INPEC - Informe de Auditoria a CPAMSGI Giron 2022

Calle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1536 cinterno@inpec.gov.co Página 1 de 2

PA-DO-G01-F02 V02

8150OFICI

Bogotá, D.C. 02 de agosto de 2022

Doctor

JORGE ALBERTO CONTRERAS GUERRERO

Director Cpams Girón KM 14 vía Zapatoca Vereda Palogordo dirección.epamsgiron@inpec.gov.co

Asunto: Notificación Informe de auditoría de gestión CPAMS Girón

Cordial Saludo:

Comedidamente me permito entregar el informe definitivo de la auditoría realizada en la CPAMS Girón, del día 13 de junio al día 17 de junio del presente, esto con el fin, de que realicen las acciones de mejora tendientes a corregir y fortalecer la gestión analizada durante la presente auditoria, por lo tanto, es necesario elaborar el PLAN DE MEJORAMIENTO de los hallazgos evidenciados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este informe de auditoría, remitiendo el plan de mejoramiento en el formato que la Oficina Asesora de Planeación dispus o para tal fin, una vez sea revisado por la Oficina de Control Interno, este se enviará vía correo electrónico para que se hagan los ajustes a que haya lugar. Luego de realizar los ajustes y al ser avalado la oficina procederá a cargar la auditoría y los h allazgos en ISolucion para que el Establecimiento y los Procesos involucrados carguen en el mismo las actividades de mejora.

Agradezco su gestión y oportuna respuesta.

Cordialmente,

ALEXIS KATERINE BASTIDAS ESTRADA

mejora.

Agradezco su gestión y oportuna respuesta.

Cordialmente,

ALEXIS KATERINE BASTIDAS ESTRADA Responsable Oficina de Control interno INPEC (e)

CON COPIA A LOS PROCESOS :

Ingeniera ADRIANA CETINA HERNANDEZ Jefe oficina de Sistemas de Información – Hallazgo CompartidoCalle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1536 cinterno@inpec.gov.co Página 2 de 2

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Doctora YAQUELINE TORRES

Directora de Gestión Corporativa - Hallazgo Compartido

Doctora LUZ MIRIAM TIERRADENTRO CACHAYA

Subdirección de Talento Humano - Hallazgo Compartido

Para conocimiento:

Doctora JOHANNA MILENA ROJAS BUSTOS

Directora Regional Oriente (E)

Anexo: Informe en ciento quince folios (115)

Revisado por: Alexis Katerine Bastidas Estrada - Responsable Oficina de Control interno INPEC (e) Elaborado por: Equipo auditor Fecha de elaboración: 02 de agosto de 20221 PV-CI-P01-F04 V02

1. NOMBRE DEL

LUGAR/DEPENDENCIA O PROCESO: Cárcel y Penitenciaria con Alta y Mediana Seguridad de Girón

2. RESPONSABLE: Dr. Jorge Alberto Contreras Guerrero

3. AUDITOR LIDER: Andrea Gamboa Ortiz

4. EQUIPO AUDITOR Jinny Andrea García – Gestión Financiera

Alexis Katerine Bastidas Estrada - Gestión del Talento

Girón

2. RESPONSABLE: Dr. Jorge Alberto Contreras Guerrero

3. AUDITOR LIDER: Andrea Gamboa Ortiz

4. EQUIPO AUDITOR Jinny Andrea García – Gestión Financiera

Alexis Katerine Bastidas Estrada - Gestión del Talento Humano Ismael Humberto Novoa C. - Seguridad Penitenciaria y Atención y Tratamiento Jenny Paola Ramos Ramos - Tratamiento Penitenciario y Directrices Jurídicas Régimen Penite nciario y Carcelario Joan Alonso Mora Márquez - Derechos Humanos y Atención al Cliente; y Atención Social Andrea Gamboa Ortiz - Logística y Abastecimiento; y gestión documental

5. FECHA DE LA AUDITORIA: Del 13 de junio al 17 de junio de 2022

6. Objetivo

Evaluar el sistema de control interno en el cumplimiento de la función misional y legal de los procesos de Derechos Humanos y atención al cliente, seguridad penitenciaria y carcelaria, atención social, tratamiento penitenciario, directrices jurídi cas del régimen penitenciario, gestión de talento humano, logística y abastecimiento, gestión financiera y gestión documental.

7. Alcance • Gestión Humana: Situaciones Administrativas, COPASST, Decisiones Médico Laborales, Ausentismo Laboral. • Se verifica el cumplimiento de las Normas Constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables a los procesos; se evaluará el desempeño del proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales durante el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2021 a mayo de 2022. • Se verifica el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los

proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales durante el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2021 a mayo de 2022. • Se verifica el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre la gestión y la articulación con las partes interesadas. • Gestión financiera : Decomisos, Viáticos combustible y Funcionarios en comisión, Conciliaciones bancarias, Depuración de cuentas contables y Ejecución presupuestal.

INFORME DE AUDITORIA2 PV-CI-P01-F04 V02

8. Criterios Utilizados

Constitución Política Nacional de 1991.

Leyes: Ley 1952 de 2019, Ley 1474 de 2011, Ley 1150 de 2007, Ley 80 de 1993, Ley 594 de 2000, Ley 1755 de 2015, Ley 610 de 2000, Ley 1709 de 2014, Ley 599 de 2000, Ley 55 de 1985, Ley 65 de 1993, Ley 87 de 1993.

Decretos: Decreto 1042 de 1978, Decreto 407 de 1994, Decreto 1295 de 1994, Decreto 1082 de 2015, Decreto 4151 de 2011.

Resoluciones: Resolución No. 003263 del 29 de abril de 2021, Resolución No. 2727 del 22 de mayo de 2006, Resolución No. 002025 del 07 de junio de 2019, Resolución No. 00378 del 17 de febrero de 2017, Resolución 6349 de 2 016, Resolución 7302 de 2005, Resolución

de mayo de 2006, Resolución No. 002025 del 07 de junio de 2019, Resolución No. 00378 del 17 de febrero de 2017, Resolución 6349 de 2 016, Resolución 7302 de 2005, Resolución 4105 de 1997, Resolución 5964 de 1998, 4443 de 2014, Resolución 003670 del 9 de septiembre de 2011, Resolución No 3190 de 2013, Resolución 762 del 20 de marzo de 2019.

Circulares: Circular 004 de 2003 Departamento Administrativo de la Función Pública

Archivo General de la Nación.

Directivas: Directiva permanente 000021 del 3 de diciembre de 2013.

Otros: Plan de Bienestar e Incentivos Institucional, Código PA -TH-PN05 V3, Procedimiento Evaluación de Evento de Salu d por Medicina Laboral – ESMEL, Código PA -TH-P01 V2, Procedimiento para la Entrega del Puesto de Trabajo, Código PA -TH-P28 V1, Formato PATH-P28-F01 Acta de Entrega del Puesto de Trabajo, Procedimiento para el Reporte de Incapacidades por Enfermedad Genera l, Laboral, Accidentes de Trabajo y Licencias Médicas PA-TH-P17-V1, Manual de contratación INPEC código: PA -LA-M03, Manual de la Modalidad M-MSMC-02, de Selección de Mínima Cuantía, Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco para la adquisición de Productos y Servicios Google, Procedimiento mantenimiento y control de automotores PA -22-016-02, Acuerdo 042 Archivo General de la Nación, Manual de Gestión Documental del INPEC, PAVirtual del Estado Colombiano a través del Acuerdo Marco para la adquisición de Productos y Servicios Google, Procedimiento mantenimiento y control de automotores PA -22-016-02, Acuerdo 042 Archivo General de la Nación, Manual de Gestión Documental del INPEC, PADO-MO1, Proceso PA -DO-P11 V1, organiz ación documental de las historias laborales, Acuerdo 060 de 2001, Seguimiento y Control al Suministro de Alimentación PM -AS-P01 V3, anexos PM -AS-P03-F03 V01 Listado de PPL; formato PM -AS-P03-F01 Atención Médica, procedimiento PM-AS-P03 Atención en Salud, procedimiento de atención al ciudadano PMDA-P04, comunicaciones internas con radicado: 2020IE0023868 del 11 de enero de 2020 y

2020IE0086541 del 21 de mayo del 2020: Uso obligatorio del aplicativo GESDOC y digitalización de las comunicaciones oficiales; Ra dicado 2020IE0102896 del 17 de junio de 2020, Prisión y detención domiciliaria para persona privada de la libertad - Código: PM-DJP03 V1, Guía para conformar el folder de evidencias de la PPL Código: PM -DJ-G04, Procedimiento para la evaluación, selección, asignación, seguimiento y certificación de actividades CÓDIGO: PM -TP-P03, Operatividad del consejo de evaluación y tratamientoCET Código: PM -TP-P07, Procedimiento PA -GF-P014 Depuración Cuentas Contables, Cronograma proyecto depuración de cuentas del balance emana por la Dirección de Gestión3 PV-CI-P01-F04 V02

Corporativa – Grupo Contable, Formato PA -GF-P07-V01_Conciliaciones_Bancarias,

Cronograma proyecto depuración de cuentas del balance emana por la Dirección de Gestión3 PV-CI-P01-F04 V02

Corporativa – Grupo Contable, Formato PA -GF-P07-V01_Conciliaciones_Bancarias, Procedimiento PA -GF-P09 V01 Conciliaciones Bancarias, formato PA -GF-P08-F01 V01 autorización comisión de servicios o desplazamiento para pers onal de planta y contrato reconocimiento viáticos y gastos de viaje o modificación ,formato PA -GF-P08-F02 V01 "liquidación de viáticos y gastos de viaje comprobante de pago, Procedimiento PA -GFP08 reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje Versión 3. Resolución 4443 del 20 de noviembre de 2014, Acuerdo 010 de 2004, Proceso de Seguridad Penitenciaria y Carcelaria PM-SP-M02 del 31/03/2016, Manual para los Servicios de Seguridad en ERON PM -SP-G05 V2 del 18/03/2019 - PM-SP-G09 V1 del 28/03/2019 - manual para elaborar el plan de defensa y de seguridad en los establecimientos de reclusión del orden nacional código: PMSP-M11 y código: PM -SP-M10; Guía para la administración de actividades productivas PMTP-P01 Versión 01 Creación, fortalecimiento y actual ización y gestión de actividades productivas bajo la modalidad de administración directa, PM -TP-P05 V2 guía para la administración de llaves código PM -SP-G05 versión 3 , manual de material de defensa y municiones código PA -LA-M01 de marzo de 2019, procedimiento para el correcto aislamiento de personas privadas de la libertad en unidad de tratamiento especial de los establecimientos de reclusión código PM-SP-P07 de fecha 28 de enero de 2022.

municiones código PA -LA-M01 de marzo de 2019, procedimiento para el correcto aislamiento de personas privadas de la libertad en unidad de tratamiento especial de los establecimientos de reclusión código PM-SP-P07 de fecha 28 de enero de 2022.

9. Aspectos Positivos • Buena disposición con el equipo auditor por parte de los responsables de las áreas auditadas. • Se observó en los funcionarios auditados del CPAMS Girón, la intención de efectuar los correctivos del caso a las debilidades evidenciadas por parte del equipo auditor. • Se generaron espacios dentro de su jornada laboral, para retroalimentar las observaciones y requerimientos de los auditores.

10. Hallazgos y/o Observaciones

PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

HALLAZGO No. 1

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EN EL CUMPLIMIENTO DE LA JORNADA LABORAL AS IGNADA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE L ESTABLECIMIENTO DE

GIRÓN - HALLAZGO ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Al realizar la verificación del cumplimiento de la jornada laboral se encontró que el Establecimiento de Girón, no cuenta con un Sistema de control de acceso biométrico que le facilite la emisión de reportes con la información de ingreso y salida de los funcionarios del establecimiento (fecha y hora). Por tanto, no se dispone de reportes personalizados de cada uno de los funcionarios, que les permita realizar seguimiento al cumplimiento de la jornada laboral. Para el ingreso d el personal al Establecimiento utilizan el aplicativo Visitor, donde pasan el carnet y registran el ingreso y la salida. Es importante mencionar que el sistema

uno de los funcionarios, que les permita realizar seguimiento al cumplimiento de la jornada laboral. Para el ingreso d el personal al Establecimiento utilizan el aplicativo Visitor, donde pasan el carnet y registran el ingreso y la salida. Es importante mencionar que el sistema visitor del establecimiento presenta fallas permanentemente por mal servicio de internet.4 PV-CI-P01-F04 V02

Además, Se solicitó a los funcionarios que laboran en el área de talento humano informar cual es el seguimiento que realizan al cumplimiento de la jornada laboral, recibiendo co mo respuesta que el área no llevan un control a esta situación.

Respecto al personal de CCV, el establecimiento utiliza un libro de servicios, administrado por el comandante asignado a cada compañía. De este modo se solicita al comandante de la compañía de turno Bolívar la minuta de asignación de servicios, donde se encontró que la misma no está firmada por el personal como se puede observar en las Imágenes No. 1, 2 y 3, más si relacionan en ella los funcionarios que se encuentran en vacaciones y en compensatorio.

Imagen No. 1: Minuta de asignación de servicios Compañía Bolívar.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Bolívar.5 PV-CI-P01-F04 V02

Imagen No. 2: Minuta de asignación de servicios Compañía Bolívar.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Bolívar.

Imagen No. 3: Minuta de asignación de servicios Compañía Bolívar

Fuente: Libro de servicio de la compañía Bolívar.6 PV-CI-P01-F04 V02

Asimismo, es importante mencionar que la jornada laboral del establecimiento es de 7:00 am

Fuente: Libro de servicio de la compañía Bolívar.6 PV-CI-P01-F04 V02

Asimismo, es importante mencionar que la jornada laboral del establecimiento es de 7:00 am a 4:00 pm , así como lo cita el a rtículo 1°. Jornada l aboral flexible , de la resolución No. 003263 del 29/04/2021.

Por lo anterior, se evidencia un incumplimiento por parte de la dirección de Girón, a las Directrices para el cumplimiento del horario laboral, establecidas en la Resolución No. 2727 del 22 de mayo de 2006:

“Artículo Quinto: Es deber de los funcionarios del INPEC registrar la hora de entrada a laborar, así como la salida, de igual manera lo correspondiente al turno de almuerzo.

Artículo Sexto: Los retardos o ausencias durante la jornada laboral deberán justificarse por el funcionario ante el respectivo jefe inmediato.

Los jefes inmediatos llevarán el control de horario de los funcionarios a su cargo, de la misma manera y si amerita se pasará a la Oficina de Control Único Disciplinario para la respectiva investigación”.

Así mismo la mencionada resolución destaca lo siguiente:

“…es de obligatorio cumplimiento el horario de trabajo para el personal de planta, dedicando la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones que le han sido encomendadas…”.

Del mismo modo, no se da cumplimiento, en cuanto a la procedencia de establecer un control de horario mediante un dispositivo de lectura biométrica; el Decreto 1042 de 1978, señala que corresponde al jefe respectivo de ca da entidad, establecer el horario de trabajo

Del mismo modo, no se da cumplimiento, en cuanto a la procedencia de establecer un control de horario mediante un dispositivo de lectura biométrica; el Decreto 1042 de 1978, señala que corresponde al jefe respectivo de ca da entidad, establecer el horario de trabajo e implementar los mecanismos necesarios para que esta jornada laboral sea cumplida de acuerdo con lo expresado en la ley.

De otra parte, la Resolución No. 003263 de 2022 establece:

“ARTÍCULO 7° REGISTRO DE CUM PLIMIENTO DE HORARIO. Los jefes de dependencia establecerán mecanismos de control de entrada y salida utilizando herramientas tecnológicas…”.

Aunado a lo anterior, el artículo 38 de la Ley 1952 de 2019 establece en sus numerales 3 y 12, los siguientes deberes de los servidores públicos:

“3. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que impliqu e abuso indebido del cargo o función. (...)

12. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales…”

Por lo tanto, se evidencia que la información registrada en el visitor registro de ingreso y salida, así como de los libros de cada compañía, no se ajustan a lo normado; Se estableció la presunta ausencia de un efectivo análisis, control, seguimiento y monitoreo de manera7 PV-CI-P01-F04 V02

adecuada y oportuna de la información relacionada con el ingreso y salida de servidores

la presunta ausencia de un efectivo análisis, control, seguimiento y monitoreo de manera7 PV-CI-P01-F04 V02

adecuada y oportuna de la información relacionada con el ingreso y salida de servidores públicos del establecimiento, cuyo sistema de información deficiente conlleva a tomar decisiones erróneas que no corresponde a la realidad institucional, debilitando los controles y la integración de las actividades que atañen a la misionalidad del centro de reclusión.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO AL INFORME

PRELIMINAR

Al revisar la respuesta del Establecimiento de Girón al Informe preliminar mediante radicado 2022IE0145396 del 18/07/2022, así c omo también la carpeta drive, se encontró que el Establecimiento luego de realizada la auditoria por la OFICI, implementó acciones de mejora, sin embargo, estas fueron posteriores a la visita, por lo tanto, la misma no desvirtúan el hallazgo y se crea la n ecesidad de elaborar un plan de mejoramiento que les permita subsanar lo encontrado.

RIESGO

Una vez se procede a revisar el Mapa de Riesgos institucional, se pudo evidenciar que no existe un riesgo literal o asociado a la situación enunciada en el prese nte hallazgo, si bien el equipo auditor no es partidario de crear riesgos ante cualquier incumplimiento evidenciado durante una auditoria, si llamamos la atención en el sentido de evaluar el impacto que un incumplimiento de estos genera al interior de la E ntidad y que tiene relación directa con la jornada laboral fijada para los servidores públicos del instituto.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda a la Dirección del Establecimiento, continua implementando acciones que les

incumplimiento de estos genera al interior de la E ntidad y que tiene relación directa con la jornada laboral fijada para los servidores públicos del instituto.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda a la Dirección del Establecimiento, continua implementando acciones que les permita realizar un seguimiento permane nte al registro de entrada y salida del personal al establecimiento en el sistema visitor, en el caso de que este dejara de funcionar por cualquier motivo, deberán implementar acciones que les permita controlar el cumplimiento del horario laboral, asimismo a los comandantes de cada compañía se les sugiere llevar los libros de servicio de manera correcta y que en ella los funcionarios del CCV firme la asignación del servicio.

HALLAZGO No. 2

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EN LA AUTORIZACIÓN DE PERMISOS

REMUNERADOS A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTABLECIMIENTO DE GIRON

- HALLAZGO ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Con el objetivo de verificar el cumplimiento por parte del establecimiento de Girón, de los lineamientos existentes, así como de los cont roles sobre la administración del recurso humano, se realizó la revisión en las historias laborales del formato autorización y control de8 PV-CI-P01-F04 V02

permisos, para lo cual se seleccionó d iecisiete (17) fu ncionarios administrativos y tres (3) funcionarios de CCV, encontrando las siguientes novedades:

1. En algunos permisos los funcionarios n o señalan el motivo de la solicitud, ni firman el formato.

2. No adjuntan al permiso el documento anexo.

3. Algunos permisos, se encuentran sin visto bueno del jefe inmediato, ni firma de l Director del establecimiento.

formato.

2. No adjuntan al permiso el documento anexo.

3. Algunos permisos, se encuentran sin visto bueno del jefe inmediato, ni firma de l Director del establecimiento.

4. El formato de permisos no se encuentra alineado con el resto de documentación que conforman la carpeta, como lo menciona el manual de Gestión Documental.

5. Existen formatos de solicitud de permiso de compensatorio disfrutados durante la presente vigencia, por concepto de compensatorios de la vigencia 2021, así mismo autorizaciones en la vigencia 2021 de compensatorios correspondientes a la vigencia 2019 y 2020.

Situaciones que se pueden observar en las siguientes imágenes.

Imagen No. 4: Formato autorización y Control de Personal.

Fuente: Formato tomado de la historia laboral del funcionario.9 PV-CI-P01-F04 V02

Imagen No. 5: Formato autorización y Control de Personal.

Fuente: Formato tomado de la historia laboral del funcionario.

Imagen No. 6: Formato autorización y Control de Personal.

Fuente: Formato tomado de la historia laboral del funcionario.10 PV-CI-P01-F04 V02

Lo anterior, evidencia un presunto incumplimiento de la r esolución No. 002025 del 07 de junio de 2019, “Por medio de la cual se delegan unas competencias”, establece:

“ARTÍCULO 2.6. Permiso Acuerdo Sindical. Delegar en los jefes de Oficina Asesora, jefes de Oficina, directores operativos, directores técnicos, subdirectores técnicos y subdirectores operativos, directores regionales y directores de establecimientos de reclusión el otorgamiento de los permisos establecidos por acuerdo sindical vigente de

de Oficina, directores operativos, directores técnicos, subdirectores técnicos y subdirectores operativos, directores regionales y directores de establecimientos de reclusión el otorgamiento de los permisos establecidos por acuerdo sindical vigente de los funcionarios a su cargo . Dichos permisos deben ser disfrutados dentro de cada vigencia y no deben ser acumulables con otras situaciones administrativas.

Parágrafo. Los permisos concedidos por los delegatarios deberán ser registrados para el debido control y seguimiento en el formato establecido para tal fin y los reportes mensuales individuales deberán reposar en la hoja de vida del funciona rio”. (Subrayado fuera de texto)

De acuerdo con las normas transcritas, se puede concluir que uno de los deberes de los servidores públicos es dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas; no obstante, dentro de las excepciones a esa regla general se encuentra precisamente la de obtener los permisos y licencias que requiera el servidor público.

De ahí que, en el caso de los permisos, la administración tiene la potestad de estudiar su solicitud, de considerarlo pertinente y en caso de no afectar la prestación del servicio, podrá otorgarlo; ello quiere decir, que el permiso se encuentra supeditado a dos condiciones: por un lado, que la administración encuentre justificado el concederlo y, por otra parte, que con el permiso no se afecte la prestación del servicio a cargo de la entidad.

La falta de seguimiento y control en la autorización de permisos a los servidores públicos, por parte del director del establecimiento, obedece a un presunto incumplimiento al actual Plan de Bienestar e Incentivos Institucional, Código PA -TH-PN05 V3, y al artículo 29 del Decreto 407 de 1994.

por parte del director del establecimiento, obedece a un presunto incumplimiento al actual Plan de Bienestar e Incentivos Institucional, Código PA -TH-PN05 V3, y al artículo 29 del Decreto 407 de 1994.

La situación presentada mediante el presente hallazgo trae como consecuencias, ausentismo laboral, apertura de procesos disciplinarios , aumento de la carga laboral en los demás funcionarios, afectación del clima organizacional y pagos por labores no realizadas.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO AL INFORME

PRELIMINAR

En respuesta al informe preliminar se encontró : Oficio de socialización al comandante de vigilancia, suboficiales y comandantes de compañía del formato autorización de permisos el día 25/05/2022 y formato de permiso correctamente diligenciado con sus soportes de día 30/06/2022. De lo anterior se puede concluir que los soportes no desvirtúan el hallazgo teniendo en cuenta que, si bien el establecimiento realizo socialización en el mes de mayo a la fecha de la auditoria se continúa presentando debilidades, además es importante mencionar que las acciones implementadas por el establecimiento fueron posteriores a la auditoria, así las cosas, el hallazgo se confirma teniendo el establecimiento que elaborar un plan de mejoramiento.11 PV-CI-P01-F04 V02

RIESGO

En revisión realizada al Mapa de Riesgos institucional, se pudo eviden ciar que no existe un riesgo literal o asociado a la situación enunciada en el presente hallazgo. Sin embargo, se crea la necesario de evaluar el impacto que la falta de control de los permisos genera al interior de la Entidad y que tiene relación directa con ausentismo laboral.

riesgo literal o asociado a la situación enunciada en el presente hallazgo. Sin embargo, se crea la necesario de evaluar el impacto que la falta de control de los permisos genera al interior de la Entidad y que tiene relación directa con ausentismo laboral.

RECOMENDACIÓN

Se recomienda al establecimiento mayor control con la autorización de permisos, recordar a los funcionarios la importancia que tiene el correcto diligenciamiento del formato y el anexo que justifique lo solicitado.

Asimismo, se recomienda a los responsables de las áreas, comandante de vigilancia y comandantes de compañías seguir las recomendaciones realizadas por la auditoria, en el caso que el permiso no se encuentre autorizado por el Jefe Inmediato pasar los resp ectivos informes de ausentismo.

HALLAZGO No. 3

DEBILIDAD EN EL SEGUIMIENTO AL PROCEDIMEINTO EVALUACIÓN DE EVENTO DE

SALUD POR MEDICINA LABORAL RELACIONADO CON LAS DECISIONES MEDICO

LABORALES VENCIDAS - HALLAZGO ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Como resultado de la revisión realizada a la información aportada por el Área de Gestión Humana, así como l o verificado con el funcionario responsable del SG -SST del establecimiento de Girón, se evidenció que existen un total de cincuenta y seis (56) funcionarios con Decisiones Médico Laborales en el establecimiento de los cuales veinte (20) se encuentran vencidas desde la vigencia 2021 y lo que va corrido del 2022 , como se evidencia en el Cuadro No. 1.

Cuadro No. 1: Decisiones Médico laborales Vencidas

No.

CEDULA

FECHA EMISION

DML FECHA

evidencia en el Cuadro No. 1.

Cuadro No. 1: Decisiones Médico laborales Vencidas

No.

CEDULA

FECHA EMISION

DML FECHA VENCIMIENTO DML DIAGNOSTICO 14 91.110.703 16 7 2020 16 4 2021 Respiratorio Psiquismo Cardiovascular 15 91.539.807 18 1 2021 18 12 2021 Psiquismo 16 1.102.350.975 21 6 2021 21 4 2022 Cardiovascular Digestivo 17 91.348.175 4 1 2021 4 10 2021 Endocrino Linfático 18 91.352.184 1 12 2020 1 12 2021 Psiquismo 19 36.288.959 17 6 2021 17 12 2021 Osteoarticular Psiquismo 20 1.102.363.470 23 2 2021 23 12 2021 Psiquismo Fuente: Información Suministrada por el Responsable de SG-SST del Establecimiento de Girón.

Del cuadro anterior, s e pued e inferir que exis te catorce (14) funcionario con decisiones médico-laborales vencidas desde la vigencia 2021 y seis (6) de la vigencia actual. Si bien en la matriz Excel ESMEL S eguimiento a las Decisiones Medico Laborales, columna 15. Observaciones, indica que se encuentra en trámite, algunas de ellas tienen un tiempo considerable de vencimiento, lo cual demuestra un presunto incumplimiento por parte del establecimiento de Girón , en reportar oportunamente a la instancia de Control Disciplinario correspondiente, el desacato de las obligaciones en materia de Riesgos Laborales de los funcionarios con DML vencidas, de conformidad con el Decreto 1295 de 1994, artículos 22 y 91 inciso b, el cual establece

correspondiente, el desacato de las obligaciones en materia de Riesgos Laborales de los funcionarios con DML vencidas, de conformidad con el Decreto 1295 de 1994, artículos 22 y 91 inciso b, el cual establece

“Artículo 22. Obligaciones de los trabajadores.

Son deberes de los trabajadores: a) Procurar el cuidado integral de su salud; b) Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud; c) Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por l os empleadores en este Decreto; d) . Cumplir las n ormas, reglamentos e instrucciones de los programas de salud ocupacional de la empresa;

Artículo 91. Sanciones. (…)

b. Para el afiliado o trabajador. El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y determinaciones d e prevención de riesgos, adoptados en forma general o específica, y que se encuentren dentro de los programas de salud ocupacional de la respectiva empresa, que le hayan comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminación del vínculo o relaci ón laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como para los servidores públicos, previa autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, respetando el derecho de defensa…”. De lo anteriormente expuesto, se evidencia un presunto incumplimiento por parte del establecimiento de Girón, del Procedimiento Evaluación de Evento de Salud por Medicina Laboral – ESMEL, Código PA-TH-P01 V2, donde se indica:

“…Quienes presenten la instrucción en la DML de ser evaluados nuevamente, están obligados a cumplir con el requisito anteriormente mencionado y de no realizar el trámite

Laboral – ESMEL, Código PA-TH-P01 V2, donde se indica:

“…Quienes presenten la instrucción en la DML de ser evaluados nuevamente, están obligados a cumplir con el requisito anteriormente mencionado y de no realizar el trámite respectivo ante la Subdirección de Talento Humano, se les deberá iniciar una investigación en Control Interno Disciplinario, por el incumplimiento de sus obligaciones en materia de Riesgos Laborales, en los términos del Decreto 1072 del 2015 y en el decreto 1295 de 1994, articulo 22 y 91 inciso b, previa notificación que realice el área de Talento Humano de la respectiva sede, quien está en la obligación legal de solicitarlo…”.13 PV-CI-P01-F04 V02

Si bien el área de gestión humano – salud ocupacional, requirió a los funcionarios de manera formal e informal, este, no recibió respuesta favorable a lo solicitado, así las cosas, le correspondía al área tramitar el incumplimiento del funcionario ante la Oficina de Control Interno Disciplinario y no la efectuó . Situación que demuestra la inobservancia del procedimiento que determina las acciones que se deben llevar a