INS - Resolución 0354 de 2022

INSTITUTO NACIONAL DE SALUD RESOLUCIÓN NÚMERO 0354 DE 202202 MAY 2072Por medio de la cual se adopta el reglamento interno del Comité de Conciliación delInstituto Nacional de Salud — INS y cual se deroga la Resolución 042 de 2021 LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD-INS En ejercicio de las facultades legales que le confiere el Decreto 470 de 1968, el Decreto4109 de 2011, el Decreto 2774 de 2012, y CONSIDERANDO Que el artículo 65 B de la Ley 23 de 1991 adicionado por el artículo 75 de la Ley 446 de1998, establece que las Entidades y organismos de derecho público del orden nacional,departamental, distrital y de los municipios capital del departamento y los entesdescentralizados de esos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformadopor los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirán las funciones que seles señalen. Que el Decreto 1069 del 26 de mayo de 2015, “Por medio del cual se expide el DecretoUnico Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho” determina las funciones del Comitéde Conciliación en su artículo 2.2.4.3.1.2.5. Que la Resolución No. 048 del 03 de junio de 2020 derogó la Resolución 1784 de 2018que regulaba el funcionamiento del Comité de Conciliación del Instituto Nacional de Salud— INS y se adopta el reglamento interno. Que se hizo necesario derogar la Resolución No. 048 del 03 de junio de 2020 y expedir laResolución No. 042 de 2021, con el fin de contar con un instrumento eficaz que lepermitiera al INS cumplir con los principios rectores de la función Administrativa según losdispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política y en especial la observancia plenade las normas que regulan la materia.

Que conforme al Protocolo para la Gestión de los Comités de Conciliación documentoexpedido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado se deberá revisar elreglamento del comité de forma periódica o cada vez que sea necesario modificar para“dar cumplimiento a reformas normativas, atender directrices gubernamentales, incorporarajustes de la estructura de la entidad, responder a nuevas necesidades de gestión en lasetapas del ciclo de defensa de la entidad” Revisada la Resolución No. 042 de 2021 se hace necesaria su derogación, entre otrasrazones, con el fin de emitir una nueva resolución que acoja las observaciones realizadaspor: (i) la Oficina de Control Interno mediante informe de “seguimiento al cumplimiento delas obligaciones establecidas decreto 1069 de 2015 reporte al sistema único de gestión einformación litigiosa del estado — Ekogui y la gestión del Comité de Conciliación INSsemestre 2021”; y (ii) la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en el procesosde implementación de Modelo Optimo de Gestión (MOG).02 WAN VA

RESOLUCIÓN NÚMERO dd DE HOJA No. 2

Dichas modificaciones entre otras corresponden a: (i) la unificación de los criterios para lasuscripción y revisión de las actas; (ii) la designación del Secretario Técnico en cabeza deun funcionario de la Oficina Asesora Juridica; (iii) el ajuste de los indicadores; y (iv) lacomplementación de algunos artículos en cumplimiento del Modelo Óptimo de Gestión(MOG). Que conforme al Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016; seestablece en su artículo 2.2.4.3.1.2.1 que las normas sobre Comités de Conciliacióncontenidas en el capítulo “Comités de Conciliación” son de obligatorio cumplimiento paralos organismos públicos del orden nacional.

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2. ibídem define el Comité de Conciliación como una instanciaadministrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobreprevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad e igualmentedecidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otromedio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicassustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar ainvestigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra losmiembros del Comité. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

CAPÍTULO | DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1°. Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación del Instituto Nacionalde Salud, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis yformulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los interesesa cargo de la Entidad. ARTÍCULO 2°. Principios Rectores: Los miembros del Comité de Conciliación y losinvitados que intervengan en sus sesiones, obrarán inspirados en los principios delegalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendráncomo propósito fundamental proteger los intereses de la Entidad y el patrimonio público.

ARTICULO 3°. Integración del Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación estaráconformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y seránmiembros permanentes:

1. El (La) Director (a) General o su delegado; quien la presidirá.2. El (La) Secretario (a) General en su calidad de ordenador del gasto o quien hagasus veces.3. El (La) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.4. El (La) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación5. El (La) Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información.0352 0.2 MAY 2022RESOLUCIÓN NÚMERO DE HOJA No. 3

PARÁGRAFO 1°. La participación de los integrantes será indelegable a excepción delDirector (a) General, quien podrá delegar su participación a otro funcionario, quien enningún caso podrá ser un contratista de la entidad; la persona a quien delegue lecorresponderá presidir la sesión. En caso de inasistencia de cualquiera de los miembros,se deberá presentar la justificación respectiva a la Secretaría Técnica del Comité dentro delos tres (3) días siguientes a la sesión del Comité. PARÁGRAFO 2°. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condiciónjerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el abogado que represente losintereses de la Entidad en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quienhaga sus veces.

PARÁGRAFO 3°. El Comité de Conciliación podrá invitar a sus sesiones a la AgenciaNacional de Defensa Jurídica del Estado, quien podrá participar con derecho a voz y voto. PARÁGRAFO 4°. No se permitirá la participación en calidad de miembros permanentes delComité a funcionarios que no reúnan las calidades exigidas por las normas vigentes, comotampoco de contratistas, ni de personas ajenas a la Entidad, exceptuando los casosexpresamente permitidos para tratar asuntos puntuales. PARAGRAFO 5°. El Secretario Técnico del Comité será profesional del derecho de la OficinaAsesora Jurídica, designado por el Comité de Conciliación. ARTÍCULO 4°. Funciones del Comité de Conciliación: El Comité de Conciliación del INS,cumplirá las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto 1069 de 2015 o lasnormas que lo modifiquen o sustituyan, las cuales se señalan a continuación:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursan o hayan cursado en contra del Instituto, paradeterminar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas, los tipos dedaño por las cuales resulta demandado o condenadoy las deficiencias en las actuacionesadministrativas de las Entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesalespor parte de los apoderados con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo,tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cadacaso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar laposición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el Representante LegalO el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el comité deconciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que seconcilie en aquellos casos donde exista identidad se supuestos con la jurisprudenciareiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin dedeterminar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de losagentes del Ministerio Público ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo lascorrespondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba2354 DE 02 MAY 20RESOLUCION NUMERO HOJA No. 4 de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida noinstaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines derepetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidadpara la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellosencomendados.

9. Designar el funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente unprofesional del derecho.

10. Dictar su propio reglamento.

ARTICULO 5°. Aprobación Política de Prevención del Daño Antijurídico: Con el fin depermitir la participación del Comité de Conciliación del INS en la formulación y ejecución depolíticas de prevención del daño antijurídico, este deberá aprobar la Política de Prevencióndel Daño Antijurídico del Instituto cada dos años, esto de acuerdo a los lineamientosestablecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado — ANDJE, la cual lesserá remitida con el fin que cada miembro verifique sus cambios o ajustes, esta deberá seraprobada mediante sesión y acta expedida por el comité, así mismo deberá realizarseguimiento a su implementación y resultados. ARTÍCULO 6°. Funciones del secretario Técnico del Comité de Conciliación: Sonfunciones del secretario del Comité de Conciliación las siguientes:

1. Citar a los miembros del Comité, adjuntando a la citación los respectivos soportesdocumentales, que sean necesarios para conocimiento del comité o preparación dedecisión que tome el mismo (Ficha técnica comité conciliación, documentos,presentaciones, conceptos, etc.).

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. Dicha acta deberá estar debidamenteelaborada por el Secretario Técnico y será suscrita junto con el Director(a) de la Entidaddentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión.

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

4. Presentar de manera semestral un informe de la gestión del Comité y de la ejecución desus decisiones.

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para laformulación y diseño de políticas de daño antijurídico y de defensa de los intereses de laEntidad.

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción de locontencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de laprocedencia o no de instaurar acciones de repetición.

7. Llevar en debida forma el archivo de las actas del Comité y sus soportes (citaciones,excusas, correos, etc.)

8. Las demás que le sean asignadas al Comité.02 WAY 2022RESOLUCION NUMERO - DE HOJA No. 5

PARÁGRAFO: La designación o cambio de secretario técnico deberá ser informadoinmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ARTÍCULO 7°. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto degarantizar el principio de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a losmiembros del Comité le serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstasen el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el artículo 11 de la ley 1437 de2011 y 44 de la Ley 1952 de 2019, o las que lo modifiquen o sustituyan y las demás normasconcordantes.

ARTÍCULO 8°. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros delComité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimentodeberá:

1. Quien crea verse incurso en alguna causal de impedimento, informará a los demásmiembros del comité, a través de memorando interno, correo electrónico o comunicaciónoficial, en donde se manifiesten las circunstancias de modo, tiempo y lugar por las cualesconsidera se presenta el impedimento.

2. Informado el impedimento, los demás miembros del Comité de Conciliación, decidiránsobre su procedencia o no, para lo cual, podrá suspenderse la sesión con el fin de estudiarla decisión a tomar. A

3. Se dejará constancia en el acta correspondiente a la sesión, de la decisión adoptada porlos miembros del Comité de Conciliación.

De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará ala recusación el mismo trámite del impedimento. En todo caso se respetará el derecho decontradicción y defensa. ARTÍCULO 9°. Certificaciones, autorizaciones, recomendaciones o constancias: Ladecisión sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo desolución de conflictos ante trámite judicial, administrativo o como producto del procesoadministrativo sancionatorio, del pacto de cumplimiento, la acción de repetición o delllamamiento en garantía con fines de repetición o la oferta de revocatoria directa de un actoadministrativo de conformidad con el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, seconsignará en la respectiva acta del Comité, y se certificará por parte del Secretario Técnico,para su presentación en el Despacho que corresponda por parte del apoderado de la Entidad.

Asimismo, el Secretario Técnico expedirá las constancias que sean requeridas e informará aquien corresponda las autorizaciones o recomendaciones que efectué el Comité deConciliación. ARTÍCULO 10°. Selección de abogados externos. En caso de llegar a requerirlo, la Entidadcontratará los servicios de uno o varios abogados externos, con el fin de, garantizar la defensade los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos en ciudades y municipiosdiferentes a Bogotá, o cuando se requiera experticia en un tema específico, el cual por lomenos, cumplirá con los siguientes requisitos:

1. Título Profesional en disciplina académica del núcleo básico del conocimiento en Derecho.2. Tarjeta Profesional vigente y activa.3. Título de postgrado en áreas relacionadas con el asunto específico; o experienciaacreditada con mínimo de dos años, en la materia para la cual se va a contratar.RESOLUCIÓN NÚMERO E LR HOJA No. 6

CAPÍTULO II REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DEL INS ARTÍCULO 11°. Sesiones Ordinarias: El Comité de Conciliación se reunirá no menos dedos (2) veces al mes y cuando las circunstancias lo exijan, en forma presencial en lasinstalaciones del INS o no presencial mediante correo electrónico, mensaje de datos ocualquier medio o forma de comunicación idónea, dejando constancia de lo actuado, deconformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que lomodifiquen o sustituyan.

PARAGRAPO 1°. Quórum: El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembrospermanentes y adoptará las decisiones por mayoría simples. PARAGRAFO 2°. En caso de presentarse la ausencia de alguno de los miembros del Comitéde conciliación en las sesiones programas, deberá justificarla dentro de los tres (3) díassiguientes, por escrito a la Secretaría Técnica del Comité, quien mantendrá su debido registro. PARAGRAFO 3”. Cuando se realicen en forma presencial y alguno de los miembros nopueden asistir físicamente a la misma, podrá deliberar y decidir en forma simultánea osucesiva a través de un mecanismo idóneo de comunicación que garantizará el SecretarioTécnico de lo cual dejara constancia en el acta. ARTÍCULO 12%. Sesiones Extraordinarias. El Comité de conciliación se reuniráextraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estimeconveniente su presidente o delegado, el Jefe de la oficina Jurídica, o al menos dos (2) desus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule laSecretaría Técnica, en los término señalados en este reglamento. ARTÍCULO 13°. Suspensión de sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesariosuspender la sesión, en la misma se señalará nuevamente fecha y hora de su reanudación,la cual deberá ser en el menor tiempo posible. En todo caso la Secretaría Técnica confirmarála citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados alcomité y así mismo realizará su programación a través del medio de comunicación idóneo.

ARTÍCULO 14°. Trámites de solicitudes de conciliación. Presentada la petición deconciliación ante la Entidad, el comité de Conciliación cuenta hasta con quince (15) díashábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual será comunicadaen el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia de la respectiva acta ocertificación en la que consten sus fundamentos. En caso de que la decisión no pueda seradoptada por requerirse la solicitud de pruebas o conceptos a otras Entidades, el referidotérmino podrá ser extendido atendiendo las circunstancias del caso, de lo cual se dejaráconstancia en el acta respectiva. ARTÍCULO 15°. Convocatoria del Comité de Conciliación. El Secretario Técnico delComité de Conciliación deberá:

1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité de Conciliación a susmiembros permanentes y los demás invitados, mediante correo electrónico en el cual seseñalará el día, hora, lugar de reunión forma de realizarse la sesión y el respectivo ordendel día.35 ay wey?RESOLUCION NUMERO 0 30 4 DE 02 HOJA No. 7

2. Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité, las fichas técnicascorrespondientes para su respectivo estudio.

3. La asistencia del Secretario Técnico del Comité será obligatoria a todas las sesiones delComité de Conciliación y en todos los casos, deberá convocar a las sesiones del comitécon derecho a voz, al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

PARÁGRAFO. El Orden del día será elaborado por la Secretaría Técnica, donde senumerarán los asuntos a tratar en la sesión, conforme los estudios jurídicos, presentados porlos abogados que representan la entidad. ARTÍCULO 16°. Desarrollo de las sesiones presenciales. En el día y hora señalados, elSecretario Técnico informará al Comité si existen invitados a la sesión, realizará control deasistencia y justificación de ausencias, verificará el quorum y dará lectura del orden del díapropuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité, sin perjuicio desometer proposiciones que se consideren necesarias analizar y se dará inicio a la sesión.Para tal efecto, el Secretario Técnico concederá el uso de la palabra al apoderado de laEntidad para que se sustente el asunto sometido a conocimiento o decisión del Comité, si lohubiere, deliberarán sobre el mismo. PARÁGRAFO. La recomendación del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad deconciliar no constituye ordenación del gasto. ARTÍCULO 17°. Desarrollo de las sesiones no presenciales: De conformidad con lodispuesto por el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011, el Comité de Conciliación podrá deliberar,votar a través de conferencia virtual o vía correo electrónico, utilizando los medios electrónicosidóneos disponibles y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con losprotocolos de seguridad de la información. ARTÍCULO 18°. Quórum de liberatorio y adopción de decisiones. El comité deliberaracon mínimo tres (3) de sus integrantes y las proposiciones serán aprobadas por la mayoríasimple de los asistentes a la sesión.

PARÁGRAFO. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistirel empate, quien preside el Comité decidirá. ARTÍCULO 19°. Salvamentos y aclaraciones de voto. Los miembros del Comité que seaparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar lasrazones de su disenso, de las cuales se dejará constancia en el acta. ARTÍCULO 20°. Acta sesión comité de Conciliación. Una vez realizada sesión del Comitéde Conciliación, la Secretaría Técnica dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes,elaborará un acta que consignará los aspectos más relevantes de la sesión y de lasdecisiones adoptadas por el Comité, de presentarse. El acta deberá contener como mínimolo siguiente: e Fecha.Nombres de los asistentes.Orden del día.Problema Jurídico. ( si aplica)Objeto de la Solicitud.Hechos. (si aplica)Pretensiones. (si aplica)0354 02 MAY 2022RESOLUCIÓN NÚMERO DE HOJA No. 8 e Análisis del caso. (si aplica)Recomendación de la Secretaria Técnica (si aplica).Decisión (si aplica).e Firmas del secretario técnico y Director (a) de la Entidad El Acta será certificada por parte del Secretario Técnico, y se procederá a su presentación enel Despacho que corresponda por parte del apoderado de la Entidad. PARÁGRAFO 1. En todo caso, el contenido mínimo del acta podrá variar cuando sepresenten al Comité temas de carácter informativo o cuando los items indicados no apliquenpara el asunto que fue sometido a consideración del Comité.

PARAGRAFO 2. El acta original firmada deberá ser archivada en la Oficina Asesora Jurídicadel Instituto. PARÁGRAFO 3. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatoriocumplimiento para los apoderados de la Entidad. PARAGRAFO 4. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al envio del proyecto de actaa los miembros del Comité, estos podrán presentar observaciones. Vencido el término,recibidas o no las observaciones, se elaborará el acta definitiva, la cual será remitida por elSecretario Técnico y al Presidente del Comité o su Delegado en forma impresa para sususcripción. CAPÍTULO III ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS TÉCNICAS DE CONCILIACIÓN ARTÍCULO 21°. Fichas Técnicas. Para facilitar la presentación de los casos respectivos, elabogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial oprejudicial o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos o del proceso judicial,sustanciará y proyectará un informe el cual debe contener por lo menos los datos relevantesdel proceso y las recomendaciones del abogado frente al asunto, así: - Descripción de los hechos.- — Relación de las pruebas.- Medio de Control.- Analisis del caso.- Concepto del Llamamiento en Garantía. (Cuando aplique)- Recomendación a los miembros del Comité

Dicho informe será revisado y firmado por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, para serpresentado ante el Comité de Conciliación por el abogado que proyectó el informe. ARTÍCULO 22. De la acción de repetición. Los Comités de conciliación de las Entidadespúblicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acciónde repetición. Para ello, el Ordenador del Gasto, al día siguiente al pago total o al pago de laúltima cuota efectuada, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido porconcepto de responsabilidad patrimonial de la Entidad, deberá remitir el acto administrativo ysus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4)meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente92 MAY 2022- , assRESOLUCION NUMERO O 8 a DE HOJA No. 9 la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2)meses siguientes a la decisión. PARÁGRAFO 1°. Para efecto de lo anterior, en la sesión en que se de lectura al informe depago, el Comité de Conciliación dará traslado de los antecedentes a la Oficina AsesoraJurídica, para que proceda a sustanciar y proyectar informe con la correspondienterecomendación, respecto a la procedencia o no de la acción de repetición. PARÁGRAFO 2°. La Oficina de Control Interno de la Entidad, deberá verificar el cumplimientode las obligaciones contenidas en este artículo. ARTÍCULO 23°. Llamamiento en Garantía con fines de repetición. La Oficina AsesoraJurídica presentará informe al Comité de Conciliación para que éste pueda determinar laprocedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judicialesde responsabilidad patrimonial.

ARTÍCULO 24°. Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. El Comité deConciliación del INS remitirá a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado un reportesobre acciones de repetición y llamamiento en garantía que sean ejercidos por el InstitutoNacional de Salud, cuando este informe sea requerido por dicha entidad. ARTÍCULO 25°. Solución de conflictos con entidades públicas. El Comité de Conciliacióndel INS antes de iniciar un litigio con otra entidad pública, analizará y decidirá la convenienciade utilizar, como mínimo los siguientes mecanismos alternativos de solución de conflictos: a) Mediación ante la ANDJEb) Solicitud a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado de conceptopara precaver o terminar un litigio.c) Arreglo directo. Por lo anterior, previo al inicio de cualquier acción judicial en contra de otra entidad pública,el abogado que tenga a cargo la representación del asunto, informará al Comité deConciliación las alternativas y los posibles mecanismos alternativos de solución de conflictosaplicables al caso, efectuado la recomendación correspondiente. ARTÍCULO 26°. Publicación. Se publicarán a través de la página web del INS, las actascontentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público,dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad ytransparencia de los mismos.

ARTÍCULO 27°. Archivo. Deberá reposar en copia física o electrónica , todo lo respectivo ala gestión de la actividad del Comité de Conciliación del INS respecto a fichas técnicas quese le presentan, actas del Comité de Conciliación, actas aprobatorias o no aprobatorias deconciliaciones, las cuales deberán encontrarse suscritas por el Procurador respectivo,providencia judicial que aprueba o imprueba la conciliación respectiva, implementandoactividades con el fin de facilitar su manejo, producción, acceso y reserva, favoreciendo deesta forma preservar la memoria institucional, para lo anterior:

1. Deberá existir una carpeta física o electrónica que permita archivar adecuadamente y enestricto orden cronológico los documentos expedidos por el Comité de Conciliación.

2. Las actas emitidas por el comité en cada sesión, realizado de manera presencial o virtual,deberán ser suscritas por el secretario técnico y Director (a) de la Entidad o su delegado,RESOLUCIÓN NÚMERO DE HOJA No. 10 posteriormente se realizará su archivo en la Oficina Asesora Jurídica.

3. El concepto de las conciliaciones, suscritas ante la Procuraduría General de la Nación yla providencia judicial que aprueba o imprueba la conciliación respectiva y los documentosrelacionados con el Comité de Conciliación del INS.

4. Tendrán acceso sin restricciones a los documentos del comité de conciliación el SecretarioTécnico y sus miembros e invitados ( en caso de ser requerido); toda persona ajena a estacondición, deberá solicitarlo a la Secretaria Técnica que podrá negar o limitar su acceso porescrito, por contener información pública reservada, información que afecte los interesespúblicos o aquella que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte delproceso deliberativo de los servidores públicos, respecto de estrategias de defensa de laentidad, orientadas a la protección del daño antijurídico.

PARÁGRAFO: La conservación y archivo de los documentos del Comité de Conciliaciónse efectuará de conformidad con las tablas de retención documental (TRD) de la entidad.

CAPÍTULO IV SEGUIMIENTO Y CONTROL DECISIONES DEL COMITÉ ARTÍCULO 28°. Verificación cumplimiento decisiones. Corresponde al secretario técnicodel Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por elComité, para lo cual deber realizar un seguimiento periódico el cual deberá ser parte delinforme semestral de gestión. ARTÍCULO 29°. Audiencia de Conciliación prejudicial. Es obligatoria la asistencia delapoderado de la Entidad a las respectivas audiencias de conciliación prejudicial, con el fin deevitar sanciones de ley y presentar ante el procurador del caso en concreto, la respectivacertificación del comité de Conciliación donde se informa la voluntad de conciliar o noconciliar.

CAPÍTULO V PREVENCION DEL DAÑO ANTIJURÍDICO ARTÍCULO 30°. Políticas de Defensa y prevención del riesgo antijurídico. El Jefe de laOficina Asesora Jurídica, presentará ante el Comité de Conciliación los temas en los cualesel Instituto es demandado, así como las sentencias, conciliaciones o demás medias de arreglodirecto aprobados. De igual forma, presentará un reporte de las sentencias, laudos arbitralesy conciliaciones extrajudiciales o judiciales por pagar. Lo anterior, para tener un referente queevidencie cuáles son los riesgos de futuras demandas en contra del Instituto y los posiblesriesgos de daño antijurídico. El anterior informe será presentado en el mes de octubre de cada año, como insumo para laproyección de la Política de Prevención del Daño Antijurídico. En caso de producirse ajuste o modificación a la Política de Prevención del Daño Antijurídico,deberá ser publicada en la página web y socializada con las diferentes áreas involucradas.A354 '02 MAY 2022RESOLUCIÓN NÚMERO DE HOJA No. 11 CAPÍTULO VI INDICADORES ARTÍULO 31°. Indicadores funciones Comité de Conciliación. Conforme a las políticas dedefensa jurídica del Estado y los datos que deben ser alimentados en el Sistema Unico deGestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - EKOGUI, se deben establecerlos siguientes indicadores.

a) Indicador de eficacia de la conciliación. Formula: Número de comités de conciliaciónrealizados 100/ sobre el número de comités d