IGAC - MN-Get-01 Manual Para la Gobernanza de Los Datos y la Información

Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 4

2. OBJETIVO ............................................................................................................................................................... 5

3. ALCANCE ............................................................................................................................................................... 5

4. DESARROLLO ......................................................................................................................................................... 5 4.1 MARCO PARA LA GOBERNANZA ...................................................................................................................... 6 4.1.1 PRINCIPIOS ............................................................................................................................................................. 7 4.1.2 ESTRATEGIA ............................................................................................................................................................ 8 4.1.3 POLÍTICA ................................................................................................................................................................ 8 4.1.4 EVALUACIÓN ........................................................................................................................................................ 9 4.2 DATOS E INFORMACIÓN ..................................................................................................................................... 9

4.1.2 ESTRATEGIA ............................................................................................................................................................ 8 4.1.3 POLÍTICA ................................................................................................................................................................ 8 4.1.4 EVALUACIÓN ........................................................................................................................................................ 9 4.2 DATOS E INFORMACIÓN ..................................................................................................................................... 9 4.3 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN ................................................................................. 10 4.4 ROLES Y RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................... 13 4.4.1 NIVEL ESTRATÉGICO .......................................................................................................................................... 14 4.4.2 NIVEL TÁCTICO .................................................................................................................................................. 15 4.4.3 NIVEL OPERATIVO .............................................................................................................................................. 15 4.5 INSTRUMENTOS PARA LA GOBERNANZA ....................................................................................................... 15

5. DEFINICIONES ..................................................................................................................................................... 16

6. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................... 19

ILUSTRACIONES Ilustración 1. Modelo para la gobernanza. ............................................................................................................. 6 Ilustración 2. Marco para la gobernanza ................................................................................................................ 7 Ilustración 3. Ciclo de vida de los datos y la información. ................................................................................ 11 Ilustración 4. Niveles para la gobernanza de los datos y la información. ...................................................... 13 Ilustración 5. Modelo de Gobernanza de la IDEC. ............................................................................................. 14 Ilustración 6. Roles de nivel estratégico. ............................................................................................................... 14 Ilustración 7. Roles de nivel táctico. ....................................................................................................................... 15 Ilustración 8. Roles de nivel operativo. .................................................................................................................. 15

TABLAS Tabla 1. Tipo de formato y clasificación de los datos. .......................................................................................... 9 Tabla 2. Fases del ciclo de vida de los datos y la información. ....................................................................... 11Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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Tabla 2. Fases del ciclo de vida de los datos y la información. ....................................................................... 11Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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1. INTRODUCCIÓN Los datos son un activo estratégico fundamental que impulsa la toma de decisiones, la innovación y la eficiencia en todas las áreas misionales de una entidad, de esta manera, la gobernanza de los datos y la información es un componente crucial para la soci edad moderna. En este sentido, y teniendo en cuenta la misionalidad y el objetivo retador que motiva al Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC a ser reconocido en el 2025 como la principal entidad proveedora de información geográfica, catastral y agrológica confiable, actualizada y oportuna, es estratégico contar con un instrumento que oriente la gobernanza de sus datos e información, entendida como las reglas, las políticas, principios y normativas relacionadas con los datos y su cadena de valor, que contribuyen a determinar roles y responsabilidades de actores sobre el uso y reutilización de datos1.

En consecuencia, se ha identificado la necesidad de generar un marco para la gobernanza, como guía para adoptar las mejores prácticas para el gobierno y la gestión de los datos y la información, y así, mejorar su uso, aprovechamiento, calidad, seguridad, privacidad, brindando un mejor servicio a los ciudadanos. Al respecto, en el presente manual se define un modelo para la gobernanza a través de cinco (5) componentes, así: 1. Marco para la gobernanza, 2. Datos e información, 3. Procesos, 4. Roles

ciudadanos. Al respecto, en el presente manual se define un modelo para la gobernanza a través de cinco (5) componentes, así: 1. Marco para la gobernanza, 2. Datos e información, 3. Procesos, 4. Roles y responsabilidades , 5. Instrumentos para la gobernanza; los cuales , operan como un sistema qu e brinda la dinámica necesaria para potencializar la cultura de la información y facilita la gestión de los desafíos inherentes a la producción y la gestión de información.

De la misma manera , el modelo se soporta en las políticas, iniciativas y esquemas funcionales establecidos a nivel institucional, sectorial y nacional, tales como la Infraestructura de Datos del Estado Colombiano – IDEC y el Plan Nacional de Infraestructura de Datos – PNID definido a través de la Resolución 460 de 2022 y su Hoja de Ruta expedidos en febrero de 2022, alineado con el Plan Nacional de Desarrollo-PND 2022-2026 “Colombia, potencia mundial de la vida ”; la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales – ICDE; y, la Infraestructura de Datos Espaciales Corporativa – IDE Corporativa.

Por último, es pertinente indicar que, el presente manual derivará en una política para el gobierno de los datos y la información, y en procedimientos que aportarán a la gestión de dicho gobierno.

1 Modelo de Gobernanza de la Infraestructura de Datos para el Estado Colombiano. Acción A1: Plan Nacional de Infraestructura de Datos – PNID. MINTIC, 2022.Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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2. OBJETIVO Definir un modelo para la gobernanza a través de la identificación de componentes que permitan definir responsables, caracterizar, organizar, controlar, monitorear, mejorar y aprovechar los datos y la información en el IGAC; alineado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, las políticas institucionales y la IDE Corporativa.

3. ALCANCE El presente manual involucra a todos los procesos , subprocesos y a todas las dependencias del IGAC tanto en sede central, como en direcciones territoriales, en las cuales se produce, custodia, utiliza y disponen los datos y la información. En este sentido, el manual comprende los procesos de gestión de los datos y la información de tipo alfanumérico, geoespacial y documental, con lo cual se busc a brindar un esquema integral y armonizado con los procesos y las políticas institucionales, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, las políticas institucionales y la IDE Corporativa.

Al respecto, e l Modelo para la Gobernanza de los datos y la información descrito en este manual, contará con el apoyo de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, especialmente de la Subdirección de información, que , conforme al Artículo 32 del Decreto 846 de 2021, tiene a c argo “desarrollar estrategias que conlleven a la pertinencia, calidad, oportunidad,

especialmente de la Subdirección de información, que , conforme al Artículo 32 del Decreto 846 de 2021, tiene a c argo “desarrollar estrategias que conlleven a la pertinencia, calidad, oportunidad, seguridad e intercambio de los datos, con el fin de lograr un flujo eficiente de los datos para su uso por parte de las diferentes dependencias del Instituto”.

4. DESARROLLO El Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información del IGAC involucra diferentes componentes que permiten contar con una visión integral, una gestión articulada y alineada con el Modelo para la gobernanza de la Infraestructura de Datos, conforme al Decreto 1389 de 2022 . En este sentido, se establecen cinco (5) componentes para el modelo para la gobernanza: (Ver Ilustración 1. Modelo para la gobernanza)

1. Marco para la gobernanza.

2. Datos e información.

3. Ciclo de vida de los datos y la información.

4. Roles y responsabilidades.

5. Instrumentos para la gobernanza.

En consecuencia, el modelo para la gobernanza de los datos y la información en el IGAC, definido a través de sus componentes, busca orientar de manera estratégica, integral y efectiva el gobierno, la gestión y el aprovechamiento de los recursos de información, contribuyendo a la mejora de la planificación, la toma de decisiones y la prestación de servicios de calidad en la entidad, así:Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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Ilustración 1. Modelo para la Gobernanza.

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Ilustración 1. Modelo para la Gobernanza.

Fuente: Elaboración propia.

A continuación, se describe cada uno de dichos componentes:

4.1 MARCO PARA LA GOBERNANZA Un marco para la gobernanza de los datos y la información ayuda a establecer y mantener un programa de gobernanza. El marco proporciona un enfoque estructurado para definir los roles y las responsabilidades, desarrollar políticas y procedimientos e implementar herramientas y controles. Las organizaciones que han establecido programas para la gobernanza de los datos evidencian varios beneficios, como una acertada toma de decisiones, mejora en la gestión de riesgos y un desempeño organizacional optimizado. La gobernanza también puede ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos regulatorios2; para efecto del presente manual se establece el siguiente esquema :

2 https://www.alteryx.com/es/glossary/data-governanceManual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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Ilustración 2. Marco para la Gobernanza

Fuente: Elaboración propia.

4.1.1 PRINCIPIOS Como parte del modelo para la gobernanza, los principios brindan el marco de actuación bajo el cual

Ilustración 2. Marco para la Gobernanza

Fuente: Elaboración propia.

4.1.1 PRINCIPIOS Como parte del modelo para la gobernanza, los principios brindan el marco de actuación bajo el cual se rige el gobierno y la gestión de los datos y la información que el IGAC genera, custodia, gestiona y dispone en cumplimiento de su función misional. En consecuencia, los principios responden a:  Los valores institucionales que dan sentido y motivan la ejecución de las acciones institucionales .  Orientan a la entidad a continuar fortaleciendo el valor público de los productos y servicios que brinda.  Promueven la transparencia y la democratización del acceso a los recursos de información, a nivel interno, frente al ciudadano y ante las demás entidades públicas e interesados.  Dinamizan los procesos con el fin de brindar mayor oportunidad en la entrega de datos e información de calidad, siguiendo protocolos que garanticen su seguridad e integridad.  Fomentan la creación, el conocimiento y la innovación, con el fin de potencializar el uso de los datos y la información, atendiendo a las necesidades e intereses de los actores que hacen parte del modelo para la gobernanza y de los usuarios.

En este sentido, los principios en los que se enmarca el modelo son:  Valores institucionales:  Honestidad.  Respeto.  Compromiso.  Trabajo colaborativo.  Justicia.  Diligencia.  Orientación al servicio.

 Valor público: Se orienta a responder a las necesidades e intereses de los ciudadanos y las partes interesadas, con el fin de disponer los datos y la información que se requiere, que en el caso del

 Diligencia.  Orientación al servicio.

 Valor público: Se orienta a responder a las necesidades e intereses de los ciudadanos y las partes interesadas, con el fin de disponer los datos y la información que se requiere, que en el caso del IGAC, se enfocan a aportar al desarrollo sostenible y resiliente del país.Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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VERSIÓN: 1  Transparencia y democratización: Considerando que el valor de los datos y la información depende del acceso a los mismos, es fundamental para el modelo para la gobernanza, garantizar los mecanismos que permitan y faciliten la disponibilidad de los recursos de información, en cumplimiento de las políticas del Estado colombiano.  Oportunidad: Tanto los procesos de gobierno y gestión de los datos y la información, como los recursos mismos , deben ser entregados a los interesados en el momento que se requiera, respondiendo a procesos de planeación, seguimiento y control.  Innovación: Considerando que el modelo para la gobernanza debe ser dinámico y responder a los cambios institucionales, a los nuevos requerimientos de los interesados, así como a la actualización y tendencias en desarrollos tecnológicos que aporten al gobierno y la gestión de los datos , la innovación es un principio que permite continuar avanzando como habilitador y catalizador de las acciones que se desarrollen en el modelo.

4.1.2 ESTRATEGIA En el modelo para la gobernanza se identifica la importan cia de formular, implementar y hacer seguimiento a la siguiente estrategia, a través de:

acciones que se desarrollen en el modelo.

4.1.2 ESTRATEGIA En el modelo para la gobernanza se identifica la importan cia de formular, implementar y hacer seguimiento a la siguiente estrategia, a través de:  La institucionalización de instrumentos que orienten el desarrollo del modelo para la gobernanza, inicialmente, se establece la pertinencia de la oficialización de una política para el gobierno de los datos y la información, así como de procedimientos para la gestión del modelo y sus componentes. En la sección 4.5 "Instrumentos para la Gobernanza", se detallarán con mayor profundidad los mecanismos que permitirán una orientación específica de las actividades, responsables y puntos de control del proceso, asegurando así una gestión óptima de los datos y la información.  El desarrollo de acciones de gestión de conocimiento, del cambio y la innovación, con el fin de garantizar el entendimiento, el uso , la apropiación y la cultura del modelo para la gobernanza de los datos y la información.

4.1.3 POLÍTICA La política para la gobernanza de los datos y la información establece los fundamentos, objetivos y principios que guiarán la gestión de datos para el IGAC. Además, delineará la estructura organizativa necesaria para implementar y mantener las mejores prácticas en materia de Gobierno de Datos; para lo cual, se tendrán en cuenta las siguientes preguntas3:  ¿Cuál es el enfoque de gobernanza de datos?  ¿Cuál es el marco normativo que se debe adoptar para fortalecer la gobernanza de datos?  ¿Cuáles son los roles y responsabilidades de aquellos involucrados en la gobernanza de datos?  ¿Cuáles son los objetivos de gobernanza de datos?

 ¿Cuáles son los roles y responsabilidades de aquellos involucrados en la gobernanza de datos?  ¿Cuáles son los objetivos de gobernanza de datos?  ¿Cuáles son las políticas y procedimientos para administrar datos?  ¿Cuáles son los estándares para los datos de calidad?  ¿Cómo hay que asegurar de que los datos sean exactos y estén completos?  ¿Cómo se protegerá la confidencialidad de los datos?  ¿Cómo se asegurará de que los datos sean accesibles para quienes los necesitan?  ¿Cuáles son los lineamientos que orientan la gestión de la infraestructura tecnológica que se requiere para la gobernanza de datos?  ¿Cuáles son las necesidades de las partes interesadas en el marco de la gobernanza de los datos?  ¿Cómo asegurar de que los datos se utilicen de manera coherente con las políticas y los procedimientos de la Entidad?

En este sentido, en el marco del gobierno de datos se desarrollará el documento denominado “Política para el gobierno de los datos y la información ”, del cual se derivar án instrumentos tales como procedimientos, guías, formatos, entre otros.

3 https://www.alteryx.com/es/glossary/data-governanceManual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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1 4.1.4 EVALUACIÓN Este componente consiste en realizar la evaluación de la gestión d el modelo para la gobernanza desarrollado a través de los diferentes instrumentos que se formalicen en el Sistema de Gestión

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1 4.1.4 EVALUACIÓN Este componente consiste en realizar la evaluación de la gestión d el modelo para la gobernanza desarrollado a través de los diferentes instrumentos que se formalicen en el Sistema de Gestión Integrado, como son la política, procedimientos, instructivos, guías, metodologías y formatos que se puedan derivar.

Para este fin se toma como referencia el ciclo PHVA, también conocido como Planear, Hacer, Verificar, Actuar, como la metodología a aplicar, así:  Planear: En esta fase, se planifican las actividades y estrategias para la implementación del modelo para la gobernanza.  Hacer: En esta fase implica la implementación de la fase de planeación. Esto puede incluir el despliegue de tecnologías específicas, la formación del personal, la creación de perfiles de datos y la aplicación de estándares.  Verificar: En esta fase se lleva a cabo la supervisión y evaluación continua, se realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) respecto a la conformidad con las políticas, la eficacia de los procesos y otros aspectos relevantes. La verificación también implica auditorías periódicas para identificar posibles desviaciones y áreas de mejora.  Actuar: Esta fase implica tomar medidas basadas en los resultados de la verificación. Si se identifican áreas de mejora o desviaciones, se implementan medidas correctivas y preventivas. Esto puede incluir ajustes en las políticas, mejoras en los procesos, actualizacion es en la capacitación del personal y otras acciones destinadas a fortalecer y optimizar continuamente el modelo para la gobernanza.

La aplicación del ciclo PHVA crea un proceso cíclico y dinámico que busca mejorar de manera

personal y otras acciones destinadas a fortalecer y optimizar continuamente el modelo para la gobernanza.

La aplicación del ciclo PHVA crea un proceso cíclico y dinámico que busca mejorar de manera continua la gobernanza de los d atos y la información en una organización. Este enfoque ayuda a adaptarse a cambios en el entorno, a evolucionar con las necesidades de la Entidad y a garantizar que la gobernanza se mantenga eficaz y relevante a lo largo del tiempo.

4.2 DATOS E INFORMACIÓN Este es un componente que consolida las diferentes tipologías de los datos y la información establecidas en las políticas, los marcos de referencia y las iniciativas que a nivel nacional, sectorial e institucional se han definido, y bajo las cu ales, para los fines del presente manual, se establece la siguiente clasificación:

Tabla 1. Tipo de Formato y Clasificación de los Datos.

TIPO DE FORMATO CLASIFICACIÓN

 Alfanuméricos.  Geoespaciales.  Documentales.

Dominio de gestión de información del Modelo de Gestión y Gobierno de TI (MINTIC)  Datos de referencia.  Datos maestros.  Datos transaccionales.  Datos abiertos (servicios). ICDE – IDE Corporativa  Datos fundamentales.  Objetos Territoriales Legales. Otros tipos de datos que genere la entidad

Fuente: Elaboración propia.Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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1 Para dicha caracterización, es pertinente tener en cuenta la descripción de cada tipología, así:

 Alfanumérico: Es usado para identificar aquella información compuesta por la combinación de números, letras y otros caracteres4.  Geoespacial: Posee un componente geométrico o espacial, que describe la localización de los objetos en el espacio y las relaciones espaciales entre ellos5.  Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado 6.

 Datos de referencia: Conjunto de datos proveniente de estándares internos o externos que permite la clasificación, la caracterización y la categorización de datos en la organización. Generalmente hace parte de los datos maestros. Ejemplo datos de la DIVIPOLA, los códigos CIIU7.  Dato maestro: Conjunto de datos central, esencial y transversal en una organización definido y establecido como única fuente de verdad. Puede ser compartido por diferentes sistemas de información de la organización y en ocasiones por fuera de la misma8.  Dato transaccional: Son los datos generados o capturados por una organización como resultado de la ejecución de una operación en un sistema o entre sistemas y que pueden ser recopilados o almacenados9.  Datos abiertos: Información pública dispuesta en formatos que permiten su uso y reutilización bajo licencia abierta y sin restricciones legales para su aprovechamiento10.

 Datos fundamentales: Son el conjunto de información geoespacial básica que represent a los fenómenos más relevantes para el desarrollo del país y que sirven de base para construir nueva

licencia abierta y sin restricciones legales para su aprovechamiento10.

 Datos fundamentales: Son el conjunto de información geoespacial básica que represent a los fenómenos más relevantes para el desarrollo del país y que sirven de base para construir nueva información geográfica11.  Objetos Territoriales Legales - OTL: Término acuñado en el Land Administration Domain ModelLADM a un Objeto geográfico, que tiene un fundamento legal y cuyo cruce espacial contra los predios, produce derechos, restricciones o responsabilidades. Ejemplo: área protegida, ronda hídrica, zonificación de POT, etc.,12. El alcance de la caracterización de los OTL corresponde a los lineamientos y metodologías formulados por la ICDE para los modelos núcleo y extendidos , de conformidad con el estándar ISO 19152 y específicamente con el modelo LADM_COL.

4.3 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN En este componente se gestiona el ciclo de vida de los datos y la información, a través de actividades que permiten caracterizar, organizar, controlar, monitorear, mejorar y aprovechar, y de esta manera, potencializar el valor público de los activos de información.

4 https://www.ideca.gov.co/recursos/glosario/alfanumerico 5 https://www.ideca.gov.co/recursos/glosario/informacion-geografica 6 https://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/ index.php?tema=82&/documento 7 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 8 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 9 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023.

7 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 8 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 9 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 10https://gobiernodigital.mintic.gov.co/ 11 https://www.icde.gov.co/diccionario-de-terminos 12 https://www.icde.gov.co/diccionario-de-terminosManual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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1 Ilustración 3. Ciclo de Vida de los Datos y la Información.

Fuente: Elaboración propia.

El ciclo de vida, a ser gestionado por las áreas estratégicas del IGAC, se desarrolla a través de las siguientes fases, con el alcance descrito a continuación:

Tabla 2. Fases del Ciclo de Vida de los Datos y la Información.

FASE DESCRIPCIÓN

Caracterización. Con esta fase se da inicio al ciclo de vida de los datos y la información; consiste en la identificación y caracterización del componente de datos e información generados y/o custodiados por el área, estableciendo el tipo de formato y la funcionalidad respectiva. Asimismo, es importante establecer las condiciones de calidad y seguridad implementados.

De esta caracterización se derivan las necesidades de producción y/o adquisición. Planeación. Consiste en la elaboración de un plan de producción, actualización, adquisición y/o mejora de los datos y la información; así como, un plan de calidad que incluya la implementación de estándares

De esta caracterización se derivan las necesidades de producción y/o adquisición. Planeación. Consiste en la elaboración de un plan de producción, actualización, adquisición y/o mejora de los datos y la información; así como, un plan de calidad que incluya la implementación de estándares y protocolos conforme a las políticas institucionales y nacionales.

Para el caso de la información geográfica, el plan debe considerar los lineamientos dados por la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales – ICDE, en el Plan Estratégico de Información Geográfica Nacional –PEIGN, en articulación con lo establecido por la IDE Corporativa. Gestión del conocimiento e innovación. Esta fase se orienta a promover las buenas prácticas, el uso y la apropiación de las políticas, los lineamientos y los estándares para la gestión del ciclo de vida. Se deben involucrar actividades de gestión del cambio, conocimiento e innovación, a partir de las cuales el equipo que estará a cargo del proceso cuente con las capacidades necesarias.Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información

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1 FASE DESCRIPCIÓN La IDE Corporativa asesora y/o acompaña a los procesos para la implementación de las políticas, lineamientos y estándares relacionados con la gestión de información y conocimiento geoespacial. Alistamiento. Se orienta a garantizar la disponibilidad de los insumos requeridos para las siguientes fases, sean de tipo técnico, tecnológico y/o de talento humano. Asimismo, es pertinente establecer la arquitectura de la información y los modelos de datos que permitirán realizar los procesamientos requeridos.

tipo técnico, tecnológico y/o de talento humano. Asimismo, es pertinente establecer la arquitectura de la información y los modelos de datos que permitirán realizar los procesamientos requeridos. Producción. Consiste en la implementación de los planes de producción y de calidad. Es importante clasificar los activos de información considerando el Procedimiento de Gestión de Activos de Información vigente; así como , establecer el tipo de datos conforme a la clasificación descrita en el componente de datos e información del presente manual.

Para los procesos que conllevan la gestión de información geoespacial en la entidad, la articulación de los plane