INS - Resolución 1244 de 2015

Libertad y Orden

INSTITUTO NACIONAL DE SALUDRESOLUCIÓN NúMERO 1244 DE 2015(73 0ch mas?“Por la cual se adopta la politica de comunicaciones del Instituto Nacional de Salud”LA DIRECTORA GENERAL (E) DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUDEn uso de sus atribuciones legales y especialmente las conferidas por el Decreto 4109 de2011, el Decreto 2774 de 2012, yCONSIDERANDO:Que el Instituto Nacional de Salud ~ INS — es una Entidad de naturaleza científica y técnica,con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio creada por el Decreto470 de 1968, con cambio de naturaleza mediante el Decreto 4109 de 2011 y reestructurado através de los Decretos 2774 y 2775 del 28 de diciembre de 2012, adscrita al Ministerio deSalud y Protección Social, perteneciente al Sistema General de Seguridad Social en Salud y alSistema Nacional de Ciencia, Tecnología e innovación.Que el Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno(MECI)’ a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno establece un EjeTransversal de Información y Comunicación, el cual tiene una “dimensión estratégicafundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de susoperaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logra de los objetivos”Que de acuerdo con el Decreto No 4485 de 2009 “se adopta la actualización de la NormaTécnica de Calidad en la Gestión Pública”.Que la Norma técnica en la Gestión Publica

establece en el numeral 5.5.1 Responsabilidad yautoridad “La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades estándefinidas y son comunicadas dentro de la entidad”.Que de igual manera la norma ibídem establece en su numeral 5.5.3 Comunicación interna“La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicaciónapropiados dentro de la entidad y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia,la eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad”.Que la Entidad tiene la obligación de determinar e implementar disposiciones eficaces para lacomunicación con los clientes, relativas a: “a) la información sobre el producto y/o servicio, b)las consultas, contratos o solicitudes, incluidas las modificaciones, c) la retroalimentación delcliente, incluidas sus peticiones, quejas, reclamos, percepciones y sugerencias, y a)mecanismos de participación ciudadana, según sea aplicable”.Que mediante Resolución No 0051 de 2014 “por la cual se adopta el Plan Estratégico de laEntidad 2014-2021” se estableció como uno de los objetivos Institucionales específicos,numeral 5°, el de “diseñar y mantener la politica de comunicación Institucional, intennstitucionaly de interacción con la ciudadanía.”Que en sesión del Comité de Dirección del 28 de julio de 2015, los miembros del mismoaprobaron la Política de Comunicación Institucional del INS.Resolución número 124% de2015 Hoja No. 2 de 2

“Por la cual se adopta la política de comunicaciones del Instituto Nacional de Salud”Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesario adoptar la política de comunicaciones delinstituto Nacional de Salud.En mérito de lo expuesto este Despacho, RESUELVE:ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la Política de Comunicaciones del Instituto Nacional de Salud,cuyo texto se encuentra establecido en Anexo, el cual hace parte integra del presente ActoAdministrativo.ARTÍCULO SEGUNDO. La Política de Comunicación que se adopta a través del presente actoadministrativo se divulgara a través de los medios electrónicos o físicos que disponga laentidad en concordancía con la normatividad, garantizando el principio de publicidad.ARTICULO TERCERO. La presente resolución rige a partir de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., alos La Directora General (E), MARTHA LUCÍA OSPINA MARTINEZ AReviso: Ángela Liliana Albarracin. Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)Elaboró: Anderson Alberto Lopez Pinilla, Abogado; /INSTETUTONACHOSAL FE TODOS POR UN" Paz EQUIDAD EDUCACIÓN

POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

1. Declaración del compromiso La comunicación en el Instituto Nacional de Salud se reconoce en el marco legal y deacción, primero, como un derecho fundamental que vela por la libertad de expresión einformacion’ promulgado en la Constitución Política de Colombia; y segundo, propende poruna comunicación que garantice la misión, visión, objetivos y planes institucionales paracumplir con la transparencia de la gestión en salud con los grupos de interés (clientes ypartes interesadas).

2. Referentes legales y normativos: La política de comunicación institucional contempla su acción de acuerdo a lo pertinente delas funciones y competencias del Instituto Nacional de Salud que se deriven de: » Constitución Política de Colombia (Artículos 1, 15, 20, 73-77)+ Naturaleza jurídica del instituto Nacional de Salud (Decreto 4109 de 2011)e Estructura interna del Instituto Nacional de Salud (Decreto 2774 de 2012)e Plan Decenal de Salud Pública PDSP, 2012-2021 (Resolución 1841 de 2013)» Plan Estratégico del Instituto Nacional de Salud 2014-2021 (Resolución 0051 de2014)e Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000-2009 1 La libertad de información no es una libertad absoluta o un poder ilimitado. Es una libertadresponsable. Corte Constitucional. Sala Plena. Sentencia C-033/93. Magistrado ponente: Dr. AlejandroMartínez Caballero. 8 de febrero de 1993,DRNSTITETOMACHIRAL BEDario Modelo Estándar de Control interno para el Estado Colombiano — MECI 2014(Decreto 943 de 2014)Programa Gobierno en Línea (Directiva Presidencial 02 de 2000, Decreto 1151 de2008)Estrategia Nacional de Apropiación Social de la Ciencia, la Tecnología y lainnovación (Colciencias, 2010)Política de Comunicaciones del Ministerio de Salud y Protección Social (ResoluciónNo. 003250 de 2013)Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública (Ley 1712 de2014)Directrices para el manejo de imagen, mensajes y publicidad por parte de lasentidades públicas de Orden Nacional (Directiva Presidencial 05 de 24 denoviembre de 2014).

3. Alcance

3. Alcance La política de comunicación repercutirá en la comunidad de la entidad y en losespacios nacional e internacional porque se constituye en el documento rector delcual se derivarán los instrumentos necesarios sobre los procesos y procedimientosde lacomunicación en sus diferentes líneas de acción en la organización. Laduración será de cuatro años y en 2016 se realizará una primera evaluación delcumplimiento de sus objetivos y apropiación. En caso de ser necesario un ajuste,se sustentará con las respectivas evidencias la modificación requerida.InsTiTETORKaciosalGESuc

4. Valores rectores: La política se fundamenta en la filosofía de la entidad consignada en la misión,visión, objetivos institucionales y objetivos de país proclamados para el periodo2014-2021.

5. Principios orientadores en Comunicación y áreas afines: Los siguientes principios interpretados de forma interrelacionada orientarán ellogro de los objetivos: Concepto de comunicación: la comunicación se reconoce como unanecesidad humana, un fenómeno social y un derecho humano fundamental.En este sentido es un campo social estructurado y de mediación social queinvolucra procesos de producción, distribución y consumo de productos yprácticas comunicacionales. La comunicación se comprende como unconjunto de sentidos y acciones compartidas por los actores involucrados, elreconocimiento de la subjetividad y un encuentro con el “otro”.

Se diferencia entre la información y comunicación: “informar no escomunicar” y la información se asume como conocimiento. Los medios decomunicación en la sociedad son reconocidos como productores de sentidoy no solo como dispositivos de reproducción.

La comunicación como valor en la democracia: la función de la comunicaciónen la construcción de la democracia y el reconocimiento de un mundo pluraly nuevos derechos. La salud como un derecho humano y de la ciudadanía.SPOR UN PAL EQUIDAD EDUCACION Bey fusrereroKactosal bESancp e Comunicación pública: una comunicación para conectar a los ciudadanoscon la vida pública. e Comunicación en salud: se selecciona esta perspectiva que agrupaespecializaciones que también contribuyen a la divulgación y apropiaciónsocial de la ciencia que contribuyan a la prevención y educación en salud. e Reconocimiento de las especialidades en comunicación y áreas afines quecontribuyen de forma conexa al desarrollo de la comunicación en lainstitución: comunicación organizacional estratégica, comunicación delriesgo, comunicación en situaciones de crisis, comunicación para eldesarrollo y el cambio social, comunicación de la ciencia, periodismo ensalud, mercadeo social y relaciones públicas.

6. Objetivos de la política 6.1 Objetivo general Disponer, desarrollar y mantener la política de comunicación como resultado de unespacio de gobernanza en la entidad que permita ejecutar los lineamientosrelacionados con las diversas dimensiones de la comunicación requeridas paracumplir la misión, visión, objetivos, planes, proyectos y actividades del InstitutoNacional de Salud.NACIONAL DESatep

Ea ÍNSTETUTO PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN 6.2 Objetivos específicos Incorporar la gestión de la comunicación en la planeación estratégicainstitucional.

e Promover la comunicación en ta entidad como un campo en permanenteconstrucción y no solo como un componente instrumental en la gestión ypreservar que la comunicación en la entidad no se fragmente por las visionesreduccionistas de modelos limitados o transitorios. e Vincular a los actores internos, grupos de interés de la institución y otrosactores de la sociedad y en general, a la ciudadanía en la construcción deuna comunicación pública para fortalecer los vínculos entre información,comunicación y divulgación de la ciencia en salud. . Innovar en estrategias de comunicación, con el apoyo de las nuevastecnologías de la información y comunicaciones, en la construcción dediversas narrativas orientadas a fortalecer el acceso a la información, ladivulgación y apropiación del conocimiento en salud. e Establecer vínculos entre los diversos campos de la comunicación y laeducación que propicien la innovación en estrategias de prevención ypromoción de fa salud. e Preservar el cumplimiento de las políticas, planes, procesos y estrategias decomunicación e información que permitan garantizar el posicionamiento dela gestión y la identidad institucional.y EMSTITUTO, Ñacinvst BFH SARED PAZ EQUIDAD EDUCACIÓN

7. Lineamientos estratégicos de la política El desarrollo de la política de comunicación contemplará estrategias correspondientes adesarrollar los ejes y componentes de la comunicación necesarios en la entidad. Con elpropósito de identificar las acciones pertinentes en comunicación se organizan por lossiguientes ejes:

7.4. Estrategia de Dirección en Comunicación Estratégica Asumir la comunicación como un valor estratégico en la entidad que se abordará entodo proyecto, estrategia e iniciativa que se requiera o incluya un componenterelacionado con la comunicación.Fortalecer la responsabilidad de la función pública a través de una comunicaciónpública que se origine en el conocimiento y atención de las necesidades de laciudadanía, en el marco de la función de la entidad, para la construcción de lopúblico.Diseñar a partir de una perspectiva global y transversal la definición del pian decomunicación institucional y de otros planes de comunicación para proyectos,estrategias e iniciativas.incluir en la gestión de la entidad la implementación y el desarrollo de la especialidadde comunicación estratégica para prevenir y manejar las crisis, a través de unacomunicación efectiva. El responsable del proceso estratégico de Comunicación orientará el desarrollo delas directrices de comunicación institucional, de acuerdo a las funciones asignadasy emanadas por el Director General y el Comité de Dirección en el campo de lacomunicación y coordinará el Comité de Comunicación de la entidad., INSTITETOo NACIONAL DEioeSALUD 7.2 Estrategia de Comunicación Organizacional La comunicación institucional se ocupará del desarrollo de la comunicaciónorganizacional que incluye los componentes de comunicación interna, comunicaciónexterna y otros correspondientes a la implementación de campos especializados de lacomunicación o asociados a ella, en la entidad. 7.2.1 Comunicación interna e Adelantar la gestión de la comunicación interna, diseñada en un plan decomunicación, que promueva la comunicación en todos los niveles y orientada atodos los integrantes de la entidad para afianzar la identidad institucional, lacomunicación de los logros y promover el derecho y la responsabilidad que implicala libertad de expresión y la construcción de lo público.

e Participar en conjunto con la alta gerencia y otras dependencias de la entidad en laelaboración de proyectos, estrategias, iniciativas y actividades que propendan porreforzar la cultura organizacional, e Garantizar las directrices de comunicación interna incluidas en el Modelo Estándarde Control interno y el Sistema de Gestión de la Calidad con aplicación en el Plande Comunicación de la entidad. +. Promover, gestionar y apoyar las herramientas institucionales de comunicacióninterna: manual de identidad visual, boletines, secciones de información pública dela página web y la intranet, cuentas de correos electrónicos institucionales, vallas ycarteleras, espacios en sitios y redes digitales y las demás que pueda implementarla entidad.&bee ExstireyoNACAL BEOR TODOSPOR UN(EDULALIO?PAZ EQUIDAD 7.2.2 Comunicación externa: Fomentar que el componente de comunicación externa apoye los proyectos,planes e iniciativas institucionales conducentes a interactuar con los grupos deinterés y la ciudadanía para facilitar el acceso a la información públicaconcerniente a las acciones, productos, servicios y resultados de la gestióninstitucional, por medio de conceptos y herramientas, entre otros, de lapublicidad y el marketing social, nuevas formas de interacción y canales decomunicación, relaciones públicas y protocolo. Apoyar el diseño, desarrollo y evaluación de acciones y campañas orientadas ala prevención, promoción y protección de la salud pública, de acuerdo a lasfunciones y competencias de la entidad. Favorecer la administración y gestión de contenidos institucionales en espaciosdigitales y redes sociales en internet que cumplirán con los lineamientosestablecidos en manuales, guías o procedimientos para garantizar laconstrucción de lo público.

Apoyar a la alta gerencia y otras dependencias de la entidad en la construcciónde relaciones y procesos permanentes de interlocución con la ciudadanía quefavorezcan la interacción y la transparencia en la gestión pública. Promover la administración y gestión de contenidos institucionales en espaciosdigitales y redes sociales en internet que cumplan con los lineamientosestablecidos en manuales, guías o procedimientos para garantizar la gestióninstitucional y la construcción de lo público. Incorporar lineamientos de comunicación en las áreas de relaciones públicas,protocole y especialidades afines que se requieran en la realización deINSTITUTONacional GESaga actividades, eventos o actos públicos de designados y voceros que asuman tarepresentación e imagen de la entidad. 7.2.3 Otras áreas o relaciones afines a la Comunicación Organizacional:Liderar y proteger el desarrollo y cumplimiento de la identidad y la imageninstitucional a través de procesos y procedimientos y con el apoyo y pautasemanadas de otras dependencias de la entidad o del gobierno. Garantizar la adopción y el cumplimiento del manual de identidad visualinstitucional para consolidar la identidad institucional. Participar en la asesoría, gestión y aprobación del material institucionalcomo folletos, publicidad, productos gráficos y audiovisuales, propuestasde información digital, contenidos en la web institucional y en general, todoslos productos que comprometan la imagen institucional. Apoyar el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Intelectual de laentidad en lo referente a la información y la gestión de la marca institucionaly otras marcas aprobadas con el objetivo de preservar el conocimiento y laidentidad institucional.

Respaldar e incentivar la implementación y cumplimiento de políticas ylineamientos de publicaciones que establezca la entidad.IxsrituzoKacioxsas OFSarun TODOS POR UN PAZ EQUIDAD EDUSACIÓN 7.3 Estrategia de Comunicación del Riesgo y Divulgación de la Ciencia: Asumir y resaltar la incorporación de la especialidad de Comunicación del riesgo ensalud pública que se reflejará en el plan de comunicación institucional, decomunicación del riesgo y en otros pertinentes en la gestión de la salud pública dela entidad. Garantizar el conocimiento y aplicación de la comunicación del riesgo en las áreasde la institución que lo requieran y apoyar la elaboración de productos con estaperspectiva. Apoyar y gestionar iniciativas y proyectos de la divulgación y comunicación delconocimiento y la innovación que permitan fortalecer el posicionamiento institucionalen su función técnico-científico en salud pública y como centro de investigación. Acompañar y brindar soporte en comunicación a las diversas actividades orientadasa la divulgación de la ciencia en salud pública que contribuya al conocimiento de losgrupos de interés y la ciudadanía en ciencia y salud (talleres, exposiciones,itinerarios divulgativos de ciencia e innovación, utilización de nuevos medios decomunicación, espacios académicos, entre otros). Contribuir a la capacitación de miembros de la institución en diversas formas dedivulgación que favorezcan la apropiación social del conocimiento por parte de laciudadanía y se contribuya al posicionamiento de la función de la institución. 10ta hestiriraRACHOSAL DESALUD QUIDAD 7.4 Estrategia de Relaciones con los medios

La institución identificará, diseñará y elaborará la información para diversos públicos enciencia y salud que resalte el resultado de los productos, servicios, actividades y logros dela institución y además, se promueva la divulgación y comunicación del conocimiento y lainnovación. Identificar, diseñar y elaborar material de divulgación y comunicación que abordela misión, los fines y los objetivos misionales de la institución. Fomentar la información de interés público en la página web, a través del sitiocreado para Comunicación Institucional y crear una estructura de vínculos a otrosespacios relacionados con la divulgación y comunicación del conocimiento de lainstitución. Gestionar la estrategia de relaciones con los medios masivos de comunicación,medios independientes, representantes de comunicación de organizaciones,organizaciones y agremiaciones de comunicación y periodismo, y representantesde la academia y centros de investigación relacionados con la comunicación yáreas fines. Asesorar al Director General y equipo directivo, así como a los vocerosinstitucionales autorizados, para interactuar y brindar información de interéspúblico a periodistas, comunicadores y otros profesionales afines a áreas. Realizar y promover espacios de formación de comunicación en salud ydivulgación de la ciencia a comunicadores, periodistas y otros profesionalesrelacionados con la información y comunicación para contribuir a la calidad deltratamiento de los temas en salud pública que requiere la ciudadanía. 11LusteruroNaciona dxCUE TODOS POR UN pg PAZ EQUIDAD EDUCACION + Asesorar, realizar y promover espacios de divulgación y comunicación quefavorezcan el diálogo entre los diversos actores y grupos con los cuales serelaciona la institución para mostrar fas iniciativas, proyectos, actividades yresultados misionales.

e Participar en todas las estrategias institucionales e interinstitucionalesencaminadas hacia la promoción, prevención y educación en salud. Aprobado en Comité de Dirección GeneralBogotá D.C., 28 de julio de 2015

Elaborado por: ONGloria Inés Mestre LópezResponsable de Comunicación Institucional

ASWut O Wesker.Director General (e) DAMáncel Enrique Mártinez Durán 12INSTITETONacurasl GEhaiep Anexo. Giosario

Comunicación social: disciplina científica encargada de analizar la realidad comunicativade cada sociedad, para elevar su nivel cultural, social y económico. También busca crearun modelo que se cuestione y permita respuestas concretas sobre la sociedad, yacreciente la responsabilidad por el mejor conocimiento de hombre, y este, de sussemejantes y demás seres que le rodean.Comunicación de crisis: conjunto de conceptos, metodologías y técnicas decomunicación destinadas a gestionar situaciones de crisis.Comunicación del riesgo: es un componente fundamental de la gestión del riesgo,entendida como el proceso de toma de decisiones que tiene en consideración los factorespolíticos, sociales y económicos, que analiza el riesgo como un peligro potencial a fin deformular, estudiar y comparar opciones de control con miras a seleccionar la mejorrespuesta para la seguridad de la población ante un peligro probable en salud pública.Comunicación externa: conjunto de operaciones de comunicación destinadas a lospúblicos externos de una organización.Comunicación interna: conjunto de operaciones de comunicación destinadas al personalde una organización.Comunicación organizacional: tratamiento científico de la comunicación, con el fin derecuperar su riqueza fundamental en torno a la administración creativa y estratégica delos procesos integrales de la comunicación, a partir de la investigación, el diagnóstico ypronóstico de su organización y de sus públicos.Comunicación para el cambio social: creación de una serie de mecanismos quegaranticen el acceso público a la información, partiendo de acciones participativas queinvolucren a los gobiernos y a la población en procesos que impliquen un trabajo en red,por medio de los cuales se logre un impacto social que contribuya a la formación

de losdiferentes grupos y al surgimiento de iniciativas particulares que tengan como meta elbienestar común (IBARRA, 2011).Comunicación tecnológica: conjunto de instrumentos especializados para optimizar lacalidad, rendimiento y eficacia de los mensajes.Identidad visual: representación gráfica de la organización ante su público. Estácompuesta por cuatro elementos: nombre de marca o logotipo, símbolo; un sistema decolores y un código gráfico. Cuatro criterios permiten apreciar la calidad de una identidadvisual: percepción (¿es distinguible de otras referencias visuales?), comprensión (¿esevidente su significación?), memorización (¿se recuerda bien?) y atribución ( ¿la identidadestá correctamente asociada a la institución?).

13¡gas TODOS PORUNNactovad BE& Puastinyro© Sate PAZ EQUIDAD EDUCACION Imagen corporativa: conjunto de elementos gráficos, lingúísticos e ideológicos queidentifican una razón social: logosimbolo, gama cromática, slogan, jingle, políticas demercadeo, entre otros signos de identidad de la organización que se proyecta en suinterior y exterior.Imagen de marca: representación cualitativa que la colectividad tiene de unaorganización y es el resultado de diversos componentes: la posición como instituciónsocial; el reconocimiento social de ta institución; la calidad de sus relaciones con su propioentorno social; el capital de simpatía que tiene entre sus diversos públicos.Plan de comunicaciones: el plan de comunicaciones de una organización es el plan dedesarrollo de la misma. Puede ser de carácter integral donde se incluyan todos losescenarios de la organización, interno y externo. Como plan de desarrollo se puedegestionar por proyectos, de acuerdo con las prioridades y los recursos de la organización.

14auea Peerirezo )S POR UN PAZO EQUIOAL EDUCACION actina ey ER ESarco BIBLIOGRAFÍA Elias Pérez, Carlos (2008). Fundamentos de periodismo científico y divulgación mediática.Madrid: Alianza Editorial.Elisalde Luciano, Riorda Mario (eds.) (2013). Comunicación gubernamental! 360. BuenosAires: La Crujía.González Alonso, Carlos (2003). Diccionario de Comunicación. México: Trillas.Kapuscinski, Ryszard (2002). Los cínicos no sirven para este oficio. Sobre el buenperiodismo. Madrid: Anagrama.Ibarra López, Miguel Ángel (2011). El riesgo: desafortunadamente un nuevo campo dedesempeño profesional para la comunicación social. Signo y Pensamiento, volumen XXXI,pp 60-76. Obtenido en:http://revistas javeriana.edu.co/index. php/signoypensamiento/article/viewFile/2432/1 708Moreno Angarita, Marisol y otros (2007). La salud y la comunicación. Bogota: Facultad deCiencias, Ciencias Humanas, Enfermería, Medicina, Odontología. Universidad Nacional.Moreno Castro, Carolina (ed) (2009). Comunicar los riesgos. Ciencia y tecnología en lasociedad de la información. Madrid: Editorial Biblioteca Nueva.Wolton, Dominique (2010). Informar no es comunicar. Barcelona: Gedisa.Ocampo Villegas, María Cristina, editora (2011). Comunicación empresarial: planestratégico como herramienta gerencial y nuevos retos del comunicador en lasorganizaciones, 2° ed., Bogota: Ecoe Ediciones, Universidad de La Sabana.Organización Panamericana de la Salud, Canadian International Development Agency,CDC (2011). Guía para la elaboración de Comunicación Estratégica de riesgo. De la accióna la teoría.Westphalen, M, Piñuel, J. (1993). La dirección de la comunicación. Madrid: Editorial delPrado. 15