INS - Resolución 1145 de 2021

INSTITUTO NACIONAL DE SALUDRESOLUCIÓN i 1a5 DE 2021 3071 "Por la cual se crea el Grupo de Relación Estado — Ciudadano al interior del Instituto Nacional deSalud - INS, se determinan sus funciones, se establece su conformación y se modifican lasfunciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia”LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUDEn ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley489 de 1998, el numeral 26 del artículo 5 del Decreto 2774 de 2012 y

CONSIDERANDO: Que, conforme a lo dispuesto en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, el representante legal dela entidad podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos detrabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia losobjetivos, políticas y programas del Instituto Nacional de Salud.Que según lo preceptuado en el numeral 26 del artículo 5 del Decreto 2774 de 2012 la DirecciónGeneral tiene dentro de sus funciones la creación y organización de grupos internos de trabajo yórganos de asesoría y coordinación, para atender el cumplimiento de sus funciones, de acuerdocon las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos del Instituto.Que los numerales 8 y 17 del artículo 9 del Decreto 4109 de 2011 consagran como funciones dela Dirección General “Controlar el funcionamiento del Instituto y evaluar el resultado de susactividades, de acuerdo con las políticas y planes adoptados” y “Establecer mecanismos quepermitan verificar y controlar la atención oportuna de las solicitudes formuladas por la ciudadanía”.Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-, adoptado mediante el Decreto 1499 del2017 y que a su vez modifica el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector FunciónPública, plantea como políticas de gestión y desempeño que inciden en la relación del Estado conel ciudadano: i) Servicio al ciudadano; ii) Racionalización de trámites; iii) Participación Ciudadanay Rendición de cuentas; iv) y Transparencia y acceso a la información pública.Que las entidades públicas de la rama ejecutiva deben actuar

de forma integral acorde a sufuncionamiento a partir de las dimensiones y políticas estructuradas mediante el Modelo Integradode Planeación y Gestión, el cual orienta la planeación, la ejecución y el seguimiento de los planes,los programas y los proyectos que enmarcan el cumplimiento de la misión institucional de lasentidades públicas.Que se encuentran definidas como políticas de gestión y desempeño: la planeación institucional,la gestión presupuestal y eficiencia del gasto público, el talento humano, la integridad,transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, el fortalecimientoorganizacional y simplificación de procesos, el servicio al ciudadano, la participación ciudadana enla gestión pública, la racionalización de trámites, la gestión documental, el gobierno digital, laseguridad digital, la defensa jurídica, la gestión del conocimiento y la innovación, el control interno,el seguimiento y evaluación del desempeño institucional y la mejora normativa.Que el Departamento Administrativo de la Función Pública ha definido al menos cuatro escenariosen los cuales un ciudadano o grupo de valor interactúa con una misma entidad:i) Cuando consulta información pública.ii) Cuando hace trámites u otros procesos administrativos de la entidad pública.

OrworoRESOLUCIÓN 1145 DE 18 NOV 202. HOJA No 2 “Por la cual se crea el Grupo de Relación Estado — Ciudadano al interior del instituto Nacional de Salud, se determinan susfunciones, se establece su conformación y se modifican tas funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia”

1. Cuando hace denuncias, interpone quejas o exige cuentas a la entidad pública.iv) Cuando participa haciendo propuestas a las iniciativas, políticas o programas liderados por laentidad, o que desea colaborar en la solución de problemas de lo público.Que las dependencias intervinientes y ejecutoras de la implementación de las políticas de gestióny desempeño que inciden en la relación del Estado con el Ciudadano: Transparencia, acceso ainformación pública y lucha contra la corrupción; Participación ciudadana en la gestión pública;Racionalización de trámites; y Servicio al Ciudadano son la Oficina de Tecnologías de laInformación y Comunicaciones, la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Atención alCiudadano y Correspondencia.Que el artículo 17 de la Ley 2052 de 2020, por medio de la cual se establecen disposicionestransversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplenfunciones públicas y/o administrativas en relación con la racionalización de trámites y se dictanotras disposiciones, señala que en la Nación, en los Departamentos, Distritos y Municipios conpoblación superior a 100.000 habitantes, deberá crearse, dentro de su planta de personalexistente, una dependencia o entidad única de relación con el ciudadano que se encargará deliderar al interior de la entidad la implementación de las políticas que incidan en la relación EstadoCiudadano definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, siempre que susostenimiento esté enmarcado dentro de las disposiciones de los artículos 3”, 6” y 75 de la Ley617 del 2000 o aquellas que la desarrollen, modifiquen, sustituyan, deroguen o adicionen,

yrespetando el Marco Fiscal de Mediano Plazo y Marco de Gasto de Mediano Plazo; el servidorpúblico responsable de dicha dependencia o entidad, deberá ser del nivel directivo.Que mediante Resolución 0837 de 2018 se creó el Grupo de Atención al Ciudadano yCorrespondencia de la Secretaria General cuyas funciones son:1. Atender a los ciudadanos a través de los diferentes canales de comunicación: presencial,telefónico, escrito, virtual y virtual.2. Orientar a los ciudadanos en los temas que son competencia del Instituto y redireccionar lassolicitudes a las áreas respectivas, de acuerdo a los temas específicos, velando por la oportunarespuesta.3. Monitorear la percepción de los diferentes públicos sobre el Instituto y liderar el plan demejoramiento de las situaciones que lo requieran.4. Coordinar, organizar, planear y ejecutar actividades tendientes a la mejora continua de laatención al ciudadano, en los servicios del Instituto.5. Apoyar en coordinación con la Dependencia que corresponda, las acciones que promuevan laparticipación de los ciudadanos en la gestión del Instituto.6. Recibir y tramitar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones elevadas ante elInstituto garantizando su adecuada y oportuna atención e informar a la Dirección General surecepción, registrando el trámite dado a cada una de ellas.7. Actuar como instancia de enlace con las demás Dependencias del Instituto, para garantizar laatención oportuna y eficiente al ciudadano.8. Atender las solicitudes de los ciudadanos y de las organizaciones comunitarias, relacionadascon la realización de audiencias públicas.9. Medir semestralmente la satisfacción de los ciudadanos, sobre los servicios, productos yatención

que presta el instituto.Que de acuerdo con los nuevos lineamientos establecidos en la Ley 2052 de 2020, se hacenecesario modificar las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondenciaconsiderando la relación EstadoCiudadano y la adopción del Modelo Integral de atención alCiudadano.Que, conforme a los preceptos normativos anteriores, se evidencia la necesidad afianzar la culturade servicio al ciudadano en los servidores públicos, para que su gestión esté orientada hacia ellogro de resultados en términos de calidad e integridad para generar valor de cara al ciudadano.YÑSlRESOLUCIÓN 1145 DE 18 NOV 207 HOJA No 3Lo

“Por la cual se crea el Grupo de Relación Estado ~ Ciudadano al interior del instituto Nacional de Salud, se determinan sus. ey age . oe a 2funciones, se establece su conformación y se modifican las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia” Que según lo dispuesto en el artículo 2 del Decreto 371 de 2020 “Por el cual se establece el plande austeridad del Gasto 2021 para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de laNación”, la estructura organizacional de las entidades que hacen parte del presupuesto general dela Nación y que pertenecen a Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional, solamente sepodrá modificar cuando dicha reforma sea a costo cero o genere ahorros en los gastos de laentidad.Que como quiera que en la actual estructura orgánica de la entidad no existe dependenciaadscrita al nivel directivo que supla la implementación de la relación del Estado con el Ciudadano,así como tampoco es viable modificar la estructura de la entidad de acuerdo a las condicionesestablecidas en el decreto antes citado, es necesario, crear temporalmente al interior del INS elgrupo de trabajo denominado Relación Estado —Ciudadano el cual se encontrara adscrito a laSecretaria General, con el fin de liderar al interior de la entidad la implementación de las políticasque incidan en la relación del Estado con el Ciudadano definidas por el DepartamentoAdministrativo de la Función Pública, en cumplimiento del artículo 17 de la Ley 2052 de 2020 y seactualicen las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia.En mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVEArtículo 1. Creación del Grupo Relación Estado — Ciudadano. Crear con carácter temporal elGrupo Relación Estado — Ciudadano adscrito a la Secretaría General, el cual se encargará deliderar al interior de la entidad la implementación de las políticas que incidan en la relación delEstado con el Ciudadano: i) Transparencia, acceso a información pública y lucha contra lacorrupción; ii) Participación ciudadana en la gestión pública; iii) Racionalización de trámites; y iv)Servicio al Ciudadano.Artículo 2. Funciones del Grupo de Relación Estado —— Ciudadano. Establecer comofunciones del Grupo de Relación Estado — Ciudadano, las siguientes:1. Velar por la implementación del Modelo o Estrategia institucional de Relación Estado -Ciudadano, incorporando los atributos de lenguaje claro, accesibilidad, diálogo e inclusiónsocial, de acuerdo con la normativa vigente, las metodologías expedidas por el Gobiernonacional y los procesos de la entidad.2. Desarrollar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, la Oficina de Tecnologíasde la Información y las Comunicaciones, el recurso humano de Comunicaciones y las demásdependencias del Instituto la caracterización de grupos de valor; el análisis de la relación delEstado con el Ciudadano, la oferta institucional y los estudios e investigaciones que seanpertinentes, promoviendo la innovación y la gestión del conocimiento, en concordancia con laspolíticas públicas, la normativa vigente, las metodologías expedidas por el Gobierno nacionaly los procesos institucionales.3. Consolidar y socializar insumos sobre el estado del relacionamiento con la ciudadanía a lasdependencias responsables de las políticas de gobierno digital, integridad y

gestióndocumental, en el desarrollo de las actividades y los productos que impactan directamente alos grupos de valor, con base en el Modelo o Estrategia institucional de Relación Estado -Ciudadano, y las metodologías expedidas por el Gobierno nacional.4. Apoyar a las dependencias competentes en la formulación de los planes institucionales enparticipación ciudadana y rendición de cuentas, transparencia y acceso a la información,racionalización de trámites, y servicio al ciudadano, con base en el estado del relacionamientocon la ciudadanía en la entidad.

CraneRESOLUCIÓN 1145 DE 10 NU 2. HOJA No 4 "Por la cual se crea el Grupo de. Relación Estado — Ciudadano al interior del Instituto Nacional de Salud, se determinan susfunciones, se establece su conformación y se modifican las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia”

5. Proponer mejoras a partir del seguimiento y la evaluación del modelo, la estrategia y loslineamientos de la relación del Estado con el Ciudadano, las peticiones, expectativas ypropuestas ciudadanas recibidas en los escenarios de interacción, y la normativa vigente.6. Participar de manera coordinada y conjunta en la implementación en la estructuración deplanes de mejora.7. Analizar y participar en la estructuración de prácticas, herramientas o instrumentos para eldesarrollo de la política.8. Coordinar a través del líder la implementación acciones que requieran de los otros actoresresponsables de la política.9. Suministrar información, con el fin de consolidar informes o reportes requeridos por lasinstancias correspondientes.En relación con la Política de Transparencia y Acceso a la Información Pública:10. Replicar los lineamientos a las diferentes dependencias del INS para divulgar activamente lainformación pública (transparencia activa).11. Orientar a las dependencias de la entidad, para que la información pública se genere ypublique en lenguaje claro, formato accesible y de manera proactiva, promoviendo su uso yaprovechamiento interno y externo, de conformidad con las necesidades y características delos grupos de valor.En relación con la Política de Racionalización de trámites:12. Liderar la implementación de los lineamientos relacionados con la política de racionalizaciónde trámites identificando y difundiendo el portafolio de oferta institucional (trámites, otrosprocedimientos administrativos y consultas de acceso a la información), con el fin de que lasdependencias competentes prioricen los trámites y otros procedimientos administrativospara el ciudadano a racionalizar durante cada vigencia.13. Coordinar con las diferentes dependencias del Instituto, la estrategia

institucional deracionalización de trámites, cuantificar y difundir los resultados de la racionalización.14. Orientar y entregar insumos a las dependencias para la priorización e implementación deacciones de racionalización de trámites y otros procesos administrativos, teniendo en cuentalas necesidades y características de los grupos de valor, los procesos de la entidad y loslineamientos de lenguaje claro, accesibilidad e inclusión social.En relación con la Política de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas:15. Evaluar la política y estrategia de participación ciudadana y rendición de cuentas en el ciclode la gestión pública articulada a la planeación y gestión institucional en coordinación conla Oficina Asesora de Planeación, el Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia,Comunicaciones y demás dependencias que demanden su participación.16.Implementar lineamientos para garantizar las condiciones institucionales idóneas para lapromoción efectiva de la participación ciudadana.17.Apoyar a las dependencias en la promoción de la participación ciudadana en las fases delciclo de la gestión institucional, de conformidad con el modelo o la estrategia de interaccióny la normativa vigente.RESOLUCIÓN 4145 DE 18 NOV 2071 HOJA No 5

"Por lá cual se crea el Grupo de Relación Estado — Ciudadano al interior del Instituto Nacional de Salud, se determinan susfunciones, se establece su conformación y se modifican las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia”

En relación con la Política de Servicio al Ciudadano:18.Garantizar el cumplimiento de la implementación del Modelo Integral de Servicio alCiudadano.19.Realizar seguimiento al cumplimiento de la política de Servicio al Ciudadano respecto alacceso efectivo, oportuno y de calidad de los ciudadanos a sus derechos en todos losescenarios de relacionamiento con el Estado.20.Las demás que le sean asignadas.Artículo 3. Conformación del Grupo: Conformar el Grupo de Relación Estado-Ciudadano conlos siguientes servidores públicos:a. El Secretario Generalb. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeaciónc. El Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicacionesd. El Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano y CorrespondenciaArtículo 4. Asignación de la Coordinación: Designar al Secretario General como coordinadordel Grupo de Trabajo.Parágrafo: No habrá lugar al pago del reconocimiento por coordinación, conforme lo establece elartículo 15 del Decreto 961 de 2021, teniendo en cuenta que quien ejercerá la coordinación, es unservidor que pertenece al nivel directivo.Artículo 5. Funciones del Coordinador del Grupo de Relación Estado — Ciudadano. Asignaral Coordinador del Grupo Estratégico de Relación Estado — Ciudadano, las siguientes funcionesen relación con su rol de líder en la implementación de las políticas de gestión y desempeño queincidan en la relación Estado Ciudadano: Transparencia, acceso a información pública y luchacontra la corrupción; Participación ciudadana en la gestión pública; Racionalización de trámites; yServicio al Ciudadano.1. Dirigir la formulación del plan de mejoramiento relacionado con cada una de las políticasque inciden

en la relación del Estado con el Ciudadano y apoyar a las dependenciasejecutoras en el desarrollo e implementación del mismo.2. Proponer buenas prácticas, herramientas o instrumentos para el desarrollo de las políticasy presentarlas a los demás niveles relacionadas con la política respectiva.3. Consolidar informes y reportes que le sean requeridos por las instancias competentes.4. Coordinar y articular acciones de las políticas en conjunto con los otros actoresresponsables de las mismas.5. Armonizar lineamientos con líderes de otras políticas de gestión y desempeño, con el fin deadelantar una intervención armónica en desarrollo del Modelo Integrado de Planeación yGestión -MIPG.6. Hacer seguimiento a la implementación del Modelo, la estrategia, los escenarios deinteracción y los canales de atención dirigidos a los ciudadanos que mejoren la gestión, elacceso a la información, los trámites, la participación y el control social, a partir de lacaracterización de los grupos de valor, la oferta y planeación institucional, y los planes dedesarrollo.7. Coordinar, con la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Atención al Ciudadano yCorrespondencia, el seguimiento y evaluación de la percepción y la experiencia de la[er ©RESOLUCIÓN 1145 DE 5 NOV 207" HOJA No 6

“Por la cual se crea el Grupo de Relación Estado — Ciudadano al interior del instituto Nacional de Salud, se determinan susfunciones, se establece su conformación y se modifican las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia” ciudadanía, los usuarios y grupos de valor en los escenarios de relacionamiento con laentidad, y la efectividad en el acceso de la oferta institucional, de conformidad con laestrategia o el modelo de interacción, los procesos y la normativa vigente.Artículo 6. Modificación del artículo 2 de la Resolución 0837 de 2018: El artículo 2 de laResolución 0837 de 2018 quedará asi:“Articulo 2.FUNCIONES. Serán funciones del Grupo de Atención al Ciudadano yCorrespondencia de la Secretaria General del Instituto Nacional de Salud son las siguientes:1. Atender a las personas que acuden a la entidad para ser orientadas según la competenciay misionalidad del Instituto Nacional de Salud.2. Orientar, atender, dar respuesta directa y/o direccionar a la dependencia competente laspeticiones y las solicitudes de acceso a la información pública (transparencia pasiva) de losciudadanos con calidad, y de manera adecuada, veraz, oportuna y gratuita a través de loscanales de atención institucionales: presencial, telefónico escrito, y virtual, de acuerdo conla normativa vigente, y los lineamientos de lenguaje claro, accesibilidad e inclusión social.

3. Coordinar, organizar, planear y ejecutar actividades tendientes a la mejora continua en laatención al ciudadano de los servicios de la entidad, de conformidad con la legislaciónaplicable y según los lineamientos dados por el Grupo de Relacionamiento Estado -Ciudadano.4. Consolidar la información derivada de la atención a los Ciudadanos a través de los canalesde atención institucionales según el nivel que corresponda y realizar informes periódicossobre el comportamiento de los mismos.5. Servir de instancia de enlace con las demás dependencias del Instituto, con el objeto develar por una atención oportuna y eficiente al ciudadano.6. Acompañar a las dependencias y a la comunidad INS, en la apropiación de las pautas y loslineamientos de servicio a la ciudadanía, para la transformación de la culturaorganizacional orientada a los grupos de valor, de conformidad con el modelo o laestrategia de interacción con la ciudadanía.7. Presentar los informes periódicos de acuerdo con la normatividad vigente.8. Medir semestralmente la satistacción de los ciudadanos que hacen uso de los canales deatención dispuestos por el Instituto Nacional de Salud.9. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia delGrupo.10. Implementar el Modelo Integral de Servicio al Ciudadano de acuerdo con los lineamientosimpartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.11.Establecer y socializar a las dependencias de la entidad los lineamientos yrecomendaciones para la atención oportuna de las peticiones allegadas a través de losdiferentes canales de atención.12. Gestionar el manejo de las comunicaciones oficiales (radicación, distribución, envio,entrega y control de documentos), de acuerdo con los procedimientos establecidos queimpacte el sistema de gestión documental.13. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del Grupo.aRESOLUCIÓN 1145 PE NOV 20% HOJA No 7

“Por la cual se crea el Grupo de Relación Estado — Ciudadano al interior del Instituto Nacional de Salud, se determinan susfunciones, se establece su conformación y se modifican las funciones del Grupo de Atención al Ciudadano y Correspondencia” Artículo 7”. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición ymodifica el artículo 2 de la Resolución No. 387 de 2018.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

LA DIRECTORA GENERAL, MARTHA LUCÍA OSPINA MARTINEZ Elaboró: Amanda Julieth Rivera Murcia - Contratista Secretaria Gener :Revisó: Ana Celia Montiel - Coordinadora Grupo Atención al Ciudadano y @orfeSpondencia yCoordinadora (e) Grupo de Gestión del Talento HumanoRevisó: Beatriz Diaz Aristizabal - Contratista Secretaria General YHRevisó: Juan Camilo Chavarro Marín - Secretario Generals.Revisó: Luis Ernesto Flórez Simanca - Jefe Oficina Asesora Jurídica