INS - Resolución 0419 de 2023

REPUBLICA DE COLOMBIA INSTITUTO NACIONAL DE SALUD ,.d O4i RESOLUCION No. - bE 2023

1ABR 2023 "Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación de/Instituto Nacional de Salud" EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD En uso de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, Decreto 2774 y 2775 de 2012, nombrado mediante Decreto 2268 del 22 de noviembre 2022, debidamente posesionado el 23 de noviembre de 2022 y, CONSIDERANDO: Que el Instituto Nacional de Salud -INS - es una Entidad de naturaleza científica y técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio creado por el Decreto 470 de 1968, con cambio de naturaleza mediante el Decreto 4109 de 2011 y reestructurado a través de los Decretos 2774 y 2775 del 28 de diciembre de 2012, adscrita al Ministerio de Salud y Protección Social, perteneciente al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación. Que el Decreto No 4109 de 2011 en su carácter de autoridad científico-técnica, el Instituto Nacional de Salud tendrá como objeto: (i) el desarrollo y la gestión del conocimiento científico en salud y biomedicina para contribuir a mejorar las condiciones de salud de las personas; (u) realizar investigación científica básica y aplicada en salud y biomedicina; (iii) la promoción de la investigación científica, la innovación y la formulación de estudios de acuerdo con las prioridades de salud pública

investigación científica básica y aplicada en salud y biomedicina; (iii) la promoción de la investigación científica, la innovación y la formulación de estudios de acuerdo con las prioridades de salud pública de conocimiento del Instituto; (iv) la vigilancia y seguridad sanitaria en los temas de su competencia; la producción de insumos biológicos; y (y) actuar como laboratorio nacional de referencia y coordinador de las redes especiales, en el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud y del Sistema de Ciencia, Tecnología e Innovación. Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, postulado que va en concordancia con los principios de transparencia, eficacia, celeridad, moralidad, imparcialidad, publicidad y economía. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la realización de procesos de selección de contratistas será del jefe o Representante Legal de la Entidad. Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, faculta al Director del Instituto Nacional de Salud en su calidad de Representante Legal, para delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual y para desconcentrar el proceso contractual. Que de acuerdo con las funciones del Decreto No. 2774 de 2012 y Resolución 279 de 2022, se delegó en la Secretaria General algunas facultades inherentes a la ordenación del gasto y a la contratación administrativa del INS. Que en consonancia con la estructura interna de la Secretaria General, existen dos grupos encargados

en la Secretaria General algunas facultades inherentes a la ordenación del gasto y a la contratación administrativa del INS. Que en consonancia con la estructura interna de la Secretaria General, existen dos grupos encargados de la contratación: ¡) Grupo de Gestión Contractual. Encargado de adelantar todos los procesos regulados por la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes y ji) Fondo Especial para Investigaciones — FEI. Es una cuenta especial dentro del presupuesto del INS, administrado por este como patrimonio autónomo y sus recursos se ejecutan a través de un contrato de fiducia mercantil.RESOLUCIÓN N'6. 0it19 DE HOJA No. 2 Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud Que el Consejo Directivo del INS expidió el Acuerdo 003 del 30 de noviembre de 2016 "Por el cual se reglamenta el Fondo Especial de Investigaciones", y en su artículo 2° dispone: el Fondo Especial de Investigaciones creado y constituido a través del Decreto Ley 1291 de 1994, es de naturaleza especial, con el propósito de que los recursos que allí se dispongan financien programas, proyectos , entidades y actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación , en cumplimiento al objeto del Instituto Nacional de Salud. Que en razón a lo anterior, existen dos (2) mecanismos de contratación en el Instituto Nacional de Salud, procedimientos contractuales que independientemente de su financiamiento y trámite de contratación, son ordenados por la Secretaria General. Que el Instituto Nacional de Salud, en el marco de una gerencia publica moderna y eficiente, incluye la colaboración armónica y efectiva entre sus diferentes áreas y en consecuencia el análisis interdisciplinario de los aspectos de orden contractual, para que se desarrollen en términos de

Que el Instituto Nacional de Salud, en el marco de una gerencia publica moderna y eficiente, incluye la colaboración armónica y efectiva entre sus diferentes áreas y en consecuencia el análisis interdisciplinario de los aspectos de orden contractual, para que se desarrollen en términos de pertinencia, oportunidad y eficacia frente a los objetivos de la entidad. Que el numeral 13 del artículo 9° deI Decreto 4109 de 2011, el numeral 26 deI artículo 5° y el artículo 24 deI Decreto 2774 de 2012, señalan como función del Director General: "Crearyorganizarmediante acto administrativo grupos internos de trabajo y órganos de asesoría y coordinación, para atender el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos de/Instituto". Que el Comité de Contratación es un órgano colegiado de asesoría al Ordenador del Gasto, que permite efectivizar los postulados de ¡a gestión en relación con los temas de orden contractual. Igualmente constituye un escenario para el debate argumentado respecto de las diferentes posturas y análisis en relación con aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgo de las solicitudes de contratación incluidos procesos, procedimientos, manuales, pliegos de condiciones, entre otros, y promover su cumplimiento como recomendación ante el Ordenador del Gasto. Que en atención a los fines de la contratación estatal previstos en el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás decretos reglamentarios, como son la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y atendiendo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, es

eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados y atendiendo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, es necesario reglamentar el funcionamiento del Comité de Contratación del INS, como órgano asesor y consultor de la Entidad, en los diferentes procesos contractuales que se surtan en armonía con las normas y procedimientos aplicables. Que en aplicación del numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el cual establece: "En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento", y en aras de preservar, y observar los postulados que rigen la contratación estatal y la función administrativa, se hace necesario reglamentar el Comité de Contratación del Instituto Nacional de Salud, con el fin de crear una unidad de criterio contractual en procura del cumplimiento de los fines misionales de la entidad. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO - Conformación: Confórmese el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud, como una instancia asesora del Ordenador del Gasto en relación a la actividad contractual, tendiente al logro de sus objetivos misionales, así como al cumplimiento de las disposiciones en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico, de riesgos y demás asociados.

,4 Pagina2de6RESOLUCIÓN No. 041 9 DE BR 2023 HOJA No. 4

Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud ARTICULO OCTAVOExcepciones al conocimiento del comité: No se presentarán ante el Comité

Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud ARTICULO OCTAVOExcepciones al conocimiento del comité: No se presentarán ante el Comité Asesor de Contratación las solicitudes que correspondan a:

1. Modalidad de selección de mínima cuantía

2. Contratación directa causal de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

3. Los contratos y convenios que no superen la menor cuantía establecida para la entidad, en la vigencia correspondiente.

4. Aunado a lo anterior, para el caso específico del Fondo Especial de Investigaciones FF1, se exceptúan a su vez las invitaciones de acuerdo con la cuantía indicada en el manual de contratación del FEI.

ARTICULO NOVENO - Funciones: Son funciones del Comité de Contratación las siguientes:

1. Asesorar y orientar al ordenador del gasto, cuando este lo requiera, para la toma de decisiones en materia precontractual, contractual y post contractual en términos de eficacia y oportunidad, y se dé cumplimiento a las disposiciones en aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico, de riesgos y demás asociados.

2. Aprobar la modalidad de selección y los insumos para elaboración de los proyectos de pliegos y pliegos de condiciones definitivos y/o invitaciones, buscando que se ajusten a las necesidades reales y al Plan de Adquisiciones y/o Plan de Compras por proyecto, dando aplicación a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y, en especial, al deber de selección objetiva, y conforme a la normatividad vigente.

3. Recomendar al Ordenador del Gasto la conveniencia o no de adelantar una contratación con base en los estudios y demás documentos que presente la dependencia con iniciativa de gasto

objetiva, y conforme a la normatividad vigente.

3. Recomendar al Ordenador del Gasto la conveniencia o no de adelantar una contratación con base en los estudios y demás documentos que presente la dependencia con iniciativa de gasto

4. Formular las observaciones a que haya lugar respecto de la documentación e información de los trámites contractuales de su conocimiento.

5. Analizar por solicitud del supervisor las modificaciones de contratos cuyo trámite haya sido objeto de conocimiento del Comité.

6. Conocer y analizar la conveniencia de las solicitudes de prórroga y adiciones que conlleven a constitución de reservas presupuestales del Instituto, previo concepto del supervisor.

Parágrafo Primero. Las sugerencias formuladas por el Comité Asesor de Contratación tendrán el carácter de recomendaciones ante el Ordenador del Gasto que no inciden en la competencia para ordenar y dirigir los procesos de selección descritos en el presente artículo, la escogencia de la oferta más favorable o la declaratoria de desierta, la cual es del Ordenador del Gasto o su delegado. Parágrafo Segundo. Los temas conocidos en desarrollo de las sesiones de Comité por sus miembros o invitados tendrán la calidad de reservado y al ser miembro del comité no se encuentran excluidos de responsabilidades fiscales, penales o disciplinarias por acción u omisión. ARTICULO DECIMO - Sesiones y Funcionamiento: El Comité de Contratación sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:

1. El Comité Asesor de Contratación sesionará el día y hora fijado por el Ordenador del Gasto con la regularidad que demande la necesidad y la dinámica del proceso, conforme citación del Grupo de Gestión Contractual o del Grupo Fondo Especial para Investigaciones — FEI.

1. El Comité Asesor de Contratación sesionará el día y hora fijado por el Ordenador del Gasto con la regularidad que demande la necesidad y la dinámica del proceso, conforme citación del Grupo de Gestión Contractual o del Grupo Fondo Especial para Investigaciones — FEI.

2. Para todas y cada una de las sesiones el Secretado Técnico que corresponda deberá tener una agenda u orden del día, que será conformada con los asuntos que deba revisar y aprobar el Comité y aquellos que hayan sido puestos a consideración.

3. El Comité sesionará válidamente con la presencia de la mitad más uno de sus miembros con derecho a voto, y adoptará decisiones válidas con la mitad más uno de los votos de los miembros con derecho a voz y voto presentes, exceptó las excepciones previstas en la presente resolución.

En caso de empate, el presidente del Comité decidirá frente al mismo.

4. El día de la sesión se hará lectura de la agenda u orden del día por parte del secretario técnico del Comité que corresponda, y los casos sometidos a consideración del comité serán expuestos por el interesado o responsable del mismo absolviendo las dudas e inquietudes que se le

Página 4 de 6RESOLUCIÓN Ño. 01 9 DE 13 ABR HOJA No. 3

Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación de! Instituto Nacional de Salud ARTICULO SEGUNDO - integración: El Comité Asesor de Contratación estará integrado por los siguientes servidores públicos, quienes tendrán voz y voto: y' Un delegado de la Dirección General. y' El(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado. .7 El(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado.

y' Un delegado de la Dirección General. y' El(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado. .7 El(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado. y" El(a) Coordinador(a) del Grupo de Gestión Financiera. El Director (a) Redes en Salud Pública o su delegado .7 El Director (a) Vigilancia y Análisis del Riesgo en Salud Pública o su delegado .7 El Director (a) Investigación en Salud Pública o su delegado v El Director (a) Producción o su delegado ARTICULO TERCEROParticipación: Tendrán voz pero no voto dentro del ejercicio del Comité Asesor de Contratación: .7 El(a) Ordenador(a) del Gasto, .7 El jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado El jefe yio coordinador de la dependencia que requiera el bien o servicio a contratar y' Los invitados Parágrafo Primero. Los Coordinadores del Grupo de Gestión Contractual y del Grupo Fondo Especial de Investigaciones - FEI, desempeñarán la Secretaría Técnica, dependiendo de la modalidad de contratación. Parágrafo Segundo. El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los casos y asuntos a tratar, a otros servidores públicos, contratistas de la entidad o incluso a particulares que tengan relación con los procesos de selección o cuando a su juicio el concepto de éstos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto. Parágrafo Tercero. A petición de cualquiera de sus miembros, se podrá cursar invitación especifica a otros funcionarios, contratistas o incluso particulares que por razón de sus conocimientos puedan ilustrar

Parágrafo Tercero. A petición de cualquiera de sus miembros, se podrá cursar invitación especifica a otros funcionarios, contratistas o incluso particulares que por razón de sus conocimientos puedan ilustrar al comité en los temas objeto de consideración. ARTICULO CUARTO -Impedimentos y recusaciones: Con el fin de garantizar la observancia de los principios que rigen las deliberaciones de los miembros del Comité de Contratación, se aplicarán las causales de impedimentos y recusación establecidas en las normas vigentes, en especial, las contempladas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011.

ARTICULO QUINTO - Delegación: Los miembros del Comité podrán delegar su participación en otro funcionario de planta de la entidad, delegación que deberá ser debidamente comunicada a la secretaria técnica del Comité mínimo con un día hábil de antelación a la realización de este, sin perjuicio de que el delegatario asuma su posición en la sesión que corresponda o reasuma la misma sin delegación alguna.

ARTICULO SEXTO - Asistencia: La asistencia al Comité Asesor de Contratación es de carácter obligatorio para miembros e invitados permanentes, salvo que medie excusa debidamente justificada ante la secretaria técnica del Comité.

Parágrafo. La inasistencia a dos (2) o más sesiones, sin justificación, será informada a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia.

ARTICULO SEPTIMO - Quórum: Para deliberar y recomendar será necesario contar con un quórum mínimo de la mitad más uno de sus miembros del Comité con facultad de voz y voto y con la asistencia de por lo menos uno de los invitados permanentes.

ARTICULO SEPTIMO - Quórum: Para deliberar y recomendar será necesario contar con un quórum mínimo de la mitad más uno de sus miembros del Comité con facultad de voz y voto y con la asistencia de por lo menos uno de los invitados permanentes.

Parágrafo. Si la solicitud de contratación es presentada por las direcciones técnicas de manera unánime, el quorum para deliberar será mínimo la mitad de los miembros del comité con facultad de voz y voto. Pagina3de6RESOLUCIÓN No. , Oi9 DE 13 ABR 2U2 HOJA No. 5 "Por/a cual se re glamenta el Comité Asesor de Contratación de/Instituto Nacional de Salud" formulen, al término de su intervención los miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes Parágrafo Primero. El Comité Asesor de Contratación podrá realizar sesiones virtuales, cuando el Ordenador del Gasto lo considere conveniente o lo soliciten las dos terceras partes de los miembros del Comité. Las sesiones virtuales se realizarán por los medios electrónicos que para ello disponga el Instituto. En este evento la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio electrónico empleado. Para lo anterior, y como un mínimo a tener en cuenta para la citación de las sesiones presenciales será del cuarenta por ciento (40%) de las reuniones dentro de un mismo año calendario. Parágrafo Segundo. Para las sesiones virtuales, se tendrán en cuenta las mismas condiciones para deliberar y decidir previas las sesiones presenciales. Parágrafo Tercero. En todo caso, el Ordenador del Gasto en calidad de Presidente del Comité Asesor

Parágrafo Segundo. Para las sesiones virtuales, se tendrán en cuenta las mismas condiciones para deliberar y decidir previas las sesiones presenciales. Parágrafo Tercero. En todo caso, el Ordenador del Gasto en calidad de Presidente del Comité Asesor de Contratación, podrá en cualquier momento y sin que medie un término de antelación, realizar la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando la necesidad del servicio así lo demande. ARTICULO DECIMO PRIMERO - Actas de las sesiones del Comité Asesor de Contratación: De cada sesión del Comité Asesor de Contratación, se levantarán actas. El contenido mínimo de las actas serán el resumen sucinto de los temas debatidos, la recomendación emitida y el Iink de la grabación correspondiente. ARTICULO DECIMO SEGUNDO - Presidente del Comité Asesor de Contratación: El presidente del Comité Asesor de Contratación, será el Ordenador del Gasto, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Presidir las sesiones.

2. Informar a la Secretaria Técnica, la fecha y hora en que de conformidad con su agenda se pueden llevar a cabo las sesiones. 3, Aceptar o no la recomendaciones de los miembros del Comité Asesor de Contratación.

4. Convocar directamente a sesión extraordinaria, a los miembros del Comité Asesor de

Contratación. ARTICULO DECIMO TERCERO — Convocatoria a las sesiones del Comité Asesor de Contratación: La Secretaria Técnica del Comité Asesor de Contratación, convocará a las sesiones con una antelación no inferior a un (1) día hábil, mediante correo electrónico, indicando el orden del día, anexando los documentos soportes y especificando si la sesión se llevará a cabo por medio virtual o presencial.

no inferior a un (1) día hábil, mediante correo electrónico, indicando el orden del día, anexando los documentos soportes y especificando si la sesión se llevará a cabo por medio virtual o presencial. Parágrafo. En todo caso el Ordenador del Gasto en calidad de Presidente del Comite Asesor de Contratación, podrá en cualquier momento y sin que medie término de antelación, realizar la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando la necesidad del servicio así lo amerite. ARTICULO DECIMO CUARTO - Secretaria Técnica: El secretario técnico del Comité Asesor de Contratación, será el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual o el Coordinador del Grupo del Fondo Especial de Investigaciones - FEI, quienes tendrán las siguientes funciones:

1. Citar a los miembros del Comité Asesor de Contratación y a sus invitados a sesiones ordinarias, de conformidad con el aviso del presidente del comité.

2. Prepara el orden del día de cada reunión, de acuerdo a los temas, informes y documentación presentados por las dependencias con iniciativa de gasto.

3. Remitir a los miembros del Comité y los invitados, con una antelación no inferior a un (1) día hábil a la fecha indicada para cada sesión ordinaria, los temas, el orden del día, así como los informes y la documentación respectiva, con el propósito que sean analizada por ellos.

4. Realizar las actas del Comité Asesor de Contratación.

5. Tener la custodia y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité. ç) Página 5 de 6Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud•

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

relacionados con el Comité. ç) Página 5 de 6Por la cual se reglamenta el Comité Asesor de Contratación del Instituto Nacional de Salud•

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

ARTICULO DECIMO QUINTO• Sustentación de la solicitud contractual y de sus condiciones: La dependencia con iniciativa del gasto que solicita la contratación deberá preparar una presentación sobre los aspectos relevantes de los documentos que se exponen al Comité Asesor de Contratación, la cual hará parte integral del acta de la sesión del Comité. La presentación como mínimo debe contener los siguientes ítems:

1. Descripción de la necesidad.

2. Alcance o especificaciones técnicas de la contratación.

3. Modalidad de selección y su justificación.

4. Análisis económico y financiero. 5, Análisis de Riesgo.

ARTICULO DECIMO SEXTOVigencia y Derogatoria: La presente Resolución ge a partir de su expedición y deroga las demás disposiciones frente al tema. Dada en Bogotá D.C., a los 13 ABR 2023

PUBLÍQUESE Y/CÚMPLASE

HELVER GUIOVANFjJ RUBIANO GARCIA

Director Çeneral Proyectó: Dora Nelsy Beltrán Rincón / Coordinadora Grupo Gestión Contrtual'!I Revisó: Mantza Ordoñez Mosquera / Coordinadora Fondo Especial deiestigaciones — FEI 4.. VJ' Diva Magally Rodriguez Navarro /Asesora Secretaria Genral Paula Andrea Arenas Soto/ Jefe Oficina Asesora JuridiAprobó: Cris Encamación Reyes Gomez 1 Secretaria General

RESOLUCIÓN No.

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