IGAC - PL-EST-01 Planeación Institucional

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Código: PL-EST-01

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Vigente desde: 16/06/2022

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1. INTRODUCCIÓN Mediante esta política el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC teniendo claro el propósito central (misión) para el cual fue creado y que enmarca lo que debe o tiene que hacer , para quién lo debe hacer, es decir, a qué grupo de ciudadanos debe dirigir sus productos y servicios ), para qué lo debe hacer, es decir qué necesidades o problemas sociales debe resolver y cuáles son los derec hos humanos que debe garantizar como entidad pública y cuáles son las priorida des identificadas , propuestas por la ciudadanía y grupos de valor y fijadas en los plan de desarrollo Nacional - PDN, el presupuesto general asignado y, en general, el marco normativo que rige su actuación.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022.

2. OBJETIVO Definir los lineamientos generales para la planeación institucional del IGAC con el fin de fortalecer los mecanismos y las actividades relacionadas con la ejecución, evaluación y seguimiento de los procesos.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para la Planeación Institucional del IGAC define los roles y responsables así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para la Planeación Institucional del IGAC define los roles y responsables así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 Línea de implementación: ▪ Oficina Asesora de Planeación. ▪ Líderes de Procesos y Directores Territoriales.

 Línea de seguimiento: ▪ Oficina Asesora de Planeación.

 Línea de control y evaluación ▪ Oficina de Control Interno.

5. DESARROLLO Esta política se enmarca dentro la política pública sectorial, cuya entidad Líder a nivel nacional es el

Departamento Nacional de Planeación.

El IGAC establece esta política como base fundamental a partir de su misionalidad, de un diagnóstico de capacidad y entorno, base para formular los planes, establecer la medición, formular los lineamientos para la administración de los riesgos, la consolidación del plan anticorrupción y atención al Ciudadano, terminando con la programación del presupuesto y la ejecución del gasto, precisando cada una de las directrices enunciadas de la siguiente forma:

 Promover la reflexión sobre la razón de ser de la entidad, el objeto para el cual fue creada. Es decir, sobre cuál es el valor público que debe generar. Es necesario que el IGAC identifique sus capacidades para desarrollar su gestión y atender su propósito fundament al.  Atender los lineamientos previstos en las normas para la formulación de los planes estratégicos y formular los objetivos estratégicos, que se constituyen en los propósitos o logros que la entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo.PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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formular los objetivos estratégicos, que se constituyen en los propósitos o logros que la entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo.PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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Página 2 | 6 COPIA NO CONTROLADA  Formular los planes de acción anual, teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.  Atender las recomendaciones para la formulación de los indicadores. Desde el ejercicio de planeación se deben definir los mecanismo s a través de los cuales se hará el seguimiento y evaluación a su cumplimiento.  Atender las recomendaciones para formular los lineamientos para administración del riesgo (Política de Administración del Riesgo) se deben emitir los lineamientos precisos para el tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales.

6. IMPLEMENTACIÓN El IGAC, al inicio de cada vigencia realiza reuniones para revisar y ajustar la planeación estratégica donde el objetivo es identificar problemas y necesidades sociales que está llamado a resolver. Es decir, sobre cuál es el valor público que debe generar, para ello es útil que se tenga en cuenta el propósito central (misión) de la entidad.

Revisar la normatividad que le es propia a la entidad, desde su acto de creación hasta las normas más recientes en las que se le asignan competencias y funciones, con el fin verificar que toda su actuación esté efectivamente encaminada a su cumplimiento, de manera que su estructura, proces os, planes, programas, proyectos, actividades, recursos, e información, sean coherentes con los objetivos para los cuales fue concebida.

esté efectivamente encaminada a su cumplimiento, de manera que su estructura, proces os, planes, programas, proyectos, actividades, recursos, e información, sean coherentes con los objetivos para los cuales fue concebida.

Identificar si existen problemas, re lativos a la misionalidad y cómo podrían ser abordados, como es el caso de funcion es o competencias no desarrolladas o que se están cumpliendo y no atienden o desbordan este propósito central como entidad nacional.

Buscar que el equipo que implementa el MIPG y sus políticas , tengan el mismo entendimiento de la razón de ser de la entidad y hacia dónde ella debe ir.

Los procesos de Direccionamiento Estratégico y Planeacion y Gestión de Servicio al Ciudadano debe mantener actualizad a la caracterización de los usuarios propios d e la cadena de v alor y mantener abierta la opción para la participación de las partes interesadas que pueden ser afectadas o tienen algún interés en participar en las actividades de la entidad.

Establecer y priorizar variables que permitan caracterizar (identificar, segmentar y reconocer) sus grupos de valor, las organizaciones sociales, ciudadanos y grupos de interesados, identificando especialmente, sus rasgos, preferencias de relacionamiento con la entidad, así como derechos, necesidades y problemas.

Levantar la información necesaria para la identificación y caracterización de los grupos de valor, ciudadanía y organizaciones interesadas y el conocimiento de sus necesidades, detectando si ya cuenta con dicha información y en qué fuentes se encuentra, o de ser necesario, definir procedimientos y/ o herramientas para su obtención . Esta anterior tarea se puede adelantar con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación - DNP.

Con base en lo anterior, clasificar los grupos de person as (naturales o jurídicas) dependiendo de

y/ o herramientas para su obtención . Esta anterior tarea se puede adelantar con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación - DNP.

Con base en lo anterior, clasificar los grupos de person as (naturales o jurídicas) dependiendo de características similares (necesidades, problemas, ubicación territorial, entre otras).

Involucrar a la ciudadanía y grupos de interés en el diagnóstico y formulación de los planes, programas o proyectos de la entidad priorizados por el ciudadano. Diseñar mecanismos que promuevan la participación ciudadana en la planeación y haga explícita la forma en la que facilita y promueve la participación en las distintas fases del ciclo de la gestión pública sobre los asuntos de su competencia. El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones,PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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Página 3 | 6 COPIA NO CONTROLADA como se verá más adelante, es un mecanismo complementario para masificar y hacer efectivo este proceso.

Para el desarrollo de esta política es necesario que el IGAC identifique las capacidades para desarrollar su gestión y atender el propósito central para lo cual es necesario tener en cuenta lo siguiente:  Revisar aspectos internos tales como el talento humano, procesos y subprocesos, estructura organizacional, la cadena de servicio, recursos disponibles, cultura organizacional, entre otros.  Identificar el conocimiento de los servidores públicos (formación, capacitación y experiencia) que posteriormente permitirá la difusión del conoc imiento, la generación de proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la organización, como se analiza en la Dimensión de Gestión del Conocimiento y la Innovación.

posteriormente permitirá la difusión del conoc imiento, la generación de proyectos articulados y el desarrollo de los procesos de la organización, como se analiza en la Dimensión de Gestión del Conocimiento y la Innovación.  Identificar cómo el uso de las TIC apalanca el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la entidad, la gestión interna de los pr ocesos y la información, la gestión de trámites y servicios a los ciudadanos y en general, la implementación de todas las políticas de gestión y desempeño. Es fundamental determinar desde el proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación, cómo se desarrollará todo el componente tecnológico de la entidad, a partir de los lineamientos y estándares que establece la Política de Gobierno Digital.  Revisar aspectos externos a la entidad, como su entorno político, ambiental, cultural, económico y fiscal, la percepción, propuestas y recomendaciones que tienen sus grupos de valor y ciudadanía en general, frente a bienes y servicios ofrecidos, sus resultados e impactos.  Analizar el contexto interno y externo de la entidad para la identificación de los riesgos operativos, de corrupción y de seguridad digita l, sus posibles causas, así como retos, tendencias y oportunidades de mejora e innovación en la gestión.  Identificar espacios de articulación y cooperación con otras entidades del sector, órganos de control, u organismos internacionales para la implementación de estrategias y articular la rendición de cuentas.

La f ormulación del Plan Estratégico: El IGAC debe partir de l Plan Nacional de desarrollo (PND) instrumento que orientará su gestión durante el Periodo de Gobierno (cuatro años) en este documento deben quedar determinados los programas, proyectos y metas de desarrollo, en concordancia con los

instrumento que orientará su gestión durante el Periodo de Gobierno (cuatro años) en este documento deben quedar determinados los programas, proyectos y metas de desarrollo, en concordancia con los recursos públicos que se ejecutarán. Estos planes están integrados por tres partes , diagnóstico, estrategia y plan de inversiones.

Cada año la entidad en los meses de julio a septiembre, inicia la elaboración del Plan de Inversión del año siguiente.

La formulación de los Planes de Acción Anual es: Para la formulación de l Plan de Acción Institucional, el IGAC toma en cuenta lo previsto en la Ley 152 de 1994, y en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, en el que se establece que debe especificar en él , los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus pr oyectos de inversión; así mismo, incluye tanto los aspectos relacionados con el componente misional como con los relacionados con los planes de que trata el Decreto 612 de 2018:  Plan Institucional de Archivos PINAR  Plan Anual de Adquisiciones  Plan Anual de Vacantes.  Plan de Previsión de Recursos Humanos  Plan Estratégico de Recursos Humanos  Plan Institucional de Capacitación  Plan de Incentivos Institucionales  Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo  Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano  Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIPLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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 Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETIPLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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Página 4 | 6 COPIA NO CONTROLADA  Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información  Plan de Seguridad y Privacidad de la Información.

Los anteriores planes deben contener los siguientes criterios:  Estrategias  Proyectos  Metas  Acciones  Productos  Responsables  Cronogramas

Además, se incluye en el Plan de Acción Anual, las acciones y estrategias a través de las cuales la entidad facilitará y promoverá la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en los términos señalados en el artículo 2 de la Ley 1757 de 2015.

Los planes de acción se deben alinear a los Objetivos de Desarrollo Sostenible - ODS y éstos a los proyectos de Inversión que gestione el IGAC para el cuatrienio, incluyendo sus metas.

Formulación de los Indicadores: Desde el ejercicio de planeación se deben definir los indiciadores y el mecanismo a través de los cuales se hará el seguimiento y evaluación a su cumplimiento.

Formulación de la Política para la Administración de los Riesgos: La Alta Dirección de la entidad establece los lineamientos para el establecimiento de la política de riesgos de acuerdo con la metodología vigente establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

Formulación de lineamientos para la Administración de los Riesgos. A través del proceso

establece los lineamientos para el establecimiento de la política de riesgos de acuerdo con la metodología vigente establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP.

Formulación de lineamientos para la Administración de los Riesgos. A través del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación - subproceso de Gestión de Riesgos se define la política para la administración del riesgo y se dan las directrices para el plan de tratamiento de éstos.

Consolidación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano: Con base en este lineamiento se debe hacer seguimiento al PAAC, tal como lo establece el artículo 73 de la ley 1474 de 2011.

Programar el presupuesto y la ejecución del gasto. Para ello se tiene el Plan Mensualizado de Caja y el Plan Anual de Adquisiciones.

7. SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resultados” del MIPG, incluye el Plan de Acción del IGAC y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IGAC.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar. Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

El proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del IGAC desarrolla la tarea de verificar la

logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

El proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del IGAC desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y subprocesos establecidos en la entidad.PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

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Página 5 | 6 COPIA NO CONTROLADA Lo resultados del seguimiento se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

8. EVALUACIÓN La evaluación está a cargo del proceso de Seguimiento y Evaluación, quienes en el IGAC se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7 “Control Interno”. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar infor mación sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal  Cumplimiento de los requisitos establecidos por el IGAC  Cumplimiento de los planes  Seguimiento a Indicadores  Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

 Cumplimiento de los planes  Seguimiento a Indicadores  Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 16/06/2022  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “ Planeacion Institucional ”, código PL-EST-01, versión 1, a política del mismo nombre, código PL-EST-01, versión 2.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política siguiendo los lineamientos establecidos en la Dimensión de Gestión con valores para resultados del MIPG.  Esta política es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 2 30/12/2021  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Se ajusta el documento según la nueva Estructura Orgánica aprobada por Decreto 846 del 29 de Julio del 2021.  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “Planeacion Institucional”, código PL-DEP-01, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-01.  Esta versión de la política no incluyó cambios técnicos, únicamente aspectos de forma de acuerdo con la nueva estructura organizacional del IGAC, su contenido es el aprobado por el Comité

versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-01.  Esta versión de la política no incluyó cambios técnicos, únicamente aspectos de forma de acuerdo con la nueva estructura organizacional del IGAC, su contenido es el aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 13 de agosto del 2020.

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Elaboró y/o Actualizó Revisó Técnicamente Revisó

Metodológicamente Aprobó Nombre: Equipo de enlaces de la Oficina Asesora de

Planeación.

Nombre: Adriana Rocío Tovar

Cortés

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Marcela Yolanda

Puentes Castrillón

Cargo: Profesional Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Laura Gonzalez

Barbosa

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Comité de Institucional de Gestión y Desempeño del 1 6 de Junio de 2022.