IDRD - Resolución 359 de 2024

IDRD ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 359 “Por la cual se ordena la reconstrucción del expediente contractual del convenio regulador de la relación docencia servicio entre la Facultad de Medicina de la Universidad el Bosque y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD” LA SECRETARIA GENERAL, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por el Acuerdo 04 de 1978, Artículos 11 y 16 de la Ley 594 de 2000 reglamentada por el Decreto Nacional 4124 de 2004 y,

CONSIDERANDO

ANTECEDENTES

1. En el año 2019 se suscribió CONVENIO REGULADOR DE LA RELACIÓN DOCENCIA SERVICIO ENTRE LA FACULTAD DE MEDICINA DE LA UNIVERSIDAD DEL BOSQUE Y EL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE –IDRD, por lo tanto, mediante correo electrónico del 8 de marzo de 2021, la Facultad de Medicina Docencia de la Universidad el Bosque, realiza una solicitud de modificación contractual a este convenio, donde solicitan adicionar un parágrafo a la cláusula DÉCIMA SÉPTIMA del convenio inicial, propuesta en el (anexo 1).

2. Al momento de tramitar esta solicitud de modificación la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, advierte que, revisado tanto el Sistema de Gestión Documental – ORFEO– como, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP–, no se encuentra el expediente correspondiente al convenio en mención y, que el único documento y evidencia de este convenio es, una minuta fechada el 04 de junio de 2019, la cual fue

ubicada en el archivo de la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte. (anexo 2).

3. Se realiza consulta al área de capacitación por parte de la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte, mediante radicado No. 20235000121411 del 29 de mayo de 2023, de asunto: “Solicitud de información relacionada con el CONVENIO REGULADOR DE LA

RELACIÓN DOCENCIA SERVICIO ENTRE LA FACULTAD DE MEDICINA DE LA UNIVERSIDAD EL BOSQUE Y EL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE -IDRD-”, el cual fue respondido mediante radicado No. 20232100205682 del 9 de junio de 2023, donde se informa que, no se cuenta con documentación precontractual de este convenio (anexo 3).

4. Se realiza consulta a la Subdirección de Contratación mediante radicado No. 20235300269733 con asunto: “Solicitud Número de registro del Convenio Regulador Universidad del Bosque-IDRD”, el cual fue respondido mediante radicado No. 20238000283003 del 05 de junio de 2023, donde se informa que, realiza búsqueda sin obtener resultados (anexo 4).

5. Se realiza consulta a la Secretaria General mediante radicado No. 20235300297573 con asunto: “Solicitud de documentación y archivo relacionada con el relacionada con el convenio regulador de la relación docencia servicio entre la facultad de medicina de la Universidad el Bosque y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD-”, el cual fue respondido mediante radicado No. 20238000341583 del 10 de julio de 2023, donde se informa que, no se evidencia el registro de documentos inherentes al convenio en mención

(anexo 5).

6. Se realiza consulta a la Universidad el Bosque mediante radicado No. 20235300146741 con asunto: “Solicitud de documentación y archivo relacionada con el convenio regulador de la relación docencia servicio entre la facultad de medicina de la Universidad el Bosque IDRD ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 359 y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD-”, el cual fue respondido mediante radicado No. 20232100233742 del 9 de julio de 2023, donde se informa que, no se cuenta con numeración de este convenio (anexo 6).

7. Se realiza solicitud por parte de la Subdirección de Recreación y Deporte del Instituto a la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad, Mediante radicado No. 20235300444223 del 14 de septiembre de 2023 de asunto “Solicitud de trámites correspondientes a la denuncia por perdida de documento del convenio Relación Docencia Servicio entre la Facultad de Medicina de la Universidad El Bosque y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD”. (anexo 7)

8. Mediante radicado No. 20231100572103 del 28 de noviembre de 2023 la Oficina de asuntos Jurídicos responde a la solicitud anterior manifestando que: “(…) se instauro denuncia ante la Fiscalía General de la Nación -FGN; a la que le correspondió el NUNC 11006000049202315776, proceso asignado a la Fiscalía 80 Seccional de la Unidad de delitos contra la Fe Publica (…)”. (anexo 8)

9. La subdirección Técnica de Recreación y Deporte mediante el radicado No.

20245000014233 del 10 de enero del 2024 solicitó información sobre la publicación en el sistema electrónico para la contratación pública -SECOP del convenio docencia-servicio entre el IDRD y la Universidad del Bosque a la Subdirección de Contratación, la cual emitió respuesta mediante el radicado No. 20248000015863 informando que no cuenta con información inherente a la creación del proceso de contratación desde su vigencia en la Plataforma Transaccional SECOP de la Agencia Nacional de Contratación Pública. (anexo

1. CONSIDERACIONES JURIDICAS Que es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa, la existencia de un expediente, en el cual se pueda determinar lo necesario para continuar con sus actuaciones. Es posible que, por múltiples circunstancias, el expediente o parte de este llegue a extraviarse, situación frente a la cual se ha establecido procedimiento de reconstrucción de expedientes contractuales conforme a lo descrito en el numeral octavo que consagra en el paso 4: “Proyectar el acto administrativo para ordenar la reconstrucción del expediente contractual”.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, establece, como obligatoria la conformación de los archivos públicos, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”. Conforme al artículo 16 de la Ley 594 de 2000, se establece como obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas. “(…) Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán

la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo serán responsables de su organización y conservación (…)”. Que hacen parte del proceso de reconstrucción el OTROSÍ número 1 al Convenio Docencia servicio suscrito entre el Instituto Distrital de Recreación y Deporte –IDRD y la Universidad el Bosque, minuta de este convenio con fecha del 04 de junio de 2019 y denuncia ante la Fiscalía General de la Nación por perdida de documento. De conformidad con lo señalado por la Subdirección de contratación, en lo que respecta a que no se tiene información inherente a la creación del proceso de contratación desde su IDRD ______________________________________________________________________________ INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No. 359 vigencia en la Plataforma Transaccional SECOP de la Agencia Nacional de Contratación Pública, se dispondrá correr traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia. Que teniendo en cuenta la pérdida de estos, se considera pertinente ordenar la reconstrucción de este expediente contractual, para así poder continuar con las actuaciones administrativas pertinentes. Que, en Razón y mérito de lo anteriormente expuesto, la Secretaria General del Instituto Distrital de Recreación y Deporte –IDRD, RESUELVE ARTICULO PRIMERO: ORDENAR la reconstrucción del expediente contractual a la Subdirección de Recreación y Deporte -IDRD, toda vez que el convenio regulador de la relación docencia servicio entre la Facultad de Medicina de la Universidad el Bosque y este Instituto, se suscribió en su momento por esta subdirección, por lo tanto; debe velar por la

integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo para su organización y conservación, conforme lo estipula el artículo 16 de la Ley 594 de 2000. Por lo tanto, la Secretaria General realizara un seguimiento periódico al avance de la reconstrucción del expediente por parte de la Subdirección de Recreación y Deporte.

ARTICULO SEGUNDO: DISPONER adelantar las acciones que resulten pertinentes y necesarias para la identificación y acumulación de la información, realizando la búsqueda interna y externa de documentación vinculada al expediente contractual y dejando constancia de cada una de las actuaciones y etapas del procedimiento realizado para la identificación y acumulación de la información para la reconstrucción del expediente.

ARTICULO TERCERO: Comunicación y Publicación: la presente Resolución se publicará en la página web del Instituto Distrital de Recreación y Deporte www.idrd.gov.co; y se comunicará conforme al CPACA.

ARTICULO CUARTO: DISPONER correr traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario para que se adelante el trámite correspondiente.

ARTICULO QUINTO: Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y contra la misma no procede recurso alguno conforme al artículo 75 del CPACA.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C. el día 07-03-2024

GABRIEL ERNESTO LAGOS MEDINA

Secretario General

Proyectó: Melissa Andrea Valero Yague – Asesora código 01

Revisó: : Melissa Andrea Valero Yague – Asesora código 01

Aprobó: Gabriel Ernesto Lagos Medina – Secretario General

Vo.Bo.: Gabriel Ernesto Lagos Medina – Secretario General