IGAC - PL-GET-02 Gobierno de los Datos y la Información

Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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Política Para el Gobierno de los Datos y la Información Código: PL-GET-02 Versión: 1 Vigente desde: 29/07/2024Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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1 Contenido

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................3

2. OBJETIVO ..............................................................................................................................................3

3. ALCANCE .............................................................................................................................................3

4. DESARROLLO .......................................................................................................................................3 4.1 DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA ............................................................................................................3 4.2 DATOS E INFORMACIÓN ..................................................................................................................4 4.2.1 DATOS MAESTROS, DE REFERENCIA Y TRANSACCIONALES ....................................................5 4.2.2 DATOS ABIERTOS .................................................................................................................................7 4.2.3 DATOS FUNDAMENTALES ..................................................................................................................8 4.2.4 OBJETOS TERRITORIALES LEGALES ............................................................................................... 10

4.2.2 DATOS ABIERTOS .................................................................................................................................7 4.2.3 DATOS FUNDAMENTALES ..................................................................................................................8 4.2.4 OBJETOS TERRITORIALES LEGALES ............................................................................................... 10 4.3 MARCOS DE REFERENCIA PARA LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN ......................... 12 4.4 CALIDAD DE LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN ........................................................................ 12 4.4.1 PLANEACIÓN .................................................................................................................................... 12 4.4.2 CONTROL DE CALIDAD ................................................................................................................. 14 4.4.3 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ............................................................................................. 16 4.4.4 MEJORA EN LA CALIDAD .............................................................................................................. 16 4.5 METADATOS ...................................................................................................................................... 17 4.5.1 METADATOS DE DATOS MAESTROS, DE REFERENCIA Y TRANSACCIONALES .................. 17 4.5.2 METADATOS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .................................................................... 17 4.5.3 METADATOS DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA ...................................................................... 18 4.6 INTERCAMBIO Y ACCESO A DATOS E INFORMACIÓN .......................................................... 18 4.7 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ............................................................................................ 19 4.8 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD .......................................................................................................... 20 5 ROLES Y RESPONSABILIDADES ...................................................................................................... 20

6. IMPLEMENTACIÓN ........................................................................................................................................ 29

7. SOCIALIZACIÓN ............................................................................................................................... 30

8. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN .................................................................................................................. 30 8.1 SEGUIMIENTO .................................................................................................................................... 30 8.2 EVALUACIÓN .................................................................................................................................... 31 9.CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 31Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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9.CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................... 31Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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Ilustraciones Ilustración 1. Proceso de evaluación de la calidad. .......................................................................................... 14 Ilustración 2. Niveles para la gobernanza de los datos y la información. ...................................................... 21

Tablas Tabla 1. Tipo de formato y clasificación de los datos. .......................................................................................... 4 Tabla 2. Elementos de calidad de los datos geográficos ................................................................................. 15 Tabla 3. Roles y responsabilidades nivel estratégico .......................................................................................... 21 Tabla 4. Roles y responsabilidades nivel táctico ................................................................................................. 22 Tabla 5. Roles y responsabilidades nivel operativo ............................................................................................. 27Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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1. INTRODUCCIÓN En la era digital actual, la gestión de la información se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito y la transparencia de las entidades gubernamentales. En este contexto, el gobierno de los datos y la información emerge como un enfoque estratégico que busca maximizar el valor de los datos, asegurar su calidad, confiabilidad y disponibilidad, y promover su uso responsable y ético. En efecto, la adecuada gestión de los datos y la información a lo largo de su ciclo de vida brinda nuevas oportunidades al Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, en la planificación proactiva y la

adecuada gestión de los datos y la información a lo largo de su ciclo de vida brinda nuevas oportunidades al Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, en la planificación proactiva y la respuesta a los principales desafíos que enfrentan las distintas dependencias y procesos . Esta gestión no solo cont ribuye al desarrollo de políticas más efectivas, sino que también permite utilizar los datos como indicadores clave de desempeño para evaluar los resultados y dirigir esfuerzos de manera más eficiente.

Es así como, en este documento de política, se establecen los fundamentos que orientan el gobierno de los datos y la información para el IGAC. Adicionalmente, establece la estructura organizativa necesaria para implementar y mantener las mejores prácticas en materia de gobierno de los datos y la información. La presente política, no solo fortalecerá la toma de decisiones basada en evidencia a través de los datos, sino que también fomentará la confianza ciudadana en los procesos de gestión de la información, asegurando la protección de los datos sensibles y el cumplimiento de las normativas vigentes.

Además, es pertinente mencionar que, como parte del gobierno de los datos y la información y su proceso de implementación, est a política se encuentra alineada con el Manual para la Gobernanza de los Datos y la Información, mediante el cual, se identifican los componentes que permiten definir los responsables, caracterizar, organizar, controlar, monitorear, mejorar y aprovechar los datos y la información en el IGAC, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

2. OBJETIVO Esta política tiene como objetivo establecer los lineamientos e instrumentos que garanticen la gestión

de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

2. OBJETIVO Esta política tiene como objetivo establecer los lineamientos e instrumentos que garanticen la gestión efectiva d el gobierno de los datos y la información del IGAC, a través de la definición de roles y responsables asociados a la gestión del ciclo de vida de los datos y la información , promoviendo su exactitud, completitud, integridad, disponibilidad, confidencialidad y otros; todo lo anterior, con el fin de fortalecer la toma de decisiones basadas en datos e información, como apoyo al cumplimiento de los objetivos estratégicos y las metas de la entidad.

3. ALCANCE Esta política aplica a todos los procesos, subprocesos y dependencias del IGAC tanto en sede central, como en Direcciones Territoriales, en las cuales se produce, custodia, utiliza y disponen los datos y la información, conforme a lo establecido en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, alineado al Sistema de Gestión Integrado - SGI.

4. DESARROLLO 4.1 DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA La presente política establece los principios, lineamientos y directrices para la gestión eficiente de los datos y la información en el IGAC, generando valor a través de la implementación de planes e instrumentos que permitan disponer y mantener con calidad los datos e información recolect ados, recibidos, generados, almacenados, procesados y administrados por el instituto , para lograr la generación de conocimiento, toma asertiva de decisiones y una geografía para la vida sostenible .Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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1 En este sentido, e sta política apoya la armonización de las actividades estratégicas, tácticas y operativas orientadas al cumplimiento de los objetivos misionales del IGAC y al fortalecimiento de la calidad de los datos e información producidos y administrados por la s diversas áreas de la entidad.

4.2 DATOS E INFORMACIÓN Como parte del gobierno de los datos y la información e s necesario tener clar as sus definiciones; los primeros, son una representación simbólica de una característica particular de un elemento o situación, que pertenece a un modelo de una realidad. Tiene un tipo, por ejemplo, numérico, cadena de caracteres o lógico, que determina el conjunto de valores que el dato puede tomar 1. En cuanto a la información, se entiende como un conjunto de datos organizados y procesados que tienen un significado, relevancia, propósito y contexto. La información sirve como evidencia de las actuaciones de las entidades2. Al respecto, al inicio del ciclo de vida de los datos y la información, en la etapa de caracterización , se debe realizar su clasificación, considerando la siguiente tipología establecida en el Manual vigente para la Gobernanza de los Datos y la Información: Tabla 1. Tipo de formato y clasificación de los datos. Tipo de formato Clasificación  Alfanuméricos.  Geoespaciales.  Documentales.

Dominio de gestión de información del Modelo de Gestión y Gobierno de TI (MINTIC)  Datos de referencia.  Datos maestros.  Datos transaccionales.  Datos abiertos (servicios).

 Documentales.

Dominio de gestión de información del Modelo de Gestión y Gobierno de TI (MINTIC)  Datos de referencia.  Datos maestros.  Datos transaccionales.  Datos abiertos (servicios). ICDE – IDE Corporativa  Datos fundamentales.  Objetos Territoriales Legales. Otros tipos de datos que genere la entidad Fuente: elaboración propia. En este sentido, los lineamientos establecidos a continuación permitirán: ° Identificar los datos y la información críticos para las operaciones y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. ° Clasificar los datos y la información de manera adecuada, asegurando su correcta gestión y utilización. ° Contar con un alcance para la elaboración de un Plan de Producción, Calidad y Seguridad d e los Datos y la Información, el cual deberá estar alineado con el Plan Estratégico institucional y el Plan de Acción Anual. ° Establecer los procesos para recopilar, almacenar, procesar y compartir los datos y la información de manera eficiente y segura. ° Promover la integridad, la exactitud y la calidad de los datos y la información a lo largo de su ciclo de vida. ° Utilizar los datos y la información de manera efectiva para la toma de decisiones informadas en todos los niveles institucionales.

1 https://www.mintic.gov.co/arquitecturaempresarial/630/w3-propertyvalue385289.html?__noredirect=1#data=%7B%22filter%22:%228127%22,%22page%22:1%7D 2 https://www.mintic.gov.co/arquitecturaempresarial/630/w3-propertyvalue385289.html?__noredirect=1#data=%7B%22filter%22:%228127%22,%22page%22:1%7D 2 https://www.mintic.gov.co/arquitecturaempresarial/630/w3-propertyvalue385289.html?__noredirect=1#data=%7B%22filter%22:%228132%22,%22page%22:1%7DPolítica para el Gobierno de los Datos y la Información

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VERSIÓN: 1 ° Definir las responsabilidades para el gobierno de los datos y la información, teniendo en cuenta los diferentes niveles y roles , entendiendo el gobierno como el conjunto de actividades que permiten orientar, desarrollar, monitorear y evaluar el ciclo de vida de los datos y la información.

4.2.1 DATOS MAESTROS, DE REFERENCIA Y TRANSACCIONALES Entiéndase por:  Dato maestro: el conjunto de datos central, esencial y transversal en una organización definido y establecido como única fuente de verdad. Puede ser compartido por diferentes sistemas de información de la organización y en ocasiones por fuera de la misma 3.  Datos de referencia: el conjunto de datos proveniente de estándares internos o externos que permite la clasificación, la caracterización y la categorización de da tos en la organización. Generalmente hace parte de los datos maestros. Ejemplo datos de la DIVIPOLA, los códigos CIIU4.  Datos transaccionales: son los datos generados o capturados por una organización como resultado de la ejecución de una operación en un sistema o entre sistemas y que pueden ser recopilados o almacenados5.

CIIU4.  Datos transaccionales: son los datos generados o capturados por una organización como resultado de la ejecución de una operación en un sistema o entre sistemas y que pueden ser recopilados o almacenados5.

Estos datos corresponden a datos transversales a todas las dependencias y deben tener un mismo significado y valor para cualquiera de ellas. A partir de lo anterior, se establecen los siguientes lineamientos que tienen como objetivo principal proporcionar una guía clara para que las distintas áreas del IGAC puedan identificar y clasificar los datos y la información generados y/o custodiados: ° El productor del dato y la información debe clasificar y documentar los datos generados conforme a su tipología (maestro, de referencia y/o transaccional ), diligenciando la Matriz de Inventario de Activos de Información , establecid a en el Procedimiento vigente para la Gestión de Activos de Información. Esta actividad debe ser coordinada con el líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo a cargo de la producción del dato , en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

° Para sistemas de información, repositorios, bases de datos y demás mecanismos de gestión, procesamiento y almacenamiento que incluyan datos e información en custodia por parte del IGAC, como es el caso del Sistema Nacional de Información Catastral – SINIC, la identificación de los datos maestros deb e responder a la misionalidad del instituto, principalmente asociada al rol como autoridad catastral a nivel nacional y a las definiciones realizadas en la implementación de modelos como el LADM_COL.

° Una vez diligenciad a la Matriz de Inventario de Activos de Información , el líder del proceso o subproceso a cargo de la producción del dato debe remitir el formato actualizado vía correo

modelos como el LADM_COL.

° Una vez diligenciad a la Matriz de Inventario de Activos de Información , el líder del proceso o subproceso a cargo de la producción del dato debe remitir el formato actualizado vía correo electrónico a la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones – DTIC. Es pertinente indicar que, se debe enviar a la Oficina Asesora Jurídica, para revisión y aprobación el índice de información clasificada y reservada.

° Teniendo en cuenta la dinámica en la generación de nuevos productos de información a nivel institucional, se debe garantizar el mantenimiento y actualización del catálogo de componentes de información, remitiendo por parte del líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de

3 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 4 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023. 5 Guía General Dominio de Gestión de Información – MINTIC. Mayo de 2023.Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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VERSIÓN: 1 trabajo respectivo, la versión diligenciada y a ctualizada de la Matriz de Inventario de A ctivos de Información, documentando las novedades al Administrador de datos del IGAC.

° La Subdirección de Información junto con la IDE Corporativa consolidan a nivel institucional el catálogo de componentes de información, ingresando los registros actualizados notificados por las áreas. Asimismo, apoyarán la identificación de los datos maestros, de referencia y transaccionales

° La Subdirección de Información junto con la IDE Corporativa consolidan a nivel institucional el catálogo de componentes de información, ingresando los registros actualizados notificados por las áreas. Asimismo, apoyarán la identificación de los datos maestros, de referencia y transaccionales almacenados en los repositorios y las bases de datos de los sistemas de información del IGAC, en coordinación con el proceso , subproceso, dependencia o grupo de trabajo a cargo de su administración y/o custodia.

° En este sentido, el Administrador de datos del IGAC, con apoyo del rol a cargo de la gestión de los datos y la información , la IDE Corporativa y el oficial de seguridad, deberá articular las acciones necesarias para elaborar y mantener actualizado el catálogo de componentes , teniendo en cuenta la Matriz de Inventario de Activos de Información.

° Los servidores públicos o contratistas de la Subdirección de Información que ejerzan el rol de gestor de datos maestros, de referencia y transaccionales, realizarán diferentes análisis con el fin de establecer la relación entre los datos documentados en el catálogo de componentes, así como la generación de reportes y estadísticas; lo anterior, con el fin de optimizar los flujos de información y garantizar su actualización y mantenimiento. Esta acción es fundamental, ya que estos datos se convierten en el eje central para la operación y la toma de decisione s en todos los niveles de la organización, incluyendo los estratégicos, tácticos y operativos.

° El productor del dato y la información es responsable de la calidad y la documentación de los metadatos, conforme a los lineamientos establecidos en los numerales 4.3 y 4.4 de la presente política, teniendo en cuenta si el formato del dato maestro, de referencia o transaccional

metadatos, conforme a los lineamientos establecidos en los numerales 4.3 y 4.4 de la presente política, teniendo en cuenta si el formato del dato maestro, de referencia o transaccional corresponde al tipo alfanumérico, geoespacial o documental.

° En cuanto a los datos y la información que son custodiados en sistemas como el Sistema Nacional de Información Catastral - SINIC, cuya administración es ejercida por el IGAC como autoridad catastral, la calidad de los datos y la información es responsabilidad de los gestores catastrales, como productores de los mismos.

° El líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo a cargo de la producción del dato, así como el productor del dato y la información, deberán garantizar la seguridad de los datos en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información , dando cumplimiento a los lineamientos establecidos en el numeral 4.6 de la presente política.

° En el caso de los datos y la inform ación que sean custodiados , el administrador del sistema de información, repositorio, base de datos y demás mecanismos de gestión, procesamiento y almacenamiento implementados, será responsable de garantizar la seguridad de los datos y la información, dando cumplimiento a los lineamientos establecidos en el numeral 4.6 de la presente política.Política para el Gobierno de los Datos y la Información

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1 4.2.2 DATOS ABIERTOS Entiéndase por: Datos abiertos como la información pública dispuesta en formatos que permiten su uso y reutilización bajo licencia abierta y sin restricciones legales para su aprovechamiento 6.

1 4.2.2 DATOS ABIERTOS Entiéndase por: Datos abiertos como la información pública dispuesta en formatos que permiten su uso y reutilización bajo licencia abierta y sin restricciones legales para su aprovechamiento 6.

Bajo este concepto, los datos abiertos generados por el IGAC se deben disponer a través de la Plataforma Nacional de Datos Abiertos de Colombia , www.datos.gov.co, de forma gratuita y sin restricciones, patentes u otros mecanismos de control; permitiendo su fácil consumo, reutilización y redistribución, promoviendo la transparencia, la participación ciudadana, la innovación, el desarrollo económico y la construcción participativa del conocimiento social y geográfico sobre el territorio colombiano. Para el caso del IGAC, el portal institucional de datos abiertos se encuentra disponible para su consulta en https://geoportal.igac.gov.co/contenido/datos-abiertos-igac, el cual direcciona al portal de datos abiertos del Estado colombiano a través de Datos Abiertos Gobierno Digital

Colombia: IGAC.

Para la publicación de los datos abiertos, el IGAC debe cumplir con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, orientada a garan tizar el derecho de acceso a la información pública . En este sentido, a nivel institucional, con orientación de la DTIC – Subdirección de Información, se debe elaborar un plan de apertura, mejora y uso de datos, conforme a la Guía para el uso y aprovechamiento de Datos Abiertos en Colombia, definida por MINTIC7, dando cumplimiento a los siguientes lineamientos: ° El líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo a cargo de la producción del dato, con apoyo de la Subdirección de Información y la IDE Corporativa, deben:

en Colombia, definida por MINTIC7, dando cumplimiento a los siguientes lineamientos: ° El líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo a cargo de la producción del dato, con apoyo de la Subdirección de Información y la IDE Corporativa, deben:

1. Identificar la información que se encuentra registrada en la Matriz de Inventario de Activos de Información, así como el Índice de información clasificada y reservada , conforme a lo establecido en el Procedimiento de Gestión de Activos de Información vigente, con apoyo de

la Oficina Asesora Jurídica.

2. Validar, con apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, que la información identificada anteriormente, que sea competencia del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo, no tenga ninguna restricción normativa bajo la Ley Colombiana (Ley 1712 de 2014) , con el fin de establecer si es o no publicable.

3. Priorizar y programar la publicación de los datos que se consideren sean de utilidad, valor y con potencial de crear impacto en la ciudadanía y de solucionar problemáticas públicas.

4. Definir el responsable de la publicación de los datos abiertos priorizados , conforme al Plan de apertura, mejora y uso de datos, y en coordinación con la DTIC – Subdirección de Información.

° Estructurar y publicar los datos abiertos, conforme al plan previamente establecido. En esta fase se deben alistar los datos para que éstos puedan ser procesados y reutilizados por terceros. Este alistamiento incluye tres actividades:

1. Documentar los metadatos de cada uno de los conjuntos de los datos a publicar.

6 https://gobiernodigital.mintic.gov.co/

alistamiento incluye tres actividades:

1. Documentar los metadatos de cada uno de los conjuntos de los datos a publicar.

6 https://gobiernodigital.mintic.gov.co/ 7 https://herramientas.datos.gov.co/sites/default/files/2021-08/Guia%20de%20Datos%20Abiertos%20de%20Colombia.pdfPolítica para el Gobierno de los Datos y la Información

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2. Estructurar los datos en formatos procesables por máquina y abiertos, asegurando que los datos estén disponibles de modo que puedan ser utilizados por computadoras y usuarios. En este sentido, para el caso del IGAC, se identifican como formatos principales de datos abiertos : ArcGIS Hub Dataset, ArcGIS GeoService, CSV, GeoJSON, Shapefile, KML ; sin embargo, no se descarta el uso de otros formatos que sean validados por el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano.

3. Disponer a través de la publicación, el conjunto de datos abiertos , realizando su cargue en

https://geoportal.igac.gov.co/contenido/datos-abiertos-igac, https://www.datos.gov.co/, www.colombiaenmapa.gov.co, con el fin de permitir la organización y fácil consulta por parte de quienes van a reutilizar los datos.

° Se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Seguridad de la Información vigente, especialmente lo relacionado con la protección para el intercambio y acceso a la información.

° Comunicar y promover el uso de los datos abiertos, en coordinación con la Oficina Asesora de

especialmente lo relacionado con la protección para el intercambio y acceso a la información.

° Comunicar y promover el uso de los datos abiertos, en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones, que permita divulgar los datos publicados, mediante comunicaciones internas y externas de la entidad, para concienciar sobre el uso de datos abiertos y sus beneficios, como la mejora en transparencia y control soc ial, toma de decisiones, desarrollo de aplicaciones, mejora de servicios, periodismo de datos, entre otros. Estas estrategias de uso y divulgación pueden ser formuladas a partir del análisis de estadísticas sobre descargas, visitas y visualizaciones hecha s a partir de la información publicada en www.datos.gov.co/.

° En coordinación con la IDE Corporativa, se debe vincular a diferentes actores que promuevan la reutilización de la información disponible, difundir so luciones desarrolladas con datos abiertos e implementar iniciativas para identificar nuevas posibilidades con el uso de estos.

4.2.3 DATOS FUNDAMENTALES Entiéndase por: Datos fundamentales como el conjunto de información geoespacial básica que representa los fenómenos más relevantes para el desarrollo del país y que sirven de base para construir nueva información geográfica8.

° El productor del dato y la información , en coordinación con el líder del proceso, subproceso, dependencia o grupo de trabajo y la IDE Corporativa, debe identificar si la información generada corresponde a un dato fundamental, para lo cual se debe:

 Diligenciar el instrumento disponible en la página web de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales – ICDE, Indata, como herramienta para la identificación de datos geográficos, https://www.icde.gov.co/indata/dato-fundamental/autodiagnostico.

 Diligenciar el instrumento disponible en la página web de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales – ICDE, Indata, como herramienta para la identificación de datos geográficos, https://www.icde.gov.co/indata/dato-fundamental/autodiagnostico.  Establecer si e l dato corresponde a información geoespacial básica , es decir, es información de referencia e insumo primario para la construcción de datos temáticos que permiten comprender de una manera holística el territorio.  Determinar si e l dato hace parte de uno de los siguientes temas principales de competencia del IGAC:

8 https://www.icde.gov.co/diccionario-de-terminosPolítica para el Gobierno de los Datos y la Información

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1. Agua.

2. Límites/Áreas Funcionales.

3. Catastro.

4. Cobertura del suelo y uso.

5. Construcciones.

6. Suelos.

7. Imágenes (Sensores Remotos).

8. Nombres geográficos.

9. Relieve.

10. Sistema de referencia geodésico.

° El productor del dato y la información , en coordinación con la IDE Corporativa, deberá implementar un plan de calidad para los datos fundamentales generados, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el numeral 4.3 de la presente política , con acompañ