INPEC - Informe de Auditoria Interna Donaciones Regional Viejo Caldas y ERON Adscritos 2020

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8150 – OFICI

Bogotá D.C., 27 de octubre de 2020

Coronel(r)

CLARAHIBEL IDROBO MORALES

Directora Regional Viejo Caldas INPEC

DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS ADSCRITOS REGIONAL VIEJO CALDAS

AUDITADOS

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC

Asunto: Informe Auditoria de Donaciones 2020.

Cordial Saludo,

De la manera más atenta, me permito enviar a su despacho, informe preliminar de la auditoria de donaciones, la cual tiene como objetivo verificar el Proceso de Logística y Abastecimiento; Manual de Manejo de Bienes; y cuyo alcance contiene realizar evaluación y seguimiento a las donaciones efectuadas al INPEC, con motivo de la emergencia sanitaria, decretada por la pandemia del COVID 19, en el periodo comprendido entre el 01 de enero, al 30 de junio del año 2020. Se debe elaborar Plan de Mejoramiento para el hallazgo identificado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de este informe definitivo, remitiendo el plan de mejoramiento en el formato que la Oficina Asesora de Planeación dispuso para tal fin, una vez sea revisado por la Oficina de Control Interno, este se enviará vía correo electrónico para que se hagan los ajustes a que haya lugar.

En un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la retroalimentación y en caso de no tener que hacer ajustes, la Oficina de Control Interno

electrónico para que se hagan los ajustes a que haya lugar.

En un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la retroalimentación y en caso de no tener que hacer ajustes, la Oficina de Control Interno informará y avalará el Plan de Mejoramiento.

Cualquier información adicional, la suministraré con gusto.

Atentamente, My (RA). Jefferson Erazo Escobar Jefe oficina Control Interno Anexo. Lo anunciado en cuarenta y cuatro (44) folios

Aprobado por: Mayor (RA) JEFERSON ERAZO ESCOBAR Jefe Oficina Control Interno.Calle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1120

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Proyectó: Mauricio García Alejo, PhD. – Profesional

Especializado – OFICI.

Fecha de elaboración: 27-10-2020

Ubicación Equipo: Auxiliar Administrativo: C: Mgarcia / escritorio. carpeta: soportes/2020Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120

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1. NOMBRE DEL

LUGAR/DEPENDENCIA

O PROCESO:

REGIONAL VIEJO CALDAS y Establecimientos Adscritos Proceso de Logística y Abastecimiento.

2. RESPONSABLE: Cr.(r) CLARAHIBEL IDROBO MORALES, Directora Regional Viejo Caldas y directores(as) de

Establecimientos Adscritos.

3. AUDITOR LIDER: MG. Mauricio García Alejo

4. EQUIPO AUDITOR Blanca Nelly Correa Sánchez

Regional Viejo Caldas y directores(as) de Establecimientos Adscritos.

3. AUDITOR LIDER: MG. Mauricio García Alejo

4. EQUIPO AUDITOR Blanca Nelly Correa Sánchez

Carlos Augusto Restrepo Cardona Jorge Enrique Barrera Rincón Joan Alonso Mora Márquez Moisés Guerrero Caro (Observador) Zuly Yormary González Mora (Observadora) Andrea Gamboa Ortiz (Observadora)

5. FECHA DE LA AUDITORIA: Del 19 de junio al 31 de agosto de 2020

6. Objetivo Verificar el Proceso de Logística y Abastecimiento; Manual de Manejo de Bienes

(Donaciones).

7. Alcance Realizar evaluación y seguimiento a las Donaciones efectuadas al INPEC, con motivo de la emergencia sanitaria, decretada a causa de la pandemia del COVID – 19, en el periodo comprendido entre el 01 de enero al 30 de junio del año 2020, conforme a lo establecido en el Proceso de Logística y Abastecimiento; Manual de Manejo de Bienes, código PA-LA-M02, Versión 2, del 15 de mayo del año 2019, el cual se encuentra en ISOLUCIÓN. Cuyo objeto es: “Definir el conjunto de actividades para la administración, custodia y control de los bienes muebles del INPEC y atender las necesidades de las dependencias que componen la entidad, asimismo, reflejar razonablemente el valor de los activos en los estados financieros del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

INPEC”.

Verificar las directrices emanadas del documento DINPE-1376-04 JUL 18Instrucciones Convenios Interadministrativos de Integración de servicios-deja-sin efecto

los activos en los estados financieros del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

INPEC”.

Verificar las directrices emanadas del documento DINPE-1376-04 JUL 18Instrucciones Convenios Interadministrativos de Integración de servicios-deja-sin efecto la CR-32-2015. Verificar las demás leyes y normas que regulan las donaciones, en el Instituto.

8. Criterios Utilizados  Constitución Política Nacional de 1991.  Leyes: Ley 80 de 1993 (octubre 28) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; Ley 734 de 2002 - Código Disciplinario, en especial el artículo 34: numeral 1.: Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

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Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente; y Ley 599 del año 2000 – Código Penal.

 Código Civil Colombiano: Título XIII: De las donaciones entre vivos, en especial los siguientes artículos: ARTICULO 1443. <DEFINICIÓN DE DONACIÓN ENTRE VIVOS>. La donación entre

año 2000 – Código Penal.

 Código Civil Colombiano: Título XIII: De las donaciones entre vivos, en especial los siguientes artículos: ARTICULO 1443. <DEFINICIÓN DE DONACIÓN ENTRE VIVOS>. La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta. ARTICULO 1444. <PERSONAS HÁBILES PARA DONAR>. Es hábil para donar entre vivos toda persona que la ley no haya declarado inhábil. ARTICULO 1445. <PERSONAS INHÁBILES PARA DONAR>. Son inhábiles para donar los que no tienen la libre administración de sus bienes; salvo en los casos y con los requisitos que las leyes prescriben. ARTICULO 1446. <CAPACIDAD PARA RECIBIR DONACIÓN>. Es capaz de recibir entre vivos toda persona que la ley no ha declarado incapaz. ARTICULO 1447. <DONACIÓN DE PERSONA INEXISTENTE Y BAJO CONDICIÓN SUSPENSIVA>. No puede hacerse una donación entre vivos a una persona que no existe en el momento de la donación. Si se dona bajo condición suspensiva, será también necesario existir al tiempo de cumplirse la condición, salvas las excepciones indicadas en los incisos 3o. y 4o. del artículo 1020. ARTICULO 1448. <EXTENSIÓN DE LAS INCAPACIDADES PARA RECIBIR HERENCIAS O LEGADOS>. Las incapacidades de recibir herencias y legados, según el artículo 1021, se extienden a las donaciones entre vivos. ARTICULO 1449. <NULIDAD DE DONACIÓN HECHA AL CURADOR>. Es nula, asimismo, la donación hecha al curador del donante, antes que el curador haya exhibido las cuentas

1449. <NULIDAD DE DONACIÓN HECHA AL CURADOR>. Es nula, asimismo, la donación hecha al curador del donante, antes que el curador haya exhibido las cuentas de la curaduría, y pagado el saldo, si los hubiere, en su contra. ARTICULO 1450. <PRESUNCIÓN DE DONACIÓN ENTRE VIVOS>. La donación entre vivos no se presume sino en los casos que expresamente hayan previsto las leyes. ARTICULO 1451. <ACTOS QUE NO CONSTITUYEN DONACIÓN>. No dona el que repudia una herencia, legado o donación, o deja de cumplir la condición a que está subordinado un derecho eventual, aunque así lo haga con el objeto de beneficiar a un tercero. Los acreedores, con todo, podrán ser autorizados por el juez para sustituirse a un deudor que así lo hace, hasta concurrencia de sus créditos; y del sobrante, si lo hubiere, se aprovechará el tercero. ARTICULO 1452. <INEXISTENCIA DE DONACIONES EN EL COMODATO Y MUTUO SIN INTERÉS>. No hay donación en el comodato de un objeto cualquiera, aunque su uso o goce costumbre a darse en arriendo. Tampoco lo <sic> hay en el mutuo sin interés. Pero lo <sic> hay en la remisión o cesión del derecho de percibir los réditos de un capital colocado a interés o a censo. ARTICULO 1453. <INEXISTENCIA DE DONACIÓN EN SERVICIOS PERSONALES GRATUITOS>. Los servicios personales gratuitos no constituyen donación, aunque sean de aquéllos que ordinariamente se pagan. ARTICULO 1454. <INEXISTENCIA DE DONACIÓN EN

<INEXISTENCIA DE DONACIÓN EN SERVICIOS PERSONALES GRATUITOS>. Los servicios personales gratuitos no constituyen donación, aunque sean de aquéllos que ordinariamente se pagan. ARTICULO 1454. <INEXISTENCIA DE DONACIÓN EN FIANZA, PRENDA O HIPOTECA>. No hace donación a un tercero el que a favor deCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 3 de 44

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este se constituye fiador, o constituye una prenda o hipoteca; ni el que exonera de sus obligaciones al fiador, o remite una prenda o hipoteca mientras está solvente el deudor; pero hace donación el que remite una deuda, o el que paga a sabiendas lo que en realidad no debe. ARTICULO 1455. <INEXISTENCIA DE DONACIÓN POR AUSENCIA DE INCREMENTO PATRIMONIAL>. No hay donación si habiendo por una parte disminución de patrimonio, no hay por otro aumento; como cuando se da para un objeto que consume el importe de la cosa donada, y de que el donatario no reporta ninguna ventaja apreciable en dinero. ARTICULO 1456. <INEXISTENCIA DE DONACIÓN POR PRESCRIPCIÓN>. No hay donación en dejar de interrumpir la prescripción. ARTICULO 1457. <DONACIÓN DE INMUEBLES>. No valdrá la donación entre vivos, de cualquiera especie de bienes raíces, si no es otorgada por escritura pública, inscrita en el competente registro de instrumentos públicos. Tampoco valdrá sin este requisito la remisión de una deuda de la misma especie de bienes. ARTICULO 1458.

especie de bienes raíces, si no es otorgada por escritura pública, inscrita en el competente registro de instrumentos públicos. Tampoco valdrá sin este requisito la remisión de una deuda de la misma especie de bienes. ARTICULO 1458. <AUTORIZACIÓN DE DONACIONES EN RAZÓN AL MONTO>. <Artículo modificado por el artículo 1o. del Decreto 1712 de 1989. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde al notario autorizar mediante escritura pública las donaciones cuyo valor excedan la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y no se contravenga ninguna disposición legal. Las donaciones cuyo valor sea igual o inferior a cincuenta (50) salarios mínimos mensuales, no requieren insinuación. ARTICULO 1459. <DONACIÓN DE CANTIDADES PERIÓDICAS>. Cuando lo que se dona es el derecho de percibir una cantidad periódicamente, será necesaria la insinuación, siempre que la suma de las cantidades que han de percibirse en un decenio excediere de dos mil pesos. ARTICULO 1460. <DONACIÓN A PLAZO O BAJO CONDICIÓN>. La donación a plazo o bajo condición no producirá efecto alguno, si no constare por escritura privada o pública en que se exprese la condición o plazo; y serán necesarias en ella la escritura pública y la insinuación e inscripción en los mismos términos que para las donaciones de presente. ARTICULO 1461. <OTORGAMIENTO POR ESCRITURA PÚBLICA DE LAS DONACIONES CON CAUSA ONEROSA>. Las donaciones con causa onerosa, como para que una persona abrace una carrera o estado, o a título de dote, o por razón

LAS DONACIONES CON CAUSA ONEROSA>. Las donaciones con causa onerosa, como para que una persona abrace una carrera o estado, o a título de dote, o por razón de matrimonio, se otorgarán por escritura pública, expresando la causa; y no siendo así, se considerarán como donaciones gratuitas. Las donaciones con causa onerosa, de que se habla en el inciso precedente, están sujetas a insinuación en los términos de los artículos 1458, 1459 y 1460. ARTICULO 1462. <DONACIONES QUE IMPONEN GRAVAMEN PECUNIARIO>. Las donaciones en que se impone al donatario un gravamen pecuniario, o que puede apreciarse en una suma determinada de dinero, no están sujetas a insinuación sino con descuento del gravamen. ARTICULO 1469. <REVOCACIÓN DE LA DONACIÓN>. Mientras la donación entre vivos no ha sido aceptada, y notificada la aceptación al donante, podrá éste revocarla a su arbitrio.

 Decretos: DECRETO LEGISLATIVO NÚMERO 545 DEL 13 DE abril del 2020, Por medio del cual se adoptan medidas para suspender temporalmente el requisito de insinuación para algunas donaciones, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social yCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 4 de 44

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Ecológica. En el cual decreta en su Artículo 1. Suspensión de las disposiciones del inciso primero del artículo 1458 del Código Civil; DECRETO 743 DE 2020 (mayo 28),

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Ecológica. En el cual decreta en su Artículo 1. Suspensión de las disposiciones del inciso primero del artículo 1458 del Código Civil; DECRETO 743 DE 2020 (mayo 28), Por el cual se reglamentan el parágrafo 2 del artículo 257 y el parágrafo del artículo 357 del Estatuto Tributario y se adicionan y sustituyen artículos de los Capítulos 4 y 5 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria; y DECRETO LEGISLATIVO NÚMERO 530 DEL 08 DE abril del 2020, Por el cual se adoptan medidas tributarias transitorias en relación con el gravamen a los movimientos financieros a cargo de las entidades sin ánimo de lucro pertenecientes al Régimen Tributario Especial y el impuesto sobre las ventas en las donaciones de ciertos bienes corporales muebles, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.

 Circulares: Circular 06 de 2020 del Contralor General sobre orientación de recursos y acciones inmediatas en el marco de la atención de la emergencia sanitaria ocasionada por el virus COVID-19.

 Otros: Proceso de Logística y Abastecimiento (INPEC); Manual de Manejo de Bienes, código PA-LA-M02, Versión 2, del 15 de mayo del año 2019, el cual se encuentra en ISOLUCIÓN. Cuyo objeto es: “Definir el conjunto de actividades para la administración, custodia y control de los bienes muebles del INPEC y atender las necesidades de las dependencias que componen la entidad, asimismo, reflejar razonablemente el valor de

ISOLUCIÓN. Cuyo objeto es: “Definir el conjunto de actividades para la administración, custodia y control de los bienes muebles del INPEC y atender las necesidades de las dependencias que componen la entidad, asimismo, reflejar razonablemente el valor de los activos en los estados financieros del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC”; y Documento DINPE-1376-04 JUL 18 (INPEC); Instrucciones Convenios Interadministrativos de Integración de servicios-deja-sin efecto la CR-32-2015.

9. Aspectos Positivos La Dirección Regional Viejo Caldas y establecimientos adscritos, en su mayoría, emitieron dentro del tiempo especificado, gran parte de la documentación requerida para realizar la evaluación y el seguimiento a las Donaciones efectuadas al INPEC, con motivo de la emergencia sanitaria, decretada por la pandemia del COVID 19, en el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio del año 2020.

10. Hallazgos y/o Observaciones

HALLAZGO No. 01

NO SE ADJUNTA DOCUMENTO CON LA OFERTA ESCRITA DE LA ENTIDAD O

PERSONA DONANTE - HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Según los documentos suministrados y consolidados en la auditoría por la Dirección Regional Viejo Caldas y los establecimientos adscritos, se pudo evidenciar que losCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 5 de 44

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ERON y/o Regional misma, relacionados en el Cuadro No. 1, no adjuntaron documento

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ERON y/o Regional misma, relacionados en el Cuadro No. 1, no adjuntaron documento alguno, en donde se evidencie la oferta de la entidad o persona donante y, por ende, no se puede determinar si los elementos o artículos a ser donados, son servibles para el INPEC y determinar su procedencia y el valor de los mismos.

Cuadro No. 1: Relación de Establecimientos que no adjuntan Oferta del Donante ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA DONANTE 611 - RM Manizales - Donación Nro. 1 Comité Internacional Cruz Roja 616 - EPMSC Pereira - Donación Nro. 1 Fundación Acción Interna 620 - RM Pereira - Donación Nro. 2 Comité Internacional Cruz Roja 620 - RM Pereira - Donación Nro. 4 Fundación Acción Interna 633 - EPMSC Puerto Boyacá Donación Nro. 1 Gobernación de Boyacá 637 - EPAMS La Dorada Donación Nro. 1 Municipio de La Dorada (División de bienes y servicios) 639 - COIBA Donación Nro. 3 Comité Internacional Cruz Roja Fuente: Información suministrada por Regional Viejo Caldas y Establecimientos adscritos

No se evidencia que las entidades donantes, con anterioridad a la entrega de los elementos donados al INPEC, hayan hecho entrega de documento escrito mediante el cual realiza el ofrecimiento, que permita determinar el tipo de bien que se pretende donar señalando sus especificaciones, cantidades y que acredite la pertenencia y dominio por parte de la entidad donante. Por lo anterior, se evidencia, se está incurriendo en incumplimiento del artículo 1443 del

donar señalando sus especificaciones, cantidades y que acredite la pertenencia y dominio por parte de la entidad donante. Por lo anterior, se evidencia, se está incurriendo en incumplimiento del artículo 1443 del Código Civil Colombiano. Así mismo, al no tener un documento de ofrecimiento de la cosa donada, se está incumpliendo el artículo 1444 del Código Civil Colombiano.

Con base en lo anterior, se evidencia un incumplimiento por desconocimiento del Manual de Manejo de Bienes, código PA-LA-M02, Versión 2, del 15 de mayo del año 2019 establecido en el Software Isolucion del INPEC, en su numeral 1.1.1 el cual establece: “Teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 032 del 07 de julio de 2015 emitida por la Dirección General, cuando se realiza el ingreso por donación en la Administración Central, Regionales o ERON, la dependencia que tiene a cargo la donación efectúa el trámite ante la entidad donante y entrega al almacenista los elementos junto con la documentación exigida como requisito, para que sea ingresada en el aplicativo vigente y formen parte de del inventario y de los activos del Instituto. Los documentos que deben entregar son: 1. Oferta escrita de la entidad donante…”.

La ausencia de la oferta del donante, obedece presuntamente, a un control deficiente o a un desconocimiento de los requisitos exigidos en el Manual de Manejo de Bienes, por parte del INPEC, a través de los servidores públicos responsables.Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 6 de 44

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Por la ausencia de la oferta del donante, se podría estar recibiendo elementos o bienes

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Por la ausencia de la oferta del donante, se podría estar recibiendo elementos o bienes adquiridos de manera fraudulenta o de dudosa procedencia, incurriendo en incumplimiento del artículo 1443 del Código Civil Colombiano. De igual manera, al no tener un documento de ofrecimiento de la cosa donada, no se puede determinar si el sujeto donante, es hábil para realizar dicha donación, incumpliéndose con el artículo 1444 del Código Civil Colombiano.

En razón a lo anterior, se enuncia un presunto alcance disciplinario, en el entendido que, hay un presunto incumplimiento de los deberes del servidor público enunciados en el numeral 1° del artículo 34 en concordancia con el artículo 50 de la ley 734 de 2002 “Código Disciplinario Único”, respectivamente a la letra dice:

“ARTÍCULO 34. DEBERES. Son deberes de todo servidor público: Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente”.

“ARTÍCULO 50. FALTAS GRAVES Y LEVES. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos,

“ARTÍCULO 50. FALTAS GRAVES Y LEVES. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses consagrados en la Constitución o en la ley”.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO AL

INFORME PRELIMINAR

Se recibió respuesta por parte de la Dirección Regional Viejo Caldas, mediante oficio No. 600-AGECO-DIREG-2020IE0173393 del 01 de octubre de 2020; respecto al presente hallazgo, manifestando lo siguiente:

“En el cuadro adjunto se da respuesta al Hallazgo No.1, en donde se relacionan los ERON con este hallazgo, se registra el enlace con el LINK, con el documento cargado en el DRIVE en la carpeta RESPUESTA INFORME PRELIMINAR DONACIONES 1ER SEMESTRE 2020, el cual será compartido al correo de cinterno.rvcaldas@inpec.gov.co”

En dicha comunicación, los ERON de RM Manizales, EPMSC Pereira y RM Pereira; no allegan un documento en Gesdoc como único sistema de radicación para dar respuesta a los hallazgos, el cual contempla lo siguiente:

“Mediante Resolución No. 000378 del 17 de Febrero de 2017, el INPEC adoptó el aplicativo GESDOC como único sistema de radicación de las comunicaciones oficiales, recibidas ER (externas recibidas), enviadas EE (externas enviadas) e

“Mediante Resolución No. 000378 del 17 de Febrero de 2017, el INPEC adoptó el aplicativo GESDOC como único sistema de radicación de las comunicaciones oficiales, recibidas ER (externas recibidas), enviadas EE (externas enviadas) e internas IE (interna enviada), garantizando trazabilidad a cada documento. ElCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 7 de 44

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aplicativo GESDOC es un Gestor Documental que optimiza todas las funcionalidades de la gestión documental y digitalización sobre un entorno Web. El desempeño de esta herramienta refleja exactitud y fiabilidad en las actividades de correspondencia, facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención estipulados, garantiza la selección y conservación de los documentos de carácter permanente, por estas razones es un apoyo de alto valor en las actividades administrativas”.

Sin embargo, en la comunicación, algunos Establecimientos allegaron documento oficio de respuesta en Gesdoc con sus respectivos soportes donde se evidencia la oferta de la entidad o persona donante y, por ende, le es retirado el presente hallazgo; a los demás Establecimientos, se les ratifica el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario, como se muestra en el Cuadro No. 2.

Cuadro No. 2: Relación de Establecimientos a quienes se les Retira o Ratifica el Hallazgo No. 1

ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA

DONANTE OBSERVACIÓN 611 - RM Manizales - Donación Nro. 1 Comité Internacional Cruz Roja

Ratificado

ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA

DONANTE OBSERVACIÓN 611 - RM Manizales - Donación Nro. 1 Comité Internacional Cruz Roja

Ratificado 616 - EPMSC Pereira - Donación Nro. 1 Fundación Acción Interna Ratificado 620 - RM PereiraDonación Nro. 2 Comité Internacional Cruz Roja

Ratificado 620 - RM PereiraDonación Nro. 4 Fundación Acción Interna Ratificado 633 - EPMSC Puerto Boyacá Donación Nro. 1 Gobernación de Boyacá Ratificado 637 - EPAMS La Dorada Donación Nro. 1 Municipio de La Dorada (División de bienes y servicios)

Ratificado 637 - EPAMS La Dorada Donación Nro. 2 Fundación Acción Interna Retirado 639 - COIBA Donación Nro. 3 Comité Internacional Cruz Roja

Ratificado Fuente: Información suministrada por Regional Viejo Caldas y Establecimientos adscritos

RIESGO

Una vez revisado el Mapa de Riesgos institucional de gestión y corrupción, se evidencia un riesgo operativo, en el proceso de Logística y Abastecimiento, asociado a la situación encontrada en el presente hallazgo:

“Entrada a almacén de los bienes sin el cumplimiento pleno de los requisitos establecidos”Calle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 8 de 44

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Se recomienda verificar el adecuado cumplimiento de los controles establecidos, para la

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Se recomienda verificar el adecuado cumplimiento de los controles establecidos, para la mitigación de los riesgos del proceso de Logística y Abastecimiento y del Manual de Manejo de Bienes, en su numeral 1.1., inciso 1, a fin de evitar, se siga materializando dicho riesgo.

RECOMENDACIÓN

Se sugiere que las partes que intervienen en este proceso, conozcan a cabalidad, el Manual de Manejo de Bienes y de esta manera sea aplicado rigurosamente, en las donaciones recibidas por el INPEC.

HALLAZGO No. 02

NO SE ADJUNTA DOCUMENTO CON EL CONCEPTO TÉCNICO DE FUNCIONARIO

COMPETENTE, CERTIFICANDO QUE LOS BIENES DONADOS A RECIBIR SON DE

UTILIDAD PARA LA INSTITUCIÓN Y SE ENCUENTRAN EN PERFECTO ESTADO

DE USO - HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTO ALCANCE

DISCIPLINARIO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Según los reportes suministrados en la auditoría de los Establecimientos adscritos a la Dirección Regional Viejo Caldas y los establecimientos adscritos, se pudo evidenciar que los ERON y/o Regional misma, relacionados en el Cuadro No. 3, no adjuntaron documento alguno en donde se mencione el concepto técnico de funcionario competente, certificando que los bienes a recibir en donación, son de utilidad para el INPEC y se encuentran en perfecto estado de uso.

Cuadro No. 3: Relación de Establecimientos que no adjuntan Concepto Técnico

ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA DONANTE

INPEC y se encuentran en perfecto estado de uso.

Cuadro No. 3: Relación de Establecimientos que no adjuntan Concepto Técnico ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA DONANTE 611 - RM Manizales - Donación Nro. 1 Comité Internacional Cruz Roja 611 - RM Manizales - Donación Nro. 2 Fundación Acción Interna 616 - EPMSC Pereira - Donación Nro. 1 Fundación Acción Interna 620 - RM Pereira - Donación Nro. 2 Comité Internacional Cruz Roja 620 - RM Pereira - Donación Nro. 4 Fundación Acción Interna 626 - EPMSC Fresno - Donación Nro. 1 Mercedes Giraldo Benítez c.c. 28.739.724 628 - EPMSC Honda - Donación Nro. 1 Secretaría de Hacienda Municipio de Honda 633 - EPMSC Puerto Boyacá Donación Nro. 1 Gobernación de BoyacáCalle 26 No 27-48 PBX 2347474 Ext 1120 cinterno@inpec.gov.co Página 9 de 44

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ESTABLECIMIENTO ENTIDAD EMPRESA DONANTE 637 - EPAMS La Dorada Donación Nro. 1

Municipio de La Dorada (División de bienes y servicios) Fuente: Documentos allegados por la Dirección Regional Viejo Caldas y establecimientos adscritos.

No se aportó un documento que asegure el cumplimiento de los estándares técnicos de seguridad, eficacia y calidad de los elementos que se reciban en donación, donde se evalúe la viabilidad y pertinencia de los mismos y determinar si se acepta o no el ofrecimiento de donación.

seguridad, eficacia y calidad de los elementos que se reciban en donación, donde se evalúe la viabilidad y pertinencia de los mismos y determinar si se acepta o no el ofrecimiento de donación.

Con base en lo anterior, se evidencia un incumplimiento por desconocimiento del Manual de Manejo de Bienes, código PA-LA-M02, Versión 2, del 15 de marzo del año 2019 establecido en el Software Isolucion del INPEC, en su numeral 1.1.1 el cual establece:

“Teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 032 del 07 de julio de 2015 emitida por la Dirección General, cuando se realiza el ingreso por donación en la Administración Central, Regionales o ERON, la dependencia que tiene a cargo la donación efectúa el trámite ante la entidad donante y entrega al almacenista los elementos junto con la documentación exigida como requisito, para que sea ingresada en el aplicativo vigente y formen parte de del inventario y de los activos del Instituto. “Los documentos que deben entregar son: 1. Oferta escrita de la entidad donante. 2. Concepto técnico de funcionario competente certificando que los bienes a recibir son de utilidad para la Institución y se encuentran en perfecto estado de uso...”. (Subrayado fuera de texto).

La ausencia del concepto técnico emitido por el INPEC, obedece presuntamente, a un control deficiente o a un desconocimiento de los requisitos exigidos en el Manual de Manejo de Bienes, por parte de los servidores públicos responsables.

El INPEC, al no emitir un documento en donde un funcionario competente certifique que los bienes a recibir en donación son de utilidad para el desarrollo de su misionalidad y visionalidad, podría darse la figura de estar recibiendo elementos con otro destino que

El INPEC, al no emitir un documento en donde un funcionario competente certifique que los bienes a recibir en donación son de utilidad para el desarrollo de su misionalidad y visionalidad, podría darse la figura de estar recibiendo elementos con otro destino que no es su razón de ser, además, que se desconoce el estado de dichos elementos y podrían en un momento ser inservibles. En una donación siempre intervienen dos partes: quien da y quien recibe. El beneficiario no está obligado a nada hasta que acepta la donación de manera formal y esto inicia, con el concepto técnico.

El hecho de no emitir el documento de concepto técnico favo