IGAC - PL-ACI-02 Participación Ciudadana en la Gestión Pública

PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Código: PL-ACI-02

Versión: 1

Vigente desde: 16/06/2022

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1. INTRODUCCIÓN Cumpliendo lo estipulado por la Constitución Política de Colombia de 1991 en su artículo 2 “… Facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación...”, y lo establecido en la Ley 1757 de 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC desde la Oficina de Relación con el Ciudadano promueve, en todas las oficinas, direcciones, subdirecciones, y demás dependencias, una cultura de servicio a la ciudadanía, que incentive la participación y la generación de espacios de diálogo con la ciudadanía, usuarios, grupos de valor e interés en el marco de las etapas de la gestión institucional.

La Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública del IGAC, está alineada con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en la dimensión “Gestión para el Resultado con Valores”, con la implementación de prácticas que agilizan, simplifican y flexibilizan la operación para fomentar y facilitar una efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación, fortaleciendo la relación Estado - ciudadano y generando un mayor valor público en la gestión.

El compromiso del IGAC con esta P olítica de la Participación Ciudadana en la Gestión, es la creación

la relación Estado - ciudadano y generando un mayor valor público en la gestión.

El compromiso del IGAC con esta P olítica de la Participación Ciudadana en la Gestión, es la creación de acciones que incluyen la construcción colectiva, el control social, responsabil idad y la promoción de la cultura de la información, la transparencia y el diálogo, aspectos que aportan al logro de resultados en términos de calidad y oportunidad, fortalecen el proceso de rendición de cuentas y generan valor de cara al ciudadano.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022.

2. OBJETIVO Promover y fortalecer los procesos de construcción democrática de lo público, desarrollando un contacto permanente con nuestra ciudadanía, usuarios, grupos de valor y grupos de interés para conocer sus expectativas y atender sus necesidades a través de espacios de interacción y canales de interlocución, de acuerdo con la caracterización de nuestros ciudadanos.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública del IGAC define los roles y responsables

así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 Línea de implementación: ▪ Oficina de Relación con el Ciudadano ▪ Oficina Asesora de Planeación ▪ Líderes de Procesos y Directores Territoriales

 Línea de seguimiento:

 Línea de implementación: ▪ Oficina de Relación con el Ciudadano ▪ Oficina Asesora de Planeación ▪ Líderes de Procesos y Directores Territoriales

 Línea de seguimiento: ▪ Oficina Asesora de Planeación

 Línea de control y evaluación ▪ Oficina de Control InternoPARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

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5. DESARROLLO Cuando se habla de participación ciudadanas en la gestión pública se deben tener en cuenta

elementos claves como:

 La Información: El IGAC debe solicitar información al ciudadano para diagnósticos y autodiagnósticos, se le consulta su opinión sobre decisiones a tomar, y se proporciona información sobre programas, servicios, procedimientos.  Planeación participativa: Proceso de discusión, negociación y concertación en el que se analizan y deciden con los ciudadanos problemas a atender, acciones a emprender, prioridades, maneras de ejecutar los programas y la definición de políticas públicas.  Control estratégico: Se debe facilitar la participación ciudadana en el control a la toma de decisiones, a la implementación de programas, ejecución de contratos y manejo de recursos, independientemente de otros niveles de participación (información, planeación, ejecución).  Ejecución: En este nivel se busca que el IGAC desarrolle acciones con intervención de los beneficiarios.

Dentro de los espacios de participación ciudadana se incluyen aquellos que faciliten el ejercicio del

 Ejecución: En este nivel se busca que el IGAC desarrolle acciones con intervención de los beneficiarios.

Dentro de los espacios de participación ciudadana se incluyen aquellos que faciliten el ejercicio del control social y la evaluación ciudadana, a través de procesos permanentes de rendición de cuentas que se deben garantizar durante el ciclo de la gestión pública. A continuación, se presenta tabla con los resultados esperados de la implementación de la Política:

RESULTADOS ESPERADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA RESULTADOS INTERMEDIOS ACCIONES Condiciones institucionales idóneas para la promoción de la participación Elaborar el diagnóstico del estado actual de la participación ciudadana en el IGAC Construir las estrategias , planes o cronogramas de:  Participación articulada con el direccionamiento estratégico y planeación institucional  Rendición de C uentas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Promoción efectiva de la participación ciudadana Ejecutar las estrategias , planes o cronogramas de:  Participación ciudadana  Rendición de Cuentas Evaluar los resultados y retroalimentar

Fuente: Función Pública 2017.

5.1 ELABORAR EL DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA ENTIDAD  A partir de las evaluaciones tanto de l proceso de Seguimiento y Evaluación , como del autodiagnóstico de rendición de cuentas, identificar y documentar las debilidades y fortalezas de la Política de Participación ciudadana en cada uno de los ciclos de gestión .  Validar con las oficinas, direcciones, subdirecciones y demás dependencias si los ciudadanos,

la Política de Participación ciudadana en cada uno de los ciclos de gestión .  Validar con las oficinas, direcciones, subdirecciones y demás dependencias si los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés de la vigencia anterior son sus clientes y si se satisfacen las necesidades de duchos grupos.  Conocer si los canales de atención que empleó el IGAC para promover la participación ciudadana son los idóneos de acuerdo con la caracterización de ciudadanos, usuarios, grupo s de valor y grupos de interés.PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

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Página 3 | 5 COPIA NO CONTROLADA  Para la rendición de cuentas, seguir los pasos de autodiagnóstico que indique el Manual Único de Rendición de cuentas - MURC.  Socializar con los servidores, contratistas y colaboradores del IGAC los resultados del diagnóstico de participación ciudadana.

5.2 CONSTRUIR LA ESTRATEGIA, PLAN O CRONOGRAMA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN, ARTICULADO A LA PLANEACIÓN Y GESTIÓN INSTITUCIONAL  Conformar y capacitar al equipo líder de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas.  Identificar con las oficinas, direcciones, subdirecciones y demás dependencias, las actividades en las cuales han programado involucrar a los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés e identificar y clasificar en cada una de las fases y ciclo de la gestión.  Identificar si las actividades contemplan las instancias de participación legalmente establecidas.  Verificar que todos los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés estén

e identificar y clasificar en cada una de las fases y ciclo de la gestión.  Identificar si las actividades contemplan las instancias de participación legalmente establecidas.  Verificar que todos los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés estén contemplados en al menos una de las actividades de participación ciudadana.  Divulgar la estrategia, plan o cronograma de participación ciudadana por los diferentes canales .

5.3 CONSTRUIR LA ESTRATEGIA, PLAN O CRONOGRAMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS EN EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO  Definir canales que se emplearán para desarrollar las actividades de rendición de cuentas.  Determinar los mecanismos de capacitación para los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés, que incluya la capacitación para el control social.  Identificar el cronograma de ejecución de las actividades.  Definir roles y responsabilidades de las oficinas, direcciones, subdirecciones y demás dependencias.  Realizar las etapas y mecanismos de seguimiento a la implementación y evaluación de la estrategia, plan o cronograma.  Desarrollar campañas de comunicación internas y externas,  Las acciones de participación relacionadas con Rendición de Cuentas deberán incluirse en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, acorde con lo señalado en la Ley 1474 de 2011, las cuales serán definidas atendiendo los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas.

5.4 EJECUTAR LAS ESTRATEGIAS, PLANES O CRO NOGRAMAS DE PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN DE

CUENTAS

cuales serán definidas atendiendo los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas.

5.4 EJECUTAR LAS ESTRATEGIAS, PLANES O CRO NOGRAMAS DE PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS  Identificar la información que servirá de insumo para la participación ciudadana y socializarla con los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés que son convocados en el proceso de participación.  Convocar a las actividades definidas y tomar las observaciones y recomendaciones de los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés. Las actividades que se hagan en el ciclo de seguimiento, evaluación y control deberán incluir la invitación a las veedurías ciudadanas.  Analizar las observaciones y recomendaciones recibidas en el proceso de participación ciudadana y realizar los ajustes.

5.5 EVALUAR LAS ESTRATEGIAS, PLANES O CRONOGRAMAS DE PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS  Analizar los resultados obtenidos en la implementación de las estrategias, planes o cronogramas de Participación y Rendición de Cuentas, para: ▪ Identificar las actividades en las que se involucró al ciudadano ▪ Ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés involucrados ▪ Fases del ciclo que fueron sometidas a participación ▪ Resultados de la participación  En Rendición de Cuentas se analizar á adicionalmente la evaluaci ón ciudadana de los resultados de la gestión.PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

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Página 4 | 5 COPIA NO CONTROLADA  Publicar los resultados, asegurándose de que los ciudadanos, usuarios, grupos de valor y grupos de interés conozcan dichos resultados.

6. SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resulta dos” del MIPG, incluye el Plan de Acción del IGAC y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IGAC.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.

Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

El proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del IGAC desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y subprocesos establecidos en la entidad.

Lo resultados del seguimiento se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

7. EVALUACION La evaluación está a cargo del proceso de Seguimiento y Evaluación, quienes en el IGAC se encargan

dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

7. EVALUACION La evaluación está a cargo del proceso de Seguimiento y Evaluación, quienes en el IGAC se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7 “Control Interno”. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar información sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejor a continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del

Sistema de Gestión Integrado:

 Cumplimiento de la normatividad legal  Cumplimiento de los requisitos establecidos por el IGAC  Cumplimiento de los planes  Seguimiento a Indicadores  Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 16/06/2022  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Se ajusta el documento según la nueva Estructura Orgánica aprobada por Decreto 846 del 29 de julio del 2021.  Hace parte del pr oceso Gestión de Servicio al Ciudadano del subproceso Gestión de Atención al Ciudadano.

1PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

aprobada por Decreto 846 del 29 de julio del 2021.  Hace parte del pr oceso Gestión de Servicio al Ciudadano del subproceso Gestión de Atención al Ciudadano.

1PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Código: PL-ACI-02

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Vigente desde: 16/06/2022

Página 5 | 5 COPIA NO CONTROLADA  Se actualiza la política “Participación Ciudadana en la Gestión Pública”, código PL-SCP-03, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-ACI-02.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política siguiendo los lineamientos establecidos en la Dimensión de Gestión con valores para resultados del MIPG.  Esta política es aprobada por e l Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 13/08/2020  Se adopta como versión 1 por corresponder a la creación del documento. Emisión Inicial Oficial. 1

Elaboró y/o Actualizó: Revisó Técnicamente: Revisó

Metodológicamente: Aprobó:

Nombre: Shadia Gene Beltrán

Cargo: Contratista Oficina de Relación con el

Ciudadano

Nombre: María Alejandra

Ferreira Hernández

Cargo: Jefe Oficina de Relación con el

Ciudadano

Nombre: Adriana Rocío Tovar

Cortés

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre:

Adriana Rocío Tovar Cortés

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Laura González

Barbosa

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Comité de Institucional de Gestión y Desempeño del 1 6 de junio de 2022.