IGAC - PL-GEP-04 Desconexión Laboral

Política de Desconexión Laboral

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1Política de Desconexión Laboral

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Política de Desconexión Laboral Código: PL-GEP-04 Versión: 1 Vigente desde: 18/02/2026Política de Desconexión Laboral

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1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2191 de 2022, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) adopta la presente Política de Desconexión Laboral, con el propósito de garantizar el pleno ejercicio del derecho de todos sus empleados a disfrutar de s u tiempo de descanso, licencias, permisos y vacaciones, sin verse obligados a atender comunicaciones, requerimientos o tareas laborales fuera del horario establecido.

El objetivo de este instrumento es fomentar el bienestar, la salud mental y el equilibrio entre la vida

vacaciones, sin verse obligados a atender comunicaciones, requerimientos o tareas laborales fuera del horario establecido.

El objetivo de este instrumento es fomentar el bienestar, la salud mental y el equilibrio entre la vida personal, familiar y laboral, y fortalecer una cultura institucional basada en el respeto, la productividad y la corresponsabilidad en el uso del tiempo de trabajo.

2. OBJETIVO Establecer los lineamientos y mecanismos institucionales que garanticen el pleno ejercicio del derecho a la desconexión laboral para asegurar el respeto por el tiempo libre y los periodos de descanso de los servidores públicos antes y después de la jornada laboral, así como durante licencias, permisos y vacaciones, con el fin de promover un adecuado equilibrio entre la vida personal, familiar y laboral, y prevenir el agotamiento laboral y mejorar el bienestar general de los servidores públicos.

3. ALCANCE Esta política es de aplicación para todos los servidores públicos vinculados al Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), tanto en la sede central como en las direcciones territoriales.

Comprende las comunicaciones laborales, la programación y desarrollo de reuniones, el uso de herramientas tecnológicas y los canales institucionales de contacto, dentro y fuera del horario laboral, en concordancia con los lineamientos establecidos para garantizar el derecho a la desconexión laboral.

Las situaciones en las que no resulte aplicable lo dispuesto en la presente política se regirán por lo establecido en el apartado de Excepciones, conforme a la normatividad vigente.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

1. Línea Estratégica.  Alta Dirección: ▪ Aprobar, respaldar y garantizar la implementación de la Política de Desconexión Laboral.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

1. Línea Estratégica.  Alta Dirección: ▪ Aprobar, respaldar y garantizar la implementación de la Política de Desconexión Laboral. ▪ Promover el cumplimiento de la Ley 2191 de 2022 y demás normas relacionadas.

2. Línea de implementación.  Subdirección de Talento Humano: ▪ Coordinar la implementación de la política y difundirla a todos los servidores. ▪ Velar por la inclusión de los lineamientos en las estrategias de bienestar y salud ocupacional. ▪ Consolidar la información derivada de los reportes o quejas sobre incumplimiento.

 Jefes Inmediatos: ▪ Respetar y hacer respetar los horarios laborales establecidos. ▪ Programar reuniones y comunicaciones dentro del horario laboral. ▪ Utilizar los canales institucionales únicamente en los horarios permitidos.

 Servidores Públicos: ▪ Cumplir los horarios asignados y respetar el derecho de desconexión de los compañeros. ▪ Hacer un uso responsable de las herramientas tecnológicas de comunicación.Política de Desconexión Laboral

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3. Línea de control y evaluación  Comité de Convivencia Laboral: ▪ Recibir, tramitar y hacer seguimiento de las quejas presentadas por presunto desconocimiento del derecho a la desconexión laboral. ▪ Formular recomendaciones preventivas a la Subdirección de Talento Humano orientadas a

 Comité de Convivencia Laboral: ▪ Recibir, tramitar y hacer seguimiento de las quejas presentadas por presunto desconocimiento del derecho a la desconexión laboral. ▪ Formular recomendaciones preventivas a la Subdirección de Talento Humano orientadas a fortalecer la cultura del respeto por el tiempo de descanso y el equilibrio entre la vida personal y laboral. ▪ Analizar de manera periódica los casos presentados con el fin de identificar situaciones recurrentes, factores de riesgo psicosocial asociados y oportunidades de mejora institucional. ▪ Realizar revisiones periódicas, al menos una vez por trimestre, sobre la información consolidada de quejas o reportes, sin perjuicio de las actuaciones que deban adelantarse de manera inmediata cuando la situación lo requiera.

5. DESARROLLO Esta política de desconexión laboral expresa la intención institucional de garantizar el respeto al tiempo personal de los servidores, y establece principios, directrices y responsabilidades que orientan la gestión interna y las relaciones laborales.

El IGAC se compromete con la promoción del trabajo digno, la salud ocupacional, la eficiencia institucional y el cumplimiento de las normas que regulan las condiciones laborales del sector público, y su aplicación refuerza dicho compromiso.

5.1 IMPLEMENTACIÓN 5.1.1 GARANTÍA Y EJERCICIO DEL DERECHO A LA DESCONEXIÓN LABORAL Como norma general, las comunicaciones laborales, ya sean escritas o verbales, realizadas por los jefes de cada servidor público, a través de cualquier medio físico o tecnológico, no deberán enviarse entre el final de la jornada laboral y el inicio de la s iguiente. Esto se aplica de acuerdo con el horario laboral

de cada servidor público, a través de cualquier medio físico o tecnológico, no deberán enviarse entre el final de la jornada laboral y el inicio de la s iguiente. Esto se aplica de acuerdo con el horario laboral o los horarios flexibles aprobados para los servidores públicos.

En el caso del correo electrónico, se utilizará la función de programación de envíos para que los mensajes enviados fuera del horario laboral lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios al inicio de la siguiente jornada laboral. Los mensajes enviados fuera de este horario se considerarán recibidos el siguiente día hábil y se tramitarán conforme a los plazos legales establecidos.

En cuanto al uso de aplicaciones de mensajería instantánea, aunque éstas facilitan una comunicación más rápida, su utilización deberá limitarse al horario laboral. Los mensajes enviados fuera del horario laboral se considerarán recibidos al siguiente día hábil y se gestionarán conforme a los plazos legales de atención.

Los grupos de mensajería instantánea creados para asuntos laborales deben usarse únicamente durante el horario laboral. La responsabilidad sobre su uso recaerá en el jefe inmediato o en el administrador del grupo designado.

Durante las vacaciones, las licencias y las incapacidades, los servidores públicos deberán activar la opción de «respuestas automáticas» en su correo electrónico, especificando las fechas de ausencia y el contacto encargado de sus asuntos. De este modo, se podrán reasignar las comunicaciones y garantizar la continuidad del servicio.

Los servidores públicos no estarán obligados a revisar correos electrónicos ni a participar en asuntos laborales durante sus vacaciones, licencias, incapacidades o cualquier otra novedad administrativa.Política de Desconexión Laboral

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Los servidores públicos no estarán obligados a revisar correos electrónicos ni a participar en asuntos laborales durante sus vacaciones, licencias, incapacidades o cualquier otra novedad administrativa.Política de Desconexión Laboral

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1 Además, se les deshabilitará el acceso a los recursos tecnológicos de acuerdo con lo establecido en la Política General de Seguridad de la Información y su documentación complementaria.

En lo que respecta al uso del Sistema de Gestión Documental SIGAC, éste se llevará a cabo dentro del horario laboral.

Las reuniones de trabajo en las que participen servidores públicos deberán convocarse, ya sea de manera presencial o virtual, dentro del horario laboral establecido. Estas reuniones no podrán prolongarse más allá del final de la jornada laboral, conforme al horario de los servidores públicos.

Las reglas señaladas en este numeral se aplicarán conforme se estipula en el presente documento , salvo en situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, así como en los demás casos contemplados en el apartado de Excepciones.

La inobservancia de la presente política podrá configurarse dentro de una conducta de acoso laboral, en los términos previstos en la Ley 1010 de 2006. No obstante, en ningún caso se constituirá como una conducta de acoso laboral cuando no reúna las características de persistencia y demostrabilidad, conforme a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 4 de la Ley 2191 de 2022.

conducta de acoso laboral cuando no reúna las características de persistencia y demostrabilidad, conforme a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 4 de la Ley 2191 de 2022.

5.1.2 MECANISMOS Y MEDIOS PARA PRESENTACIÓN Y TRÁMITES DE QUEJAS Los mecanismos y los medios para la presentación y tramitación de quejas, la resolución de conflictos y la verificación del cumplimiento de los acuerdos alcanzados, así como la cesación de conductas inapropiadas, se regirán conforme a las siguientes normas:

1. Presentación de Quejas:  Canales disponibles: Las quejas relacionadas con el presunto desconocimiento del derecho a la desconexión laboral deberán ser presentadas ante el Comité de Convivencia Laboral, a través de los canales institucionales dispuestos para tal fin.

La entidad dispondrá de mecanismos que permitan la presentación de quejas garantizando la confidencialidad de la información y, cuando corresponda, la protección de la identidad del denunciante.

 Confidencialidad: Se garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los detalles del caso durante el proceso de tramitación.  Plazos: Se cumplirán los términos establecidos en la Ley 1010 de 2006 y demás normas concordantes.

2. Trámite de Quejas:  Recepción y registro: Se recibirán y gestionarán las quejas que puedan dar lugar a un conflicto laboral junto con las pruebas correspondientes. Todo este proceso deberá llevarse a cabo garantizando la confidencialidad de las partes involucradas.  Análisis: Se llevará a cabo un análisis imparcial y exhaustivo de las pruebas presentadas,

laboral junto con las pruebas correspondientes. Todo este proceso deberá llevarse a cabo garantizando la confidencialidad de las partes involucradas.  Análisis: Se llevará a cabo un análisis imparcial y exhaustivo de las pruebas presentadas, recopilando las evidencias y testimonios necesarios.  Resolución: Una vez concluido el análisis, se emitirán recomendaciones o decisiones basadas en los resultados.

3. Resolución de Conflictos:  Intervención: Se podrán utilizar procesos de mediación y negociación para resolver conflictos de manera amistosa y constructiva. Estos procesos podrán incluir reuniones individuales y grupales, así como cualquier otro mecanismo alternativo de resolución de conflictos.Política de Desconexión Laboral

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VERSIÓN: 1  Acuerdo: Las partes involucradas podrán formular un acuerdo para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de confidencialidad. Los involucrados cumplirán los acuerdos alcanzados durante el proceso de resolución de conflictos.

4. Decisiones Administrativas:  Medidas correctivas: Si se detecta alguna conducta inapropiada, se tomarán las medidas correctivas necesarias.  Seguimiento: Se realizará un seguimiento para garantizar que las medidas correctivas se implementen adecuadamente y se ponga fin a la conducta inapropiada.  Cultura organizacional: Se promoverá una cultura de respeto y equidad en la entidad para prevenir la reincidencia de comportamientos inapropiados.

implementen adecuadamente y se ponga fin a la conducta inapropiada.  Cultura organizacional: Se promoverá una cultura de respeto y equidad en la entidad para prevenir la reincidencia de comportamientos inapropiados.

5. Responsable de la resolución de la queja: El Comité de Convivencia Laboral será la instancia encargada de recibir, tramitar y realizar seguimiento a las quejas presentadas por presunta inobservancia del derecho a la desconexión laboral, en el marco de lo dispuesto en la presente política y conform e a las competencias que le han sido asignadas por la normatividad vigente.

La gestión de las quejas estará orientada a analizar las situaciones reportadas, formular recomendaciones preventivas y promover acciones que contribuyan al respeto del tiempo de descanso y al fortalecimiento de una cultura organizacional basada en el equi librio entre la vida personal, familiar y laboral.

El trámite y seguimiento de las quejas se desarrollará garantizando la confidencialidad de la información y de las partes involucradas, y se limitará exclusivamente a los aspectos relacionados con la aplicación de la Política de Desconexión Laboral, sin pe rjuicio de las actuaciones que deban adelantarse por otras instancias competentes cuando la situación así lo requiera.

5.1.3 EXCEPCIONES Quedan exceptuados de lo dispuesto en la presente política:  Los servidores públicos que desempeñen cargos de dirección, confianza y manejo, conforme a lo dispuesto en el artículo 5.º de la Ley 909 de 2004.  Las situaciones de fuerza mayor o caso fortuito en las que se requiera cumplir deberes extra de colaboración, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar

dispuesto en el artículo 5.º de la Ley 909 de 2004.  Las situaciones de fuerza mayor o caso fortuito en las que se requiera cumplir deberes extra de colaboración, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles o de urgencia en la operación de la entidad, siempre que se justifiqu e la inexistencia de otra alternativa viable.

La activación de las excepciones previstas en este numeral podrá ser solicitada por el jefe inmediato al servidor público, atendiendo la naturaleza excepcional e inmediata de la situación. En estos casos, el servidor público deberá atender la solicitud par a garantizar la continuidad del servicio, sin que ello constituya una vulneración al derecho a la desconexión laboral.

No obstante, la situación deberá ser registrada y puesta en conocimiento del Comité de Convivencia Laboral, con el fin de dejar trazabilidad, analizar las causas que dieron lugar a la excepción y promover acciones de mejora que contribuyan a prevenir su reiteración.

6. SOCIALIZACIÓN Una vez aprobada, la Política de Desconexión Laboral se publicará en el repositorio institucional y se divulgará a través de los canales oficiales del IGAC.Política de Desconexión Laboral

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1 La Subdirección de Talento Humano será responsable de socializar la política a los servidores públicos de todos los niveles y dependencias. Cada líder de proceso deberá promover su conocimiento y aplicación en su equipo de trabajo, garantizando la cultura del respeto al descanso y la desconexión.

de todos los niveles y dependencias. Cada líder de proceso deberá promover su conocimiento y aplicación en su equipo de trabajo, garantizando la cultura del respeto al descanso y la desconexión.

7. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El seguimiento y la evaluación de esta política se desarrollarán conforme a los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), dentro de la dimensión Evaluación de resultados.

7.1 SEGUIMIENTO El seguimiento estará a cargo de la Subdirección de Talento Humano, en coordinación Oficina Asesora de Planeación e incluirá los siguientes elementos:  Revisión periódica de los indicadores de bienestar laboral y satisfacción del personal.  Registro de quejas o informes relacionados con la vulneración del derecho a la desconexión.  Seguimiento a los casos en los que se activen excepciones a la política, con base en su registro, análisis de causas y acciones de mejora definidas por el Comité de Convivencia Laboral.  Seguimiento a la política a través de los mecanismos e instrumentos definidos en el marco del MIPG y demás lineamientos institucionales vigentes, conforme a las instrucciones y reportes que se requieran.

Los resultados del seguimiento se reportarán en las herramientas de autoevaluación institucional y servirán de base para llevar a cabo acciones de mejora continua.

7.2 EVALUACIÓN La evaluación de la política de desconexión laboral estará a cargo del proceso de Evaluación y Seguimiento, correspondiente a la tercera línea de defensa del IGAC.

Dicha evaluación verificará la eficacia, adecuación y alineación de la política con los objetivos institucionales según los siguientes criterios:  Cumplimiento de los lineamientos del IGAC.

Dicha evaluación verificará la eficacia, adecuación y alineación de la política con los objetivos institucionales según los siguientes criterios:  Cumplimiento de los lineamientos del IGAC.  Cumplimiento de la Ley 2191 de 2022 y demás normas aplicables.  Seguimiento de los indicadores de bienestar y clima laboral.  Revisión de las medidas correctivas y de mejora implementadas.  Uso de información institucional reportada en el marco del MIPG, como insumo para la evaluación de la política.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 18/02/2026  Se adopta como versión 1 por corresponder a la creación del documento. Emisión Inicial Oficial.  Hace parte del proceso de Gestión Estratégica de Personas.  Se crea la política de Desconexión Laboral código PL-GEP-04, versión 1. 1

ELABORÓ Y/O ACTUALIZÓ REVISÓ TÉCNICAMENTE REVISÓ

METODOLÓGICAMENTE APROBÓ

Nombre: Marcela Estefany Urueña

Higuita.

Cargo: Contratista.

Subdirección de Talento Humano.

Nombre: Martha Lucia Parra García.

Cargo: Secretaria General.

Secretaría General.

Nombre: Laura Isabel González

Barbosa.

Cargo: Contratista.

Oficina Asesora de Planeación.

Nombre: Sandra Milena Martínez

Cargo: Subdirectora.

Subdirección de Talento Humano.Política de Desconexión Laboral

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Planeación.

Nombre: Sandra Milena Martínez

Cargo: Subdirectora.

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ELABORÓ Y/O ACTUALIZÓ REVISÓ TÉCNICAMENTE REVISÓ

METODOLÓGICAMENTE APROBÓ

Nombre: Jéssica Pauline Sánchez

Rojas.

Cargo: Contratista.

Secretaria General.

Nombre: Sandra Milena Martínez

Cargo: Subdirectora.

Subdirección de Talento Humano.

Nombre: Julie Marcela Medina Niño.

Cargo: Contratista.

Subdirección de Talento Humano.