cobro alguno. Para el efecto, el peticionario deberá allegar el medio tecnológico, magnético o electrónico respectivo o la relación del correo electrónico para la remisión de la información. Parágrafo 1°. Dadas las especiales condiciones de la población vulnerable, población en situación de desplazamiento y pobreza extrema que acredite tal condición, podrá reproducirse la información pública que reposa en la entidad en medio físico (fotocopias) a doble cara y sin costo alguno, siempre y cuando, no sea viable la reproducción y entrega de documentación, a través de correo electrónico u otros medios magnéticos o electrónicos. Tratándose de medios magnéticos el IDRD podrá suministrar el disco compacto CD o DVDS para su reproducción, siempre y cuando así lo requiera y este no pueda ser aportado por el interesado. Parágrafo 2°. En aplicación del principio de coordinación enunciado en el artículo 60, de la Ley 489 de 1998 y tratándose de solicitudes realizadas por los organismos que ejercen vigilancia, control político, disciplinario o fiscal; entidades públicas o administrativas que las soliciten en ejercicio de sus funciones legales y reglamentarias y las requeridas por orden judicial, podrá reproducirse la información que repose en la entidad en medio físico (fotocopias) a doble cara y sin costo alguno, siempre y cuando, no sea viable la reproducción y entrega de documentación, a través de correo electrónico u otros medios magnéticos o electrónicos. ARTÍCULO SEGUNDO. Trámite. Para la reproducción y suministro de la información

pública que reposa en la entidad, se adelantará el siguiente trámite: Recibida la petición, se redireccionará al Directivo o Jefe de la Dependencia productora del documento o responsable del mismo, quien revisará y determinará que la información solicitada no sea de carácter reservado o clasificado y autorizará su reproducción y entrega, en virtud de lo cual deberá informarse al peticionario que dicho trámite se realizará de manera digital o a través de correo electrónico, para lo cual debe tenerse en cuenta lo siguiente: ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No.1682 “Por la cual se establece la gratuidad en el costo de la reproducción de la información de carácter público que reposa en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte” I D R D • Reproducción digital de la información y entrega en un medio magnético o electrónico. Para la reproducción de la información de manera digital el solicitante deberá allegar el respectivo medio (disco compacto CD o DVDS, entre otros que permitan la reproducción, captura, distribución e intercambio de información pública), razón por la cual el IDRD deberá precisar en el oficio de respuesta la capacidad requerida para el efecto. Los medios digitales, discos compactos CD o DVDs, que suministre el peticionario, deben estar completamente vacíos; de lo contrario, serán formateados sin excepción alguna y sin necesidad de autorización previa. El IDRD en consecuencia, no será responsable por la pérdida de la información existente en él medio digital entregado para la reproducción de la información. El uso de dispositivos de memorias extraíbles se encuentra restringido para copiar

información, con el fin de prevenir, detectar posibles fugas de información reservada o la disipación de algún virus informático. (Manual de Políticas de seguridad y de la información numerales, Gestión de medios removibles (unidades de almacenamiento)). • Reproducción digital de la información y remisión a través de correo electrónico. Se dará prevalencia a la remisión de la información, a través de correo electrónico, el cual cumple con todos los requerimientos técnicos y de seguridad, evitando ataques de virus u otro tipo de software malicioso, con fundamento en lo previsto en la Ley 527 de 1999. Para la reproducción de la información y remisión de esta, a través de correo electrónico, el peticionario debe autorizar dicho trámite de manera expresa, en virtud de lo cual, debe relacionar el correo electrónico al cual deberá allegarse la información. El suministro de información sólo podrá remitirse por el profesional (Directivo/Jefe de Área) autorizado para facilitarla y a través del correo de atención al ciudadano, previa aprobación del mismo (Manual de políticas de seguridad digital y de la información, Gestión de medios removibles (unidades de almacenamiento) y Transferencia de información). • Reproducción digital de la información y disponibilidad de la misma mediante link de Acceso. Cuando el tamaño o volumen de la información requerida, mediante correo electrónico, supere la capacidad de este o no sea posible enviar la información por dicho medio, se pondrá a disposición del peticionario, un enlace para que pueda descargar y guardar la información. El enlace estará disponible por el término de cinco (5) días calendario. Vencido dicho término no será permitido el ingreso al mismo y en caso de ser necesario, el peticionario tendrá que realizar una nueva solicitud al Instituto

En caso que el peticionario en su comunicación no haya indicado que autoriza el envío de la información a través de correo electrónico, relacionando el mismo de manera clara e inequívoca o aporte el medio magnético destinado para la reproducción de la información, contará con un plazo máximo de un (1) mes, prorrogable por el mismo término a solicitud del interesado, a partir del recibo de la respuesta por parte de la entidad, para informar al IDRD el medio de reproducción digital, allegando el mismo (CD o DVD) o la relación del correo electrónico para el envío de la información, de lo contrario se entenderá que desiste de su solicitud. Una vez el peticionario solicite por escrito la reproducción digital de los documentos, allegando el medio tecnológico o el correo electrónico respectivo, se procederá con la reproducción digital del(los) documento(s) y su entrega, en los términos del Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 o la norma que lo modifique o subrogue. En caso que, el volumen o cantidad de información amerite un plazo mayor para ello, deberá comunicarse lo pertinente al interesado. Tratándose de solicitudes efectuadas por los organismos que ejercen vigilancia, control político, disciplinario o fiscal; entidades públicas o administrativas que las soliciten en ejercicio de sus funciones legales y reglamentarias y las requeridas por orden judicial, se procederá con la reproducción del(los) documento(s) y su entrega, en los términos previstos ______________________________________________________________________________

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“Por la cual se establece la gratuidad en el costo de la reproducción de la información de carácter público que reposa en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte” I D R D en la respectiva solicitud, en el evento de no ser ello previsto, se dará cumplimiento a los términos legales. En caso que, el volumen o cantidad de la reproducción de documentos ameriten un plazo mayor para ello, deberá comunicarse lo pertinente. ARTÍCULO TERCERO. Interrupción de Términos. Se interrumpirán los términos para la reproducción y suministro de la información pública que reposa en la entidad, a partir de la fecha de la comunicación mediante la cual el IDRD, informe sobre el trámite y medios para la reproducción de la información, hasta la fecha en la cual se allegue respuesta por parte del peticionario o su apoderado, junto con el medio magnético o electrónico (discos compactos CD o DVDs) o la relación del correo electrónico para el envío de la documentación. La interrupción de términos no aplica, en caso que el peticionario, desde el momento en que efectúa la solicitud de reproducción de la información que no sea reservada, limitada o clasificada por disposición constitucional o legal, autoriza la remisión de la información a través de correo electrónico, relacionando el mismo de manera clara e inequívoca o adjunte a la comunicación el medio magnético para el efecto. ARTÍCULO CUARTO. Recursos. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 75 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contra el presente Acto Administrativo no procede recurso alguno. ARTÍCULO QUINTO. Publicación. Publicar el presente acto administrativo en un lugar

público, visible de la Entidad y en el portal web de la Entidad, sección de Transparencia, Datos Abiertos, Acto Administrativo sobre costos de reproducción de información pública. ARTÍCULO SEXTO. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga en su integridad lo concerniente al valor y cobro de las fotocopias de los documentos solicitados al IDRD, según lo establecido en las Resoluciones 024 de 2008 y 133 de 2010, los artículos 30 y 59 de la Resolución 331 de 2019 y demás estipulaciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá D.C. el día 13-12-2023 BLANCA INÉS DURÁN HERNÁNDEZ Directora General Proyectó: Laura Milena Cañizales Herrera, Abogada Subdirección Administrativa y Financiera Revisó: Mariluz Casas Acuña – Referente SIG, Luz Adriana León- Área Financiera, Oscar Guerrero – Área Servicios Generales, Jorge Alberto Farigua Gutiérrez – Área Tecnología

Aprobó: Héctor Elpidio Corredor Igua – Subdirector Administrativo y Financiero.

Vb. Blanca Stella Bohórquez Montenegro - Secretaría General