IGAC - PL-PRC-03 Control Interno

IGAC - Instituto Geográfico Agustín Codazzi

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Título: IGAC - PL-PRC-03 Control Interno
Autor: IGAC - Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Ambiental
Año: —

Política de Control Interno

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PL-PRC-03

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1Política de Control Interno

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Política Control Interno Código: PL-PRC-03 Versión: 1 Vigente desde: 20/05/2024Política de Control Interno

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1. INTRODUCCIÓN El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, como el principal instrumento de gestión en las entidades del gobierno nacional y territorial para la generación de valor público mediante modelos orientado a resultados, es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.1

El Modelo opera a través de 7 dimensiones operati vas que abarcan de manera transversal todos los procesos de gestión de una entidad pública, en busca de condiciones de mayor productividad

integridad y calidad en el servicio.1

El Modelo opera a través de 7 dimensiones operati vas que abarcan de manera transversal todos los procesos de gestión de una entidad pública, en busca de condiciones de mayor productividad organizacional, agilidad y flexibilidad para la atención a los ciudadanos, en un marco de transparencia, imparcialida d y equidad. Estas dimensiones agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, así: Talento Humano, Direccionamiento estratégico y Planeación, Gestión con valores para resultados, Evaluación de resultados, Información y comunicación, Gestión de l conocimiento y Control Interno.

Es así como, con la implementación articulada e intercomunicada de las políticas, prácticas, elementos e instrumentos contenidos en las dimensiones ya enunciadas, se asegura la transformación de insumos para la generación de los resultados e impactos esperados. Del mismo modo, su adopción permite el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual, éstas de manera sinérgica, deben establecer acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, a sí como mecanismos para su prevención y evaluación.

En este escenario, la dimensión de Control Interno (dimensión No.7) es la clave para asegurar razonablemente que las demás dimensiones de MIPG cumplan su propósito. Esta dimensión, retoma el Modelo Estándar de Control Interno -MECI2 actualizado en el marco del MIPG, y tiene por objetivo:

“Proporcionar una estructura de control de la gestión que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de un modelo que determine los parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol)”3

Bajo este contexto, para la implementación de MIPG es fundamental que la organización incorpore la política de control interno transversal a todas las actividades, procesos, procedimientos asociados a la gestión; de forma tal, que sea posible valorar la ef ectividad de la estructura de gobierno del control interno, además de mitigar los riesgos y amenazas al cumplimiento de los planes estratégicos, programas y proyectos de la entidad., políticas

En este sentido, a través de la implementación efectiva del M ECI en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC, se busca proporcionar una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación corporativa. Esto, con el fin de alinear estos instrumentos con el cumplimiento de los objetivos institucionales, y con ello, contribuir al cumplimiento de las metas del gobierno nacional, sin limitar su adaptación a las particularidades y esquemas de gobierno propios del Instituto.

1 Decreto 1499 de 2017, Artículo 2.2.22.3.2. Definición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. 2 El Decreto 1599 de 2005, dispuso la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI en todas las entidades que hac en parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993

2 El Decreto 1599 de 2005, dispuso la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI en todas las entidades que hac en parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993 3 Retomado del Manual Operativo del Modelo Integrado de planeación y gestió n, versión 5 de marzo de 2023. Departamento administrativo de la Función Pública 2023Política de Control Interno

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1 Así, para su despliegue al interior del IGAC, se presenta la política de control interno, como instrumento para potenciar la capacidad de cumplimiento de los objetivos institucionales en materia de regulación y producción de la información geográfica y catastral del país con altos estándares de calidad y enfoque territorial, la g obernanza del dato y generación de información con valor público, la gestión del conocimiento para la innovación aplicada, la automatización integración e interoperabilidad de la información para los sistemas de información del territorio y la implementaci ón de un modelo de gestión integrado por procesos, proyectos y resultados.

En esta versión, se busca que, a través del esquema de líneas de defensa, se defina con claridad la responsabilidad y autoridad frente al control, y de que dentro de sus cinco (5) componentes, se establezca de manera efectiva los controles diseñados desde la estructura de las demás dimensiones del MIPG. Esta política, tiene por objetivo establecer los mecanismos de autocontrol necesarios para reducir la probabilidad de ocurrencia d e riesgos de gestión asociados a cada uno de los procesos de la entidad, mediante la alineación de las Políticas de Administración de Riesgos y la Política de Control

reducir la probabilidad de ocurrencia d e riesgos de gestión asociados a cada uno de los procesos de la entidad, mediante la alineación de las Políticas de Administración de Riesgos y la Política de Control Interno del IGAC bajo el esquema de las líneas de defensa y atendiendo los componentes de l MECI.

Con la actualización de este instrumento de política, se busca, además, desde la línea Estratégica definir la estructura de control y generar espacios para el análisis y seguimiento de los temas relacionados con el Talento Humano, la integridad y la planea ción estratégica, como factores claves para propiciar un ambiente favorable al control. De igual forma, se busca que los instrumentos de seguimiento a la gestión permitan tomar decisiones basados en la información que sobre los controles y el cumplimiento institucional.

2. OBJETIVO Proporcionar una estructura de control en la gestión institucional, basada en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y la séptima dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en virtud de la cual asegure el cumplimiento de las metas trazadas por el IGAC con eficiencia y eficacia, orientadas a satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, ofreciendo productos, servicios e información geográfica de valor público.

3. ALCANCE Esta Política aplica a todos los procesos y subprocesos establecidos en el IGAC en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y debe ser acatada por todos(as) los (las) servidores(as) y contratistas del Instituto, teniendo en cuenta el esquema de asignación de responsabilidades.

4. MARCO LEGAL  Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269.

 Leyes.

contratistas del Instituto, teniendo en cuenta el esquema de asignación de responsabilidades.

4. MARCO LEGAL  Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 269.  Leyes.  Ley 2195 de 2022 : “Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones”.  Ley 1712 de 2014 : “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.  Ley 1474 de 2011 : “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.  Ley 87 de 1993 : “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

 Decretos.  Decreto 846 de 2021 : “Por el cual se modifica la estructura del Instituto Geográf ico Agustín Codazzi”.Política de Control Interno

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VERSIÓN: 1  Decreto 648 de 2017: “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”.  Decreto 1499 de 2017: “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único

Único del Sector de la Función Pública”.  Decreto 1499 de 2017: “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.  Decreto 1083 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.  Decreto 1170 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Administrativo de Información Estadística.

 Resoluciones.  Resolución 899 de 2023 "Por medio de la cual se define la conformación y funcionamiento de la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales – ICDE.  Resolución 448 de 2021: “Por medio de la cual se adoptan los valores institucionales del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC”

5. ROLES Y RESPONSABILIDADES Se definen los roles y responsables para el desarrollo del Sistema de Control Interno, así:

1. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: es la instancia donde se evalúan, definen y aprueban todas las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del Sistema de

Control Interno del IGAC.

2. Procesos, Subprocesos y Dependencias responsables de ejecutar el esquema de líneas de defensa requerido por la política de Control Interno. Estos actores desempeñan su rol en el marco de la formulación, seguimiento y evaluación de los mapas de riesgos, planes de mejoramiento, proyectos, indicadores, planeación institucional e implementación del Modelo Integrado de

Gestión - MIPG.

formulación, seguimiento y evaluación de los mapas de riesgos, planes de mejoramiento, proyectos, indicadores, planeación institucional e implementación del Modelo Integrado de Gestión - MIPG.

3. Línea estratégica: Está conformada por la Alta Dirección o su Representante Legal, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

La principal responsabilidad se centra en emitir, revisar, validar y supervisar el cumplimiento de políticas relacionas con el control interno del IGAC, gestión del riesgo, seguimiento a la gestión y auditoría interna de toda la Entidad. Dentro de las actividades que debe realizar están:  Fortalecer el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, cumpliendo con la periodicidad establecida.  Evaluar el funcionamiento del esquema de líneas de defensa.  Definir los canales de comunicaci ón de los temas clave del IGAC para la toma de decisiones, respetando el esquema de líneas de defensa.  Definir y evaluar la Política de Administración del Riesgo.

4. Primera línea de defensa: Está conformada por los servidores públicos en sus diferentes niveles, que apliquen medidas de control en la operación diaria del IGAC. En los casos de servidores con responsabilidades de jefatura, aplican controles de gerencia operativa (líderes de políticas o responsables de proceso). Esta línea es la responsable del mantenimiento efectivo de los controles internos, por lo tanto, deben identificar, evaluar, controlar y mitigar los rie sgos. Dentro de las actividades que debe realizar están:  Conocer y apropiar las políticas, procedimientos, instructivos y demás herramientas para

internos, por lo tanto, deben identificar, evaluar, controlar y mitigar los rie sgos. Dentro de las actividades que debe realizar están:  Conocer y apropiar las políticas, procedimientos, instructivos y demás herramientas para ejecutar las actividades definidas y tomar acciones para el autocontrol.  Identificar riesgos, definir controles y monitoreo de estos, para evitar la materialización del riesgo.  Realizar monitoreo a los indicadores y actividades definidas en sus instrumentos de planeación estratégica y operativa. (Indicadores de Procesos, Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Institucional).Política de Control Interno

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VERSIÓN: 1  Formular planes de mejoramiento, implementar las acciones allí definidas y reportar el monitoreo para resolver los hallazgos identificados.  Coordinar con sus equipos de trabajo la definición de acciones para la planeación institucional, así como su cumplimiento, y realizar los reportes correspondientes de acuerdo con los lineamientos establecidos.

6. Segunda línea de defensa: está conformada por los servidores públicos del nivel directivo o asesor, que realizan actividades de supervisión de temas transversales, como lo es el jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Son los responsables de realizar seguimiento permanente a la gestión, para orientar y generar alertas a la primera línea de defensa. Dentro de las actividades que debe realizar están:  Asegurar que los controles y los procesos de gestión del riesgo de la primera línea de defensa funcionan correctamente.

orientar y generar alertas a la primera línea de defensa. Dentro de las actividades que debe realizar están:  Asegurar que los controles y los procesos de gestión del riesgo de la primera línea de defensa funcionan correctamente.  Consolidar y analizar información de temas clave del IGAC, y que sean insumo para la toma de decisiones y definición de acciones preventivas (controles) para evitar la materialización de riesgos.  Trabajar de manera coordinada con la Oficina de Control Interno, para fortalecer el sistema de control interno.  Asesorar a la primera línea de defensa en temas como riesgos y controles, pl anes de mejoramiento, indicadores de gestión, procesos y procedimientos.  Definir herramientas de seguimiento para la autoevaluación y generar reportes con información que permitan la formulación de acciones de mejora.

7. Tercera línea de defensa: está conformada por la Oficina de Control Interno y son los responsables de evaluar de manera independiente y objetiva los controles de la segunda línea de defensa, así como los controles no cubiertos de la primera línea de defensa.  Asesorar, orientar técnicamente y realizar recomendaciones a la Oficina Asesora de Planeación frente a la administración de riesgos.  Realizar monitoreo a la gestión del riesgo y realizar recomendaciones para la prevención de la materialización de estos.  Asesorar a la Alta Dirección y líderes de proceso en temas relacionados con el control interno y sus responsabilidades.  Informar hallazgos y generar recomendaciones de forma independiente.

6. DESARROLLO La Política de Control Interno del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, es un instrumento de gestión que define las directrices necesarias para contar con una estructura de control de gestión,

6. DESARROLLO La Política de Control Interno del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, es un instrumento de gestión que define las directrices necesarias para contar con una estructura de control de gestión, estrategia y evaluación que le permita, fortalecer su Sistema de Control Interno y así cumplir con sus objetivos institucionales, de tal forma que nos permita ejercer como la máxima autoridad en regulación y producción de la información geográfica y catastral del país, con altos estándares de calidad, contribuyendo con su articulación a otros sistemas de información del territorio (intersectorial, multinivel y multiescalar), para facilitar la toma de decisiones a los diferentes actores y apoyar la implementación del ciclo de las políticas públicas.

El IGAC se compromete a desarrollar acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para la prevención y evaluación de éste, para ello se apoya en el sistema de información de la entidad y la competencia del talento humano asociado a este proceso. Esta política se desarrolla teniendo en cuenta los siguientes componentes.

6.1 AMBIENTE DE CONTROL Esto se logra con el compromiso, liderazgo y los lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en las siguientes materias: La integridad (valores) yPolítica de Control Interno

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VERSIÓN: 1 principios del servicio público; asignación de la responsabilidad y autoridad en todos los niveles organizacionales, incluyendo líneas de reporte; definición de una planeación estratégica, responsables, metas, tiempos que facilitan el seguimiento y aplicación de controles que garanticen de forma razonable su cumplimiento; una gestión del talento humano con carácter estratégico y con un despliegue de actividades claves para todo el ciclo de vida del funcionario.

El IGAC a través del proceso de Evaluación y Segui miento realiza verificación oportuna de la gestión de la entidad dentro del marco de la normatividad vigente, con el fin de detectar desviaciones que generen o puedan generar deficiencias, proponer recomendaciones y acciones de mejora que permitan el logro de los objetivos institucionales.

6.2 GESTIÓN DEL RIESGO EN LA ENTIDAD Esto se logra con un ejercicio liderado por el Representante Legal y todo su equipo directivo y de todos los servidores de la entidad, para identificar, valorar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.

El IGAC tiene como herramienta de evaluación y seguimiento:  Mapa de Riesgos de gestión por proceso  Seguimiento a los controles de Riesgos de Gestión  Actividades para fomentar la cultura de autocontrol

6.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Su propósito es permitir el control de los riesgos identificados y como mecanismo para dar cumplimiento al logro de los objetivos que forman parte integral de los procesos. Los lineamientos establecidos para este componente son:  Diseño y desarrollo de actividades de control, con la adecuada segregación de funciones.

al logro de los objetivos que forman parte integral de los procesos. Los lineamientos establecidos para este componente son:  Diseño y desarrollo de actividades de control, con la adecuada segregación de funciones.  Despliegue de políticas y procedimientos, lo cual incluye la actualización de documentos para garantizar la aplicación adecuada de actividades de control y su evaluación frente al riesgo, monitoreo de riesgos, verificar cumplimiento de controles tal como fueron diseñados y evaluar controles con base en cambios del contexto del proceso.

6.3 ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SUPERVISIÓN En este componente confluyen las actividades en el día a día de la gestión institucional o a través de evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías), que permiten valorar:  La efectividad del control interno de la entidad  La eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos  El nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos  Los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.

Los lineamientos establecidos para este componente son:  Evaluación continua para determinar si los componentes del Sistema de Control Interno están funcionando, lo cual se evidencia en la aprobación del Plan Anual de Auditoria ante el Comité Institucional de Coordinación del Control Interno y se evalúa por parte de la Alta Dirección el resultado de la efectividad de este.  Evaluación y comunicación de deficiencias oportunamente, a partir de las evaluaciones independientes, frente a los procesos, así como la formulación, verificación y evaluación efectiva de acciones de planes de mejoramiento.Política de Control Interno

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de acciones de planes de mejoramiento.Política de Control Interno

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1 6.3 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Tiene como propósito utilizar la información de manera adecuada y comunicarla por los medios dispuestos para tal fin y en los tiempos oportunos. Para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de la entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar las mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.

Los lineamientos establecidos para este componente son:  Utilizar información relevante, desde su identificación, captura y procesamiento de datos y su transformación en información.  Comunicación interna a través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y demás líneas de comunicación en todos los niveles.  Comunicación externa con grupos de valor y partes interesadas.

7. SOCIALIZACIÓN La Política de Control Interno, el objetivo, roles y responsabilidades del Sistema de Control Interno serán divulgados a todos los servidores(as) y contratistas del Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC, a través de los medios de comunicaciones y divulgación disponibles y su contenido hará parte de los mecanismos de inducción y reinducción de la entidad.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

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través de los medios de comunicaciones y divulgación disponibles y su contenido hará parte de los mecanismos de inducción y reinducción de la entidad.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 20/05/2024  Se adopta como versión 1 debido a la actualización de la Cadena de Valor en Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 3 de marzo del 2023, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Hace parte del proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión de Procesos.  Cambia de proceso de Evaluación y Seguimiento a Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión de Procesos.  Se act ualiza la política “Control Interno”, código PL-SEV-01, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-PRC-03, versión 1.  Se ajustó la introducción de la política.  Se ajustó el objetivo general.  Se ajustan y definen los roles y responsabilidades de acuerdo con las tres líneas de defensa.  Se adiciona a la política el numeral Marco Legal  Se ajusta el numeral 5.3 Actividades de Control - Se definen lineamientos  Se ajusta el numeral 5.4 Actividades de Monitoreo y Supervisión - Se definen lineamientos  Se ajusta el numeral 5.5 Información y Comunicación - Se definen lineamientos  Se adiciona numeral 5.6 Socialización 1 16/06/2022  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.

1 16/06/2022  Se adopta como versión 1 debido a la actualización del Mapa de Procesos en Comité Directivo del 29 de junio del 2021, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Se ajusta el documento según la nueva Estructura Orgánica aprobada por Decreto 846 del 29 de Julio del 2021.  Hace parte del proceso Seguimiento y Evaluación.  Se actualiza la política “Control Interno”, código PL-SEI-01, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-SEV-01, versión 1.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política siguiendo los lineamientos establecidos en la Dimensión de Gestión con valores para resultados del MIPG.  Esta política es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 1Política de Control Interno

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ELABORÓ Y/O ACTUALIZÓ REVISÓ TÉCNICAMENTE REVISÓ