IGAC - Circular Interna 063 de 2020

El futuro Gobierno IGACes de todos de Colombia INSTITUTO GEOGIÁNCO:

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI 17-07-2020 20:09:

8002020C163-01 - F:2 - A:0CIRCULAR 1100/ ORIGEN: — OFICINA ASESORA JURIDICA/LOPEZ MORALESOLGA LUCI!

DESTINO: _ SUBDIRECCION DE CATASTRO/ROZO GOMEZ YENNY CAR|

ASUNTO: — FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR

Bogotá D.C. ¡——285

PARA: DIRECCIONES TERRITORIALES, SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO,SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA, SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA YCARTOGRAFÍA, GIT DE AVALÚOS, COORDINACIÓN DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS, CIAF, CONTRATACIÓN Y LOS SERVIDORES PÚBLICOSQUE EJERZAN FUNCIONES DE SUPERVISIÓN EN CONVENIOS YCONTRATOS.

DE: OFICINA ASESORA JURÍDICA

ASUNTO: | FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normasorientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos decorrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, en especial de sus artículos 44, 45,82 a 85 y 92; se hace necesario impartir las siguientes instrucciones:

Los supervisores desarrollan una valiosa finalidad enel cumplimiento de los objetos yobligaciones de los contratos y convenios suscritos por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”tanto como contratante o contratista, en virtud de la precitada Ley y en desarrollo de lodispuesto en el Manual de procedimientos Supervisión e Interventoría código P20700-01/18. V8,oficializado mediante la Circular 322 de 30 de noviembre de 2018. Corresponde dentro de las responsabilidades establecidas en el Manual de procedimientosSupervision e Interventoría en su numeral tercero:

301. DEL DIRECTOR GENERAL, SECRETARÍA GENERAL,SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES TERRITORIALES 2 Designar como supervisor o interventor al funcionario o contratista quecuente con el conocimiento necesario que le permita realizar el control yvigilancia del objeto contractual. ° Designar al nuevo supervisor o supervisor inmediatamente cuando debaser reemplazado en alguna de las siguientes situaciones: traslados,vacaciones, comisión, licencia o retiro entre otros. ° Estudiar oportunamente las sugerencias y consultas del supervisor osupervisor, con el fin de resolver aquellas que fueren de su competencia,dejando evidencia escrita de sus decisiones como respaldo a estafunción.

Carrera 30 N.? 48-51Servicio al Ciudadano: 369 4000 Ext. 91026 - 91023Bogotá D.Cwww.igac.gov.coi El futuro Gobierno IGACbum es de todos de Colombia STUD GeosRARCO 2 Apoyar al supervisor o interventor durante todo el proceso de ejecucióndel contrato, respetando el ejercicio de la función encomendada paralograr que el contrato se ejecute según lo convenido.

o Considerar la realización de la supervisión o interventoría como unafunción prioritaria y disponer lo necesario para que ellos dediquen eltiempo y recursos requeridos.” Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre eldesarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informada a la Entidadde los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados comoconductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, ocuando tal incumplimiento se presente. Es causal catalogada como falta gravísima disciplinaria por el numeral 34 del artículo 48 de laLey 734 de 2002, que el supervisor no exija la calidad de los bienes y servicios adquiridos por laentidad; o en su defecto, los exigidos por las normatividad establecida, así como omitir el deberde informar a la entidad los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcióntipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimientodel contrato, o cuando se presente el incumplimiento. De otro lado, es necesario solucionar las falencias existentes y cumplir con los parámetrosestablecidos que debe tener el Archivo de Gestión, el manejo de la información y ladocumentación que reposa en la Oficina Asesora Jurídica relacionada con los convenios ycontratos de ingreso, por lo cual de manera atenta y de carácter urgente solicito allegar lasiguiente documentación según corresponda el caso:

1. Contratos y Convenios: Relación de tos contratos y convenios elaborados desde el año 2018 a la fecha a cargo. Encaso de que exista algún contrato y/o convenio vigente con fecha de suscripción anterior al año2018, también debe ser relacionado por parte de los supervisores, en la cual se identifique elestado, el nombre del supervisor designado, cuantía y objeto de este y anexar los siguientesdocumentos: e Acta de inicio

e Acta de inicio + Memorando de designación de supervisión e Informes de Ejecución + Comprobantes de ingresos e Acta de liquidación e Informe final + Acta de terminación de convenio Es de aclarar que dicha documentación faltante debe ser remitida según el caso específico enmedio físico y magnético. Cualquier inconveniente o duda será resuelta con el funcionarioCarlos Andrés Guillen Rey en la Extensión 91350. Carrera 30 N° 48-51Servicio al Ciudadano: 369 4000 Ext. 91026 - 91023Bogota D.Cwww.igat.gov.co7 El futuro Gobierno IGACes de todos de Colombia INSTITUTO CEOGRÁMOO: Se reitera que el supervisor es responsable civil, disciplinaria, fiscal y penalmente por laejecución de su actividad, en los términos establecidos en la ley, tal como lo estipula la citadaLey 1474 de 2011. Lo anterior, por cuanto la Oficina Asesora Jurídica encontró sobre una muestra de contratosdeficiencias generales en las responsabilidades del supervisor, referidas a la inexistencia desoportes documentales en los mismos, a saber: no se identifica la designación de supervisor,las actas de inicio, así como informes de ejecución que no describen las actividadesdesarrolladas dentro de la ejecución, el informe de ejecución final y su respectiva acta deliquidación según corresponda. Quedamos atentos a la gestión de su parte. Cordialmente, OLGA LUCÍA LÓPEZ MORALESDirectora General Proyectó: Carlos Guillen — Funcionario Oficina Asesora Jurídica.Revisó: Estefania Duque — Contratista Oficina Asesora Jurídica.Aprobó: Patricia del Rosario Lozano Triviño Jefe Oficina Asesora Jurídica Carrera 30 N.° 48-51Servicio al Ciudadano; 369 4000 Ext. 91026 - 91023Dcwww.igac.gov.co