INPEC - INFORME DE AUDITORIA ESTABLECIMIENTO DE CARTAGENA

Calle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1120 - 1369 cinterno@inpec.gov.co

8150-OFICI Bogotá, 9 de septiembre de 2022 Coronel (RA)

FERNANDO VICENTE VILLAMIZAR DIAZ

Director CPMSC Cartagena INPEC

Asunto: Notificación Informe de auditoría de gestión al CPMSC Cartagena.

Cordial Saludo;

Comedidamente me permito entregar el informe definitivo de la auditoría realizada en la CPMSC CARTAGENA, la cual fue realizada del día 25 al 29 de julio del presente, esto con el fin de realizar las acciones de mejora tendiente s a corregir y fortalecer la gestión analizada durante la presente auditoria, por lo tanto, es necesario elaborar el PLAN DE MEJORAMIENTO de los hallazgos evidenciados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este informe de auditoría, remitiendo el plan de mejoramiento en el formato que la Oficina Asesora de Planeación dispuso para tal fin. Una vez este sea revisado por la Oficina de Control Interno, se enviará vía correo electrónico para que se hagan los ajustes a que haya lugar. Luego de realizar los ajustes y al ser avalado esta oficina procederá a cargar la auditoría y los hallazgos en el aplicativo ISolucion para que el Establecimiento y los Procesos involucrados carguen en el mismo las actividades de mejora. Agradezco su gestión y oportuna respuesta. Cordialmente;

ALEXIS KATERINE BASTIDAS ESTRADA Profesional Responsable Oficina de Control interno (e)

Copia: Doctora María Alexandra García Forero Directora Regional Norte,

Agradezco su gestión y oportuna respuesta. Cordialmente;

ALEXIS KATERINE BASTIDAS ESTRADA Profesional Responsable Oficina de Control interno (e)

Copia: Doctora María Alexandra García Forero Directora Regional Norte, Doctora Martha Isabel Gómez Mahecha Directora (E) Directora de Atención y Tratamiento.

Anexo: Informe de auditoría en (117) folios

Revisado por: Alexis Katerine Estrada Bastidas – responsable de la Oficina de Control Interno (e) Elaborado por: Jenny Paola Ramos Ramos-Coordinadora Grupo Evaluación y Seguimiento Fecha de elaboración: 9 de septiembre de 2022

Archivo: C:\Users\JRAMOSR\Documents\AUDITORIAS\AUDITORIA EMPSC CARTAGENACalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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INFORME DE AUDITORIA

1.NOMBRE DEL

LUGAR/DEPENDENCIA O

PROCESO:

Establecimiento Penitenciario de Mediana Seguridad y Carcelario de Cartagena

2. RESPONSABLE: CR. (RA) Fernando Vicente Villamizar Diaz

3. AUDITOR LIDER: Jenny Paola Ramos Ramos

4. EQUIPO AUDITOR Yair Donald Pacheco AcostaSeguridad

Penitenciaria y Carcelaria Jenny Paola Ramos RamosAtención Social y Tratamiento Penitenciario Shayra Mellyssa VargasDirectrices Jurídicas Régimen Penitenciario y Carcelario Alexis Katerine Bastidas EstradaGestión del Talento Humano Jinny Andrea García OlarteGestión Financiera German Tovar BejaranoGestión Documental

Régimen Penitenciario y Carcelario Alexis Katerine Bastidas EstradaGestión del Talento Humano Jinny Andrea García OlarteGestión Financiera German Tovar BejaranoGestión Documental

5. FECHA DE LA AUDITORIA: Del 25 al 29 de Julio de 2022

6. Objetivo

Evaluar el sistema de control interno en el cumplimiento de la función misional y legal de los procesos seleccionados, evaluar la eficiencia, la eficacia y efectividad en la gestión y las estrategias de desempeño con miras a fortalecer el sistema y promover la mejora continua.

7. Alcance

Se verifica el cumplimiento de las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables a los procesos; se evalúa el desempeño del proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales durante el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2021 al 30 de junio de 2022.

8. Criterios Utilizados

Constitución Política Nacional de 1991.

Leyes: Ley 1952 de 2019, ley 594 de 2000, Ley 65 de 1993, Ley 1709 de 2014, Ley 87 de 1993 normas para el ejercicio de Control Interno; Ley 1952 de 2019, Ley 1755Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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de 2015, Ley 1474 de 2011, Ley 1955 de 2019, Ley 1952 de 2019, Ley 1755 de 2015.

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de 2015, Ley 1474 de 2011, Ley 1955 de 2019, Ley 1952 de 2019, Ley 1755 de 2015.

Decretos: Decreto 1042 de 1978, Decreto 407 de 1994, Decreto 1295 de 1994, Decreto 4151 de 2011, Decreto 407 de 1994, Decreto No. 1083 de 2015.

Resoluciones: Resolución No. 2727 del 22 de mayo de 2006, Resolución No. 003263 de 2022, Resolución No. 003670 de 2011, Resolución 2673 del 2016, Resolución 5594 de 2007, Resolución 4142 de 2014, Resolución 6349 2016, Resolución No. 003670 de 2011, Resolución 4443 del 20 de 2014, Resolución 3190 de 2013, Resolución 4443 del 20 de noviembre de 2014

Circulares: Circular 000027 de 2016 Ruta Virtual; Circular 000022 de 2017, Circular 004 de 2003 del AGN Organización de las Historias Laborales , Circular 012 de 2004 del AGN Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004 de 2003

Organización de las Historias Laborales , Circular 000006 de 2012 Directrices para el cumplimiento del horario laboral, Circular 15 de 2021, Instrucciones permanentes y de cumplimiento inmediato sobre uso y porte del uniforme para el personal del Cuerpo de Custodia y Vigilancia Penitenciaria y C arcelaria Nacional, Circular 14 2021 Instrucciones y medidas de seguridad, Recepción de elemento para la PPLENCOMIENDAS- .

Cuerpo de Custodia y Vigilancia Penitenciaria y C arcelaria Nacional, Circular 14 2021 Instrucciones y medidas de seguridad, Recepción de elemento para la PPLENCOMIENDAS- .

Otros: Plan de Bienestar e Incentivos Institucional; código PA -TH-PN05 V3, Procedimiento Evaluación de Evento de Salud por Medici na Laboral – ESMEL; Código PA -TH-P01 V2, Procedimiento PA -DO-P11INPEC Organización Documental de las Historias Laborales; código PA -DO-M01, Manual de Gestión Documental versión oficial INPEC, Procedimiento PA -TH-G13 INPEC Guía para la Organización de Historias Laborales versión oficial, Política de Gestión Documental; código PA -DO-PL02-V1, Organización Documental; código PA -DO-P07-V2, Formato Único de Inventario Documental (FUID);código PA -DO-M01F01,Tranferencia Documentales Primarias; código PA -P08-V2,Programa de

Gestión Documental; código PGD: PA -DO-PR01-V2, Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel; código PA -DO-PL01-V3, Recepción, Radicación y Distribución de Comunicaciones Oficiales; código PA -DO-P02-V1, Tablas de Retención Documental (TRD) ;código PA -DO-M01-F06, Procedimiento Prisión y Detención Domiciliaria para Persona Privada de La Libertad; código: PM -DJ-P03; Procedimiento Egreso de la Persona Privada de la Libertad del Establecimiento de Reclusión del Orden Nacional, código: PM -DJ-P02, Procedimiento PA -GF-P014 Depuración Cuentas Contables, Cronograma proyecto depuración de cuentas del balance emana por la Dirección de Gestión Corporativa – Grupo Contable, Formato

Reclusión del Orden Nacional, código: PM -DJ-P02, Procedimiento PA -GF-P014 Depuración Cuentas Contables, Cronograma proyecto depuración de cuentas del balance emana por la Dirección de Gestión Corporativa – Grupo Contable, Formato PA-GF-P07-V01 Conciliaciones Bancarias, Procedimiento PA -GF-P09 V01 Conciliaciones Bancarias, formato PA -GF-P08-F01 V01 autorización comisión de servicios o desplazamiento para personal de planta y contrato reconocimientoCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 3 de 117

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viáticos y gastos de viaje o modificación, formato PA -GF-P08-F02 V01 liquidación de viáticos y gastos de viaj e comprobante de pago, Procedimiento PA -GF-P08 reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje Versión 3, elaboración o modificación de los reglamentos del régimen interno de los establecimientos de reclusión, Guía metodológica para la formulación, elab oración y seguimiento a planes institucionales, Manual para los servicios de seguridad en un ERON; código PM-SP-G20, Guía para el diligenciamiento de los libros de servicios del personal de custodia y vigilancia; código PM -SP-M02, Manual para la correcta aplicación del aislamiento en Unidad de Tratamiento Especial; código PM -SP-M06, Manual traslado o remisiones de personas privadas de la libertad versión oficial; código PMSP-M07, Manual registro a personas y requisa de paquetes, vehículos e instalaciones, Procedimiento parte general de llamado a lista de PPL por pabellón y ERON; código PA -LA-M01, Manual de material de defensa y municiones versión

SP-M07, Manual registro a personas y requisa de paquetes, vehículos e instalaciones, Procedimiento parte general de llamado a lista de PPL por pabellón y ERON; código PA -LA-M01, Manual de material de defensa y municiones versión oficial; código PM-DJ-P03, Prisión y detención domiciliaria para persona privada de la libertad; código PM-SP-P02, Clasificación de las personas privadas de la libertad en niveles de seguridad versión oficial, Guía para administración de llaves, Manual para elaborar el plan de defensa en los establecimientos de reclusión del orden nacional, Manual para elaborar el plan de seguridad en los establecimientos de reclusión del orden nacional, Plan de Emergencia, Oficio DINPE -DICUV2022IE0129975; Oficio DICUV - 2022IE0133669, Procedimiento operatividad del consejo de evaluación y tratamiento; código: PM -TP-P07, procedimi ento para la evaluación, selección, asignación, seguimiento y certificación de actividades; código PM-TP-P03, procedimiento atención en salud código: PM-AS-P03,

9. Hallazgos y/o Observaciones

PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

HALLAZGO No. 1

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EN EL CUMPLIMIENTO DE LA JORNADA LABORAL ASIGNADA A LOS SERVIDORES PÚBLICOSHALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Al realizar la verificación del cumplimiento de la jornada laboral se encontró que el establecimiento, no cuenta con un sistema de control de acceso biométrico que le facilite la emisión de reportes con la información de ingreso y salida de los

Al realizar la verificación del cumplimiento de la jornada laboral se encontró que el establecimiento, no cuenta con un sistema de control de acceso biométrico que le facilite la emisión de reportes con la información de ingreso y salida de los funcionarios del establecimiento (fecha y hora). Por tanto, no se dispone de reportes personalizados de cada uno de los funcionarios, que les permita realizar seguimiento al cumplimiento de la jornada laboral.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 4 de 117

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Al preguntar el auditor a la responsable de gestión hum ana cuál es el mecanismo que utiliza el establecimiento para el registro del personal administrativo, informa que los funcionarios administrativos registran su ingreso al establecimiento en el libro de minuta en el Halcón 2. El auditor se dirige hasta el sitio con el fin de verificar el libro encontrando las siguientes novedades:

• El personal no registra la hora de salida del establecimiento. - La minuta se encuentra en mal estado. - El libro se lleva desde el mes de noviembre de 2019. - Del 100% de los funcionarios solo el 45% registra su ingreso.

A continuación, podemos observar en las imágenes lo mencionado anteriormente.

Imagen No. 01 fecha de apertura libro registro de ingreso personal administrativo.

Fuente: Libro de Minuta Halcón 2 Establecimiento de Cartagena.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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Imagen No. 02 minuta en mal estado registro de ingreso personal administrativo.

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Imagen No. 02 minuta en mal estado registro de ingreso personal administrativo.

Fuente: Libro de Minuta Halcón 2 Establecimiento de Cartagena.

Imagen No. 03 personal Administrativo registrado diariamente.

Fuente: Libro de Minuta Halcón 2 Establecimiento de Cartagena.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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Es importante mencionar que el Establecimiento a la fecha de la auditoria cuenta con un total de treinta y un (31) funcionarios administrativos, de los cuales 13 de ellos registran el ingreso. Además, Se solicitó a la funcionaria informar cual es el seguimiento que realizan al cumplimiento de la jornada laboral, recibiendo como respuesta que el área no llevan un control a esta situación.

El mismo ejercicio se realiza con el personal del CCV, se solicita informar el seguimiento y control que realizan, recibiendo como respuesta que el establecimiento utiliza un libro de servicios, administrado por el comandante asignado a cada compañía. De este modo se solicita al comandante de la compañía de turno Santander la minuta de asignación de servicios, donde se encontró que:

• El personal del CCV no firma el libro (ver imágenes) • No relacionan los funcionarios que se encuentran en vacaciones. • En la apertura de la minuta se evidencio ausencia de la firma del director. • El comandante de la compañía dejo de registrar fecha diaria en la minuta desde el 28/05/2022. • Libro en mal estado, con tachones y enmendaduras.

• El comandante de la compañía dejo de registrar fecha diaria en la minuta desde el 28/05/2022. • Libro en mal estado, con tachones y enmendaduras.

Las anteriores situaciones se pueden ilustrar en las siguientes imágenes:

Imagen No. 04 Apertura minuta de asignación de servicios Compañía Santander.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Santander.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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Imagen No. 5 Minuta de asignación de servicios Compañía Santander.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Santander.

Imagen No. 06 minuta sin fecha diaria Compañía Santander.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Santander.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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Imagen No. 07 minuta de servicio compañero Santander en mal estado.

Fuente: Libro de servicio de la compañía Santander.

De la información expuesta se puede inferir un incumplimiento por parte de la Dirección del establecimiento, a las directrices para el cumplimiento del horario laboral, establecidas en la Resolución No. 2727 del 22 de mayo de 2006:

(…)

“Artículo Quinto: Es deber de los funcionarios del INPEC registrar la hora de entrada a laborar, así como la salida, de igual manera lo correspondiente al turno de almuerzo.

Artículo Sexto: Los retardos o ausencias durante la jornada laboral deberán

“Artículo Quinto: Es deber de los funcionarios del INPEC registrar la hora de entrada a laborar, así como la salida, de igual manera lo correspondiente al turno de almuerzo.

Artículo Sexto: Los retardos o ausencias durante la jornada laboral deberán justificarse por el funcionario ante el respectivo jefe inmediato.

Los jefes inmediatos llevarán el control de horario de los funcionarios a su cargo, de la misma manera y si amerita se pasará a la Oficina de Control Único Disciplinario para la respectiva investigación”.

Así mismo la mencionada resolución destaca lo siguiente:

(...)

“…es de obligatorio cumplimiento el horario de trabajo para el personal de planta, dedicando la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones que le han sido encomendadas…”.

Del mismo modo, no se da cumplimiento, en cuanto a la procedencia de establecer un control de horario mediante un dispositivo de lectura biométrica; el Decreto 1042 de 1978, señala que corresponde al jefe respectivo de cada entidad, establecer elCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 9 de 117

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horario de trabajo e implementar los mecanismos necesarios para que esta jornada laboral sea cumplida de acuerdo con lo expresado en la ley.

De otra parte, la Resolución No. 003263 de 2022 establece:

“ARTÍCULO 7° REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO. Los jefes de dependencia establecerán mecanismos de control de entrada y salida utilizando herramientas tecnológicas…”.

“ARTÍCULO 7° REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE HORARIO. Los jefes de dependencia establecerán mecanismos de control de entrada y salida utilizando herramientas tecnológicas…”.

Por lo anterior, se enuncia un presunto alcance disciplinario, en el entendido que, hay un presunto incumplimiento de los deberes del servi dor público enunciados en el numeral 1°, 3 y 12 del artículo 38 en concordancia con el artículo 67 de la Ley 1952 de 2019 “Código General Disciplinario”, respectivamente a la letra dice:

ARTÍCULO 38. DEBERES. Son deberes de todo servidor público:

“1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de derechos humanos y Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente”.

3. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. (...)

12. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales…”

“ARTÍCULO 67. FALTAS GRAVES Y LEVES. Constituye falta disciplinaria grave o

12. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales…”

“ARTÍCULO 67. FALTAS GRAVES Y LEVES. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la incursión en prohibiciones, salvo que la conducta esté prevista como falta gravísima”.

En resumen, se evidencia que la información registrada en el libro de minuta al ingreso del personal administrativo, así como los libros de servicio de cada compañía, no se ajusta a lo normado; Se estableció la presunta ausencia de un efectivo análisis, control, seguimiento y monitoreo de manera adecuada y oportuna de la información relacionada con el in greso y salida de servidores públicos del establecimiento, cuyo sistema de información deficiente conlleva a tomar decisiones erróneas que no corresponde a la realidad institucional, debilitando los controles y la integración de las actividades que atañen a la misionalidad del centro de reclusión.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 10 de 117

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ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR Se recibió respuesta por parte del director de la Cárcel y Penitenciaría de Media Seguridad Cartagena, mediante radicado No. 03-CPMSCAR-DIRE2022IE0182061 del 01 de septiembre de 2022; respecto al presente hallazgo, donde el auditado manifiesta lo siguiente: “Subsanación al Hallazgo.

Seguridad Cartagena, mediante radicado No. 03-CPMSCAR-DIRE2022IE0182061 del 01 de septiembre de 2022; respecto al presente hallazgo, donde el auditado manifiesta lo siguiente: “Subsanación al Hallazgo.

Con el fin de subsanar y corregir este hallazgo se realizó correcciones en los procesos que se venían ejecutando; tales como.

1. Socialización de los horarios de ingreso y salida del personal administrativo

2. Cambio de minuta de registro de ingreso y salida del personal administrativo.

3. Socialización de la importancia de firma de minuta de servicio para el personal de

CCV.

4. Se está Gestionando ante los entes territoriales la adquisición de dispositivos de lectura de huella biométrica; de igual forma se oficiará a el INPEC Y ala USPEC, para que doten a el establecimiento de esta medida para poder lleva r a cabo los procedimientos que

5. Evidencias de la firma, de minuta de servicio.

6. Se anexan las evidencias, actas y demás soportadas por la oficina en mención.” Una vez analizada la respuesta enviada por parte del auditado, se concluye que el Establecimiento acogió y acató las recomendaciones realizadas por el auditor frente a lo encontrado, situación que se vio reflejada en la respuesta al informe preliminar.

Sin embargo, es importante señalar que estas acciones correctivas son posteriores al desarrollo de la auditoría, si bien permite al establecimiento corregir y dar cumplimiento a lo normado, éstas no desvirtúan el hallazgo y este se CONFIRMA en su totalidad, al igual que su presunta incidencia disciplinaria , dando lugar a un plan de mejoramiento el cual deberá contener las actividades y responsables de su

cumplimiento a lo normado, éstas no desvirtúan el hallazgo y este se CONFIRMA en su totalidad, al igual que su presunta incidencia disciplinaria , dando lugar a un plan de mejoramiento el cual deberá contener las actividades y responsables de su ejecución a fin de subsanar las debilidades identificadas, actividades que la oficina de control interno evaluará durante un tiempo determinado. RIESGO Una vez se procede a revisar el Mapa de Riesgos inst itucional, se pudo evidenciar que no existe un riesgo literal o asociado a la situación enunciada en el presente hallazgo, si bien el equipo auditor no es partidario de crear riesgos ante cualquier incumplimiento evidenciado durante una auditoría, si llama mos la atención en el sentido de evaluar el impacto que un incumplimiento de estos genera al interior de la Entidad y que tiene relación directa con la jornada laboral fijada para los servidores públicos del instituto.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 11 de 117

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RECOMENDACIÓN Se recomienda a la Dirección del Establecimiento, continuar implementando acciones que les permita realizar un seguimiento permanente al registro de entrada y salida del personal al establecimiento y al cumplimiento del horario laboral, además de adelantar las gestiones pertinentes, ante las instancias correspondientes, para disponer de un sistema biométrico de la misma manera se le sugiere a los comandantes de cada compañía llevar los libros de servicio de manera correcta y que en ella los funcionarios del CCV firme la asignación del servicio.

HALLAZGO No. 2

AUSENCIA DEL FORMATO AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE PERMISOS EN

manera correcta y que en ella los funcionarios del CCV firme la asignación del servicio.

HALLAZGO No. 2

AUSENCIA DEL FORMATO AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE PERMISOS EN LA HOJA DE VIDA DEL PERSONAL DEL CCV - HALLAZGO ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Con el objetivo de verificar el cumplimiento por parte del establecimiento, a los lineamientos existentes, así como de los controles sobre la administración del recurso humano, se realizó la revisión en las historias laborales del formato autorización y control de permisos, para lo cual se seleccionó aleatoriamente diez (10) funcionarios administrativos y seis (6) funcionarios de CCV, encontrando las siguientes novedades:

• Personal Administrativo:

Los formatos se encuentran diligenciados correctamente sin embargo hace falta en algunos casos el anexo que soporte el permiso.

• Personal Cuerpo de Custodia y Vigilancia:

Una vez se procedió a revisar las hojas de vida de los funcionarios no se encontró en ella, los formatos de autorización y control de permi sos, teniendo en cuenta lo anterior se solicitó a la responsable del área de gestión humana informar el motivo por el cual no se observó en las hojas de vida de los funcionarios el formato archivado, recibiendo como respuesta que desde que asumió la responsabilidad en el área no ha recibido formatos correspondientes al personal del CCV. Así las cosas, nos dirigimos al comando de vigilancia del establecimiento, quien nos indicó que el formato se viene archivando en una carpeta sin rótulo en dicha área.

Situación que se pueden observar en las siguientes imágenes:Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 12 de 117

Situación que se pueden observar en las siguientes imágenes:Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 12 de 117

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Imagen No. 8: Carpeta con formatos archivados mes de julio personal CCV.

Fuente: Formato tomada de la carpeta del Comando de Vigilancia del Establecimiento de Cartagena.

Lo anterior, evidencia un presunto incumplimiento al Plan de Bienestar e Incentivos Institucional, Código PA-TH-PN05 V3, Numeral, 3.1.1.2.7. Salario emocional, No. 4 y al artículo 29 del Decreto 407 de 1994, donde se establece lo siguiente:

(…)

4. Permiso remunerado: de conformidad con el artículo 29 del Decreto 407 de 1994, PERMISOS. Los servidores públicos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, cuando medie justa causa, pueden obtener permiso, con goce de sueldo hasta por tres (3) días; tal solicitud de berá ser presentada por escrito motivando las razones.

Corresponde al Director General del Instituto o a quien él delegue la facultad, y a los directores de los centros de reclusión, autorizar o negar los permisos. La concesión de los permisos debe figurar en la hoja de vida del empleado.”. (Subrayado fuera de texto).

De lo anterior se puede concluir que el formato autorización y control de permisos junto con su documento anexo se debe archivar en la hoja de vida del funcionario y no llevarse en una carpeta en el comando de vigilancia, situación que obedeció a la desinformación brindada por el comandante de vigilancia a la fecha, desconociendo

junto con su documento anexo se debe archivar en la hoja de vida del funcionario y no llevarse en una carpeta en el comando de vigilancia, situación que obedeció a la desinformación brindada por el comandante de vigilancia a la fecha, desconociendo el procedimiento establecido.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 13 de 117

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Cabe mencionar que una de las funciones del área de gestión humana es realizar seguimiento al cumplimiento de la jornada laboral y llevar un control de los compensatorios para posteriormente enviar a la Dirección Regional En consecuencia, al encontrarse estos formatos en el comando de vigilancia, estarían impidiendo que el área de g estión humana realice el reporte de los permisos mensualmente. Situación que preocupa, dado que este control es fundamental para la verificación de los ausentismos laborales antes de notificar al funcionario. ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR E L AUDITADO AL INFORME PRELIMINAR Se recibió respuesta por parte del director de la Cárcel y Penitenciaría de Media Seguridad Cartagena, mediante radicado No. 03 -CPMSCAR-DIRE2022IE0182061 del 01 de septiembre de 2022; respecto al presente hallazgo, donde el auditado manifiesta lo siguiente: “Para Subsanar y corregir este hallazgo se realizó una serie de correcciones tales como:

1. Socialización de los formatos de permisos y diligenciamiento del mismo a los correos de los funcionarios.

2. Entrega formal de los formatos de permisos archivados en el comando de guardia.

1. Socialización de los formatos de permisos y diligenciamiento del mismo a los correos de los funcionarios.

2. Entrega formal de los formatos de permisos archivados en el comando de guardia.

3. Evidencias de los formatos de permisos con soportes en las carpetas de los funcionarios.

Se anexan las evidencias, actas y demás soportadas por la oficina en mención.” Una vez analizada la respuesta enviada por parte del auditado, se concluye que el Establecimiento atendió y acató las recomendaciones realizadas por el auditor frente a lo encontrado, situación que se vio reflejada en la respuesta al informe preliminar. Sin embargo, es importante señalar que estas acciones correctivas son posteriores al desarrollo de la auditoría, si bien permite al establecimiento corregir y dar cumplimiento a lo normado, éstas no desvirtúan el hallazgo y este se CONFIRMA, dando lugar a un plan de mejoramiento el cual deberá contener las actividades y responsables de su ejecución a fin de subsanar las debilidades identificadas, actividades que la oficina de control interno evaluará durante un tiempo determinado. RIESGO En revisión realizada al Mapa de Riesgos Institucional, se pudo evidenciar que no existe un riesgo literal o asociado a la situación enunciada en el presente hallazgo. A pesar de ello, se crea la necesidad de evaluar el impacto que genera la ausencia del formato de autorización y control de permisos en la hoja de vida del personal del CCV, situación que tiene relación directa con los ausentismos laborales.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 14 de 117

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RECOMENDACIÓN

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RECOMENDACIÓN Se recomienda al establecimiento continuar con las medidas implementadas entre ellas, recordar a los funcionarios la importancia que tiene el correcto diligenciamiento del formato y el anexo que justifique lo solicitado. Así como también al área de gestión humana el archivo de este formato y su anexo en la hoja de vida del personal del CCV del establecimiento. De igual manera, se recomienda a los responsables de las áreas, comandante de vigilancia y comandantes de compañías seguir las recomendaciones realizadas por la auditoría, en el caso que el permiso no se encuentre autorizado por el Je fe Inmediato pasar los respectivos informes de ausentismo.

HALLAZGO No. 3

DEBILIDAD EN EL SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE

EVENTO DE SALUD POR MEDICINA LABORAL RELACIONADO CON LAS

DECISIONES MÉDICO LABORALES VENCIDAS - HALLAZGO

ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Como resultado de la revisión realizada a la información suministrada por la funcionaria responsable del área de gestión humana del establecimiento, se evidenció que existen un total de veintitrés (23) funcionarios con Decisiones Médico Laborales en el establec