INPEC - Informe de Auditoria Interna Proceso de Gestion Financiera 2020

Instituto Nacional Penitenciario

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Título: INPEC - Informe de Auditoria Interna Proceso de Gestion Financiera 2020
Autor: Instituto Nacional Penitenciario
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Penal
Año: 2020

Calle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1120 - 1369 cinterno@inpec.gov.co

8150-OFICIBogotá, D.C. 28 de septiembre de 2020 Brigadier General NORBERTO MUJICA JAIME Director General Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC Ciudad Asunto: Informe definitivo Auditoría al Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG" (Picota) y la Reclusión de Mujeres CPAMSM Bogotá - Proceso Gestión Financiera La Oficina de control interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditoria 2020 aprobado por parte del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno adelanto auditoría al Proceso Gestión Financiera así: - Dirección de Gestión Corporativa (Manejo de recursos para la pandemia del COVID19), - RM Bogotá de acuerdo a solicitud elevada por parte de la Regional Central al manejo de la pagaduría. - Complejo Penitenciario y Carcelario de Bogotá COBOG “La Picota” de acuerdo a solicitud elevada por la Dirección General a la gestión de la habilidad productiva de Panadería, el cumplimiento de requisitos para pago de viáticos, manejo de combustible y vehículos oficiales. Para lo cual se surtieron todas las etapas previstas, culminado así con este informe final del cual remito copia. Como resultado de esta auditoría se evidencio un total de seis (06) hallazgos y una (01) observación, tres (3) hallazgos y una (01) observaciones en el COBOG y tres (3) hallazgos en la R.M. de Bogotá, de las cuales se resalta que: 1. HALLAZGO NO 01: Incumplimiento de los requisitos para pagos de viáticos en el Complejo Carcelario

hallazgos y una (01) observaciones en el COBOG y tres (3) hallazgos en la R.M. de Bogotá, de las cuales se resalta que: 1. HALLAZGO NO 01: Incumplimiento de los requisitos para pagos de viáticos en el Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG"- Hallazgo Administrativo. 2. OBSERVACIÓN NO. 01: Falta de idoneidad en el perfil del responsable de las habilidades productivas panadería en el Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG".Calle 26 No. 27 – 48 PBX 2347474 Ext. 1120 - 1369 cinterno@inpec.gov.co

3. HALLAZGO NO 02: Incumplimiento en la administración de vehículos oficiales en el Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG"- Hallazgo Administrativo. 4. HALLAZGO NO 03: Inconsistencias en el diligenciamiento de la planilla OP 22-091-04 V02 control de suministro de combustible diario transportes en el Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG"- Hallazgo Administrativo. 5. HALLAZGO NO 04: Incumplimiento de los requisitos del procedimiento reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje código: PA-GF-P08-v3 – en la Reclusión de Mujeres de Bogotá - Hallazgo Administrativo con Presunto Alcance Disciplinario 6. HALLAZGO NO. 05: Incumplimiento en los lineamientos para transferencia de planilla CUN en la Reclusión de Mujeres de Bogotá - Hallazgo Administrativo. 7. HALLAZGO NO. 06: Consignación extemporánea en bancos por concepto de decomisos en la Reclusión de Mujeres de Bogotá - Hallazgo Administrativo con Presunto Alcance Disciplinario. OBSERVACIÓN AUDITORIA HABILIDADES PRODUCTIVAS PANADERIA: Teniendo en cuenta el número significativo de contagio que presenta el COBOG por el COVID 19, en este momento, no es prudente que el grupo auditor se traslade a efectuar el trabajo de campo en desarrollo de la auditoria a las habilidades productivas Panadería. Por cuanto esta Oficina estará informando que día se realizará la auditoria y visita al complejo, por el momento queda aplazada hasta nueva orden. Para finalizar, me permito comunicar que en cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 1 del decreto 338 de 2019, los hallazgos con presunto alcance

estará informando que día se realizará la auditoria y visita al complejo, por el momento queda aplazada hasta nueva orden. Para finalizar, me permito comunicar que en cumplimiento a la obligación establecida en el artículo 1 del decreto 338 de 2019, los hallazgos con presunto alcance disciplinario se les dio traslado el día viernes 25 de septiembre del presente, mediante Oficio N° 2020IE0168992 a la Oficina de Control Interno Disciplinario. Cordialmente, Mayor (RA) JEFERSON ERAZO ESCOBAR Jefe Oficina de Control Interno Anexo: Informe en veintitrés (23) folios Revisado por: Mayor (Ra) Jeferson Erazo Escobar – Jefe de la Oficina de Control Interno Elaborado por: Katerine Bastidas – Coordinador Grupo Evaluación a la Gestión del Riesgo OFICI Fecha de elaboración: 28 de septiembre de 2020 Archivo: C:\Users\KATERINE BASTIDAS\Documents\ESCRITORIO\AUDITORIA 2020\FINANCIERA1

1. NOMBRE DEL

LUGAR/DEPENDENCIA

O PROCESO: Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG"

(Picota) y Reclusión de Mujeres CPAMSM Bogotá Proceso Gestión Financiera

2. RESPONSABLE: Coronel (r)

Wilmer José Valencia Ladrón De Guevara Director Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG" (Picota) Doctora Claudia Bibiana Mariño Barbosa Directora Reclusión de Mujeres CPAMSM Bogotá

3. AUDITOR LIDER: Alexis Katerine Bastidas Estrada

4. EQUIPO AUDITOR Nelson Javier Acosta Naranjo

Alexis Katerine Bastidas Estrada

5. FECHA DE LA AUDITORIA: Del 22 de julio al 31 de agosto de 2019

6. Objetivo

Evaluar el sistema de control interno en el cumplimiento de la función misional y legal del proceso de Gestión Financiera, en lo referente al manejo de recursos para la pandemia COVID 19 sede central, pagaduría RM Mujeres Bogotá, habilidades productivas panadería, viáticos, combustible y vehículos oficiales COBOG - Picota.

7. Alcance

En la auditoria se verificará la documentación facilitada por la Dirección de Gestión Corporativa, Reclusión de Mujeres de Bogotá y Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG" (Picota), del periodo correspondiente del 01 de enero de 2020 al 15 de julio de 2020.

Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG" (Picota), del periodo correspondiente del 01 de enero de 2020 al 15 de julio de 2020.

8. Criterios Utilizados

Constitución Política Nacional de 1991.

Resoluciones: 4443 del 20 de noviembre de 2014 Por la cual se establece el procedimiento para el manejo del dinero incautado a internos.

Otros: Procedimiento Reconocimiento y Pago de Viáticos y Gasto de Viaje Código: PA-GF-P08 VERSIÓN: 3 - OP 22-090-04 V02 requerimiento de servicios de vehículos grupo operativo transportes y PA-LA-PN01-F02_V01 Control de documentación y mantenimiento de vehículos - Procedimiento mantenimiento y control de automotores

INFORME DE AUDITORIA2

Código PA-22-016-02 Numeral 5. Desarrollo del proceso - Oficio 2019IE00009009 del 22 de enero de 2019 Manejo de Recursos CUN.

9. Aspectos Positivos

 Buena disposición con el equipo auditor por parte de los responsables de las áreas auditadas.  Se observó en la respuesta al informe preliminar por parte de los establecimientos, la intención de efectuar los correctivos del caso a las debilidades evidenciadas por parte del equipo auditor.  En la presente auditoria uno de los auditados fue la Dirección de Gestión Corporativa, a quien el grupo auditor al revisar la información solicitada no encontró hallazgos ni observación, cabe destacar la laborar que vienen realizando las oficinas de presupuesto y contratación en el seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a los ERON en la ejecución de los recursos asignados para la atención de la pandemia.

hallazgos ni observación, cabe destacar la laborar que vienen realizando las oficinas de presupuesto y contratación en el seguimiento y control a las Direcciones Regionales y a los ERON en la ejecución de los recursos asignados para la atención de la pandemia.  Se resalta la buena disposición por parte del auditado en el sentido de adoptar de manera inmediata los correctivos a las situaciones de incumplimiento enunciadas en el presente informe.

10. Hallazgos y/o Observaciones

COMPLEJO CARCELARIO Y PENITENCIARIO CON ALTA MEDIA Y MÍNIMA

SEGURIDAD DE BOGOTÁ - ERE - JYP "COBOG"

HALLAZGO No 01

INCUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS PARA PAGOS DE VIATICOS EN EL

COMPLEJO CARCELARIO Y PENITENCIARIO CON ALTA MEDIA Y MÍNIMA

SEGURIDAD DE BOGOTÁ - ERE - JYP "COBOG"- HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

En respuesta a oficio 2020IE0127006 de fecha 27 de julio de 2020, el Complejo Carcelario y Penitenciario con Alta Media y Mínima Seguridad de Bogotá - ERE - JYP "COBOG", envía archivos PDF por medio de correo electrónico con sus respectivos soportes a la oficina de Control interno de los pagos de viáticos de los funcionarios en comisión.

Una vez el grupo auditor procede a revisar las órdenes de pago solicitadas, encontró que las mismas presentan novedades, las cuales se relacionan a continuación:3

- ORDENES DE PAGO VIÁTICOS DE LOS FUNCIONARIOS EN COMISIÓN

Una vez el grupo auditor procede a revisar las órdenes de pago solicitadas, encontró que las mismas presentan novedades, las cuales se relacionan a continuación:3

- ORDENES DE PAGO VIÁTICOS DE LOS FUNCIONARIOS EN COMISIÓN

Cuadro 01: Novedades órdenes de pago Viáticos de los funcionarios en comisión

ORDENES DE

PAGO Formato Original PA-GFP08-F01 V01 Autorización Comisión de Servicios o Desplazamiento para Personal de Planta y Contrato Reconocimiento Viáticos y Gastos de Viaje o Modificación. Liquidación del gasto.

PA-GF-P08-F02 -V01

Formato de "Liquidación de Viáticos y Gastos de Viaje Comprobante de Pago"

42057320 NO NO

42057520 NO NO

42057720 NO NO

42057920 NO NO

42059820 NO NO

42065620 NO NO

44248620 NO NO

44253020 NO NO

44256020 NO NO

85767120 NO NO

85767620 NO NO

85770620 NO NO

85770920 NO NO

85771220 NO NO 156106520 NO NO Fuente: Documentación suministrada en archivos PDF por el COBOG.

En la anterior información es evidente el incumplimiento de los requisitos del procedimiento reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje Código: PA-GF-P08

Versión: 3; por cuanto es responsabilidad del Área Financiera del establecimiento verificar antes del pago que las cuentas se encuentren con todos los documentos soportes.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO

AL INFORME PRELIMINAR4

verificar antes del pago que las cuentas se encuentren con todos los documentos soportes.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO

AL INFORME PRELIMINAR4

De acuerdo a la respuesta presentada por la administración del COBOG donde argumentan:

“…con la actualización del aplicativo de SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el año 2018, El formato original PA-GF-P08-F01 V01 Autorización Comisión de Servicios o Desplazamiento para Personal de Planta y Contrato Reconocimiento Viáticos y Gastos de Viaje o Modificación se dejó de utilizar porque corresponde a la información que se registra y se genera en la “Solicitud de comisión de viáticos”, elaborada por el perfil administrador el cual está a cargo del comandante de remisiones del COBOG, lo genera un doble tramite, reprocesos, incremento de costos de papelería lo cual va en contravía de la política de eficiencia administrativa y cero papel, y el esfuerzo administrativo al ejecutarse un mismo proceso dos veces. (Es el mismo proceso que se hacía en un formato, pero ahora directamente en SIIF Nación).”

Así mismo con el formato PA-GF-P08-F02 -V01 Formato de "Liquidación de Viáticos y Gastos de Viaje Comprobante de Pago"

“…. con la actualización del SIIF Nación, liquida directamente los valores que se causen teniendo en cuenta el número de días que contemple la comisión. El cual esta descrito en la “GUIA GESTION DE VIATICOS” del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - SIIF Nación. Y atendiendo la orden de utilizar de forma obligatoria

causen teniendo en cuenta el número de días que contemple la comisión. El cual esta descrito en la “GUIA GESTION DE VIATICOS” del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - SIIF Nación. Y atendiendo la orden de utilizar de forma obligatoria todas las funcionalidades y modificaciones a la transcripción “solicitud de viáticos al interior”, motivo por el cual no se utiliza.”

Analizado lo anterior se evidencia que la misma no desvirtúa el hallazgo y éste se confirma creando la necesidad de construir un plan de mejoramiento por parte del COBOG que le permita identificar las causas y acciones de mejora con el fin de dar cumplimiento a la normatividad que lo regula, en este sentido el procedimiento que se encuentra vigente a la fecha y hasta que el mismo no sea actualizado deberá cumplirse.

RIESGO

Una vez se procede a revisar el mapa de riesgos institucional de gestión y de corrupción, no se evidencia un riesgo asociado a la situación encontrada en el presente hallazgo. Es importante identificar e incluir en el proceso gestión financiera del mapa de riesgos el incumplimiento del procedimiento de requisitos para gagos. Esto teniendo en cuenta el impacto que genera en la Entidad la falta de aplicación del procedimiento al tratarse de la administración de recursos públicos.

RECOMENDACIÓN

Teniendo en cuenta que el INPEC opera bajo un enfoque basado en procesos, es necesario que desde el Establecimiento se solicite al Responsable del Proceso Gestión Financiera, en este caso la Dirección de Gestión Corporativa de la Sede Central la actualización del Procedimiento reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje

Código: PA-GF-P08 Versión: 3.5

OBSERVACIÓN No. 01

actualización del Procedimiento reconocimiento y pago de viáticos y gasto de viaje

Código: PA-GF-P08 Versión: 3.5

OBSERVACIÓN No. 01

FALTA DE IDONEIDAD EN EL PERFIL DEL RESPONSABLE DE LAS HABILIDADES PRODUCTIVAS PANADERÍA EN EL COMPLEJO CARCELARIO Y PENITENCIARIO CON ALTA MEDIA Y MÍNIMA SEGURIDAD DE BOGOTÁ - ERE - JYP "COBOG".

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

Al revisar los documentos enviados por el Complejo se encontró resolución de funciones del funcionario encargado de las habilidades productivas panadería, la cual manifiesta que el funcionario: “Anexa certificación del SENA de marzo de 2014 auxiliar en asistir procesos de producción de panadería.”, sin embargo el COBOG no adjunta soportes del perfil profesional que certifiquen su idoneidad, Teniendo en cuenta lo anterior y de acuerdo a los lineamientos emitidos por la subdirección de desarrollo de habilidades productivas 2020, quien cita:

“RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS En lo que respecta a la designación de administradores para las actividades productivas que funcionan bajo la modalidad de administración directa, soportada en el artículo 32 del acuerdo 010 de 2004 “Por medio del cual se expide el reglamento general para el manejo de recursos propios del INPEC“, de manera directa se requiere la colaboración de la Dirección Regional para recomendar a los directores de los centros de reclusión de su jurisdicción, que al momento de asignar al servidor público para las funciones inherentes a dicha administración, tengan en cuenta el perfil idóneo para asumir las mismas, en términos aptitudinales

directores de los centros de reclusión de su jurisdicción, que al momento de asignar al servidor público para las funciones inherentes a dicha administración, tengan en cuenta el perfil idóneo para asumir las mismas, en términos aptitudinales (de conocimiento y experiencia, preferiblemente en el área de administración o afines)……”

Por lo anterior es evidente el incumplimiento de las directrices impartidas por la Subdirección de habilidades productivas a fin de minimizar riesgos que conlleven al mal funcionamiento en la administración de los recursos del estado.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO

AL INFORME PRELIMINAR

De acuerdo a la respuesta presentada por la administración del COBOG donde manifiestan que “La designación de los responsables de las diferentes habilidades productivas es potestad del Director del Establecimiento y el Comandante de Vigilancia”, la misma no desvirtúa la observación y por lo tanto se mantiene.

RIESGO

Si bien es cierto el establecimiento manifiesta que es potestad del ordenador del gasto la designación de estos funcionarios, es importante seguir los lineamientos emanados por la Subdirección de habilidades Productivas a fin de minimizar el riesgo y que este se materialice, toda vez que se trata de la administración de recursos públicos y del riesgo que conlleva la mala gestión.6

RECOMENDACIÓN

Identificar en la planta de personal del Complejo un funcionario idóneo, capacitado, competente, con conocimientos suficientes para la buena administración de los recursos de las habilidades productivas y generen así mayor utilidad.

HALLAZGO No 02

INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES EN EL

recursos de las habilidades productivas y generen así mayor utilidad.

HALLAZGO No 02

INCUMPLIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS OFICIALES EN EL

COMPLEJO CARCELARIO Y PENITENCIARIO CON ALTA MEDIA Y MÍNIMA

SEGURIDAD DE BOGOTÁ - ERE - JYP "COBOG"- HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Mediante oficio 2020IE0127006 el grupo auditor solicito al COBOG Enviar la siguiente información:

1 Planillas OP 22-090-04 V02 Requerimiento de servicios de vehículos grupo operativo transportes, correspondiente a los meses de enero, marzo, mayo y lo que va corrido del mes de julio del presente año. 2 Panillas PA-LA-PN01-F02-V01 Control de documentación y mantenimiento de vehículos, correspondiente a los meses de enero, marzo, mayo y lo que va corrido del mes de julio del presente año

Lo anterior con el fin de verificar el manejo adecuado de los vehículos oficiales que hacen parte del parque automotor del COBOG.

Al revisar la información solicitada se encontró lo siguiente:

1. Archivo Excel del formato OP 22-090-04 V02, el cual se relaciona a continuación:

Cuadro 02: PLANILLA REQUERIMIENTOS SERVICIOS VEHICULOS GRUPO OPERATIVO – COBOG

“PLANILLA REQUERIMIENTOS SERVICIOS VEHICULOS GRUPO OPERATIVO

D M A SALIDA REGRESO PLACA CONDUCTOR OFIC. SOLICITA DESTINO FIRMA

8 5 2020 X OCJ925 Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG Tecnimotor

D M A SALIDA REGRESO PLACA CONDUCTOR OFIC. SOLICITA DESTINO FIRMA

8 5 2020 X OCJ925 Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG Tecnimotor S.A.S. 80748294 13 5 2020 X OBI 186 Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG Tecnimotor S.A.S. 80748294 13 5 2020 X OBI 462 Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG Tecnimotor S.A.S. 80748294 20 5 2020 X OCJ925 Dg. David Rojas Nuñez Transportes

COBOG COBOG 807482947

“PLANILLA REQUERIMIENTOS SERVICIOS VEHICULOS GRUPO OPERATIVO

D M A SALIDA REGRESO PLACA CONDUCTOR OFIC. SOLICITA DESTINO FIRMA

3 6 2020 X T/L Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG Tecnimotor S.A.S. 80748294 4 6 2020 X OBI 186 Dg. David Rojas Nuñez Transportes COBOG COBOG 80748294 11 6 2020 X OBI 462 Dg. David Rojas Nuñez Transportes

COBOG COBOG 80748294

16 6 2020 X T/L Dg. David Rojas Nuñez Transportes

COBOG COBOG 80748294

Fuente: archivo Excel suministrado por el COBOG. O.P 22-90-04 V02”

16 6 2020 X T/L Dg. David Rojas Nuñez Transportes

COBOG COBOG 80748294

Fuente: archivo Excel suministrado por el COBOG. O.P 22-90-04 V02”

Teniendo en cuenta lo anterior es evidente que la información se encuentra incompleta toda vez que lo solicitado no fue enviado.

Por cuanto, se observa incumplimiento de lo siguiente:

 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO Y CONTROL DE AUTOMOTORES

CÓDIGO PA-22-016-02 NUMERAL 5. DESARROLLO DEL PROCESO en el

cual se menciona:

Cuadro 03: PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO Y CONTROL DE AUTOMOTORES CÓDIGO PA-22-016-02

N° QUE HACER Y COMO HACERLO RESPONSABLE CONTROL TIENPO 13 Atender las necesidades de transporte de las dependencias de la Sede Central. A través de solicitudes verbales o escritas y de acuerdo con la urgencia de la diligencia oficial se asignan los vehículos pertenecientes al grupo operativo (Ver instruccion6.2.7), llevando una planilla de control diario (Ver formato OP.22-90-04 V02). Una vez los vehículos regresan de las diligencias oficiales quedan disponibles a órdenes del grupo operativo (Ver iinstrucción6.2.8). Funcionario encargado de vehículos o quien haga sus veces en direcciones Regionales o establecimientos de reclusión. Jefe división servicios administrativos, o quien haga sus veces en direcciones Regionales o establecimientos de reclusión.

direcciones Regionales o establecimientos de reclusión. Jefe división servicios administrativos, o quien haga sus veces en direcciones Regionales o establecimientos de reclusión.

Permanentemente Fuente: Procedimiento Mantenimiento y Control de Automotores CÓDIGO PA-22-016-02.

 PLANILLA PA-LA-PN01-F02_V01 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.

Así las cosas, de no llevar al día el registro diario de las planillas donde se pueda identificar que vehículos se encuentran en mantenimiento y cuales están de servicio, el8

Complejo no tendrá claridad de su estado, disponibilidad y uso correcto de su parque automotor por cuanto su control seria deficiente.

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES EFECTUADAS POR EL AUDITADO

AL INFORME PRELIMINAR

Analizada la respuesta al informe preliminar donde el COBOG manifiesta que:

“Con relación a las Planillas OP 22-090-04 V02 Requerimiento de servicios de vehículos grupo operativo transportes, correspondiente a los meses de enero, marzo, mayo y lo que va corrido del mes de julio del presente año. La entidad envió lo correspondiente a lo que va corrido del año con relación a los servicios requeridos a los vehículos durante lo corrido de la presente vigencia.”

La misma no concuerda teniendo en cuenta que en el informe preliminar se relacionó el archivo Excel con la información enviada por el COBOG de los meses de mayo y junio quedando pendiente los meses de enero, marzo y lo que va corrido de julio, planilla que debió haberse diligenciado a diario.

Además, mencionan con respecto a la planilla:

quedando pendiente los meses de enero, marzo y lo que va corrido de julio, planilla que debió haberse diligenciado a diario.

Además, mencionan con respecto a la planilla:

“……PA-LA-PN01-F02-V01 Control de documentación y mantenimiento de vehículos. Ya se remitió vía correo electrónico el formato de la planilla para que sea implementado por el responsable del parque automotor del COBOG.”

Dada las circunstancias es evidente la falta de un control efectivo por parte del encargado del parque automotor del COBOG, creándose la necesidad de construir un plan de mejoramiento que les permita socializar e impartir instrucciones para el diario y correcto diligenciamiento de las planillas y así subsanar el hallazgo.

RIESGO

Al revisar el mapa de riesgos de corrupción del Instituto se pudo evidenciar que existe un riesgo asociado a la situación enunciada en el presente hallazgo, en el proceso logística y abastecimiento, riesgo “Posibilidad de usar de manera indebida los bienes del Instituto (parque automotor) para beneficio particular o de terceros”. Por lo anterior es evidente que el control y la acción no son adecuadas y al no finalizar la actualización del procedimiento y socializarlo se seguirá presentando novedades como las identificadas.

RECOMENDACIÓN

Se sugiere que las partes que intervienen en este proceso, conozcan el procedimiento y de esta manera realicen los registros de calidad diariamente en las panillas creadas para tal fin.9

HALLAZGO No 03

INCONSISTENCIAS EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA OP 22-091-04

V02 CONTROL DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DIARIO TRANSPORTES EN

para tal fin.9

HALLAZGO No 03

INCONSISTENCIAS EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA OP 22-091-04

V02 CONTROL DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DIARIO TRANSPORTES EN

EL COMPLEJO CARCELARIO Y PENITENCIARIO CON ALTA MEDIA Y MÍNIMA

SEGURIDAD DE BOGOTÁ - ERE - JYP "COBOG"- HALLAZGO ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Una vez el grupo auditor procede a verificar la planilla control de suministro de combustible diario, correspondiente a los meses de enero, marzo, mayo y lo que va corrido de julio, encontró que la marca y placa diligenciada en la planilla no corresponden al parque automotor del COBOG.

A continuación, se relaciona la planilla por mes con sus novedades:

Cuadro 04: Planilla Parque automotor COBOG.

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario

"I.N.P.E.C"

División de Servicios Administrativos

PLANILLA CONTROL DE SUMINISTRO COMBUSTIBLE DIARIO