IGAC - MN-PRC-01 Manual MIPG - SGI

MANUAL MIPG – SGI

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CONTENIDO

1. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG) - SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (SGI) 5

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 5 1.1 OBJETIVO DEL MANUAL MIPG – IGAC ............................................................................................................ 6

2. CONCEPTO DEL SGI Y SISTEMAS QUE LO CONFORMAN ............................................................................... 6

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................. 6 3.1. RESEÑA HISTÓRICA Y MARCO LEGAL ....................................................................................................... 7

2. CONCEPTO DEL SGI Y SISTEMAS QUE LO CONFORMAN ............................................................................... 6

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................. 6 3.1. RESEÑA HISTÓRICA Y MARCO LEGAL ....................................................................................................... 7 3.2. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS ................................................................................................................... 7 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL IGAC ............................................................................................ 7

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................... 8 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO ............................................................... 8 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS ................... 8 4.2.1 CLIENTES Y PARTES INTERESADAS O GRUPOS DE INTERÉS ..................................................................... 9 4.2.2 PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL IGAC .................................................................................................... 10 4.2.3 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS GEODÉSICOS ......................................................................................... 10 4.2.4 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS CARTOGRÁFICOS ................................................................................. 10 4.2.5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS AGROLÓGICOS .................................................................................... 11 4.2.6 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS CATASTRALES ......................................................................................... 11 4.2.7 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS GEOGRÁFICOS ..................................................................................... 12 4.2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE REGULACIÓN Y HABILITACIÓN CATASTRAL ............................... 12 4.2.9 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DE GESTIÓN VALUATORIA ................................................................... 12 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SGI .............................................................................................. 13 4.3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ........... 13

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SGI .............................................................................................. 13 4.3.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ........... 13 4.3.2. ALCANCE DE LOS REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN NTC ISO/EC 17025. ALCANCE DE ACREDITACIÓN DEL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS. ..................................................................................................................................... 13 4.3.3. EXCLUSIONES DE LA NORMA NTC ISO/IEC 17025 .............................................................................. 14 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Y SUS PROCESOS - MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS .............................................................................................................................. 14 4.5 SECUENCIA E INTERACCIÓN .................................................................................................................... 15

5. LIDERAZGO .......................................................................................................................................................... 15 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO .................................................................................................................. 15 5.2 POLÍTICA ...................................................................................................................................................... 16 5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO – SGI ......................... 16 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ........................................... 19

6. PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................................. 19 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ................................................................ 24 6.1.1 GENERALIDADES ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ............................................................................... 24 6.1.2 ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES .................................................................................................. 25 6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS .......................................................................................... 26 6.1.4 ACCIONES PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL

6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS .......................................................................................... 26 6.1.4 ACCIONES PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .............................................................................................................................................................. 26 6.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES Y DEL SGI ................................................................................................. 27 GENERALIDADES................................................................................................................................................. 27 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: ..................................................................................... 28 6.2.1 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................................ 28 6.2.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL .............................................................................. 28 6.2.3 OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................................................................. 28 6.2.4 OBJETIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO – SGSST .............. 28 6.2.5 OBJETIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................. 29 6.2.6 OBJETIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................................... 29MANUAL MIPG – SGI

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VERSIÓN: 1 6.2.7 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS CON BASE EN LA NORMA NTC ISO/IEC17025:2017 ............................................................................................................... 29 6.3 PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS ................................................................................................................. 29 6.3.1 GENERALIDADES ....................................................................................................................................... 29

7. APOYO O SOPORTE ........................................................................................................................................... 29 7.1 RECURSOS ................................................................................................................................................... 29

6.3 PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS ................................................................................................................. 29 6.3.1 GENERALIDADES ....................................................................................................................................... 29

7. APOYO O SOPORTE ........................................................................................................................................... 29 7.1 RECURSOS ................................................................................................................................................... 29 7.2 COMPETENCIA ........................................................................................................................................... 31 7.3 TOMA DE CONCIENCIA ............................................................................................................................ 32 7.4 COMUNICACIÓN ...................................................................................................................................... 33 7.4.1 COMUNICACIÓN INTERNA ..................................................................................................................... 33 7.4.2 COMUNICACIÓN EXTERNA .................................................................................................................... 33 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ............................................................................................................ 34 7.6 NORMOGRAMA......................................................................................................................................... 38

8. OPERACIÓN ........................................................................................................................................................ 38 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ....................................................................................... 38 8.1.1 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .................................................................. 38 8.1.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL – REQUISITOS ESPECÍFICOS .................... 39 8.1.3 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................. 40 8.1.4 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ...................... 40 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ............................................................................... 40 8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE ....................................................................................................... 40 8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ............................ 41 8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS .......................................... 41 8.2.4 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ............................................................................. 42

8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS .......................................... 41 8.2.4 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ............................................................................. 42 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ............................................................... 42 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE ...... 42 8.5 PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO .......................................................................................... 43 8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO .......................................................... 43 8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD .......................................................................................................... 45 8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS ................................... 45 8.5.4 PRESERVACIÓN ......................................................................................................................................... 46 8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA ......................................................................................... 46 8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS ................................................................................................................... 47 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................................................................... 47 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES ....................................................................................... 47

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ....................................................................................................................... 47 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN .......................................................................... 47 9.1.1 GENERALIDADES ....................................................................................................................................... 47 9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE .................................................................................................................... 48 9.1.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN ......................................................................................................................... 48 9.2 AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ............................................................. 49 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................................................................. 50

10. MEJORA ........................................................................................................................................................... 50 10.1 GENERALIDADES ........................................................................................................................................ 50

9.2 AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ............................................................. 49 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................................................................. 50

10. MEJORA ........................................................................................................................................................... 50 10.1 GENERALIDADES ........................................................................................................................................ 50 10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ........................................................................... 51 10.3 MEJORA CONTINUA .................................................................................................................................. 51

11. ANEXOS ........................................................................................................................................................... 51

12. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................ 51

ANEXO 1. Listado de Sedes ......................................................................................................................................... 1 ANEXO 2. Estructura física del Laboratorio Nacional de Suelos – LNS ............................................................... 1 ANEXO 3. Responsabilidades y autoridades correspondientes a la estructura del LNS ................................ 1 ANEXO 4. Instalaciones y condiciones especiales para el LNS ........................................................................... 1MANUAL MIPG – SGI

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1 ANEXO 5. Esquematización del manejo de control y calidad del LNS ............................................................. 1 ANEXO 6. Políticas en cumplimiento a la NTC ISO/IEC 17025 para el Laboratorio Nacional de Suelos ..... 1 ANEXO 7. Políticas Específicas de Seguridad de la Información ........................................................................ 1 ANEXO 8. Roles y responsabilidades del sistema de Gestión de Seguridad la Información ......................... 1

TABLAS

Tabla 1. Sistemas Que Conforman El Sgi En El Igac ............................................................................................... 6 Tabla 2. Articulación De La Política Frente A Los Objetivos Del Sgi ................................................................. 16

TABLAS

Tabla 1. Sistemas Que Conforman El Sgi En El Igac ............................................................................................... 6 Tabla 2. Articulación De La Política Frente A Los Objetivos Del Sgi ................................................................. 16 Tabla 3. Cumplimiento De Los Requisitos De Las Normas Técnicas ................................................................ 19 Tabla 4. Peligros, Área Administrativa .................................................................................................................... 26 Tabla 5. Peligros, Área Operativa ........................................................................................................................... 26 Tabla 6. Tipologías Documentales Del Sgi ............................................................................................................ 34 Tabla 7. Información Mínima Documentada Del Sgi ......................................................................................... 35 Tabla 8. Sedes Del Igac ............................................................................................................................................... 1 Tabla 9. Estructura Física Del Laboratorio Nacional De Suelos ............................................................................ 1 Tabla 10. Estructura Física Del Laboratorio Nacional De Suelos .......................................................................... 2 Tabla 11. Políticas Para El Lns ...................................................................................................................................... 1

ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno ..................................................... 5 Ilustración 2. Estructura orgánica - Organigrama .................................................................................................. 8 Ilustración 3. Cadena de Valor. Geografía para la Vida. ................................................................................. 15 Ilustración 4. Ciclo de Vida en el IGAC ................................................................................................................. 39 Ilustración 5. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, primer piso ....................................................................... 1 Ilustración 6. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, segundo piso ................................................................... 1 Ilustración 7. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, tercer piso. ....................................................................... 2 Ilustración 8. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, cuarto piso ....................................................................... 2 Ilustración 9. Estructura orgánica, LNS ...................................................................................................................... 1

Ilustración 7. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, tercer piso. ....................................................................... 2 Ilustración 8. Plano Laboratorio Nacional de Suelos, cuarto piso ....................................................................... 2 Ilustración 9. Estructura orgánica, LNS ...................................................................................................................... 1 Ilustración 10. Etapas y controles del proceso analítico en el Laboratorio Nacional de Suelos. ................. 1MANUAL MIPG – SGI

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1. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG) - SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (SGI) INTRODUCCIÓN De acuerdo con el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo Sistema de Gestión, los S istemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, previstos en las Leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente.

De conformidad con lo dispuesto, es obligación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC establecer, documentar e implementar un Sistema de Gestión, el cual se desarrollará de acuerdo con las generalidades y estructuras previstas en el Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”. Es así como hoy contamos

Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”. Es así como hoy contamos con un solo Sistema de Gestión que se articula con el Sistema de Control Interno, a tra vés de la actualización del Modelo integrado de Planeación y Gestión - MIPG: Ilustración 1. Articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno

Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública, (2017a)

Conforme a dicho decreto el gobierno Nacional actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), definido como un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados q ue atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

Para atender el mandato legal, la integración y articulación de los sistemas, constituye al MIPG como el único modelo de referencia para el desarrollo del proceso de gestión pública, adaptable a todas y cada una de las entidades independientemente de su naturaleza jurídica o nivel u orden de gobierno al que pertenezca. El modelo articula los actuales sistemas, planes, com ités, métodos e instrumentos que orientan las prácticas o procesos de la gestión y aspira a consolidarse como la herramienta del Gobierno Nacional para verificar que las organizaciones estén bien gestionadas, asignen responsablemente sus recursos y rindan cuentas por su trabajo y que sus servidores públicos simbolicen los valores del servicio público colombiano.

Gobierno Nacional para verificar que las organizaciones estén bien gestionadas, asignen responsablemente sus recursos y rindan cuentas por su trabajo y que sus servidores públicos simbolicen los valores del servicio público colombiano.

El MIPG opera a través de 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, que, implementadas de manera articulada e intercomunicada, permitirán que el MIPG funcione. A continuación, se relacionan.MANUAL MIPG – SGI

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1º. Talento Humano 2ª. Dimensión: Direccionamiento Estratégico, 3º. Gestión con valores para resultados, 4º. Evaluación de resultados, 5º. Información y comunicación, 6º. Gestión del conocimiento y 7º. Control interno.

El Sistema de Gestión Integrado, se ha implementado en el IGAC de manera articulada e integrada para fortalecer la operación haciéndola más flexible y ágil. Los sistemas de gestión implementados tienen un enfoque del ciclo PHVA – (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) y el presente manual se desarrolla bajo este enfoque de manera complementaria.

Este manual desarrolla los requisitos y aspectos del sistema de Gestión de Calidad (SGC) y sistema de Gestión Ambiental (SGA) y tratará de manera general el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), sistema de Gestión Documental (SGD), sistema de Control Interno (SCI) y la acreditación del Laboratorio Nacional de

el Trabajo (SGSST), sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), sistema de Gestión Documental (SGD), sistema de Control Interno (SCI) y la acreditación del Laboratorio Nacional de Suelos (LNS). En la medida que tengan un avance representativo se incorporarán en detalle en el Sistema de Gestión Integrado de la entidad y en este manual.

1.1 OBJETIVO DEL MANUAL MIPG – IGAC Describir el Sistema de Gestión Integrado (SGI) implementado en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) y los sistemas que lo conforman señalando de manera general el cumplimiento de los requisitos según aplique.

2. CONCEPTO DEL SGI Y SISTEMAS QUE LO CONFORMAN Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés o partes interesadas, conformado por los siguientes sistemas:

Tabla 1. Sistemas que conforman el SGI en el IGAC

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ESTADO Sistema de Gestión de Calidad - bajo las normas ISO 9001. 100% Certificado Sistema de Gestión Ambiental - bajo la norma ISO 14001. 100% Certificado Acreditación del Laboratorio Nacional de Suelos – LNS bajo la norma NTC ISO IEC 17025 Ensayos de acuerdo con el alcance establecido en la resolución vigente por la cual se otorga la acreditación, emitido por el ente acreditador. Acreditado Sistema de Gestión Documental y Archivo – SGD, Ley General de Archivos. En ejecución Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo – SGSST Resolución 0312 de 2019, Decreto

emitido por el ente acreditador. Acreditado Sistema de Gestión Documental y Archivo – SGD, Ley General de Archivos. En ejecución Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo – SGSST Resolución 0312 de 2019, Decreto 1072 de 2015. En ejecución Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI bajo la norma ISO 27001:2013, en transición a la norma versión 2022. En ejecución

Fuente: IGAC, (2023a)

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El IGAC es un establecimiento público del orden nacional, que tiene como objetivo producir el mapa oficial y la cartografía básica de Colombia; elaborar el catastro nacional de la propiedad inmueble; realizar el inventario de las características de los suelos; adelantar investigaciones geográficas como apoyo al desar rollo territorial; capacitar y formar profesionales en tecnologías de información geográfica y coordinar la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales (ICDE) , entre otras responsabilidades.MANUAL MIPG – SGI

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1 3.1. RESEÑA HISTÓRICA Y MARCO LEGAL La Entidad fue creada en 1935 mediante Decreto 1440 como dependencia del Estado Mayor General del Ejército con el nombre de Instituto Geográfico Militar.

Por Decreto 153 de 1940 el Gobierno Nacional, mediante la incorporación del Catastro Nacional, adscribe el Instituto al Minis terio de Hacienda y Crédito Público, denominándolo Instituto Geográfico Militar y Catastral.

Por Decreto 153 de 1940 el Gobierno Nacional, mediante la incorporación del Catastro Nacional, adscribe el Instituto al Minis terio de Hacienda y Crédito Público, denominándolo Instituto Geográfico Militar y Catastral.

En 1950 se le otorga el nombre de Instituto Geográfico Agustín Codazzi, en honor al geógrafo (cartógrafo) italiano Agustín Codazzi.

En 1957 adquiere el carácter de entidad descentralizada adscrita al Ministerio de Hacienda, conservando el nombre de Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

En 1992 se modifica su estructura mediante el Decretos 2113 del 29 de diciembre.

En 1999 se adscribe al Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

En 2004 mediante decreto 208 del 2004 y en 2009 mediante decreto1551 de 2009, se ajusta su estructura y se dictan otras disposiciones.

Finalmente, su estructura actual se rige por el Decreto 846 del 29 de julio del 2021 y la Resolución Interna 1095 del 6 de agosto del 2021.

3.2. LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS El IGAC ha definido el propósito central (misión), objetivo retador (visión) , los valores, los objetivos institucionales de la entidad integrados a los de l Sistema de Gestión Integrado –SGI-, los cuales se revisan periódicamente a partir de un ejercicio de planeación estratégica que permite modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, considerando para el efecto los requerimientos, e xpectativas, necesidades y prioridades de las partes interesadas, así como el presupuesto asignado al Instituto, los cuales se encuentran consignados en la página Web e IGACNET.

requerimientos, e xpectativas, necesidades y prioridades de las partes interesadas, así como el presupuesto asigna