IGAC - Política PL-COM-01 de 2025

Política de Comunicaciones

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Política de Comunicaciones Código: PL-COM-01 Versión: 2 Vigente desde: 26/06/2025Política de Comunicaciones

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1. INTRODUCCIÓN La política de comunicaciones del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) constituye una herramienta fundamental para orientar el uso adecuado de su imagen institucional y fortalecer su identidad ante la ciudadanía. Este documento establece directrices claras que buscan no solo garantizar la coherencia en las prácticas comunicativas de todas las instancias de la Entidad, sino también apoyar el posicionamiento de su visión estratégica: consolidar en el país la “Geografía para la Vida”. En este sentido, la política contribuye al cuidado, fortalecimiento y proyección de la imagen del

también apoyar el posicionamiento de su visión estratégica: consolidar en el país la “Geografía para la Vida”. En este sentido, la política contribuye al cuidado, fortalecimiento y proyección de la imagen del IGAC, en concordancia con su misión, valores institucionales y estándares de calidad .

Se consolida como un eje estratégico y una herramienta transversal que impulsa el cumplimiento de los propósitos, objetivos y acciones misionales de la entidad. Su función es esencial para promover el desarrollo institucional y la transformación tanto de las personas como del IGAC, mediante prácticas comunicativas fundamentadas en la cr edibilidad, la claridad, la consistencia y la calidad de la información.

Este subproceso, liderado por un equipo directivo comprometido, garantiza la provisión permanente de información veraz, oportuna y pertinente sobre la gestión, los trámites y los ser vicios del Instituto. De esta manera, fortalece la transparencia institucional y facilita la interlocución con la ciudadanía y demás partes interesadas, en un contexto de apertura y visibilidad institucional.

2. OBJETIVO Establecer los lineamientos y estrategias que orienten la gestión comunicativa del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), promoviendo la difusión de información transparente, veraz, oportuna y objetiva a través de diversos canales y herramientas de c omunicación. Esta política busca fortalecer, a nivel interno, la conciencia sobre las funciones y responsabilidades de los servidores públicos y contratistas, fomentando el sentido de pertenencia y el compromiso con la Entidad; y a nivel externo, facilitar la divulgación de la información generada por el Instituto, con el propósito de consolidar su

contratistas, fomentando el sentido de pertenencia y el compromiso con la Entidad; y a nivel externo, facilitar la divulgación de la información generada por el Instituto, con el propósito de consolidar su posicionamiento como autoridad nacional en materia catastral, cartográfica, agrológica, geográfica y en tecnologías geoespaciales.

3. ALCANCE En el marco del proce so de Relacionamiento Estratégico del IGAC, el subproceso de Gestión de Comunicaciones inicia con la elaboración del plan estratégico de comunicaciones o la recepción de requerimientos por parte de los responsables de los distintos procesos institucionales, y se extiende hasta la divulgación del producto final, tanto a nivel interno como externo. Asimismo, incluye el seguimiento y control de las actividades ejecutadas, garantizando la efectividad y coherencia de los mensajes institucionales en cumplimiento de los objetivos misionales del IGAC.

4. DESARROLLO El Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) reconoce la comunicación como un proceso estratégico fundamental para fortalecer su imagen institucional y consolidar un canal eficaz de divulgación de noticias, eventos, capacitaciones y logros, tanto a nivel interno como externo. La comunicación efectiva promueve la cooperación, la integración y la satisfacción laboral de los servidores públicos y contratistas, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos misionales y al fortalecimiento de la cultura organizacional.

Para el adecuado desarrollo de esta política, el IGAC implementa el plan estratégico de comunicaciones que es ejecutad o por el subproceso de Gestión de Comunicaciones, el cual define, con base en la naturaleza de la información a divulgar, el medio, herram ienta y/o acción más

comunicaciones que es ejecutad o por el subproceso de Gestión de Comunicaciones, el cual define, con base en la naturaleza de la información a divulgar, el medio, herram ienta y/o acción más adecuada, considerando criterios como el público objetivo, la temática del mensaje y el resultado esperado.Política de Comunicaciones

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2 Asimismo, es responsable de establecer los lineamientos para la conceptualización y ejecución de campañas internas y externas, garantizando la coherencia y efectividad de los mensajes institucionales, con el fin de asegurar una divulgación eficiente a través de los distintos canales y plataformas disponibles en la Entidad.

Adicionalmente, l a Política de Comunicaciones promueve la cultura organizacional la cual está alineada con los valores institucionales, fomentando un entorno comunicativo basado en el diálogo abierto, cercano y bidireccional entre líderes y colaboradores. Se privilegian espacios para reuniones efectivas, participación activa e interlocución constante, como mecanismos que favorecen la toma de decisiones informadas, la cohesión interna y el mejoramiento de la calidad de vida de los diferentes grupos de interés del IGAC.

4.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES La Política de Comunicaciones del IGAC establece los roles y responsabilidades de la siguiente manera:  Línea estratégica:  Comité Institucional de Gestión y Desempeño  Línea de implementación:  Oficina Asesora de Comunicaciones  Líderes de Procesos y Directores Territoriales

manera:  Línea estratégica:  Comité Institucional de Gestión y Desempeño  Línea de implementación:  Oficina Asesora de Comunicaciones  Líderes de Procesos y Directores Territoriales  Línea de seguimiento:  Oficina Asesora de Planeación  Línea de Control y Evaluación:  Oficina de Control Interno

4.2 IMPLEMENTACION La implementación de la Política de Comunicaciones del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) se sustenta en un enfoque integral, estratégico y participativo que busca garantizar la adecuada aplicación de sus lineamientos en todos los niveles de la Entidad. Su propósito es consolidar prácticas comunicativas eficaces, coherentes y alineadas con la misión institucional, fortaleciendo tanto la comunicación interna como externa.

Para ello, se establecen los siguientes componentes clave:  Responsabilidades claras: Todos los procesos y dependencias del IGAC deben suministrar al subproceso de Gestión de Comunicaciones información veraz, precisa, confiable, oportuna y clara. Este subproceso se encarga de seleccionar los medios, herramientas y canales más adecua dos para su divulgación, conforme a los objetivos y propósito de cada mensaje.  Estrategia alineada: La ejecución de acciones comunicativas se rige por un plan estratégico de comunicaciones, diseñado para cada vigencia, que permite alinear pautas, actividades y campañas con las prioridades institucionales.  Capacitación y sensibilización: Se promueven espacios de formación para los servidores públicos y/o contratistas, orientados a fortalecer sus competencias comunicativas y su compromiso con la imagen institucional y la cultura organizacional.

 Capacitación y sensibilización: Se promueven espacios de formación para los servidores públicos y/o contratistas, orientados a fortalecer sus competencias comunicativas y su compromiso con la imagen institucional y la cultura organizacional.  Monitoreo y evaluación: Se implementan mecanismos de seguimiento y evaluación continua para medir la efectividad de las acciones de comunicación y realizar los ajustes necesarios para mejorar su impacto y alcance.  Fomento del diálogo y la participación: Se impulsan espacios de interlocución y retroalimentación con servidores públicos, ciudadanos y demás grupos de interés, fomentando una comunicación bidireccional que fortalezca la confianza, la colaboración y el sentido de pertenencia.Política de Comunicaciones

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2 El IGAC cuenta con herramientas específicas para fortalecer la comunicación intern a, entre las que destacan las pantallas digitales, el correo electrónico institucional y la intranet (IGACNET), canales a través de los cuales se publican campañas internas, comunicados, boletines, piezas gráficas, contenidos audiovisuales y avisos informativos.

El subproceso de Gestión de Comunicaciones coordina todas las acciones comunicativas dirigidas al talento humano del IGAC, con el objetivo de:  Contribuir al entendimiento de sus funciones, responsabilidades, planes, objetivos y metas.  Difundir las acciones misionales de la entidad.  Promover el sentido de pertenencia y la apropiación de los principios y valores institucionales.

 Contribuir al entendimiento de sus funciones, responsabilidades, planes, objetivos y metas.  Difundir las acciones misionales de la entidad.  Promover el sentido de pertenencia y la apropiación de los principios y valores institucionales.  Fortalecer la imagen institucional, el clima laboral y la cultura organizacional.  Impulsar procesos comunicativos efectivos que favorezcan las relaciones entre líderes y colaboradores.

En lo que respecta a la comunicación externa, la Entidad dispone de diversos canales institucionales como comunicados y ruedas de prensa, página web, redes sociales, monitoreo de medios, rendición de cuentas, eventos, publicaciones, material audiovisual y cubrimiento fotográfico. Estos medios permiten informar de manera oportuna y transparente a la ciudadanía y a los grupos de interés sobre la gestión, servicios y resultados de la Entidad.

En cuanto a los voceros oficiales institucionales del IGAC ante los medios de comunicación son el/la Director(a) General, el/la Subdirector(a) General, los Directores, los Directores Territoriales y los Jefes de Oficina. Adicionalmente, el/la Director(a) General o el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones puede designar a otros servidores públicos, según las necesidades, para atender requerimientos de los medios de comunicación y otros públicos objetivos, garantizando en todo momento la coherencia, oportunidad y veracidad de la información divulgada por la Entidad.

5. SOCIALIZACIÓN Una vez aprobada y publicada en el repositorio correspondiente, la política de comunicaciones debe ser divulgada en toda la Entidad a través del correo electrónico de la Oficina Asesora de Planeación y debe ser socializada por el Líder del Proceso e interi orizada por todos los servidores públicos y

ser divulgada en toda la Entidad a través del correo electrónico de la Oficina Asesora de Planeación y debe ser socializada por el Líder del Proceso e interi orizada por todos los servidores públicos y contratistas del IGAC en cada proceso, subproceso y Dirección Territorial, así como por los grupos de interés y ciudadanos, utilizando los medios de comunicación y divulgación disponibles, como el correo electrónico y las pantallas digitales.

6. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El seguimiento de la Política de Comunicaciones del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) se desarrolla conforme a los principios y lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

(MIPG), garantizando un seguimiento, evaluación y mejora continua de los procesos comunicativos de la Entidad. Para las políticas del Modelo de Planeación y Gestión Integrado, el seguimiento y la evaluación de las políticas se estandariza de la siguiente manera:

7. SEGUIMIENTO Esta labor se enmarca específicamente en la Dimensión: Evaluación para el Resultado de MIPG, y considera como referentes clave el Plan de Acción Institucional-PAI, los indicadores de gestión vigentes, y el cumplimiento de la Política de Administración de Riesgos del IGAC, con el propósito de asegurar la alineación de las acciones comunicativas con los objetivos estratégicos institucionales, y promover una gestión basada en resultados y mejora continua.

El seguimiento se implementa como una función continua de recolección y análisis sistemático de información sobre indicadores que permiten a la Entidad determinar el progreso y el cumplimiento de los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados a cada proyecto y el plan a ejecutar.Política de Comunicaciones

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los logros y objetivos, así como el uso de los recursos asignados a cada proyecto y el plan a ejecutar.Política de Comunicaciones

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Este seguimiento constituye la base para la gestión de una iniciativa de conocimiento e innovación, ya que proporciona información sobre la ejecución de la política, al comparar los avances logrados frente a las metas propuestas en términos de compromisos y resultados. El proceso de Direccionamiento Estratégico y Planeación del IGAC se encarga de verificar la eficacia de las acciones de esta política en cada uno de los procesos y subprocesos establecidos en la Entidad.

Los resultados del seguimiento se deben registrar en las herramientas de autoevaluación establecidas dentro del MIPG, de acuerdo con las frecuencias establecidas en los planes de medición y seguimiento.

8. EVALUACIÓN La evaluación está a cargo del proceso de Evaluación y Seguimiento, que en el IGAC se encargan de la tercera línea de defensa, tal como lo establece el MIPG en la dimensión 7 “Control Interno ”. El objetivo de esta evaluación es el de proporcionar informaci ón sobre la efectividad de los controles aplicados en su desarrollo por la primera y segunda línea con un enfoque basado en riesgos.

La evaluación de la presente política tiene como objetivo verificar la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua de los requisitos de calidad y mejora continua. Se lleva a cabo anualmente, según los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal.

eficacia y alineación continua de los requisitos de calidad y mejora continua. Se lleva a cabo anualmente, según los criterios establecidos en los diferentes mecanismos implementados dentro del Sistema de Gestión Integrado:  Cumplimiento de la normatividad legal.  Cumplimiento de los requisitos establecidos por el IGAC.  Cumplimiento de los planes.  Seguimiento de indicadores.  Seguimiento de riesgos.  Acciones correctivas y de mejora.  Resultados del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión (FURAG)

9. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 26/06/2025  Hace parte del proceso de Relacionamiento Estratégico , del subproceso de Gestión de Comunicaciones.  Se actualiza la Política de Comunicaciones, código PL-COM-01, versión 1 a política del mismo nombre, código PL-COM-01, versión 2.  Se actualizan los apartados de introducción, objetivo, alcance, desarrollo, roles y responsabilidades, implementación, socialización, seguimiento y evaluación, entre otros. 2 23/06/2023  Se adopta como versión 1 por corresponder a la creación del documento. Emisión Inicial Oficial.  Hace parte del proceso de Relacionamiento Estratégico , del subproceso de Gestión de Comunicaciones.  Se crea la Política de Comunicaciones, código PL-COM-01, versión 1. 1

ELABORÓ Y/O ACTUALIZÓ REVISÓ TÉCNICAMENTE REVISÓ METODOLÓGICAMENTE APROBÓ

Nombre: Stephanie Del Pilar Neira

Valencia.

Cargo: Profesional Universitario.

Oficina Asesora de

Nombre: Stephanie Del Pilar Neira

Valencia.

Cargo: Profesional Universitario.

Oficina Asesora de Comunicaciones.

Nombre: Stephanie Del Pilar Neira

Valencia.

Cargo: Profesional Universitario.

Oficina Asesora de Comunicaciones.

Nombre: Adriana María Martínez Bustos.

Cargo: Contratista.

Oficina Asesora de Planeación.

Nombre: Alejandra Montenegro

Pinzón.

Cargo: Jefe de Oficina.

Oficina Asesora de Comunicaciones.