IDRD - Resolución 502 de 2016

ALCALDíA MAYOR

DEBOGOTÁ D.C.

CULTURA, RECREACiÓN yDEPORTE Instituto Dislrital deRecreación yDeporte

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE RESOLUCIÓN No.5D2

I "Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental -PGD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -lORD" ¡ EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO D1STRITAL DE RECREACiÓN Y DEPORTE En ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas ¡enlos artículos 9 a 12 de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 200, el acuerdo 04 de 1978, el artículo 19 de la Resolución 05 de 1997, la Resolución No. 002 de 2005 de la!Junta Directiva y la Resolución No. 602 de 2005 del lORD y CONSIDERANDO Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", establece que las entidades públicasl deberán elaborar Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos I archivísticos. . Que el artículo 15 de la ley 1712 de 2014 "Ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la información pública nacionaf', señala que dentro de los seis (6) meses siguientes los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Docurilental en el cual se establezca los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción,

distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo Gen~rIal de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. Que el artículo 16 Ibídem, dispone que los sujetos obligados deben asegurars~ de que existan en las entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Que el artículo 17 de la Ley 1712 de 2014, establece que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los line~mientos I establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. Que el Decreto 103 de 2015, "Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 11712 de 2014 y se dictan otras disposiciones", en el artículo 44 definió el Programa de Gestión Documental como el plan elaborado por cada sujeto obligado para fa~cilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposició:n de la información pública, desde su creación hasta. su disposición final, con fines de ¡ conservación permanente o eliminación. Que el artículo 46 del Decreto 103 de 2015, dispuso que los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contehidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen. ~ , Calle63No.59A-06 lt

Tel: 6605400 BOG

www.idrd.gov.co MEJOR

Info: Línea 195

Código Postal: 111221

DA~A Tono~

ALCALDÍA MAYOR

DEBOGOTÁ D.C.

CULTURA. RECREACiÓN YDEPORTE Instituto Distrital deRecread6n yDeporte 5 OZ " INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN YDEPORTE RESOLUCIÓN No. "Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental -PGD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD" I Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, "Por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" dispuso que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PDG), a corto, mediano y largo plazo, como parte del plan Estratégico y del Plan de Acción Anual. Que de conformidad con el artículo 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015 el Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ' , Que el Decreto 103 de 2015, artículo 46 Aplicación de Lineamientos Generales sobre el Programa de Gestión Documental, señala: Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en el Decreto 2609 de 2012 o las normas que los sustituyan o modifiquen. I

I Que el Instituto Distrital de Recreación y Deporte mediante Resolución 658 del 20 de noviembre de 2014, en la conformación del Sistema Integrado de Gestión, incluyó el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), creado mediante la Resolución No. 224 del 11 de mayo de 2011, conformado por los archivos de gestión central y cualquier otro nivel de archivo definido en la entidad; la unidad de correspondencia; centro de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión institucional. Que mediante la Resolución No. 772 de 2006, modificada por la Resolución 765 de 2013, el lORD creó el Comité de Archivo, asignándole la función de "aprobar el Programa de Gestión Documental de la Entidad". ' I I Que en la sesión del Comité de Archivo del Instituto realizada el 28 de junio de 2016, el Área de Archivo y Correspondencia presentó a consideración el Programa de Gestión Documental -PGDdel Instituto Distrital de Recreación y Deporte, en cumplimiento de la Resolución 765 de 2013 y numeral 10 del artículo 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 de 2015, el cual fue aprobado toda vez que cumple con los criterios exigidos por las disposiciones i legales que lo regulan. Que de conformidad con las anteriores consideraciones, se hace necesario adoptar el I Programa de Gestión Documental del lORD. Que en merito de lo expuesto, RESUELVE ARTíCULO 1. Adoptar el Programa de Gestión Documental -PGD para el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, aprobado por el Comité de Archivo y conte~ido en el

anexo 1. ARTíCULO 2. La implementación y seguimiento del PGD, será de responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno. ~ , Calle63No.59A-06 BOG0UA

Tel: 6605400

www.idrd.gov.co MEJOR

Info: Línea195

Código Postal: 111221 PA¡::)A Tono!':

ALCALDíA MAYOR

DEBOGOTÁ D.C. I CULTURA, RECREACiÓN yDEPORTE Instituto Olslrital deRecreación yDeporte RESOLUclNNo5:D2= :, INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN YDEPORTE i ' "Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental -PGD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD" I I El PGD será aplicado por todas las dependencias del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -lORD. I I ARTICULO 3. Ordenar la publicación del Programa de Gestión de Archivos en la página web del Instituto y en la sección "Ley 1712 de 2014 Transparencia y AcCeso a la I Información". . ARTíCULO 4. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su exJedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. i I I

PUBLlQUESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE

I 'JUl.20f6 Dada en Bogotá D.C., a 10sOa MOLANO PÉREZ ctor General Aprobó: Luz Patricia Camelo Urrego -Secretaria General Revisó: José Jaiden López Palacio -Coordinador Área deArchivo yCorrespondencia _'nA.

Elaboro: Betty Bula-Leyla Alarcón-Gustavo Rey -Área deArchivo de Correspondencia \~IV , nrA

Calle 63 No. 59A-06

Tel: 660 54 00 BOG I

www.idrd.gov.co MEJOR

Info: Línea 195

Código Postal: 111221 PA~A Tono~