IGAC - PL-EST-03 Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

Código: PL-EST-03

Versión: 2

Vigente desde: 16/06/2022

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1. INTRODUCCIÓN Esta política le permite al Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC conocer permanentemente los avances de los resultados de la gestión, además de poder determinar si estos corresponden a las metas previstas conforme a lo planeado.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG busca que la evaluación de resultados se aprecie en dos momentos: a través del seguimiento a la gestión institucional, y en la evaluación propiamente de los resultados obtenidos. Para hacer el seguimiento y las evaluaciones se exige que la en tidad cuente con indicadores para monitorear y medir el desempeño.

Estos indicadores son diseñados en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y normas que orientan la gestión, y en los productos, resultados e impactos derivados de ésta en los grupos de valor.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022.

2. OBJETIVO Hacer seguimiento y evaluar los resultados para conocer permanentemente los avances de la gestión institucional, mediante las herramientas establecidas para verificar el cumplimiento de la planeación de la gestión.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

de la gestión.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para el Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional del IGAC define los roles y

responsables así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 Línea de implementación: ▪ Oficina Asesora de Planeación. ▪ Líderes de Procesos y Directores Territoriales.

 Línea de seguimiento: ▪ Oficina Asesora de Planeación.

 Línea de control y evaluación ▪ Oficina de Control Interno.

5. DESARROLLO El IGAC a través de esta Política busca promover la comprensión de la evaluación de resultados en dos (2) momentos: a través del seguimiento a la gestión institucional y en la evaluación propiamente de los resultados obtenidos.

Para el seguimiento y la evaluación se exige contar con indicadores que permitan monitorear y medir el desempeño de la entidad. Estos indicadores se diseñan en la dimensión de Direcciona miento Estratégico y Planeación en el Plan de Estratégico Institucional, para cada vigencia y dada la importancia que tienen, deben enfocarseSEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

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Página 2 | 5 COPIA NO CONTROLADA en los criterios, directrices y normas que orientan la gestión, y en los productos , resultados e impactos derivados de ésta.

El seguimiento al desempeño institucional se cimienta sobre la ruta que trazan los objetivos estratégicos y el cumplimiento de sus estrategias , los cuales tiene la función esencial de orientar, o en su defecto reorientar, la s necesidades del IGAC de acuerdo con los resultados arrojados en los ejercicios de seguimiento y evaluación a los indicadores planteados en los planes de acción, seguimiento a riesgos, plan de desarrollo y plan estratégico.

Para dar cumplimiento a lo anterior , a continuación, se presentan los lineamientos para la correcta implementación de la política:  Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.  Evaluación de indicadores y metas de gobierno.

6. IMPLEMENTACIÓN La implementación de esta política se hace en todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad, aplicando los lineamientos y metodologías establecidos por el proceso de Direccionamiento

Estratégico y Planeación, teniendo en cuenta:

6.1 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Definir un área o servidor responsable del diseño, implementación y comunicación de los mecanismos de seguimiento y evaluación.

En el IGAC, el proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación es el responsable y competente para liderar estos ejercicios. No obstante, los responsables de hacer el seguimiento y la evaluación de los resultados institucionales son los servidores públicos y contratistas que tienen a su cargo cada plan,

para liderar estos ejercicios. No obstante, los responsables de hacer el seguimiento y la evaluación de los resultados institucionales son los servidores públicos y contratistas que tienen a su cargo cada plan, programa, proyecto o estrategia objeto de seguimiento y evaluación.

Así mismo, son ellos quienes deben establecer oportunamente las acciones de corrección o prevención de riesgos, si aplica, y registrar o suministrar los datos en los diferentes sistemas de información que dispone la entidad y otras autoridades para tal fin.

Revisar y actualizar los indicadores y demás mecanismos de seguimiento y evaluación establecidos en la entidad y por otras autoridades.

Teniendo en cuenta que desde la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación se diseñan los indicadores, antes de su aplicación es conveniente validar que éstos brinden la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance, para el caso de los indicadores de seguimiento y por ende el logro de los objetivos y resultados esperados.

En caso de presentarse desviaciones, es importante efectuar los ajustes a que haya lugar y se debe revisar teniendo como referente de ser necesario indicadores utilizados por otras entidades líderes de política y órganos de control para medir el desempeño de la entidad. De esta manera, la entidad podrá aprovechar la información generada en el seguimiento y evaluación para responder a requerimientos externos.

6.2 EVALUAR EL LOGRO DE LOS RESULTADOS Este se debe hacer con los indicadores definidos de acuerdo con las decisiones que la entidad haya asumido y las disposiciones establecidas en las normas frente a las maneras, plazos y partes interesadas a quienes decide entregar la información del seguimiento y evaluación:  Tiempos previstos: Ejemplo, cinco primeros días de cada mes o último día hábil del trimestre.

asumido y las disposiciones establecidas en las normas frente a las maneras, plazos y partes interesadas a quienes decide entregar la información del seguimiento y evaluación:  Tiempos previstos: Ejemplo, cinco primeros días de cada mes o último día hábil del trimestre.  Frecuencia: Ejemplo, trimestral, semestral o anual.SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

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Página 3 | 5 COPIA NO CONTROLADA  Propósito de la medición o evaluación : Ejemplo, avances físicos y financieros de metas, ejecución de recursos, avances consolidados de gestión o reporte de cumplimientos parciales o finales de resultados.  Escalas de valoración o sistema de medición : Ejemplo, escalas cualitativas (alto, medio, bajo) o cuantitativas (porcentajes o valores absolutos).  Usuarios de la información : Ejemplo, la alta dirección, la oficina de C ontrol Interno, organismos de control, otros organismos nacionales o territoriales o la propia comunidad.  Técnicas de levantamiento de información : Ejemplo, l os informes d e gestión y de resultados, encuestas y entrevistas en profundidad con expertos.  Instrumento: Ejemplo, herramienta web, documento de office (excel, word, power point), tablero de control, entre otros.  Fuente: Ejemplo, Departamento Administrativo de la Función Pública.

Es importante resaltar que los programas, planes y proyectos que gestione la entidad, se debe medir en los diferentes momentos o etapas de su desarrollo, para garantizar el logro de los resultados previstos, e identificar con mayor precisión las oportunidades de mejora que se deban implementar.

Es importante resaltar que los programas, planes y proyectos que gestione la entidad, se debe medir en los diferentes momentos o etapas de su desarrollo, para garantizar el logro de los resultados previstos, e identificar con mayor precisión las oportunidades de mejora que se deban implementar.

6.2.1 EVALUAR LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA ENTIDAD El subproceso de Gestión del Riesgo establece la frecuencia de los seguimientos a los controles establecidos para la mitigación de los riesgos identificados en el Mapa de Riesgos Institucional, en caso de encontrar deviaciones, informa y acompaña a los a los responsables para que se tomen acciones inmediatas.

6.2.2 EVALUAR LA PERCEPCIÓN DE LOS GRUPOS DE VALOR La entidad evalúa la percepción ciudadana frente a la satisfacción de sus necesidades y expectativas, a los servicios prestados y, en general, a la gestión de la entidad. Para ello utiliza encuestas de satisfacción de ciudadanos que per miten recoger información de primera mano, tanto de su percepción sobre los niveles de satisfacción con los servicios que presta el IGAC .

6.2.3 ADELANTAR UN EJERCICIO DE AUTODIAGNÓSTICO Con base en lo establecido en el decreto 1499 de 2017, la entidad debe anualmente realizar ejercicios de autodiagnóstico que le permitan conocer el avance en cada una de las dimensiones de MIPG. Dichos autodiagnósticos se harán con las herramientas dispues tas por el Departamento Administrativo de la Función PúblicaDAFP para tal fin y con base en estos resultados se tomen las acciones de mejora identificadas.

6.2.4 DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DE LOS EJERCICIOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN La documentación de los resultados permite a la entidad:

identificadas.

6.2.4 DOCUMENTAR LOS RESULTADOS DE LOS EJERCICIOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN La documentación de los resultados permite a la entidad:  Contar con la información básica para mejorar o reorientar su gestión.  Implementar estrategias que permitan fortalecer aquellos aspectos de la gestión que presenten debilidades.  Identificar y subsanar las posibles causas de las fallas, dar recomendaciones y priorizar requerimientos a través de acciones de mejora.  Contar con una línea base para los siguientes ejercicios de planeación.  Disponer del insumo primordial para la elaborac ión de los informes de gestión que se suministran a los organismos de control u otros entes gubernamentales y para la rendición de cuentas, entre otros. Esta documentación es un insumo fundamental para el desarrollo de la dimensión de Gestión del Conocimiento en las entidades.

6.2.5 EVALUACIÓN DE INDICADORES Y METAS DE GOBIERNO DE ENTIDADES NACIONALES.

Los indicadores establecidos son los siguientes:SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

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Página 4 | 5 COPIA NO CONTROLADA  SINERGIA del DNP : Mide específicamente la eficacia, efectividad y calidad de la gestión pública en la consecución de los objetivos priorizados por el Gobierno Nacional. Este seguimiento es complementado por el que se realiza a nivel institucional a los procesos, programas y planes de la entidad para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.  SINERGIA: Es una herramienta de trabajo interinstitucional y de información gerencial en línea para

complementado por el que se realiza a nivel institucional a los procesos, programas y planes de la entidad para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.  SINERGIA: Es una herramienta de trabajo interinstitucional y de información gerencial en línea para la programación, gestión y monitoreo de los resultados de los principales programas de acción de Gobierno. En este Sistema interactúan las entidades de la Rama Ejecutiva involucradas directamente en el cumplimiento de los compromisos del Gobierno, las cuales reportan periódicamente la información de los avances alcanzados con respecto a las metas cuatrienales y anuales relacionadas con el PND y otros compromisos prioritarios.

Partiendo de la cadena de valor y sus beneficios en la generación y uso de la información, este esquema de seguimiento, entendido como un proceso continuo y sistemático de diseño, recolección y análisis de información, permite determinar el grado de avance de las políticas públicas. Como complemento a SINERGIA, la evaluación de las políticas públicas y los proyectos de inversión del Gobierno Nacional se adelan ta a través de otros sistemas de información oficial como el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión - SPI, el Sistema de Seguimiento a CONPES - SISCONPES y el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas - SUIFP.

7. SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resultados” del MIPG, incluye el Plan de Acción del IGAC y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IGAC.

El seguimiento se implementa como una actividad continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de

cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IGAC.

El seguimiento se implementa como una actividad continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.

Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar l os avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

El proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del IGAC desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos establecidos en la entidad.

Lo resultados del seguimiento se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

8. EVALUACION La evaluación está a cargo del proceso de Seguimiento y Evaluación, quienes en el IGAC se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7 “Control Interno”. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar información sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adec uación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal

eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal  Cumplimiento de los requisitos establecidos por el IGAC  Cumplimiento de los planes

 Seguimiento a IndicadoresSEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

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Página 5 | 5 COPIA NO CONTROLADA  Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 16/06/2022  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “ Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional”, código PL-EST-03, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-03, versión 2.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política siguiendo los lineamientos establecidos en la Dimensión de Gestión con valores para resultados del MIPG.  Esta política es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 2 31/12/2021  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.

31/12/2021  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Se ajusta el documento según la nueva Estructura Orgánica aprobada por Decreto 846 del 29 de Julio del 2021.  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional”, código PL-DEP-04, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-03, versión 1.  Esta versión de la política no incluyó cambios técnicos, únicamente aspectos de forma de acuerdo con la nueva estructura organizacional del IGAC, su contenido es el aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 13 de agosto del 2020. 1

Elaboró y/o Actualizó Revisó Técnicamente Revisó

Metodológicamente Aprobó Nombre: Equipo de enlaces de la Oficina Asesora de

Planeación.

Nombre: Adriana Rocío Tovar

Cortés

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Marcela Yolanda

Puentes Castrillón

Cargo: Profesional Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Laura Gonzalez

Barbosa

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre:

Marcela Yolanda Puentes Castrillón

Cargo: Profesional Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Laura Gonzalez

Barbosa

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación

Nombre: Comité de Institucional de Gestión y Desempeño del 1 6 de Junio de 2022.