IGAAC - Acuerdo 006 de 2019

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NOTAS DE VIGENCIA

Vigente Ver en SUIN-JURISCOL ACUERDO 006 (14 JUN 2019) “Por la cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDAy se dictan otras disposiciones”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere La Ley 80 de 1989, el Artículo 76, literal d) de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 09 de 2012.

CONSIDERANDO: Que el artículo 1 º de la Convención de la UNESCO de 1970, ha dispuesto que “se considerarán como bienes culturales los objetos que, por razones religiosas o profanas, hayan sido expresamente designados por cada Estado como de importancia para la arqueología, la prehistoria, la historia, la literatura, el arte o la ciencia y que pertenezcan a las categorías enumeradas a continuación: (. . .) g) los bienes de interés artístico tales como: (. . .) iii) grabados, estampas y litografías originales; iv) conjuntos y montajes artísticos originales en cualquier materia; h) manuscritos raros e incunables, libros, documentos y publicaciones antiguos de interés especial (histórico, artístico, científico,

conjuntos y montajes artísticos originales en cualquier materia; h) manuscritos raros e incunables, libros, documentos y publicaciones antiguos de interés especial (histórico, artístico, científico, literario, etc.) sueltos o en colecciones; j) archivos, incluidos los fonográficos, fotográficos y cinematográficos”; Que el literal b) del artículo 2° de la Ley 80 de 1989, faculta al Archivo General de la Nación para fijar políticas y expedir reglamentos para proteger el Patrimonio Documental de la Nación;-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Que de conformidad con lo reglamentado en el artículo 5° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 2° de la Ley 1185 de 2008, el Archivo General de la Nación, forma parte del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación; Que el artículo 39 de la Ley 594 de 2000, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nación para realizar la Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de documentos privados; Que el artículo 33 de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la Nación para ejercer control y vigilancia sobre los Bienes declarados de Interés Cultural de propiedad privada; Que mediante la Ley 1130 de 2007, se aprobó el “Segundo Protocolo de la Convención de La Haya de

1954 para la protección de los bienes culturales en caso de conflicto armado”, redactado en La Haya el veintiséis (26) de marzo de mil novecientos noventa y nueve (1999); Que el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008, establece el procedimiento para la Declaratoria de Bienes de Interés Cultural y torga facultades al Archivo General de la Nación, para su declaratoria dentro de la competencia establecida en la Ley; Que según establece el numeral 13° del artículo 2.3.2.1 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, el Director del Archivo General de la Nación, forma parte del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.3.1.3. determina que es competencia del Archivo General de la Nación realizar las declaratorias de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -BIC-CDAdel ámbito nacional; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.1. 7. determina que, a nivel territorial, las autoridades competentes en los departamentos y distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales de Archivos como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.1.9. determina las funciones de los Consejos

Departamentales y Distritales de Archivo; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.9.2.1., señala que es competencia del Archivo General de la Nación realizar las “(. . .) declaratorias de Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, en adelante BICN, respecto de los bienes muebles de carácter documental archivístico que así lo ameriten”; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.9.2.3. faculta al Archivo General de la Nación para-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09 ACUERDO 006 DE 2019 | 3 reglamentar las condiciones técnicas especiales de los Bienes muebles de Carácter Documental Archivístico, susceptibles de ser declarados como Bienes de Interés Cultural – BIC; Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.9.2.5 establece que “/as autoridades competentes para efectuar declaratorias, podrán solicitar el apoyo de los consejos departamentales y distritales de archivos, a través de la emisión de un concepto técnico referido a la pertinencia de las mismas (. .. )”; Que el artículo 39 de la Resolución 983 de 201 O del Ministerio de Cultura, faculta al Archivo General de la Nación para expedir “(. . .) las reglamentaciones de su competencia en materia de Patrimonio Documental de la Nación”; Que el Acuerdo AGN 038 de 2002, establece y reglamenta el Formato Único de Inventario Documental

en desarrollo del artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000; Que el Acuerdo AGN 042 de 2002, establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, regula el Inventario Único Documental y desarrolla los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000; Que el Acuerdo AGN 02 de 2004, establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados; Que el Acuerdo AGN 027 de 2006, por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, actualiza el Reglamento General de Archivos en su artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario de términos archivísticos; Que el Acuerdo AGN 005 de 2013, establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas; Que el Acuerdo AGN 006 de 2014, que desarrolla los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000 (Sistema Integrado de Conservación), en su artículo 16 señala la autorización de intervención de documentos en materia de conservación y restauración; Que se requiere reglamentar las condiciones técnicas descritas en el artículo 2.8.9.2.3. del Decreto 1080 de 2015; Que el 28 de noviembre de 2017 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios

Preciado expidió el Acuerdo No. 003 “Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDAy se dictan otras disposiciones”. Que en el mencionado Acuerdo se evidenciaron errores de forma como se establece a continuación:-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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El literal c del numeral 1 del artículo 8, se incluirá la palabra “autorización”. El enunciado del numeral 2 del artículo 8°, se incluirá la expresión “para inclusión en la LICBIC-CDA”, Que los literales b y c y el parágrafo 1 del artículo 19, corresponde a los artículos 2.8.7.2.3 para el literal b y el 2.4.1.3.3 para el literal c, en lo que respecta al parágrafo 1°, se incluye la expresión “o Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces” en armonía con lo establecido por el Decreto 1499 de 2017. Que el parágrafo del artículo 23, mencionará el artículo 24 del presente Acuerdo. Que el inciso primero del artículo 32 se incluye dos expresiones, la primera hace referencia al “comprador”, ya que, en el desarrollo del artículo le impone algunas obligaciones y, la otra es “o ante la autoridad territorial, según corresponda”, ya que, de acuerdo con las competencias otorgadas por

el artículo 2° del Acuerdo 03 de 2017 por medio del cual existen autoridades territoriales que deben recibir los citados informes de que trata el artículo. Que los anteriores yerros corresponden a aclaraciones, correcciones formales o de citación de normas, por lo que el artículo 45 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece que: “En cualquier tiempo, de oficio o a petición de parte, se podrán corregir los errores simplemente formales contenidos en los actos administrativos, ya sean aritméticos, de digitación, de transcripción o de omisión de palabras ( … )”. Que el artículo 14 del Acuerdo No. 003 de 2017 establece: “La autoridad competente, según corresponda, deberá llevar un registro de los bienes declarados como BIC-CDA. Conforme a lo anterior, deberán registrase de manera oficiosa los bienes que se declaren como -BIC-CDA, así como, aquellos que hubieran sido declarados con anterioridad a la Ley 1185 de 2008 y todos los que hayan sido declarados antes de la vigencia del presente Acuerdo”. Que el proyecto de Acuerdo fue publicado en la página web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, del 15 de abril al 15 de mayo de 2019, para comentarios de la ciudadanía, en cumplimiento de lo preceptuado en el numeral 1 del artículo segundo de la Resolución 656 del 18 de septiembre de 2017 “Por la cual se reglamenta la expedición y publicación de la Agenda Regulatoria y se fijan los plazos de consulta pública de los proyectos específicos de regulación que expida el

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado” sin que se haya recibido comentario alguno. Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA: CAPÍTULO 1-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Disposiciones Generales Artículo 1 º . Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo reglamenta el procedimiento técnico y administrativo para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico tanto públicos como privados, en adelante BIC-CDA, y su ingreso al Régimen Especial de Protección que deben adelantar las entidades públicas del orden nacional y territorial. Parágrafo 1º. Son susceptibles de ser declarados BIC-CDA, una unidad documental simple, un expediente, una serie documental, una sección documental o un fondo documental archivístico, que reúna las características de documento de archivo sin importar el soporte. Parágrafo 2°. Se consideran -BIC-CDAdel ámbito nacional y territorial, los bienes declarados como archivos, fondos documentales de archivo, unidades documentales, u otras denominaciones que, con anterioridad a la promulgación de este Acuerdo, hayan sido objeto de tal declaratoria por las autoridades competentes y, en consecuencia, quedan sujetos al Régimen Especial de Protección. Parágrafo 3°. Los -BIC-CDApueden pertenecer, según el caso, a la Nación, a entidades públicas de cualquier orden o a personas naturales o jurídicas de derecho privado. Parágrafo 4°. Para efectos del presente Acuerdo, cuando se hace referencia a un bien, debe entenderse como un bien individualmente considerado o a un conjunto de bienes según sea el caso Artículo 2º. Competencia.

Parágrafo 4°. Para efectos del presente Acuerdo, cuando se hace referencia a un bien, debe entenderse como un bien individualmente considerado o a un conjunto de bienes según sea el caso Artículo 2º. Competencia. Del Archivo General de la Nación. Corresponde al Archivo General de la Nación, previo conceptoa. favorable del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, adelantar las declaratorias de los-BIC-CDAdel ámbito nacional público y privado en razón del interés especial que el bien revista para la comunidad en todo el. territorio nacional. Dicha declaratoria se realizará mediante acto administrativo expedido por el Director General del Archivo General de la Nación. De las Entidades Territoriales. Corresponde a las autoridades competentes, previo concepto favorableb. del Consejo Territorial de Archivo de su jurisdicción, adelantar las declaratorias de los -BIC-CDA-del ámbito territorial, en razón del interés especial que el bien revista para la comunidad en su jurisdicción. Dicha declaratoria se realizará mediante acto administrativo expedido por la autoridad competente. Parágrafo 1 °. Para efectos del presente Acuerdo, y en concordancia con el artículo 2.8.9.2.1. del Decreto 1080 de 2015, deberá entenderse como autoridad competente, el Archivo General de la-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Nación, Gobernaciones, Alcaldías Distritales o Municipales, Autoridades Indígenas y Autoridades de Comunidades Afrodescendientes. Parágrafo 2º. Deléguese en el Director General del Archivo General de la Nación la facultad para declarar Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico de carácter privado del ámbito

Comunidades Afrodescendientes. Parágrafo 2º. Deléguese en el Director General del Archivo General de la Nación la facultad para declarar Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico de carácter privado del ámbito nacional, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el presente Acuerdo. Artículo 3°. Órganos Asesores. Las solicitudes de ingreso a la Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés de Carácter Documental Archivístico LICBIC-CDA, así como la aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA, y la declaratoria de -BIC-CDA-, del orden nacional y territorial deben ser evaluadas por los órganos asesores, quienes emitirán concepto favorable o no en cada caso.

Actuaran como órganos asesores: Del Orden Nacional. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.a.

Del Orden Territorial. Los Consejos Territoriales de Archivo de la respectiva jurisdicción.b. Artículo 4° Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados ena. un proceso natural por una persona natural o jurídica, sea de carácter público o privado, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivos históricos. Archivo conformado por los documentos que, por presentar valoresb.

secundarios, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Los archivos generales territoriales son a su vez archivos históricos. Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA-. Los BICCDA-c. constituyen una categoría legal especial de bienes del patrimonio cultural de la Nación de naturaleza documental que tienen características y valores de importancia para el Patrimonio Cultural de la Nación. Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característicad. común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con Fondo. Declaratoria de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico. Actoe. administrativo mediante el cual las autoridades competentes, declaran los bienes muebles de-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Carácter Documental Archivístico como Bienes de Interés Cultural, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el presente Acuerdo, quedando cobijados por el Régimen Especial de Protección previsto en la Ley. Documento de archivo. Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida,f. recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de una actividad. Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características queg. permiten garantizar su autenticidad e integridad. Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generadosh. orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

permiten garantizar su autenticidad e integridad. Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generadosh. orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica eni. desarrollo de sus funciones o actividades. Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de maneraj. exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documentalk. Archivístico -LICBIC-CDA-. Es un registro de información al cual deben ingresar los bienes que están en procesos de ser declarados como un-SIC. COA-. Patrimonio Documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural yl. que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística declarados como BIC-CDA. Productor. Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos enm. desarrollo de su propia actividad. No debe confundirse con el coleccionista. Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresann. en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Serie documental. Documentos organizados de Acuerdo con un sistema de archivo o conservadoso. formando una unidad como resultado de una misma acumulación del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier actividad

Serie documental. Documentos organizados de Acuerdo con un sistema de archivo o conservadoso. formando una unidad como resultado de una misma acumulación del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier actividad derivada de su producción, recepción o utilización. La serie también se denomina serie documental. Sección documental. En la estructura archivística, unidad administrativa productora dep. documentos.-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Póliza de Seguro: Póliza de Seguro que ampara el embalaje, transporte, estancia y desembalaje enq. los procesos de traslado de los fondos documentales desde el lugar de origen, hasta el lugar de destino y regreso al mismo, comúnmente denominada clavo a clavo.

CAPÍTULO 11

Procedimiento para la Declaratoria de BIC-CDA. Artículo 5º. Requisitos para la Declaratoria de BIC-CDA. Podrán ser declarados -BIC-CDApor la autoridad competente del orden nacional o territorial, previo concepto del órgano asesor, aquellos documentos de archivos públicos o privados que cumplan los siguientes requisitos: Que estén incluidos en la Lista de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -LICBIC-CDA-. Que cuenten con la aprobación del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental

Archivístico -PEMP-CDA-, en caso de que este haya sido requerido. La declaratoria de un -BIC-CDAdeberá realizarse mediante acto administrativo motivado. Artículo 6°. Procedimiento para la declaratoria de los BIC-CDA. La declaratoria de -BIC-CDAdel ámbito nacional y territorial, atenderá el siguiente procedimiento: El bien de que se trate deberá incluirse, mediante acto administrativo, en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico -LICBIC-CDA-, previo concepto favorable del órgano asesor. En el mismo acto administrativo de que habla el numeral anterior, previo concepto del órgano asesor, se definirá si el bien requiere de Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP-CDA-. En caso de no requerirlo, podrá proceder con la declaratoria. En caso de requerirse Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico – PEMP-CDA. -, este deberá ser presentado para su aprobación ante la autoridad competente, según el caso, previo concepto favorable del órgano asesor. Una vez cumplido el procedimiento descrito en los numerales anteriores, según sea el caso, la autoridad competente procederá a efectuar la declaratoria en el mismo acto administrativo que apruebe el PEMP. Artículo 7º. De la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter--

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Documental Archivístico -LICBIC-CDA-. La Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, en adelante -LICBIC-CDA-, es un registro de información al cual deben ingresar el bien que estén en proceso de declaratoria. Solo en caso en que la solicitud de ingreso a la -LICBIC-CDA-, reúna los requisitos establecidos en el presente Acuerdo, la autoridad competente, previo concepto favorable del órgano asesor, incluirá dicho bien en la -LICBIC-CDA-. Una vez incluido el bien en la -LICBIC-CDAla autoridad competente, previo concepto del órgano asesor, definirá si este requiere de un Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP-CDA-. En todo caso, la decisión de la inclusión de un bien en la -LICBIC-CDAo su negativa deberá realizarse mediante acto administrativo debidamente motivado, el cual deberá ser notificado de conformidad con lo dispuesto por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este mismo acto administrativo, deberá indicarse si el bien que se ha incluido en la citada Lista requiere o no de un Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMPCDAy en caso de requerirse deberá indicar el término en el cual deberá presentarse el mencionado Plan. El Archivo General de la Nación y las autoridades competentes conformarán y administrarán su propia -LICBIC-CDA-, sin cuya existencia no podrá efectuarse ninguna declaratoria de un bien como -BICCDA-. La -LICBIC-CDA-, del ámbito nacional y territorial se conformará como un sistema público de información disponible en la página WEB y en registro físico en la respectiva jurisdicción, que deberá mantenerse actualizado y en el que se indicará: el bien incorporados a la misma, la fecha de inscripción, la coincidencia del bien con los valores y criterios de valoración requeridos para la declaratoria, la solicitud del Plan Especial de Manejo y Protección de Carácter Documental Archivístico -PEMP-CDA- (si se requirió) y número del acto administrativo de inclusión. La -LICBIC-CDAcontendrá un campo de información sobre las solicitudes no aceptadas, señalando los motivos de la no inclusión y número de acto administrativo que así lo declaró. Parágrafo 1º. Una vez que la autoridad competente reciba la solicitud de inclusión de un bien en laLICBIC-CDA-, tendrán un término no mayor a seis (6) meses para evaluar e incluir o no, el bien en la citada Lista.-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Parágrafo 2°. Copia de los registros actualizados de la LICBIC-CDA-, deberá enviarse como parte de

los informes semestrales que realizan los Consejos Territoriales de Archivo al Archivo General de la Nación, como instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos. El Archivo General de la Nación consolidará la información recibida de las declaratorias BIC-CDA de bienes del orden territorial, e incluirá el reporte de la declaratoria del orden nacional y presentará un informe anualmente al Ministerio de Cultura en el primer trimestre de cada año. Artículo 8°. Requisitos para la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA. Las personas naturales o jurídicas que soliciten a la autoridad competente la inclusión de un bien en la LICBIC-CDA, deberán acreditar los siguientes requisitos:

1. Información del solicitante:

a. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía o cédula de extranjería.

Persona jurídica: razón social; acta de posesión del representante legal de la entidad pública

(en el caso de entidades privadas se deberá presentar certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad competente, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses); y, fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal. b. Datos de ubicación: Domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y teléfonos. Si el solicitante reside fuera del país debe designar un apoderado en Colombia. c. Calidad en la que actúa: Manifestación de ser propietario, poseedor, usufructuario, custodio o

tercero interesado en la declaratoria del -BIC-CDA. En caso de que la solicitud se presente por un tercero interesado, deberá contar con la autorización, nombre y dirección del propietario. En caso de que los derechos de propiedad sobre el bien se encuentren en discusión, se debe advertir esta situación al momento en que se realiza la solicitud, e informar el desarrollo y decisión final que defina la propiedad, con el propósito de actualizar la información en el registro de los -BIC-CDA”.

2. Información del bien de interés cultural de carácter documental archivístico para inclusión en la LICBIC-CDA”.

a. Identificación: nombre con el que se conoce el bien. b. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta de ubicación del bien. c. Descripción: debe incluir las fechas extremas, soporte, formato y volumen del bien (horas de grabación), tamaño o dimensiones. Además, deberá indicar:-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09 ACUERDO 006 DE 2019 | 11 • Contexto del bien: describe la historia del mismo, el nombre del o los productores, la historia institucional/reseña biográfica, historia archivística (cadena de custodia) y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia. • Estado de conservación: en caso de que presente deterioro, se debe especificar los distintos tipos y niveles de deterioro (físico, químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento. • Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de organización (clasificación y

almacenamiento. • Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta con que cuenta el bien: guía, catálogo, índices e inventarios). • Condiciones de acceso al bien: describir su disponibilidad física o mediante servicios reprográficos. • Existencia y localización de documentación asociada: identificar si existe documentación asociada de originales, copias y unidades de descripción asociadas al bien. d. Inventario documental: deberá estar diligenciado en el Formato Único de Inventario, normalizado por el Archivo General de la Nación. e. Material de apoyo: fotos a color que permitan entender la importancia e integridad del bien. El solicitante deberá precisar si cuenta con equipos de grabación y reproducción, los cuales se asocian como parte integral de los documentos, bienes y archivos grabados en tecnología analógica o digital. 3 . Razones de la solicitud: El solicitante deberá exponer de manera concreta las razones que soportan su solicitud y específicamente deberá analizar y sustentar, de conformidad con lo dispuesto en el presente Acuerdo, los valores y criterios atribuidos al bien cuya declaratoria se solicita.

Parágrafo 1°. La solicitud y los documentos que la soportan deberán ser remitida en medio físico y electrónico. Parágrafo 2°. El volumen del bien puede ser expresado en: unidades de almacenamiento, unidades documentales o expedientes, número de folios (si está identificado), metros lineales para los documentos en soporte papel, tamaño en archivos electrónicos y horas de grabación, entre otros. Artículo 9°. Criterios de valoración.-- Este PDF fue generado por el Repositorio Normativo del Archivo General de la Nación el 31-07-2019 15:05:09

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Los criterios de valoración son pautas generales que orientan y contribuyen a la atribución y definición de la trascendencia cultural de un documento de carácter archivístico. Los órganos asesores, para efectos de emitir concepto técnico respecto de las solicitudes puestas en su conocimiento, deberán analizar los criterios de valoración y los valores atribuidos, conforme las reglas señaladas en el presente artículo. Un bien puede reunir todos o algunos de los valores o basarse en uno o varios de los criterios de valoración señalados en este artículo para ser declarado por la autoridad competente como -BIC-CDAdel ámbito nacional o territorial, según su representatividad.

Los criterios de valoración son: 1 . Antigüedad: Determinada por la fecha o época de origen, firma o expedición del documento.

2. Autoría: Identificación del autor o autores que hayan dejado testimo