IGAC - PL-EST-05 Gestión de la Información Estadistica

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Código: PL-EST-05

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1. INTRODUCCIÓN La gestión de la información estadística es un proceso técnico, dinámico, permanente y concertado que se desarrolla continuamente entre las diferentes entidades que aportan al Sistema Estadístico Nacional, los usuarios de información y otros actores relevantes de la actividad estadística. En el desarrollo de las actividades de planificación se determinan, organizan y priorizan las estadíst icas que requiere el país para la toma de decisiones, el seguimiento y el control de políticas , planes y la comprensión de la realidad, entre otras.

La información estadística además de ser un instrumento de apoyo para la gestión de la entidad, la cual mediante su reporte y actualización permite: identificar y organizar la información estadística producida en el país, el territorio o las entidades; determinar las necesidades de información prioritaria que no han sido satisfechas; identificar las fortalezas y los aspectos por mejorar de la actividad estadística; definir objetivos de mediano plazo, y trazar estrategias dirigidas a la generación de nuevas estadísticas, la mejora de las existentes y el fortalecimiento institucional del Sistema Estadístico Nacional.

La información estadística y los registros administrativos son insumos para el ciclo de la política pública; en la medida que permiten diagnosticar los problemas de la so ciedad y hacerle seguimiento a las acciones de política que se implementen para dar solución a las necesidades de la población. Esta información es usada para evaluar la efectividad de las acciones del gobierno y resolver las problemáticas sociales, económicas y ambientales.

acciones de política que se implementen para dar solución a las necesidades de la población. Esta información es usada para evaluar la efectividad de las acciones del gobierno y resolver las problemáticas sociales, económicas y ambientales.

Para lo anterior el Departamento Nacional de Estadística - DANE como líder de la presente política pone a disposición los instrumentos, lineamientos y la documentación de carácter técnico que sirven como referente para que las entidades se acojan de acuerdo con sus capacidades y a su contexto institucional, con el fin de contribuir al aseguramiento de la calidad de la información bajo estándares y lenguajes comunes.

Esta Política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022.

2. OBJETIVO Generar y disponer la información estadística, así como la de sus registros administrativos, para mejorar la efectividad de la gestión y planeación basada en evidencias, garantizando una continua disponibilidad de información de calidad a lo largo del ciclo de la política pública, mediante el fomento del diálogo social con la ciudadanía y los grupos de interés, en el marco de la construcción participativa de las solucione s sociales, y generando una herramienta de control político y social que permita la transparencia de las actuaciones del estado.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en la entidad en el marco del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para la Gestión de la Información Estadística del IGAC define los roles y responsables así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política para la Gestión de la Información Estadística del IGAC define los roles y responsables así:

 Línea estratégica: ▪ Comité Institucional de Gestión y Desempeño

 Línea de implementación: ▪ Oficina Asesora de Planeación. ▪ Líderes de Procesos y Directores Territoriales. ▪ Dirección de Tecnologías de la Información y ComunicacionesGESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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 Línea de seguimiento: ▪ Oficina Asesora de Planeación.

 Línea de control y evaluación ▪ Oficina de Control Interno.

5. DESARROLLO El I nstituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC, se compromete con la gestión de la información estadística haciendo uso de los instrumentos, lineamientos y la documentación de carácter técnico que pone a disposición el DANE como líder de esta política y que sirven como referente para que las entidades los adopten y adapten de acuerdo con sus capacidades y a su contexto institu cional, con el fin de contribuir al aseguramiento de la calidad de la información bajo estándares y lenguajes comunes.

La planificación estadística permite al IGAC definir objetivos, metas y acciones para organizar y fortalecer la información estadística de una forma priorizada, teniendo en cuenta su impacto en la toma de decisiones.

Es por esta razón que este mecanismo hace parte del proceso de D ireccionamiento Estratégico y Planeación de la entidad.

fortalecer la información estadística de una forma priorizada, teniendo en cuenta su impacto en la toma de decisiones.

Es por esta razón que este mecanismo hace parte del proceso de D ireccionamiento Estratégico y Planeación de la entidad.

La planificación estadística busca definir una hoja de ruta para fortalecer su producción, accesibilidad y el uso de la información estadística, así como el fortalecimiento de sus registros administrativos en el corto, el mediano y el largo plazo.

Esto le permite al IGAC contar con la inf ormación necesaria para la formulación, el seguimiento y la evaluación de las políticas públicas, que contribuye en el ejercicio de control político y social, así como a la asignación de recursos públicos. Con el mecanismo de planificación e stadística, las entidades deben:  Identificar la información que permita: dar respuesta a la normatividad y a los compromisos adquiridos en agendas nacionales e internacionales; la formulación, el seguimiento y la evaluación de las políticas públicas; y la asignación de recursos públicos.  Para hacer una buena gestión de la información estadística y de los registros administrativos producidos por la entidad se debe realizar la caracterización de la información.  Elaborar diagnósticos sobre la actividad estadística que incluya los aspectos relacionado s con el entorno institucional, el proceso de producción y su calidad, así como con el acceso y uso de la información.  Elaborar un plan de acción a partir del diagnóstico, que permita fortalecer la producció n estadística, la administración y la gestión de los registros administrativos, atendiendo a la dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación.  Establecer acciones para el fortalecimiento de la producción estadística, la administración y la

estadística, la administración y la gestión de los registros administrativos, atendiendo a la dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación.  Establecer acciones para el fortalecimiento de la producción estadística, la administración y la gestión de los registros administrativos, atendiendo a la dimensión “Gestión con Valores para el Resultado”.

6. IMPLEMENTACIÓN Las líneas de la política de gestión de la información estadística se desarrollan a partir de los siguientes

mecanismos:  Planificación Estadística  Fortalecimiento de registros administrativos  Calidad EstadísticaGESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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Página 3 | 7 COPIA NO CONTROLADA Planificación Estadística: Los Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS, el Plan Nacional de Desarrollo - PND, el Plan Estratégico Sectorial, conforman el marco estratégico a través del cual, el IGAC define los objetivos estratégicos, metas y acciones que impactan la información estadística institucional.

Lo anterior permite contar con la información necesaria par a la formulación, el seguimiento y la evaluación de las políticas públicas, que contribuye en el ejercicio de control político y social, así como a la asignación de recursos públicos.

Con la implementación de la planifi cación estadística se busca definir una hoja de ruta para fortalecer su producción, accesibilidad y el uso de la información estadística, así como el fortalecimiento de sus registros administrativos en el corto, mediano y largo plazo.

Fortalecimiento de registros administrativos: Permite a la entidad identificar los registros administrativos, su estado, las fortalezas y debilidades para

fortalecimiento de sus registros administrativos en el corto, mediano y largo plazo.

Fortalecimiento de registros administrativos: Permite a la entidad identificar los registros administrativos, su estado, las fortalezas y debilidades para diseñar e implementar un plan de fortalecimiento dirigido a mejorar la calidad; incrementar su uso y aprovechamiento estadístico; mejorar sus procesos inte rnos; controlar la gestión; y generar información que permita tomar decisiones basadas en evidencias:  Realizar autodiagnósticos de los registros administrativos para el fortalecimiento y el aprovechamiento estadístico.  Diseñar registros administrativos para que sean aprovechados en la producción de estadísticas o indicadores.  Anonimizar las bases de datos de registros administrativos para promover el acceso y el aprovechamiento estadístico de la información, respetando la confidencialidad de la información.  La formulación y seguimiento de los planes de mejoramiento a partir del diagnóstico de los registros administrativos se realiza atendiendo lo establecido en la dimensión de “Control Interno”.

Calidad Estadística: Es el mecanismo de l a política que permite a las entidades, los ciudadanos y demás partes interesadas contar con información relevante, accesible, precisa, oportuna y comparable, para la toma de decisiones basada en evidencia, el control social y político.

De acuerdo con lo anterior, se definen cinco niveles con el fin de establecer de manera diferenciada y gradual, el nivel de implementación de los mecanismos establecidos por la política, los cuales buscan que las entidades generen y dispongan la información estadística d e calidad para la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas.

Para la Implementación de esta Políticas se deben tener en cuenta las siguientes herramientas:

buscan que las entidades generen y dispongan la información estadística d e calidad para la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas.

Para la Implementación de esta Políticas se deben tener en cuenta las siguientes herramientas:

HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE LA POLÍTICA Mecanismo de implementación Documento URL Planeación Estadística Metodología para el desarrollo de planes estadísticos. https://www.dane.gov.co/index.php/sist ema-estadistico-nacionalsen/planificacionestadistica/metodologias Fortalecimiento de Registros Administrativos Línea 1, programa de fortalecimiento de registros administrativos https://www.dane.gov.co/index.php/sist ema-estadistico-nacional-sen/registrosadministrativos/programa-defortalecimiento#linea-1GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE LA POLÍTICA Mecanismo de implementación Documento URL Fortalecimiento de Registros Administrativos la Metodología de Diagnóstico de los registros administrativos para su aprovechamiento estadístico. https://www.dane.gov.co/files/sen/regist ros-administrativos/Metodologia-deDiagnostico.pdf Fortalecimiento de Registros Administrativos Guía de metadatos de registros administrativos https://www.dane.gov.co/files/sen/regist ros-administrativos/guia-metadatosregistro-administrativo.pdf Fortalecimiento de Registros Administrativos

Fortalecimiento de Registros Administrativos Guía de metadatos de registros administrativos https://www.dane.gov.co/files/sen/regist ros-administrativos/guia-metadatosregistro-administrativo.pdf Fortalecimiento de Registros Administrativos Modelo de Diccionario de Datos https://www.dane.gov.co/files/sen/regist ros-administrativos/diccionario-dedatos.xlsx Fortalecimiento de Registros Administrativos Guía para la anonimización de bases de datos https://www.dane.gov.co/files/sen/regist ros-administrativos/guia-metadatos.pdf Calidad Estadística Lineamientos para el Proceso Estadístico https://www.dane.gov.co/index.php/lin eamientos-para-el-proceso-estadistico Calidad Estadística Norma técnica de calidad del proceso estadístico NTCPE-1000 https://www.dane.gov.co/index.php/nor ma-tecnica-de-la-calidad Calidad Estadística Sistema de consulta de conceptos estandarizados (que garantiza la comparabilidad e integración de la información) https://sitios.dane.gov.co/conceptos/#!/ Calidad Estadística Las nomenclaturas y clasificaciones que se utiliza en la producción estadísticas del país; herramientas que ayudan a ordenar y categorizar las características de la realidad económica, social y ambiental https://www.dane.gov.co/index.php/sist ema-estadistico-nacional-sen/normas-yestandares/nomenclaturas-yclasificaciones Calidad Estadística Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas por censo y muestreo https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_01.pdf Calidad Estadística Lineamientos para la elaboración

Calidad Estadística Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas por censo y muestreo https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_01.pdf Calidad Estadística Lineamientos para la elaboración de la ficha metodológica de las operaciones estadísticas https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_02.pdf Calidad Estadística Lineamientos para el diseño de una operación estadística https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_03.pdf Calidad Estadística Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas basados en registros administrativos https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_04.pdf Calidad Estadística Lineamientos para documentar la metodología de operaciones estadísticas derivadas https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_020_LIN_05.pdf Calidad Estadística Lineamientos para la definición y aplicación de pruebas en las operaciones estadísticas https://www.dane.gov.co/files/sen/linea

mientos/DSO_030_LIN_10.pdfGESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE LA POLÍTICA Mecanismo de implementación Documento URL Calidad Estadística Lineamientos para la documentación de metadatos a partir de los estándares DDI y Dublín Core https://www.dane.gov.co/files/sen/linea

Mecanismo de implementación Documento URL Calidad Estadística Lineamientos para la documentación de metadatos a partir de los estándares DDI y Dublín Core https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/DSO_050_LIN_01.pdf Calidad Estadística Recomendaciones para la difusión y acceso a la información estadística https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/Recomendaciones-paradifusion-y-acceso-de-informacionestadistica.pdf Calidad Estadística Uso del Marco Geoestadístico Nacional https://www.dane.gov.co/files/sen/linea mientos/manual-uso-marcogeoestadistico-nacional-en-procesoestadistico.pdf Fuente: Departamento administrativo de la Función Pública – DAFP

El IGAC se encuentra en el nivel de implementación básico 1 es decir, entidades que usan indicadores o información estadística para la toma de decisiones y realizan algún tipo de gestión de su información misional a través de la recopilación y/o transmisión de datos.

En este nivel, El IGAC:  Consulta y utiliza indicadores de fuentes externas para sus ejercicios de direccionamiento estratégico.  Define indicadores de gestión para el seguimiento y evaluación de sus Proyectos de Inversión, Planes de Acción, Plan Estratégico Institucional y programas.  Identifica los indicadores qu e se deben producir de acuerdo con los requerimientos normativos y/o de política y definen responsabilidades en la producción de la información.  Recopila y consolida datos de manera periódica, en el marco del cumplimiento de sus funciones, a través de base de datos, registros, repositorios y sistemas de información.

y/o de política y definen responsabilidades en la producción de la información.  Recopila y consolida datos de manera periódica, en el marco del cumplimiento de sus funciones, a través de base de datos, registros, repositorios y sistemas de información.  Incorporan en su direccionamiento estratégico acciones para la implementación de los lineamientos del líder de la política estadística, en las operaciones estadísticas y registros administrativos identificados como parte de la oferta de información.  Cuentan con un inventario de sus operaciones estadísticas y documentan sus características mínimas.  Actualizan las características de sus operaciones estadísticas y de registros administrativos en lo s inventarios del SEN, periódicamente.  Realizan los diagnósticos de los registros administrativos priorizados y elaboran un plan de mejora en donde se incluyen las actividades, recursos, tiempos e insumos.  Realizan seguimiento al plan de mejora definido a partir del diagnóstico de los registros administrativos evaluados, atendiendo los lineamientos establecidos en la dimensión de Control Interno.  Los registros administrativos incorporan conceptos estandarizados, nomenclaturas y clasificaciones, de acuerdo con su ámbito de aplicación.  Ponen a disposición de los diferentes usuarios las bases de datos de los registros administrativos cumpliendo los criterios de información pública según la ley 1712 de 2014, 1581 de 2012 y las demás normas asociadas. Adicio nalmente tienen en cuenta lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales.  Si no existe el registro administrativo que dé respuesta a las necesidades de información, la entidad lo diseña teniendo en cuenta los lineamientos del líder de la política.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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lo diseña teniendo en cuenta los lineamientos del líder de la política.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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Página 6 | 7 COPIA NO CONTROLADA  Implementan en sus operaciones estadísticas los lineamientos del proceso estadístico definidos por el líder de la política estadística.  Realizan actividades para la transversalización del enfoque diferencial en sus procesos de producción estadística, de acuerdo con las recomendaciones propuestas por el líder de la política estadística.  Se debe elaborar un plan de acción a partir del diagnóstico, que permita fortalecer la producción estadística, la administración y la gestión de los registros administrativos, atendiendo a la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación.

7. SEGUIMIENTO El seguimiento de la política se enmarca en la dimensión de “Evaluación de resultados” del MIPG, incluye el Plan de Acción del IGAC y los indicadores vigentes al igual que el seguimiento al cumplimiento de la política de Administración de Riesgos establecida en el IGAC.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolectar y analizar sistemáticamente información sobre indicadores que permiten a la entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados en cada proyecto y el plan a ejecutar.

Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa del conocimiento y la innovación, ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

ya que provee información sobre el progreso en la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas, en términos de los compromisos y los resultados.

El proceso de Direccionamiento Estra tégico y Planeación del IGAC desarrolla la tarea de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y subprocesos establecidos en la entidad.

Lo resultados del seguimiento se deben registrar en las herramientas de autoe valuación establecidas dentro del MIPG de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

8. EVALUACIÓN La evaluación está a cargo del proceso de Seguimiento y Evaluación, quienes en el IGAC se encargan de la tercera línea de defensa tal como lo establece el MIPG en la Dimensión 7 “Control Interno”. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar información sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque ba sado en riesgos.

La evaluación a la presente política se realiza con el fin de verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos para la calidad y la mejora continua. Se hará anualmente y con los criterios establecido s en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal  Cumplimiento de los requisitos establecidos por el IGAC  Cumplimiento de los planes  Seguimiento a Indicadores  Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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 Seguimiento a Riesgos  Acciones correctivas y de mejora.GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

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9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 17/06/2022  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “Gestión de la Información Estadística”, código PL-EST-05, versión 1 , a política del mismo nombre, código PL-EST-05, versión 2.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política siguiendo los lineamientos establecidos en la Dimensión de Gestión con valores para resultados del MIPG.  Esta política es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 2 30/12/2021  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Se ajusta el documento según la nueva Estructura Orgánica aprobada por Decreto 846 del 29 de Julio del 2021.  Hace parte del pr oceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “Gestión de la Información Estadística”, código PL-DEP-06, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-05, versión 1.

del subproceso Gestión Estratégica.  Se actualiza la política “Gestión de la Información Estadística”, código PL-DEP-06, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-EST-05, versión 1.  Esta versión de la política no incluyó cambios técnicos, únicamente aspectos de forma de acuerdo con la nueva estructura organizacional del IGAC, su contenido es el aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 13 de agosto del 2020. 1

Elaboró y/o Actualizó Revisó Técnicamente Revisó

Metodológicamente Aprobó Nombre: Equipo de enlaces de la Oficina Asesora de

Planeacion.

Nombre: Adriana Rocío Tovar

Cortés

Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación.

Nombre: Marcela Yolanda

Puentes Castrillón

Cargo: Profesional Oficina

Asesora de Planeación.

Nombre: Laura Gonzalez

Barbosa

Cargo: Contratista Oficina

Asesora de Planeación.

Nombre: Comité de Institucional de Gestión y Desempeño del 1 6 de Junio de 2022.