INPEC - Informe de Auditoria Interna Contratacion Regional Central y ERON Adscritos 2020

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8150 – OFICI Bogotá D.C., 19 de noviembre de 2020 Doctora IMELDA LOPEZ SOLORZANO Directora Regional Central INPEC Asunto: Informe Definitivo Auditoría contratación COVID 19 Cordial Saludo, De la manera más atenta, me permito enviar, informe definitivo de la auditoria de contratación COVID 19, la cual tuvo como objetivo verificar los procesos de contratación relacionados con la compra de elementos para atender la emergencia sanitaria ocasionada por el virus COVID 19 Es importante informar a la Regional Central que al recibir el informe adjunto cuenta con diez (10) días hábiles para adoptar un PLAN DE MEJORAMIENTO en el formato diseñado por la entidad, implementando acciones correctivas y preventivas a cada uno de los hallazgos descritos en el informe, documento que debe ser remitido a esta Oficina para ser validado antes de cargar la información correspondiente al aplicativo ISOLUCION. En un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la retroalimentación y en caso de no tener que hacer ajustes, la Oficina de Control Interno informará y avalará el Plan de Mejoramiento. Cualquier información adicional, será suministrada por esta oficina. Atentamente, My (RA). JEFFERSON ERAZO ESCOBAR Jefe oficina Control Interno C.C.: B.G. NORBERTO MUJICA JAIME – Director General del INPEC Anexo. Lo anunciado en veintisiete (11) folios Aprobado por: Mayor (RA) JEFERSON ERAZO ESCOBAR

Jefe Oficina Control Interno. Proyectó: Ismael H. Novoa. – Profesional Especializado – OFICI. Fecha de elaboración: 11-11-2020 Ubicación Equipo: D:\OFICINA DE CONTROL INTERNO 2020\AUDITORIAS 2020\AUDITORIA contratación COVID 2020Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 2 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

1. NOMBRE DEL LUGAR/DEPENDENCIA O PROCESO: REGIONAL CENTRAL Y ESTABLECIMIENTOS ADSCRITOS 2. RESPONSABLE: DRA. IMELDA LOPEZ SOLORZANO y Directores de los establecimientos auditados 3. AUDITOR LIDER: ISMAEL HUMBERTO NOVOA CUBIDES 4. EQUIPO AUDITOR Julie Ximena Castillo Díaz Blanca Nelly Correa Sánchez Andrea Gamboa Ortiz Joan Alonso Mora Carlos Augusto Restrepo Ismael Humberto Novoa Cubides 5. FECHA DE LA AUDITORIA: Del 23 al 30 de julio de 2020 6. Objetivo Evaluar el cumplimiento de las obligaciones legales del Proceso de Logística y Abastecimiento - Gestión Contractual en la destinación de recursos y procesos contractuales con ocasión de la emergencia sanitaria derivada de la pandemia por COVID-19, en el marco de las disposiciones normativas que regulan su operatividad, con miras a fortalecer el Sistema de Control Interno y promoviendo la mejora continua en el Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC. 7. Alcance Se verifica el cumplimiento de las Normas Constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que le son aplicables a los procesos. Se evaluará el desempeño de los procesos contractuales con ocasión de la emergencia sanitaria derivada de la pandemia por COVID-19 durante el primer semestre de la vigencia 2020. 8. Criterios Utilizados Constitución Política Nacional de 1991. Leyes: Ley 65 de 1993 Por la cual se expide el Código Penitenciario y Carcelario; Ley 1709 de 2014 Por medio de la cual se reforman algunos artículos de la Ley 65 de 1993; Ley 87 de 1993 normas para el ejercicio de Control Interno; Ley 80 de 1993 Por la cual

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se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; ley 594 de 2000 Ley General de Archivos; Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos; Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones; Ley 1952 de 2019 por medio de la cual se expide el código general disciplinario y se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública; ley 43 de 1990 Decretos: Decreto 1510 de 2013 Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional; Decreto 2052 de 2014, , Decreto Reglamentario 1082 de 2015 que derogó el Decreto 1510 de 2013 Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional; Decreto 440 de 2020 Por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del estado de emergencia económica, social y ecológica derivada de la Pandemia COVID-19; Decreto 537 de 2020 Por el cual se adoptan medidas en materia de contratación estatal, en el marco del estado de emergencia económica, social y ecológica; Decreto 491 de 2020 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplen funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de

Decreto 491 de 2020 Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplen funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica; Decreto 499 de 2020 Por el cual se adoptan medidas en materia de contratación estatal para la adquisición en el mercado internacional de dispositivos médicos y elementos de protección personal, atendiendo criterios de inmediatez como consecuencia de las turbulencias del mercado global de bienes para mitigar la pandemia CORONAVIRUS COVID -19; Decreto 544 de 2020 Por el cual se adoptan medidas en materia de contratación estatal para la adquisición en el mercado internacional de dispositivos médicos y elementos de protección personal, atendiendo criterios de inmediatez como consecuencia de las turbulencias del mercado global de bienes para mitigar la pandemia CORONAVIRUS COVID -19; Resoluciones: Resolución 1274 de 2020 Por medio de la cual se declara la urgencia manifiesta en el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC y se dictan otras disposiciones. Circulares: Circular 000027 de octubre de 2016 ISOLUCION – Ruta Virtual; Circular CIR20-00000032 / IDM 1200000 DAPR Recomendaciones en materia de Contratación. Otros: Circular interna 34 de 2017; PA-DO-M01 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL versión 4 Mapa de Riesgos Institucional 2018; Caracterización del Proceso de Logística y abastecimiento, PA-LA-C13v01 - 30/Oct/2014; manual deCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 4 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

contratación del INPEC, PA-LA-M03, Versión: 07 del 19 de julio de 2019; Manual de Gestión Documental CÓDIGO PA-DO-M01-V4, 15/mar/2019; Directiva 16 PGN Contratación Emergencia; Directiva Presidencial 05 “Utilización Instrumentos de Agregación de Demanda de Emergencia COVID 19 para la adquisición de bienes relacionados con la emergencia sanitaria”; Circular conjunta 100-008-2020 Recomendaciones de transparencia necesarias para la ejecución de recursos y contratación en el marco del estado de emergencia derivado del COVID 19; Comunicado de la Agencia Nacional de Contratación pública – Colombia Compra Eficiente; Guía de compra de IAD COVID19 en la tienda virtual del Estado Colombiano GGUPPGS-01. . 9. Aspectos Positivos Los responsables del proceso auditado presentan buena actitud hacia el aprendizaje y asumen responsabilidad en las actividades a cargo. 10. Hallazgos y/o Observaciones Con ocasión de la emergencia sanitaria ocasionada por la Pandemia por el COVID 19 se hizo necesario que el Instituto acudiera a la modalidad de contratación directa, bajo la causal prevista en el literal a) del numeral 4º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007; Artículos 42 y 43 de la Ley 80 de 1993 que definen la urgencia manifiesta y establecen el procedimiento para su declaratoria, así como para la celebración de los contratos que se derivan de ella. Declarada la emergencia sanitaria por el Gobierno Nacional, se hizo necesario modificar el Plan Anual de Auditoria del Instituto por parte del Comité Institucional de Control Interno. Mediante Oficio con radicado No. 2020IE0099196 se solicitó información a la Dirección de Gestión Corporativa, relacionada con los contratos realizados y en proceso de la Sede Central, Regionales, establecimientos adscritos y escuela penitenciaria. Se recibió respuesta mediante oficio con

Mediante Oficio con radicado No. 2020IE0099196 se solicitó información a la Dirección de Gestión Corporativa, relacionada con los contratos realizados y en proceso de la Sede Central, Regionales, establecimientos adscritos y escuela penitenciaria. Se recibió respuesta mediante oficio con radicado No. 2020IE0102713 de fecha 17 de junio de 2020, en el cual se informa que a la fecha se realizaron 26 contratos en la sede central y 188 en las diferentes regionales, para un total de 214 contratos, así mismo informan que la escuela penitenciaria no realizó ningún contrato relacionado con COVID 19. De acuerdo a la relación contractual aportada, se tomó una muestra mediante selección aleatoria, la cual permitió seleccionar 5 procesos contractuales para la Regional Central, tomando como criterios de evaluación por parte del equipo auditor la verificación de las etapas precontractual y contractual, así como la publicación en los sistemas habilitados para tal fin (Secop II / Tienda Virtual), de acuerdo a la normatividad aplicable. Los procesos objeto de verificación fueron los siguientes:Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 5 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

Tabla 1. Relación procesos contractuales CONTRATO / ORDEN DE COMPRA OBJETO MODALIDAD CONTRATISTA VALOR OBSERVACIONES 065-2020 Colonia Acacias – Meta Contratar el suministro de elementos de protección tela anti fluidos para la elaboración de trajes y tapabocas para el personal de guardia y población privada de la libertad de la colonia agrícola de Mínima seguridad de Acacias – meta (grupo 1) Mínima cuantía SERVICIOS Y SUMINISTROSDEL META S.A.S $8.400.000 -Se da inicio al proceso contractual bajo una modalidad diferente a lo establecido en la norma para la atención de la contratación durante la urgencia manifiesta. - No se hace uso del formato establecido por el instituto para el informe de supervisión. 066-2020 Colonia Acacias – Meta Contratar el suministro de elementos de protección caretas de protección facial, lo cual hace parte de los elementos de protección personal para evitar el contagio del COVID - 19, para el personal de guardia y población privada de la libertad de la colonia agrícola de Mínima seguridad de acacias meta (grupo 2) Mínima cuantía SERVICIOS Y SUMINISTROSDEL META S.A.S $3.632.000 -Se da inicio al proceso contractual bajo una modalidad diferente a lo establecido en la norma para la atención de la contratación durante la urgencia manifiesta -No se hace uso del formato establecido por el instituto para el informe de supervisión. 49308 Regional Central Contratar la adquisición de productos de aseo y desinfección en cumplimiento de las directrices impartidas por la dirección general con el fin de contrarrestar la propagación del COVID-19

en los establecimientos carcelarios. Mínima cuantía DIGILED TECHNOLOGY S.A.S $4.909.800 -No se hace uso del formato establecido por el instituto para el informe de supervisión. 49196 Regional Central Contratar adquisición de elementos de protección personal como tapabocas con el fin de suministrar estos elementos al personal de guardia y ppl como Mínima cuantía INDUHOTEL S.A.S $8.485.000 Orden de Compra cancelada (Se presenta evidencia por parte de la regional)Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 6 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

CONTRATO / ORDEN DE COMPRA OBJETO MODALIDAD CONTRATISTA VALOR OBSERVACIONES medio de protección contra el COVID-19 49199 Regional Central Contratar la adquisición de productos de aseo y desinfección en cumplimiento de las directrices impartidas por la dirección general con el fin de contrarrestar la propagación del COVID 19 en los establecimientos carcelarios Mínima cuantía PMI PROYECTOS MONTAJES E INGENIERIA $3.129.800 -No se hace uso del formato establecido por el instituto para el informe de supervisión. Fuente: Información suministrada Subdirección Gestión Contractual. ERRÓNEA ESCOGENCIA DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÒN -. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE DISCIPLINARIO Y PENAL. ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES POR PARTE DEL AUDITADO RESPECTO AL INFORME PRELIMINAR En los argumentos expuestos por el establecimiento mediante oficio 2020IE0177562 de fecha 07 de octubre de 2020 se resume: (…) “Con respecto a las supuestas actuaciones en contravía a criterios legales y lineamientos institucionales, en donde aparentemente este Establecimiento desconoció la modalidad de contratación, mediante la compra por catálogo de acuerdo marco de precios, informamos a ustedes que elementos o producto contratados en los contratos No. 065 y 066 de 2020, en el momento de realizar los Estudios Previos en la fecha 21 de Mayo de 2020, no se encontraban ofertados en el Acuerdo Marco ni en Grandes Superficies. (…). En el caso de la adquisición

de tela Anti fluido para la elaboración de trajes de bioseguridad elaborados en tela, se tomó la decisión de adquirir dicha tela, debido a que el establecimiento cuenta con un taller de sastrería en donde se pueden fabricar los trajes, disminuyendo los costos y los tiempos de entrega, teniendo en cuenta la urgencia extrema de dotar al personal de guardia de dichos trajes (…)” Analizados los argumentos expuestos por el auditado, son de recibo por parte del equipo auditor, así como las evidencias aportadas para justificar la contratación bajo laCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 7 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

modalidad de mínima cuantía, por lo cual se RETIRA EL HALLAZGO en su totalidad y en consecuencia las presuntas incidencias. HALLAZGO No. 02 DEFICIENCIAS EN EL USO DE FORMATOS DEFINIDOS EN LA RUTA VIRTUAL DE LA CALIDAD DE LA ENTIDAD (ISOLUCION) – HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Dentro de la verificación realizada a cada uno de los procesos de la muestra seleccionada, se identificó que no se está haciendo uso de los formatos definidos para los informes de supervisión. La situación descrita, incumple lo establecido en la Resolución 2673 del 31 de mayo 2016, Que a continuación se describe: Resolución 2673 del 31 de mayo 2016 por medio de la cual se adoptó el software ISOLUCION como la herramienta para administrar el SGI; el uso de los formatos habilitados en la ruta virtual de la calidad del Instituto, referentes a los informes de supervisión con Código PA-LA-M03-F20 V01. ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES POR PARTE DEL AUDITADO RESPECTO AL INFORME PRELIMINAR En los argumentos expuestos por el establecimiento mediante oficio 2020IE0177562 de fecha 07 de octubre de 2020 se resume: (…) “Me permito informar que una vez revisado, efectivamente los supervisores designados en los diferentes procesos se encontraban haciendo uso de un formato que no corresponde al formato establecido con Código PA-LA-M03-F20 V01, para lo cual se tomaron los correctivos pertinentes para el correcto uso de este formato. Se realizó socialización con los supervisores de los diferentes procesos contractuales. (Anexo acta de socialización No. 1092) y se dio inicio al uso inmediato del formato en los Contratos y Órdenes de compra que se encuentran en ejecución”. Analizados la respuesta dada por el auditado, se evidencia que el establecimiento reconoce el no uso del formato establecido para

(Anexo acta de socialización No. 1092) y se dio inicio al uso inmediato del formato en los Contratos y Órdenes de compra que se encuentran en ejecución”. Analizados la respuesta dada por el auditado, se evidencia que el establecimiento reconoce el no uso del formato establecido para el informe de supervisión, por lo cual, pese a que se realiza la corrección y se presenta evidencia para sustentarlo, ésta deberá ser incluida como una acción en el plan de mejoramiento que deberán suscribir. Por lo anterior el presente hallazgo se CONFIRMA en su totalidad. RIESGOCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 8 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

Revisado el mapa de riesgos institucional, no se contempla un riesgo de gestión asociado al uso de formatos definidos en la ruta virtual de la calidad del Instituto que permita realizar seguimiento a efectos de evitar su materialización, en el ejercicio de las actividades administrativas, por lo que se sugiere incluirlo en el actual mapa de riesgos y dar el tratamiento pertinente de acuerdo a la guía para el manejo de riesgos emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública. RECOMENDACION Capacitar a los funcionarios del establecimiento en el uso del sistema ISOLUCION, documentos y formatos diseñados para cada proceso, así como en el Manual de contratación del instituto. 11. Plan de Mejoramiento Se debe elaborar Plan de Mejoramiento para cada uno de los hallazgos identificados dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este informe de auditoría, remitiendo el plan de mejoramiento en el formato que la Oficina Asesora de Planeación dispuso para tal fin, una vez sea revisado por la Oficina de Control Interno, este se enviará vía correo electrónico para que se hagan los ajustes a que haya lugar. En un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la retroalimentación y en caso de no tener que hacer ajustes, la Oficina de Control Interno informará y avalará el Plan de Mejoramiento. Una vez avalado, la Oficina de Control Interno procederá a incluir los hallazgos en el módulo de mejoramiento del aplicativo de ISOLUCION, para que posteriormente el responsable del cumplimiento del plan de Mejoramiento por parte de los establecimientos y la regional noroeste incorpore el análisis de causas y las actividades de mejora. 12. Responsables _____________________________________ Mayor (RA) JEFERSON ERAZO ESCOBAR Jefe Oficina de Control InternoCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 9 de 9 PV-CI-P01-F04 V02

13. Distribución del informe Nombre y Cargo Fecha Capitán (R) EDGAR MERCHAN RINCÓN Director Colonia Agrícola de Mínima Seguridad Doctora IMELDA LÓPEZ SOLORZANO Directora Regional Central Brigadier General NORBERTO MUJICA JAIME Director General del INPEC 19 de Noviembre de 2020