IGAC - Sistema de Gestión Integrado

Sistema de Gestión Integrado

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Política

Sistema de Gestión Integrado

Código: PL-PRC-02 Versión: 1 Vigente desde: 23/11/2023Sistema de Gestión Integrado

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1. INTRODUCCIÓN En el marco del Sistema de Gestión Integrado - SGI, y con el fin de facilitar la apropiación por parte de los servidores públicos, se hace necesario, actualizar y consolidar, en una sola política los aspectos determinantes de los sistemas de gestión que operan en el IGAC.

Con este documento se da cumplimiento a los requisitos establecidos para la construcción de la Política del SGI así:  Sistema de Gestión de Calidad (NTC ISO 9001:2015 numeral 5.2)  Sistema de Gestión Ambiental (NTC ISO14001:2015 numeral 5.2)  Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ( Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.6. y 2.2.4.6.7, Resolución 0312 de 2019 artículo 16)

 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ( Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.6. y 2.2.4.6.7, Resolución 0312 de 2019 artículo 16)  Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ( NTC ISO/IEC 27001:2022 numeral 5.2, Decreto 1008 de 2018 artículos 2.2.9.1.1.1, 2.2.9.1.1.3, 2.2.9.1.2.1 y la Resolución 500 de 2021, "Por la cual se establecen los lineamientos y estándares para la estrategia de seguridad digital y se adopta el modelo de seguridad y privacidad como habilitador de la Política de Gobierno Digital”)  Sistema de Gestión Documental (Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.6.)  Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos (NTC ISO/IEC 17025:2017) numeral 8.2.  Sistema de Control Interno: Ley 87 de 1993.

En las normas de gestión y control se establecen requisitos generales y específicos para cada sistema. Los generales son entre otros, coherencia con la razón de ser de la entidad, compromiso de la alta dirección con el cumplimiento legal y otros requisitos, con la mejora continua, con la satisfacción del cliente, partes interesadas o grupos de interés, con la asignación de recursos, la realización de gestión del cambio, los cuales se articula n con el contexto del SGI. Los requisitos aplicables para cada caso o en específico son complementarios para la gestión integral.

La política se constituye en el marco de referencia para el establecimiento de las metas

realización de gestión del cambio, los cuales se articula n con el contexto del SGI. Los requisitos aplicables para cada caso o en específico son complementarios para la gestión integral.

La política se constituye en el marco de referencia para el establecimiento de las metas organizacionales del IGAC, enfocadas hacia el usuario y partes interesadas, y es coherente con el propósito central, objetivo retador y objetivos estrategicos de la en tidad; en la primera parte da cumplimiento a los requisitos transversales de todos los sistemas que conforman el SGI y en cada numeral a los requisitos específicos por sistema según aplique.

Esta política contiene los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y fue aprobada por los líderes de los sistemas que integran el SGI.

2. OBJETIVO Establecer directrices para la implementación, sostenibilidad y mejora del SGI como herramienta clave que apoya el direccionamiento estratégico y el cumplimiento de los objetivos institucionales.

3. ALCANCE Es aplicable a todas las sedes, los procesos, subprocesos, actividades, servicios, unidades móviles y demás escenarios donde se desarrollen las actividades del Instituto, incluyendo al personal vinculado de forma directa e indirecta, así como a los visitantes y entes de control que debido al cumplimiento de sus funciones compartan, utilicen, recolecten, procesen, intercambien o consulten información institucional.

Incluye los Sistemas de Gestión de: Calidad, Ambiental, Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Gestión Documental y Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos.Sistema de Gestión Integrado

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Seguridad de la Información, Gestión Documental y Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos.Sistema de Gestión Integrado

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4. ROLES Y RESPONSABILIDADES  Líderes de sistemas que conforman el SGI – Alta Dirección ▪ Aprobar la Política del Sistema de Gestión Integrado.

 Líderes de procesos en sede central y directores territoriales: ▪ Socializar la política del Sistema de Gestión Integrado a los servidores públicos y contratistas. ▪ Liderar su implementación y cumplimiento al interior de los procesos y/o direcciones territoriales a cargo.

 Oficina Asesora de Planeación: ▪ Presentar a la Alta Dirección (líderes de los sistemas que conforman el SGI), la revisión periódica de la política del Sistema de Gestión Integrado – SGI. ▪ Articular la implementación y seguimiento al cumplimiento de la política del SGI. ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente de los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental.

 Secretaría General - Subdirección de Talento Humano: ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Secretaría General - Subdirección Administrativa y Financiera: ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente del Sistema de Gestión Documental.

 Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones:

 Secretaría General - Subdirección Administrativa y Financiera: ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente del Sistema de Gestión Documental.

 Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones: ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente del Sistema de Seguridad de la Información.

 Dirección de Gestión de Información Geográfica:  Subdirección de Agrología – Laboratorio Nacional de Suelos - LNS ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente de Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos.

 Facilitadores del Sistema de Gestión Integrado: ▪ Generar las estrategias para divulgar la política del SGI. ▪ Facilitar y apoyar la divulgación e implementación de la política del SGI.

 Oficina de Control Interno: ▪ Evaluar y realizar el seguimiento al cumplimiento de la Política del Sistema de Gestión Integrado. ▪ Liderar la implementación y seguimiento a la política del SGI en el componente del Sistema de Control Interno.

 Servidores públicos y contratistas del IGAC: ▪ Seguir los lineamientos y controles establecidos por la entidad, para garantizar el cumplimiento de la Política del Sistema de Gestión Integrado. ▪ Adelantar las actividades requeridas que permitan la implementación y el cumplimiento de la política del SGI.Sistema de Gestión Integrado

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1  Externos

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1  Externos ▪ Los proveedores, operadores, entes de control y terceros deben seguir los lineamientos y controles establecidos por la entidad, para garantizar el cumplimiento de la política del Sistema de Gestión Integrado.

5. DESARROLLO 5.1 DECLARACIÓN GENERAL DE LA POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO – SGI El Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC es una entidad dedicada a la producción, suministro, difusión y comercialización de información y conocimiento en materia geográfica (catastral, geodésica, cartográfica y agrológica) y tecnologías espaciales p ara el Sistema de Administración del Territorio - SAT, incluyendo la regulación, habilitación y prestación del servicio catastral. Para el cumplimiento de este propósito, el IGAC se encuentra comprometido con:

1. Cumplir con las disposiciones legales, técnicas y otros requisitos, el mejoramiento continuo de los procesos, la asignación de recursos necesarios para el óptimo funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado-SGI, la mejora en la infraestructura física y tecnológica, la aplicación de mejores prácticas profesionales y el análisis del entorno y sus cambios, con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, la prestación de bienes y servicios que cumplan con las necesidades y las expectativas de los usuarios, partes interesadas o grupos de interés, a partir del cumplimiento de los requisitos, la estandarización, el control y mejora continua de los procesos del SGI.

objetivos institucionales, la prestación de bienes y servicios que cumplan con las necesidades y las expectativas de los usuarios, partes interesadas o grupos de interés, a partir del cumplimiento de los requisitos, la estandarización, el control y mejora continua de los procesos del SGI.

2. Promover la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación, manejo adecuado de los recursos naturales, mitigando los impactos ambientales negativos y promoviendo los impactos ambientales positivos generados en el desempeño de los procesos , actividades, productos y/o servicios.

3. Prevenir la ocurrencia de enfermedades laborales y accidentes de trabajo a través de la identificación de peligros, la evaluación y valoración de los riesgos y el establecimiento de los respectivos controles. Así como, promover y mantener una cultura de seguridad y salud en el trabajo que contribuya a la protección y promoción del bienestar físico y mental de las personas vinculadas a la entidad.

4. Aplicar el autocontrol, autorregulación y autogestión, para el mejoramiento de la gestión institucional y en consecuencia el logro de los objetivos estratégicos y del SGI, el reporte de la información y el cumplimiento normativo, así como de la política de control interno del MIPG.

5. Cumplir con la protección de la privacidad de los datos personales de los ciudadanos, la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y no repudio de la información y activos, de sus clientes y partes interesadas o grupos de interés, para hab ilitar el desarrollo de la misión institucional, en un ambiente controlado de riesgos de la información, mitigando así incidentes de seguridad de la información y dando cumplimiento a los requisitos legales. La información es un activo primordial en la prestación de los servicios a la ciudadanía y la toma eficiente de decisiones,

institucional, en un ambiente controlado de riesgos de la información, mitigando así incidentes de seguridad de la información y dando cumplimiento a los requisitos legales. La información es un activo primordial en la prestación de los servicios a la ciudadanía y la toma eficiente de decisiones, razón por la cual existe un compromiso expreso hacia la protección de las propiedades más significativas como parte de la estrategia orientada a la continuidad del negocio, la administración de riesgos asociados a la seguridad y privacidad de la información y seguridad digital y la consolidación de una cultura de seguridad de la información.

6. Salvaguardar la información, garantizando su integridad y el acceso a los documentos, atendiendo los procesos archivísticos, los procedimientos de conservación y el uso de tecnologías adecuadas para la gestión documental, con la participación de los servidores públicos y la implementación de buenas prácticas que contribuyan al mejoramiento continuo del acceso a la información de la entidad por los usuarios internos y externos, mediante la implementación de lineamientos que permitan constantemente orientar a los procesos del Instituto en el correcto manejo de los documentos producidos en el desarrollo de su gestión, de conformidad con las normas archivísticas emitidas por Archivo General de la Nación.

7. Promover el conocimiento y el cumplimiento de la norma NTC ISO/IEC 17025, las buenas prácticas profesionales y la garantía del ofrecimiento del servicio de análisis químicos, físicos, mineralógicos ySistema de Gestión Integrado

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VERSIÓN: 1 biológicos de suelos, tejido vegetal, compost y agua para riego, acorde con los métodos

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VERSIÓN: 1 biológicos de suelos, tejido vegetal, compost y agua para riego, acorde con los métodos establecidos y los requisitos de los clientes. Así mismo, el LNS se encuentra comprometido con el desarrollo de una operación analítica con los más altos estándares de calidad, con el fin de asegurar la validez y confiabilidad de los resultados analíticos emitidos, manteniendo la imparcialidad y confidencialidad de la información que así lo requiera. (Las políticas establecidas en la norma NTC ISO/IEC 17025 se encuentran documentadas por parte del LNS en el “Manual operativo MIPG – SGI”).

5.2 ESTRATEGIAS Son estrategias para el desarrollo de la política del Sistema de Gestión Integrado, las siguientes:  Mejora Continua: Adelantar acciones de mejora o correctivas acorde al seguimiento y evaluación.  Planificación: Adoptar los planes de trabajo anuales para cada uno de los sistemas que permitan el cumplimiento de la política y los requisitos del SGI.  Revisión de la política: Esta política tendrá que ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, será actualizada acorde con los cambios de la normatividad del SGI o los sistemas que lo conforman. Es decir, en materia de Sistema de Gestión de la Calidad, de Gestión Ambi ental, de Control Interno, de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), de Seguridad de la Información, de Gestión Documental, Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos o en otros ámbitos del IGAC.  Seguimiento y Evaluación: Realizar actividades de autocontrol por parte de los responsables de los

Documental, Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos o en otros ámbitos del IGAC.  Seguimiento y Evaluación: Realizar actividades de autocontrol por parte de los responsables de los procesos, así como la evaluación independiente por parte de la Oficina de Control Interno.  Socialización: Dar a conocer la Política del Sistema de Gestión Integrado al personal del Instituto y visitantes, a las partes interesadas o grupos de interés, a través de los diferentes mecanismos de comunicación que posee el IGAC.

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN 23/11/2023  Se adopta como versión 1 debido a la actualización de la Cadena de Valor en Comité Institucional de Gestión y Desempeño del 3 de marzo del 2023, nuevos lineamientos frente a la generación, actualización y derogación de documentos del SGI.  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación , del subproceso Gestión de procesos.  Se actualiza la política “Sistema de Gestión Integrado”, código PL-SGI-01, versión 2, a política del mismo nombre, código PL-PRC-02, versión 1.  Se ajusta la redacción del objetivo de la política del SGI.  En roles y responsabilidades se establece la aprobación de la Política del SGI a cargo de los líderes de los sistemas que conforman el SGI, ya que hacen parte de la Alta Dirección.  Se ajusta la primera parte de la declaración general de la política del Sistema de Gestión Integrado SGI, incluyendo los procesos misionales que conforman la cadena de valor vigente.  Se actualiza por 2022 la norma vigente 27001, relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información.  Se revisa y actualiza el documento en su totalidad.

de valor vigente.  Se actualiza por 2022 la norma vigente 27001, relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad de la información.  Se revisa y actualiza el documento en su totalidad. 1 16/06/2022  Hace parte del proceso Direccionamiento Estratégico y Planeación del subproceso Gestión del SGI.  Se actualiza la política “Sistema de Gestión Integrado”, código PL-SGI-01, versión 1, a política del mismo nombre, código PL-SGI-01, versión 2.  Se revisa y se actualiza el contenido técnico de la política.  Se ajusta a lineamientos de los subsistemas establecidos en el alcance del presente documento.  Esta política es aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en la sesión del día 16 de junio del 2022. 2Sistema de Gestión Integrado

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ACTUALIZÓ ACTUALIZÓ ACTUALIZÓ ACTUALIZÓ

Nombre: Equipo de profesionales SGI

Cargo: Oficina Asesora de

Planeación. Sistema de Gestión de Calidad

Nombre: Daniel Alejandro Velásquez

Pira

Cargo: Contratista

Oficina Asesora de Planeación. Sistema de Gestión Ambiental

Nombre: Yesid Orlando Cortes

Sarmiento

Cargo: Contratista

Provisional Subdirección de Talento Humano Sistema de Gestión de

Planeación. Sistema de Gestión Ambiental

Nombre: Yesid Orlando Cortes

Sarmiento

Cargo: Contratista

Provisional Subdirección de Talento Humano Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Nombre: Laura Carolina Pedroza Arias

Cargo: Contratista

Subdirección Administrativa y Financiera. Sistema de Gestión Documental.

REVISÓ TÉCNICAMENTE REVISÓ

METODOLÓGICAMENTE APROBÓ APROBÓ

Nombre: Carlos Rafael González

Contreras.

Cargo: Contratista.

Oficina Asesora de Planeación.

Nombre: Marcela Yolanda Puentes

Castrillón

Cargo: Profesional.

Oficina Asesora de Planeación.

Nombre: Fabián Eduardo Camelo

Sánchez

Cargo: Jefe.

Oficina Asesora de Planeación. Líder sistema SGC y SGA.

Nombre: Gloria Marlén Bravo

Guaquetá

Cargo: Subdirectora.

Subdirección de Talento Humano Líder sistema SGSST.

APROBÓ APROBÓ APROBÓ APROBÓ

Nombre: Perla Yadira Rojas Martínez.

Cargo: Directora.

Dirección de Tecnologías de la información y Comunicaciones. Líder Sistema SGSI.

Nombre: Ricardo Fabián Siachoque

Bernal.

Cargo: Subdirector.

Subdirección de Agrología. Líder Sistema LNS.

Nombre:

la información y Comunicaciones. Líder Sistema SGSI.

Nombre: Ricardo Fabián Siachoque

Bernal.

Cargo: Subdirector.

Subdirección de Agrología. Líder Sistema LNS.

Nombre: Natalia Elizabeth Plata

Peñafort

Cargo: Planta.

Subdirección Administrativa y Financiera. Líder Sistema SGD.

Nombre: Esperanza Garzón

Cargo: Jefe.

Oficina de Control Interno (e). Líder Sistema de Gestión de Control Interno.