IDRD - Resolución 343 de 2019

ALCALDÍA MAYOR

DE BOGOTÁ D.C.

CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

Instituto Distrital de Recreación y Depana INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 343 Ll “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoración DocumentalTVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB y se dictan otras disposiciones”. EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución 602 de 2015 y,

CONSIDERANDO.

Que el Artículo 209 de la Constitución Política dispone: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” igualmente, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece las reglas y principios generales que regulan las funciones archivísticas del Estado y, en su artículo 11 señala la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: “El Estado está obligado a la creación, organización preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”. Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho del

acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, en el artículo 16 indica dentro existan que de asegurarse deben obligados, sujetos demás y Públicas Entidades las que de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Que el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se la de Presidente el por proferido Cultura”, Sector del Reglamentario Único Decreto el expide República, prevé como función del Comité Interno de Archivo de las entidades territoriales, el “Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y Archivo al y convalidación su para Archivos de Distrital o Departamental Consejo al enviarlas General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro”. n ó i c n e t e r e d s a l b a t s a l e d n ó i c a b o r p a y n ó i c a r o b a l e a l a l a ñ e s , m e d i b i 2 . 2 . 2 . 8 . 2 o l u c í t r a l e e u Q e d o s e c o r p

l e d o d a t l u s e r l e e u q e c e l b a t s e y l a t n e m u c o d n ó i c a r o l a v e d s a l b a t s a l y l a t n e m u c o d e d s a l b a t s a l n e á r a r t s i g e r e s s e d a d i t n e s a l n e c i l a e r e u q o v i h c r a e d s o t n e m u c o d e d n ó i c a r o l a v . l a n t ó l n i a e c t m a u n n r s ó e o c a i o m l l c u b a d e n s a v c d e n a t o l t e o e d r o j e s n o C l e a e r c e s l a u c l e d o i d e m r o P “ 3 1

0 2 e d 9 2 3 l a t i r t s i D o t e r c e D l e , o d i t n e s o m s i m l e n e e u Q s a r t o n a t c i d e s y 6 0 0 2 e d 5 7 4 l a t i r t s i D o t e r c e D l e a g o r e d e s , . C . D á t o g o B e d s o v i h c r A e d l a t i r t s i D s e n o i c n u f s a l e d a n u o m o c e n o p s i d , . C . D á t o g o B e d r o y a M e d l a c l A l e r o p o d i r e f o r p , ” s e n o i c i s o p s i d n ó i c a r o l a V e d s a l b a

T s a l r a d i l a v n o c y r a u l a v e , r a s i v e r e d a l , s o v i h c r A e d l a t i r t s i D o j e s n o C l e d s o v i t c e p s e r s o l r o p s a d a b o r p a o d i s n a y a h e u q , s e l a t i r t s i d s e d a d i t n e s a l e d D V Tl a t n e m u c o D n ó i c a r o b a l e u s e r b o s a c i n c é t d a d i l i b a i v e d o t p e c n o c r i t i m e , o m o c í s a , o v i h c r A e d s o n r e t n I s é t i m o

C . e s r a z n i s a o l e i b a , t c o e e r , s e i r d a u d o u u u t n j s s s j q a i a a l a o a c e e l i u c d s l c o s y a l a r a p s o c i s á b s o t n e i m a e n i l s o l n e c e l b a t s e e s l a u c l e r o P “ , 4 0 0 2 e d 2 0 0 . o N o d r e u c A l e e u Q a l e d l a r e n e G o v i h c r A l e d o v i t c e r i D o j e s n o C l e r o p o d i d e p x e , ” s o d a l u m u c a s o d n o f e d n ó i c a z i n a g r o Calle 63 No. 59A -06

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PARA TONOS

ALCALDÍA MAYOR

DE BOGOTÁ D.C.

CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE fastituto Disirita! da Recreación y Deporte 3 4 3 . o N N Ó I C U L O S E R E T R O P E D Y N Ó I C A E R C E R E D L A T I R T S I D O T U T I T S N I — — l a t n e m u c o D n ó i c a r o l a V e d a l b a T a l a t n e m e l p m i e a t p o d a , a b e u r p a e s l a u c a l e d o i d e m r o P “ e s y B E R Fl a i c e p s E o t i r t s i D , á t o g o B e d s o l u c á t c e p s E e d o i r o t a t o R o d n

o FD R D I l e d D V T . ” s e n o i c i s n o a s p a t s r y c i t i d o d e u q s o c i s á b s o t n e i m a e n i l s o l e c e l b a t s e o r e m i r p o l u c í t r a u s n e , o d a i c e r P s o i c a l a P e g r o J n ó i c a N a l y s o d a l u m u c a s o d n o f s u s e d n ó i c a z i n a g r o a l a r a p o d a t s E l e d s e d a d i t n e s a l r i u g e s n e b e d . n ó l n i n a ó ó c t i i a n c c r e a s a

o m c a r b u i l o a l b l c l s p a a o e e a e y a d l T d V D Que el Acuerdo No. 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, define las Tablas de valoración documental, como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Que el Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales -RUSD de las Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD”, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, indica que las Tablas de Valoración Documental-TVD se elaboran para documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse y, para documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con las Tablas de Retención Documental-TRD. : Que el artículo 19 ibídem señala que el Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitará al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la inscripción de las Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD en el Registro Único de Series Documentales -RUSD. o Que en cumplimiento a la normatividad anterior, el Comité Interno de Archivo del Instituto Distrital

De Recreación y Deporte-IDRD, en sesión del 10 de octubre de 2017, tal y como consta en ehActa No. 04 de la misma fecha, aprobó las tablas de valoración documental TVDdel IDRDFóndo” Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB y, ordenó su remisión al Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., para su respectiva convalidación. Que la citada Tabla de Valoración Documental -TVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB, fue presentada en la sesión No. 7 (extraordinaria) del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., llevada a cabo el 1” de noviembre de 2018, en donde los consejeros por unanimidad decidieron convalidar el mencionado instrumento archivístico, como consta en el Acta No. 7 de la misma fecha. Que con el fin de facilitar la adecuada organización y conservación de los documentos de la Entidad, el acceso del ciudadano a la información pública y preservar el patrimonio documental, se hace necesario aprobar, adoptar e implementar la Tabla de Valoración Documental -TVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB, convalidada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE.

ARTÍCULO PRIMERO. Aprobación, Adopción e Implementación. Aprobar, Adoptar e implementar la Tabla de Valoración DocumentalTVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB, conforme a la parte motiva del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO. Responsabilidad. La aplicación de la citada Tabla de Valoración Á , T | > : 0 6 0 “ 6 0A 9 5 . o N 3 6 e l l a C > ) 4 ( d 2 , o o p : o a f e n 5 n í 9 R I L 1 O J E M N S 1 2 2 1 1 1 : a t s o P o g i s é C f r a P A R A T O N O S

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Instituto Distrital de Recreación y Deporte

RESOLUCIÓN No. 9 4 3

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE _ “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoración Documental — TVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial - FREB y se ¿ dictan otras disposiciones”. DocumentalTVD, la organización y disposición de los documentos cualquiera sea su formato, estará a cargo del Responsable del Archivo Central y/o Encargado del Área de Archivo y Correspondencia, quien seguirá las instrucciones que para tal fin imparta la Secretaria General del IDRD. ARTÍCULO TERCERO. Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos del archivo físico de la Tabla de Valoración Documental -TVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de

Bogotá, Distrito Especial - FREB, deberá ser aprobada previamente por el Comité Interno de Archivo de la entidad y cumplir con el procedimiento previsto en el artículo 22 del Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales -RUSD de las Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD”, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. ARTÍCULO CUARTO. Transferencia. El Responsable del Archivo Central y/o Encargado del Área de Archivo y Correspondencia del IDRD será el encargado de preparar, documentar y presentar al Comité Interno de Archivo de la entidad la propuesta de transferencia documental secundaria al Archivo General del Distrito de Bogotá D.C., de acuerdo con los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Valoración Documental -TVD del IDRDFondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial — FREB, siempre y cuando hayan sido valoradas para conservación permanente o como documentos de valor histórico, conforme a lo previsto en los artículos 2.8.2.9.1, 2.8.2.9,4 y 2.8.2.11.1 del Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”. ARTÍCULO QUINTO. Registro Único de Series Documentales —RUSD. Remitir el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Valoración Documental -TVD del IDRDFondo Rotatorio

de Espectáculos de Bogotá, Distrito Especial — FREB, al Archivo General de la Nación -AGN para su inscripción en el Registro Unico de Series Documentales —-RUSD. ARTÍCULO SEXTO. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

"Dada en Bogotá D.C. el día m2 JUN 201% ANDO MOLANO PÉREZ Arector General Proyectó: José Jaiden López - Profesional Área de Archivo y Corespondencióy/| Revisó: Lissette Cervantes Martelo - Abogada Contratista Subdirección Admiñistrativa y Financiera

Aprobó: Luz Patricia Camelo Urrego - Secretaria General e b

Vo.Bo.: Ernesto Ramirez Avellaneda - Jefe Oficina Asesora Jurídica ¿Y

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