IDRD - Resolución 787 de 2019

alcaloi'a mayor

DE BOGOTA D.C.

CULTU RA.REC RE ACIONYD E PORTE InstianoOlstriialdeRacroaddnyDeporto 787 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE RESOLUCION No. % “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”. EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Resolucion No. 602 de 2015 y,

CONSIDERANDO.

Que el articulo 209 de la constitucion politica dispone: "La funcion administrative esta al servicio de los intereses generates y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacion, la delegacion y la desconcentracion de funciones". Igulamente, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archives y se dictan otras disposiciones" establece las reglas y principios generales que regulan las funciones archivisticas del Estado y, en su articulo 11 senala la obligatoriedad de la conformacion de los archives publicos: “El Estado esta obligado a la creacion, organizacion, preservacion y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y

orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica". Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la informacion publica nacional y se dictan otras disposiciones", en el articulo 16 indica que las Entidades Publicas y demas sujetos obligados, deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creacion, gestion, organizacion y conservacion de sus archivos. Que el numeral 3 del articulo 2.8.2.1.16 del derecho Nacional 1080 de 2015 “ Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamanetario del sector Cultura”, proferido por el Presidente de la Republica, preve como funcion del Comite Interno de Archive de las entidades territoriales, el “Aprobar las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidacion y al Archivo General de la Nacidn Jorge Palacios Preciado para su registro". Que el articulo 2.8.2.2.2 ibidem, senala la elaboracion y aprobacion de las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental y establece que el resultado del proceso de valoracion de documentos de archivo que realicen las entidades se registrars en las tablas de retencion documental o en las tablas de valoracion documental. Que en el mismo sentido, el Decreto Distrital 329 de 2013 “Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogota D.C., se derroga el decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones”, proferido por el Alcalde Mayor de Bogota D.C., dispone como

una de las funciones del Consejo Distrital de Archivos, la de revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Valoracion Documental - TVD de las entidades distritales, que hayan sido aprobadas por los respectivos Comites Internes de Archivo, asi como, emitir concepto de viabilidad tecnica sobre su elaboracion y solicitar, cuando sea el caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. Que el Acuerdo No. 002 de 2004, “Por el cual se establecen los lineamientos basicos para la organizacion de fondos acumulados”, expedido por el Consejo Directive del Archivo General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, en su articulo primero establece los lineamientos basicos que deben seguir las entidades del Estado para la organizacion de

ALCALDlA MAYOR

DE BOGOTA D.C.

CULTU RA.REC RE ACI6NVO E PORTE InstitutoOistrltaldaRecreaddnyOeoorte 787 m INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE RESOLUCION No. “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”. sus fondos acumulados y la elaboracion y aplicacion de las Tablas de Valoracion Documental. Que el Acuerdo No. 027 de 2006 “Por el cual se modified el acuerdo No.07 del 29 de junio de 1994", del Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, define las Tablas de valoracion documental, como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archive central, asi

como una disposicion final. Que el Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracion, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacion e inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retencion Documental - TRD y Tablas de Valoracion Documental - TVD", expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, indica que las Tablas de Valoracion Documental - TVD se elaboran para documentacion semiactiva de uso administrative y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse y, para documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con las Tablas de Retencion Documental - TRD. Que el articulo 19 ibidem sehala que el Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitara al Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, la inscripcion de las Tablas de Retencion Documental - TRD y Tablas de Valoracion Documental - TVD en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD. Que en cumplimiento de la normatividad anterior, el Comite Interno de Archive del Instituto Distrital de Recreacion y Deporte - IDRD, en sesion del 21 de marzo de 2018, tal como consta en el Acta No. 01 de la misma fecha, aprobo las tablas de valoracion documentalTVD del fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial

• JADB y, ordeno su remision al Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., para su respectiva convalidacion.

Que la citada Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, fue presentada en la

sesion No.5 del Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., Nevada a cabo el 16 de octubte de 2019, en donde los consejeros por unanimidad decidieron convalidar el mencionado instrumento archivistico, como consta en el Acta No.5 de la misma fecha. Que con el fin de facilitar la adecuada organizacion y conservacion de los documentos de la Entidad, el acceso del ciudadano a la informacion publica y preserver el patrimonio documental, se hace necesario aprobar, adoptar e implementar la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, convalidada por el Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C. En merito de lo expuesto,

RESUELVE.

ARTICULO PRIMERO. Aprobacion, Adopcion e Implementacion. Aprobar, Adoptar e Implementar la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, confome a la parte motiva del presente acto administrative. ARTICULO SEGUNDO. Responsabilidad. La aplicacion de la citada Tabla de Valoracion Documental -TVD, la organizacion y disposicion de los documentos cualquiera sea su 2 alcaldi'a mayor

DE BOGOTA D.C.

CULTU RA.REC RE ACI6NYO E PORTE InstiiutoOtstritaltieReaeadtinyOeporte INSTITUTO DISTRITAL DE R EC RE AC ION Y DEPORTE RESOLUCION No. 7 “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRD - fondo cerrado de la Junta Administradora de

Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB y se dictan otras disposiciones”. formato, estara a cargo del Responsable del Archive Central y/o Encargado del Area de Archive y Correspondencia, quien seguira las instrucciones que para tal fin imparta la Secretaria General del IDRD. ARTICULO TERCERO. Eliminacion de Documentos. La eliminacion de documentos del archive fisico de la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB, debera ser aprobada previamente por el Comite Interne de Archive de la entidad y cumplir con el procedimiento previsto en el articulo 22 del Acuerdo No. 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracion, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacidn e inscripcion en el Registro Unico de Series DocumentalesRUSD de las Tablas de Retencion Documental -TRD y Tablas de Valoracion DocumentalTVD", expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado. ARTICULO CUARTO. Transferencia. El Responsable del Archive Central y/o Encargado del Area de Archive y Correspondencia del IDRD sera el encargado de preparar, documentar y presenter al Comite Interne de Archive de la entidad la propuesta de transferencia documental secundaria al Archive General del Distrito de Bogota D.C., de acuerdo con los tiempos de retencion establecidos en la Tabla de Valoracion DocumentalTVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito

Especial - JADB, siempre y cuando hayan sido valoradas para conservacion permanente o como documentos de valor historico, conforme a lo previsto en los articulos 2.8.2.9.1, 2.8.2.9.4 y 2.8.2.11.1 del Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura”. ARTICULO QUINTO. Registro Unico de Series Documentales -RUSD. Remitir el Cuadro de Clasificacion Documental y la Tabla de Valoracion Documental -TVD del IDRD fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial - JADB al Archive General de la Nacion -AGN para su inscripcion en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD. ARTICULO SEXTO. Vigencia. La presente resolucion rige a partir de la fecha de su publicacidn.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE,

Dada en Bogota D.C. el dia PED 2ANDO MOLANO PEREZ irector General m Proyecto: Jose Jaiden Lbpez - Profesional Area de Archive y Correspondenci

Revise: Juan Camilo Chavarro - Abogado Contratista Secretaria General

Aprobo: Luz Patricia Camelo Urrego - Secretaria General

Vo.Bo.: Ernesto Ramirez Avellaneda - Jefe Oficina Asesora Juridica s

5.

ALC ALOfA MA YOR 17 DIC 2019

DCBOGOTAD.C , CULTURA,R&CREAClONYOEPORTE insuiuteOisu^ai<toRacrodeiOnyDopona

MEMORANDO

Radicado IDRD No. 20191100806573 Bogota D.C. 2019-12-13

PARA: JOSE JAIDEN L6PEZ PALACIO

COORDINADOR AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

DE: OFICINA ASESORA JURIDICA.

AS UNTO: Control de legalidad remitido mediante memorando No. 20192100756493 de 21/11/2019.

De acuerdo con la solicitud del asunto y una vez efectuada la revision y analisis del marco normative, asi como de los antecedentes que dieron lugar a la elaboracion del acto administrative: “Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRDfondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogota, Distrito Especial-JADB y se dictan otras disposiciones”, me permito efectuar control de legalidad en el siguiente sentido:

1. FACULTAD PARA EXPEDIR EL ACTO ADMINISTRATIVO.

El proyecto de acto administrative para firma del Director General de la Entidad, se encuentra conforme a la regulacion vigente en la materia: El Articulo 6° del Acuerdo 4 de 1978 “Por el cual se crea el Institute Distrital para la Recreacidn y el Deporte”, sefiala las funciones del Director General a saber: "Articulo 6°.- El Director del Instituto sera su representante legal, de libre nombramiento y remocion del Alcalde Mayor de Bogota y tendra las siguientes funciones:

1. Dictar los actos, realizar las operaciones y los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de conformidad con los Acuerdo del Concejo, las decisiones de la Junta Directiva y las demas disposiciones estatutarias que rigen la

Entidad. (...)

5. Las demas que le senalen los Acuerdos y los Estatutos y las que refiriendose a la

marcha del Instituto, no esten atribuidas expresamente a otra autoridad.” (Negrilla fuera del texto original). La Resolucion 602 de 2015 “Por la cual se modified el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos den la Planta de personal del Instituto Distrital de Recreacidn y Deporte", en su Articulo 1: Calls 63 No. 59A - 06 OTA bog

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AJLC AtOteMA YOR

DEBOGOTAOX .

CULTtlR A.REC fiE AClONYD E PORTS ineuiutoastraldeRec<€DCH>nyDesxjfte “IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES / (...) 6. Dirigir y controlar las acciones del Institute en materia de fijacion de pollticas, ejecucidn de programas de capacitacion, coordinacion, procesamiento de la informacidn, promocidn, asesoria y divulgacidn de servicios". Asi las cosas, el Director General del IDRD, se encuentra legalmente facultado para expedir el acto administrative objeto de estudio. Se precisa que en el proyecto de Resolucion las facultades del Director General fueron cambiadas por la normatividad vigente.

2. FUNDAMENTOS LEGALES.

El Articulo 209 de la Constitucion Politica dispone: “La funcidn administrativa esta al servicio de los intereses generates y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y

publicidad, mediante la descentralizacion, la delegacion y la desconcentracion de funciones.” Igualmente, que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archives y se dictan otras disposiciones", establece las reglas y principios generales que regulan las funciones archivisticas del Estado y, en su articulo 11 senala la obligatoriedad de la conformacion de los archives publicos: “El Estado esta obligado a la creacion, organizacion preservacion y control de los archives, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica". La Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho del acceso a la informacidn publica nacional y se dictan otras disposiciones”, en el articulo 16 indica que las Entidades Publicas y demas sujetos obligados, deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creacion, gestion, organizacion y conservacion de sus archives. El numeral 3 del articulo 2.8.2.1.16 del Decreto Nacional 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura", proferido por el Presidente de la Republica, preve como funcion del Comite Interno de Archive de las entidades territoriales, el “Aprobarlas tablas de retencidn documental y las tablas de valoracidn documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archives para su convalidacidn y al Archivo General de la Nacidn Jorge Palacios Preciado para su registro”.

El articulo 2.8.2.2.2 ibidem, senala la elaboracion y aprobacion de las tablas de fetencion documental y las tablas de valoracidn documental y establece que el resultado del proceso de valoracidn de documentos de archivo que realicen las entidades se registrars en las tablas de retencidn documental o en las tablas de valoracidn documental. Pcigina 2 de 4 Calls 63 No. 59A - 06 BOGOTA

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CUtTUf tA,REC RE AClOMyo e portc (nsututoOistnuidoRacrcociOoyo«oon» En el mismo sentido, el Decreto Distrital 329 de 2013 "For medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archives de Bogota D.C., se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006 y se dictan otras disposiciones”, proferido por el Alcalde Mayor de Bogota D.C., dispone como una de las funciones del Consejo Distrital de Archivos, la de revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Valoracion Documental - TVD de las entidades distritales, que hayan sido aprobadas por los respectivos Comites Internes de Archive, asi como, emitir concepto de viabilidad tecnica sobre su elaboracion y solicitar, cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse. El Acuerdo No. 002 de 2004, "Por el cual se establecen los lineamientos basicos para la organizacion de fondos acumulados", expedido por el Consejo Directive del Archive General

de la Nacion Jorge Palacios Preciado, en su articulo primero establece los lineamientos basicos que deben seguir las entidades del Estado para la organizacion de sus fondos acumulados y la elaboracion y aplicacion de las Tablas de Valoracion Documental. El Acuerdo No. 027 de 2006 “Por el cual se modified el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994", del Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, define las Tablas de valoracion documental, como el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archive central, as! como una disposicion final. El Acuerdo No. 004 de 2019 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboracidn, aprobacion, evaluacion y convalidacion, implementacion, publicacion e inscripcidn en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD de las Tablas de Retencidn Documental-TRD y Tablas de Valoracion Documental-TVD”, expedido por el Consejo Directive del Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, indica que las Tablas de Valoracion Documental-TVD se elaboran para documentacion semiactiva de uso administrative y legal ocasional o inactiva que ha dejado de emplearse y, para documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con las Tablas de Retencidn Documental-TRD. Que el articulo 19 ibidem sehala que el Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, solicitara al Archive General de la Nacion Jorge Palacios Preciado, la inscripcidn de las Tablas de Retencidn Documental-TRD y Tablas de Valoracion Documental-TVD en el Registro Unico de Series Documentales -RUSD.

3. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES A LA PARTE CONSIDERATIVA Y

RESOLUTIVA.

Analizada la normatividad anterior, esta Oficina Asesora realiza las siguientes apreciaciones: 3.1. EPIGRAFE: Se sugiere el siguiente: "Por medio de la cual se aprueba, adopta e implementa la Tabla de Valoracion Documental - TVD del IDRDfondo cerrado de la Junta Administradora P£gina 3 de 4 Calle 63 No. 59A - 06 TA bogo

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CULTU RA,ftEC fiE AClONYD EPOftTH tnsiiiutoOistftta)doRoerdDCMnyoepcoo Seccional de Deportes de Bogota, Distrito Especial-JASDB y se dictan otras disposiciones’'. 3.2. CONSIDERACIONES PARTE CONSIDERATIVA Y RESOLUTIVA: Se realiza la revision juridica a la normatividad, la cual se encuentra acorde a la materia objeto de estudio y vigente. Se revisa igualmente la decision del Consejo Distrital de Archivos de Bogota D.C., en la quinta sesion, quienes por unanimidad decidieron convalidar la citada tabla de retencion documental. Es procedente la suscripcion del presente acto administrative, su divulgacion e inscripcion en el Registro unico de Series Documentales, de conformidad con los articulos 17, 18, 19 del Acuerdo 04 de 2019, expedido por el Archive General de la Nacion.

4. DECISIONES: En los anteriores terminos, se viabiliza para la firma del Director General, el proyecto de acto administrative en referencia, toda vez que se encuentra ajustado al marco normative

ya sehalado y, se observa conforme con los antecedentes que se indican o describen en el mismo. Atentamente, ernestc/ramirez avellaneda Jefe Ofidma Asesora Juridica Anexos: 12 folios: 10 anexos2 Resolucibn

Copia: N/A

Elaborb: Zolangie Franco DiazContratista OAJ

Proyectb: Zolangie Franco DiazContratista OAJ

Revisb: N/A Aprobb: N/A Pbgina 4 de 4

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