IGAC - Circular interna 56 de 2020

El futuro Gobierno es de todos de Colombia IGAC fifi 1100 / Bogotá, D.C.

PARA: DE:

Subdirectores, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas. Jefe Oficina Asesora Jurídica ASUNTO: Suministro de información personal en productos y servicios catastrales El Instituto Geográfico Agustín Codazzí - lGAC, en el marco de las funciones establecidas en los numerales 1, 3 y 9 del artículo 7º del Decreto Nacional 208 de 2004, expidió la Circular XX de XX estableciendo el régimen general para el Tratamiento de Datos Personales y el Acceso a la Información Pública por parte de las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto. En ese sentido, indicó que el IGAC como responsable del tratamiento de datos personales, asume, entre otros, el deber de suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o la ley. Ahora bien, teniendo en cuenta que frecuentemente se presentan solicitudes relacionadas con productos y servicios catastrales que incluyen datos personales, se irnparten los siguientes lineamientos con el fin de garantizar el derecho al hábeas data de los titulares de la información y prevenir el daño antijurídico producto del suministro de datos personales a terceros no autorizados. l. Entrega a propietarios, sus causahabientes, apoderados o representantes legales. El literal a) del artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 establece que la información personal podrá suministrarse a los Titulares. sus causahabientes o sus representantes legales. En consecuencia, el Titular de los datos personales podrá solicitar la infonnación sin que, para el efecto, se requiera la suscripción de documentos.

suministrarse a los Titulares. sus causahabientes o sus representantes legales. En consecuencia, el Titular de los datos personales podrá solicitar la infonnación sin que, para el efecto, se requiera la suscripción de documentos. En relación con sus causahabientes o representantes legales, las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto deberán verificar tal calidad a fin de detenninar su legitimación para el respectivo suministro de la información.

11. Entrega a entidades públicas o administrativas Teniendo en cuenta que la información personal podrá suministrarse a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales (art. 13, Ley 1581 de 2012), se dará aplicación a los criterios fijados por la Corte Constitucional en esta materia. En consecuencia, las entidades públicas y administrativas que requieran información, deberán: i) Presentar la solicitud debidamente motivada a efectos de verificar el vfnculo entre la competencia funcional de la entidad y el fin para el cual se utilizará la información solicitada.

Carrera 30 N.0 48-51 5e!vlcio al Ciudadano: 369 4000 Ext. 91026 - 91023 BogOláD.C .-.lgac.gov.co Pág.1 de 7El futuro Gobíerno es de todos de Colombia IGAC INfflT1JIO Gll0GlÑICX> fi 000.:U, ii) Garantizar los derechos de hábeas data del titular y dar cumplimiento a la legislación en materia de datos personales como responsable de la información 1. Para tal fin, la Oficina de Difusión y Mercadeo, la Subdirección de Catastro, las Direcciones Territoriales o quien haga sus veces, analizarán la solicitud y harán la entrega de la información junto con el formato

datos personales como responsable de la información 1. Para tal fin, la Oficina de Difusión y Mercadeo, la Subdirección de Catastro, las Direcciones Territoriales o quien haga sus veces, analizarán la solicitud y harán la entrega de la información junto con el formato denominado ANEXO 1, previa verificación de la legitimación del solicitante. Cuando se trate de solicitudes permanentes y se constituya un presupuesto agotable para tal efecto, deberán suscribir el

ANEXO 2.

Frente a la ausencia de esta legitimación, las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales se abstendrán de entregar dicha información con sustento en lo dispuesto en la presente Circular.

IV. Contratistas de la administración y particulares en ejercicio de funciones públicas Frente a los contratistas de la administración, el Departamento Administrativo de la Función PúblicaDAFP ha diferenciado dos situaciones. Por un lado, los contratistas que se constituyen en colaboradores de la entidad al ejecutar una prestación útil a los fines públicos, sin convertirse en delegatarios o depositarios de sus funciones. En términos del DAFP ªsi se observa que el propósito de la entidad estatal no es el de transferir funcíones públicas a los contratistas, las cuales conserva, sino la de consegufr la ejecución wáctica del objeto contractual, en aras de realizar materialmente los cometidos públicos a ella asignados. Por lo tanto, por ejemplo, en el contrato de obra públíca el contratista no es receptor de una función pública, su labor que es estrictamente material y no jurfdica, se reduce a construir o reparar la obra pública que requíere el ente estatal para alcanzar los fines que le son propios. Lo mismo puede

función pública, su labor que es estrictamente material y no jurfdica, se reduce a construir o reparar la obra pública que requíere el ente estatal para alcanzar los fines que le son propios. Lo mismo puede predicarse, por regla general, cuando se trata de la realización de otros objetos oontractua/es (suministro de bienes yservicios, compraventa de bienes muebles, etc.)',2_ Por otro lado, indicó que los particulares ejercen funciones públicas "cuando la labor del oontratista no se traduce y se agota ron la simple ejecución materia( de una labor o prestación específicas, sino en el desarrollo de cometidos estatales que comportan la asunción de prerrogativas propias del poder públioo, como ocurre en los casos en que adquiere el carácter de concesionario, o administrador delegado o se le encomienda fa prestación de un servicio público a cargo del Estado, o el recaudo de caudales o el manejo de bienes públicos, etc. ,,3_ En ese sentido, los particulares que ejerzan funciones públicas como consorcios viales y ambientales, petroleras, empresas de telecomunicaciones, energía, gas domiciliario, acueductos y alcantarillado deberán acreditar la legitimación para acceder a los documentos solicitados mediante carta motivada que justifique el vínculo entre la divulgación de la información y el cumplimiento de las funciones públicas a su cargo. Con este fin, la Oficina de Difusión y Mercadeo, la Subdirección de Catastro, las Direcciones Territoriales o quien haga sus veces, harán la entrega de los productos y servicios catastrales suprimiendo los datos personales, previa verificación de la legitimación del solicitante. Lo anterior, en atención a que la excepción a la autorización se refiere únicamente a entidades públicas o administrativas en ejercicio de

personales, previa verificación de la legitimación del solicitante. Lo anterior, en atención a que la excepción a la autorización se refiere únicamente a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales y no a particulares, de ahí que puedan acceder a la información para el cumplimiento de sus funciones, pero no a los datos personales allí contenidos. 1 Superintendencia de lndus1ria y Comercio, Concepto 13-269399- -00001-0000. 2 Concepto 90161 de 2019 Departamento Administrativo de la Función Pública. htlps://www.funcionpublica.gov .co/eva/gestomormativo/norma. php?i=93130 3 lbíd. C21Tera 30 N.0 48-51

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B01Jolá D.C www.lgac.gov.co Pág.2de7 (l_.El futuro Gobierno es de todos de Colombia IGAC INmTVl'O GlOCilAAco AGtJST1H .,._:,z¡ Frente a la ausencia de esta legitimación, las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales se abstendrán de entregar dicha información con sustento en lo dispuesto en la presente Circular.

V. Otros solicitantes Los solicitantes que no cumplan las calidades señaladas en los numerales 1 y 2 de la presente Circular, deberán contar con la autorización del titular para la entrega de datos personales, en los términos del artículo 13 de la Ley 15814. En caso contrario, las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales se

artículo 13 de la Ley 15814. En caso contrario, las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales se abstendrán de entregar dicha información en atención a lo dispuesto por la Ley de tratamiento de datos personales.

VI. Sanciones En caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva {Ley 1581 del 2012, art. 23).

En relación con las sanciones aplicables, la Procuraduría General5 ha señalado que son las contenidas en los artíeulo 46 y siguientes de la Ley 1952 de 2019, "entre las cuales, de acuerdo a la gravedad o levedad de la falta pueden incluir ·1a destitución e inhabilidad general, suspensión e inhabilidad específica, simple suspensión, la multa y la amonestacíón"6. Así las cosas, se solicita a las Subdirecciones y Oficinas, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas del Instituto como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales tener en cuenta el marco legal que rige su actuación en relación con la información que reposa en sus archivos o bases de datos, con el fin de suministrar únicamente datos persoriales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o la ley y garantizar, en ese sentido, los derechos de los Titulares de la información. Cordialmente,

CQQ.q°'-fiC:e-.fifi OLGA LUCÍA LÓPEZ MORALES

Directora General

Titular o la ley y garantizar, en ese sentido, los derechos de los Titulares de la información. Cordialmente, CQQ.q°'-fiC:e-.fifi OLGA LUCÍA LÓPEZ MORALES Directora General Aprobó y Revisó: Patricia del Rosario Triviño - Jefe Oficina Asesora Jurldica Proyecto: Laura Villarraga Albino -Contratista Oficina Asesora Jurfdica 4 La información podrá suministrarse a "e) Los terceros autorizados por el Titular o por la ley". 5 Procuraduría General de la Nación, Concepto C--070-2016 6 Jbfd Carrera 30 N.0 48-51

Semcio al Ciudadano: 369 4000 Ext. 91026 • 91023

BogotáO.C www.lgac.gov .co Pág. 3 de 7El futuro Gobierno es de todos de Colombia IGAC IN$ITTIJJD c:E0GIAAOO ,a,,<Tll<alaAZZJ

ANEXO 1

a SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES

IGAC GESTIÓN JURIDICA

SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES

FECHA DE

DILIGENCIAM IENTO AAAAMM-DO EL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI hace entrega de la información solicitada por ______________ mediante comunicación presentada el día ____ _, previo al análisis del cumplimiento de la legislación en materia de datos personales y la acreditación del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de una clara y especifica competencia funcional por parte de la entidad. En consecuencia, el soli€itante adquiere con la recepción de l.a información, la calidad de responsable de la ínformación y deberá dar cumplimiento a lo contemplado en la Ley 1581 de 2012, su

de la entidad. En consecuencia, el soli€itante adquiere con la recepción de l.a información, la calidad de responsable de la ínformación y deberá dar cumplimiento a lo contemplado en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás garantías reconocidas por la Constitución, la Ley y la jurisprudencia constitucional, En parpcular, se obliga a: Usi;!r la informacién únicamente para los fines que justificaron el suministro de los datos personales, relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud. Guardar reserva y preservar la total confidencialidad de la información personal. Para tal efecto, implementará las acciones y medios necesarios para garantizar la debida reserva de la información y responderá por cualquier uso indebido que afecte los derechos de los titulares, de manera directa o a través de terceros a su cargo. No comercializar ni entregar en ninguna forma la información suministrada. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En caso de que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, deberán informar oportunamente a la autoridad de protección de datos. Dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. Cumplir las instrucciones y atender los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales. El incumplimiento de las obliaaciones antes señaladas, dará luaar a las sanciones de que trata el artículo Carrera 30 N.0 43-51

Slrilcio al Ciudadano: 369 4000 Ex!. 91026 • 91023

El incumplimiento de las obliaaciones antes señaladas, dará luaar a las sanciones de que trata el artículo Carrera 30 N.0 43-51

Slrilcio al Ciudadano: 369 4000 Ex!. 91026 • 91023

BogotáD.C www.lgac.gov.co Pág.4da7El futuro Gobierno es de todos de Colombia IGAC Nmlm> fi ......... IXXlolZZ) 23 de la Ley 1581 de 2012 y el Código Unico Disciplinario. En constancia se suscribe el presente documento a los _______ _ Por la solicitante, Nombre Documento de Identificación Cargo Carrera 30 N.0 48-51 SM'icfo al Ciudadano: 369 4000 El<I. 91026 - 91023 BogotAD.C www.lgac.gov.co Por el solicitado, Nombre Documento de Identificación Cargo Pág.5de7ANEXO 2 s IGAC El futuro Gobierno es de todos de Colombia

SUMINISTRO DE DATOS

AGOTABLE

GESTIÓN JURIDICA

IGAC """"""CZOGMflco ACllS\1N OXlilZZ)

PERSONALES PRESUPUESTO

SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES PRESUPUESTO AGOTABLE

FECHA DE

DILIGENCIAMIENTO AAAA - MM0D EL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI hace entrega de la información solicitada por mediante comunicación presentada el día ----=----' previo al análisis del cumplimiento de la legislación en materia de datos personales y la acreditación del vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de una clara y específica competencia funcional por parte de la entidad. En consecuencia, el solicitante adquiere con la recepción de la información, la

vínculo entre la divulgación del dato y el cumplimiento de una clara y específica competencia funcional por parte de la entidad. En consecuencia, el solicitante adquiere con la recepción de la información, la calidad de responsable de la información y deberá dar cumplimiento a lo contemplado en la Ley 15 81 de 2012, su Decreto reglamentario 13TT de 2013 y demás garantías reconocidas por la Constitución, la Ley y la jurisprudencia constítucional. En particular, se obliga a: Usar la información únicamente para los fines que justificaron el suministro de los datos personales, relacionados con la competencia funcional específica que motivó la solicitud. Guardar reserva y preservar la total confidencialidad de la información personal. Para tal efecto, implementará las acciones y medios necesarios para garantizar la debida reserva de la información y responderá por cualquier uso indebido que afecte los derechos de los titulares, de manera directa o a través de terceros a su cargo. No comercializar ni entregar en ninguna forma la información suministrada. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En caso de que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, deberán informar oportunamente a la autoridad de protección de datos. Dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. Cumplir las instrucciones y atender los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales. Carrtra 30 N,0 48-51 Se!Vicio al Ciudadano: 369 4000 E:d. 91026 - 91023 BogotáD.C

Comercio en materia de protección de datos personales. Carrtra 30 N,0 48-51 Se!Vicio al Ciudadano: 369 4000 E:d. 91026 - 91023 BogotáD.C www.lgac.gov.co Pág. 6 de 7El futuro Gobierno es de todos de Colombia IGAC INSTll\1ltl GE0GMAco ArulTIH<:otll\ZZI El incumplimiento de las obligaciones antes señaladas, dará lugar a las sanciones de que tratan los artículos 38 y 39 la Ley 1952 de 2019 y 23 de la Ley 1581 de 2012. Teniendo en cuenta que se pagará el presupuesto agotable previsto en el Contrato No. ________ _, la entidad podrá realizar solicitudes parciales de información al IGAC. En estos casos, el valor de los productos señalados en las facturas de venta será descontado del presupuesto constituido para tal fin. En constancia se suscribe el presente documento a los _______ _ Por la solicitante, Nombre Documento de Identificación Cargo Carrera 30 N.0 48-51

SaviciO al Ciudadano: 369 4000 Ex!. 91026 -91023

BogOIAD.C

www.lgac.gov.co Por el solicitado, Nombre Documento de ldentificacion Cargo Pág. 7 de 7 0